Administración de documentos en SharePoint Server
SE APLICA A:
2013 2016 2019 Subscription Edition 
SharePoint en Microsoft 365
Este artículo contiene una descripción de alto nivel de los distintos elementos de una solución de administración de documentos basada en SharePoint Server.
La administración de documentos controla el ciclo de vida de los documentos en su organización: cómo se crean, revisan y publican y, por último, cómo se eliminan o se conservan. Aunque el término "administración" implica que la información se controla desde la parte superior de la organización, un sistema de administración de documentos efectivo debe reflejar la cultura de la organización que lo utiliza. Las herramientas que use para la administración de documentos debe ser suficientemente flexible para permitirle un control exhaustivo del ciclo de vida de un documento, si eso encaja en la cultura y los objetivos de su organización, pero también para permitirle implementar un sistema estructurado menos rígido si eso se adapta mejor a su organización.
Obtenga información sobre la gobernanza de colaboración para SharePoint en Microsoft 365.
Elementos de un sistema de administración de documentos
Una solución eficaz de administración de documentos especifica:
Qué tipos de documentos y otro contenido se pueden crear en una organización.
Qué plantilla se usa para cada tipo de documento.
Qué metadatos se proporcionan para cada tipo de documento.
Dónde se almacena un documento en cada fase de su ciclo de vida.
Cómo controlar el acceso a un documento en cada fase de su ciclo de vida.
Cómo mover documentos dentro de la organización a medida que los miembros del equipo contribuyen a la creación, revisión, aprobación, publicación y eliminación de los documentos.
SharePoint Foundation 2013 incluye características que implementan todos estos aspectos de la administración de documentos. SharePoint Server incluye las mismas características y también agrega:
Qué políticas se aplican a los documentos para que las acciones relacionadas con los documentos se auditen, los documentos se conserven o eliminen correctamente y el contenido que es importante para la organización se proteja.
Cómo controlar los documentos como registros corporativos, que se deben conservar según los requisitos legales y las directrices corporativas.
Para asegurarse de que los trabajadores de la información puedan aprovechar fácilmente estas funcionalidades sin tener que apartarse de sus operaciones diarias y de herramientas conocidas, las aplicaciones del sistema de Microsoft Office, como Microsoft Outlook y Word, también incluyen características que admiten cada fase del ciclo de vida de un documento.
Proceso de planificación
El proceso de planeación de la administración de documentos consta de los siguientes pasos principales:
Identificar los roles de la administración de documentos Asegúrese de que sus planes incluyen los comentarios de las principales partes interesadas de su organización, de que cuenta con el mejor equipo para implementar la solución, y de que sabe quién participará en los procesos de administración de documentos.
Analizar el uso de los documentos Después de identificar quién trabaja en los documentos, determine los tipos de documentos en los que trabajan y cómo los usan.
Planear la organización de los documentos Puede organizar los documentos en colecciones de sitios, sitios y bibliotecas. SharePoint Server ofrece una variedad de características para ayudar a organizar y almacenar documentos, desde sitios especializados hasta bibliotecas de documentos estructuradas de forma flexible para la creación y colaboración rápidas de documentos. En una biblioteca, también puede organizar el contenido en carpetas y subcarpetas.
Planear cómo se mueve el contenido de una ubicación a otra Quizás sea necesario mover o copiar un documento de un sitio o biblioteca a otro en las diferentes fases de su ciclo de vida.
Planear los tipos de contenido Use los tipos de contenido para organizar la información sobre los documentos, como los metadatos, las plantillas de documentos y los procesos de flujos de trabajo. La implementación de este método es un paso importante para ayudarle a organizar los documentos y aplicar la coherencia en toda la organización.
Planear los flujos de trabajo Planear los flujos de trabajo le permite controlar y seguir cómo se mueven los documentos de un miembro del equipo a otro a medida que cada uno de los participantes colabora en el ciclo de vida de un documento. SharePoint Server incluye flujos de trabajo para tareas comunes del equipo, como revisar y aprobar documentos. SharePoint Server también admite la creación e instalación de flujos de trabajo personalizados.
Planear la gobernanza del contenido Puede planear el grado de control apropiado en función del tipo de contenido o de la ubicación del almacenamiento. Por ejemplo, puede requerir que los documentos de una biblioteca determinada se desprotejan para poder editarlos.
Planear directivas Para cada tipo de contenido, planee directivas de administración de la información para asegurarse de que los documentos se auditan, se conservan y se manipulan de otras formas de acuerdo con los requisitos legales e institucionales de su organización. SharePoint Server incluye directivas que implementan auditoría, retención de documentos y códigos de barras (para asegurarse de que el contenido impreso se puede correlacionar con las versiones electrónicas correspondientes).
Nota:
Las directivas no están disponibles en SharePoint Foundation 2013.