Planeación de la integración de presencia (Office SharePoint Server)
En este artículo:
Acerca de la presencia en línea
Ventajas de incorporar la presencia en línea
Consideraciones organizativas
Requisitos de software
Requisitos de las cuentas de correo electrónico
La presencia en línea permite a los usuarios que tienen acceso a un sitio ver quién está conectado y enviarles mensajes instantáneos. La presencia en línea puede constituir una potente herramienta de colaboración que ayuda a los miembros de un sitio a averiguar rápidamente quién está disponible para responder preguntas.
Este artículo explica qué es la presencia en línea, cómo puede usarse en una organización y el software que se necesita para habilitarla.
Acerca de la presencia en línea
La presencia en línea permite a los usuarios ver quién está conectado y disponible para comunicarse con ellos en cualquier momento. Cuando se habilita la presencia en línea (y se instala el software necesario), aparece un indicador de estado de conexión junto al nombre del usuario siempre que su nombre aparezca en una colección de sitios. El indicador de estado de conexión muestra si el usuario está desconectado o conectado y disponible para contestar preguntas a través de un cliente de mensajería instantánea. Cuando un usuario está en línea, se puede hacer clic en el indicador de estado de conexión para enviar un mensaje instantáneo. Este acceso directo a recursos informados puede ayudar a los miembros de un equipo a trabajar de forma más efectiva y eficiente.
Cuando el nombre de un miembro aparece en un sitio, el indicador de estado de conexión está disponible. Este indicador de estado de conexión está integrado en el servicio de directorio de Active Directory, Microsoft Exchange Server y MSN Messenger con el fin de proporcionar información, como el estado de disponibilidad y la ubicación en la oficina, de modo que constituye una herramienta útil para programar reuniones y enviar correo electrónico incluso cuando un usuario está desconectado.
El estado de conexión lo representa un control ActiveX que se instala con Microsoft Office. El control ActiveX habilita el estado de conexión que se mostrará. Este control comprueba la dirección de correo electrónico registrada para el usuario y dirige una consulta al servidor de presencia para ese cliente para ver si está conectado. El control ActiveX no almacena información de conexión ni direcciones de correo electrónico; simplemente dirige consultas desde el sitio a la dirección de correo electrónico y representa el estado que corresponda.
La presencia en línea está habilitada de manera predeterminada; sin embargo, deben cumplirse los requisitos de software y de cuenta de correo electrónico para que la funcionalidad esté a disposición de los usuarios finales.
Ventajas de incorporar la presencia en línea
La ventaja de habilitar la presencia en línea es la posibilidad de usarla para mejorar la colaboración entre los miembros de un grupo y aumentar el rendimiento de los procesos de negocio. Cuando se integran la mensajería instantánea y la información de presencia en un sitio de SharePoint, los miembros de un grupo pueden ver quién está conectado y saber de inmediato si está disponible para una pregunta rápida o una reunión breve. Los usuarios tienen la capacidad de simplificar los procesos de trabajo, ya que pueden notificar de forma inmediata a los miembros del equipo cualquier cambio en documentos o en la agenda o establecer sesiones de colaboración en grupo por mensajería instantánea.
Consideraciones organizativas
Puesto que la presencia en línea se habilita en el nivel de la aplicación web, se encuentra habilitada para todos los sitios y subsitios de ese servidor virtual. Por tanto, es fundamental asegurarse de que todas las colecciones de sitios del servidor virtual compartan este nivel de transparencia.
Aunque la presencia en línea resulta beneficiosa en numerosos entornos en que la colaboración es esencial, es importante equilibrar las ventajas de una colaboración extendida entre los miembros de un grupo con los requisitos de seguridad y conformidad, especialmente en relación con la implementación de un cliente de mensajería instantánea. La planeación de la presencia debe incluir la garantía de que las comunicaciones tanto externas como internas hacia y desde el cliente de mensajería instantánea respetan la política general de la empresa relativa a la seguridad y al cumplimiento de la normativa y las prácticas empresariales.
Por ejemplo, en algunos sectores con muchas normativas, las conversaciones de mensajería instantánea deben conservarse de acuerdo con los requisitos de mantenimiento de registros de las comunicaciones por vía electrónica. Las compañías sujetas a la ley Sarbanes-Oxley deben archivar las conversaciones de mensajería instantánea como parte de sus requisitos de retención de registros.
Requisitos de software
Puesto que el estado de conexión lo representa Office, se requiere Office 2003 o posterior en todos los equipos cliente. Asimismo, es necesario instalar uno de los siguientes clientes de mensajería instantánea en los equipos cliente para habilitar la comunicación en tiempo real:
Microsoft Windows Messenger 4.6
MSN Messenger 4.6 o posterior
Microsoft Office Communicator 2005 o posterior
Si MSN Messenger o Windows Messenger está instalado en el equipo cliente, el usuario final verá el estado de conexión sólo de sus contactos de Messenger de manera predeterminada. Si está instalado Office Communicator, el usuario final verá el estado de conexión de todos los usuarios que tienen permisos en la colección de sitios.
Requisitos de las cuentas de correo electrónico
Para mostrar el estado de conexión, la característica de presencia usa una dirección SIP (Protocolo de inicio de sesión) para comunicarse con el cliente de mensajería instantánea. Si no hay ninguna dirección SIP disponible, se puede configurar una dirección de .NET (MSN Messenger) o una dirección de Mensajería instantánea de Exchange (Windows Messenger) de forma individual. Sin embargo, sólo las direcciones SIP pueden aprovechar las características de presencia adicionales, como la capacidad de enviar y recibir correo electrónico y mostrar información de disponibilidad mediante el indicador de estado de conexión.
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