Planeación de términos y conjuntos de términos (SharePoint Server 2010)

Artículo
12/13/2016

Se aplica a: SharePoint Server 2010

Última modificación del tema: 2016-11-30

Los metadatos administrados son una colección jerárquica de términos administrados centralmente que se pueden definir y usar después como atributos para elementos de Microsoft SharePoint Server 2010. Antes de leer este artículo, debe comprender los conceptos que se describen en el artículo Introducción a los metadatos administrados.

Los metadatos administrados y la manera en que se estructuran pueden influir en muchas partes de la solución SharePoint Server, como las siguientes:

Los valores válidos para columnas y la manera en que los usuarios escriben estos valores.
Las palabras clave empresariales que los usuarios pueden aplicar a elementos de SharePoint Server 2010.
La manera en que pueden refinarse los resultados de la búsqueda.
Cómo se distribuyen los documentos.
Los flujos de trabajo que se aplican a elementos de SharePoint Server.
Las maneras en que los usuarios pueden ordenar y filtrar elementos de SharePoint Server.
Si está usando un etiquetado social, las etiquetas que pueden aplicar los usuarios a elementos que no sean de SharePoint Server.

En este artículo:

Planeación: ahora o más adelante
Acerca de la planeación de metadatos administrados
Identificación de conjuntos de términos
Identificación de propietarios de conjuntos de términos
Determinación de grupos de conjuntos de términos
Definición de conjuntos de términos
Hojas de cálculo de planeación de metadatos administrados

Planeación: ahora o más adelante

SharePoint Server 2010 permite usar metadatos administrados aunque primero no se definan todos los términos y conjuntos de términos. Se puede comenzar sin ningún conjunto de términos y sencillamente permitir a los usuarios agregar palabras clave empresariales a los elementos. A medida que crece el conjunto de palabras clave empresariales, es probable que se desee organizar de alguna manera para facilitar la búsqueda y distinción de palabras clave. En este punto, se pueden crear conjuntos de términos y trasladar algunas palabras clave a los conjuntos de términos. También puede que se desee limpiar los términos en el nuevo conjunto de términos eliminando palabras mal escritas o indicando que algunas palabras son sinónimos de otras.

Aun cuando decida usar el método menos formal de comenzar con palabras clave empresariales y crear más adelante los conjuntos de términos, debe entender cómo planear y organizar los metadatos administrados.

Acerca de la planeación de metadatos administrados

La planeación y organización de metadatos administrados implica los siguientes pasos:

Identificación de conjuntos de términos.
Identificación del propietario de cada conjunto de términos.
Determinación de grupos de conjuntos de términos.
Definición de conjuntos de términos.

Las primeras tres tareas a menudo las realiza un grupo, un arquitecto de soluciones o un taxónomo. La cuarta tarea, que define los conjuntos de términos, puede distribuirse a los propietarios de los conjuntos de términos.

La sección Hojas de cálculo de planeación de metadatos administrados contiene los vínculos que puede usar para descargar hojas de cálculo en las que puede registrar sus términos y conjuntos de términos.

Nota

Si reorganiza varias columnas en la hoja de cálculo de planeación detallada de conjuntos de términos, también puede usar la hoja de cálculo para importar un conjunto de términos en SharePoint Server 2010.

Este artículo contiene instrucciones sobre cómo determinar los metadatos administrados que usará la organización. Este artículo no trata sobre cómo dividir los metadatos entre almacenes de términos o dónde debería implementar los servicios que hospedan los almacenes de términos. Para obtener más información sobre cómo planear los servicios de metadatos administrados, como la planeación de dónde debería almacenar palabras clave empresariales, vea Planeación para compartir tipos de contenido y terminología.

Identificación de conjuntos de términos

A medida que se diseña la solución, se descubrirán atributos (metadatos) que deberían asociarse con ciertos elementos en SharePoint Server. También podría implementar algunas de las directivas de gobierno de la organización usando metadatos. Esta sección proporciona instrucciones para la identificación de metadatos y explica qué metadatos deberían ser metadatos administrados. Cada elemento de los metadatos administrados se representará mediante un conjunto de términos.

Primero, examine la solución para obtener información que pueda representarse mediante metadatos. En la siguiente tabla se ofrecen sugerencias sobre la ubicación posible de los metadatos.

Metadatos potenciales	Ejemplo
Columnas personalizadas asociadas a documentos y listas	La confidencialidad de un documento: pública, de propiedad, confidencial, secreto comercial, etc.
En casos en que el sistema o un usuario puedan tomar diferentes acciones basándose en una característica de un elemento, es probable que la propia característica sea metadatos.	Si una solicitud que envió un individuo específico se aprueba automáticamente, “enviada por” podría ser metadatos.
Cosas comunes por las que los usuarios desearán ordenar o filtrar elementos	Si es posible que los usuarios filtren elementos por el hito asociado al elemento, “hito” podría ser metadatos.
Palabras o frases con las que los usuarios probablemente “etiquetarán” elementos	El asunto de una imagen, como “logotipo de la compañía” o “icono XYZ de producto”
Las columnas “Opción” o “Búsqueda” en un sitio de SharePoint Server existente

No todos los metadatos son metadatos administrados, es decir, un conjunto de términos. En la siguiente tabla se ofrecen sugerencias sobre cuándo es probable que los metadatos que identificó sean metadatos administrados. Si no queda claro si hay que crear un conjunto de términos para un elemento de metadatos, quizás lo mejor sea no crear un conjunto de términos. En lugar de ello, supervise las palabras clave que los usuarios agregan a los elementos y cree un conjunto de términos en caso de que se hayan creado varias palabras clave que pertenecerían al conjunto de términos.

Si los metadatos potenciales	¿Es probable que sean metadatos administrados?
Son algo para lo cual un usuario seleccionará un valor válido	Sí
Representan información que probablemente se usará varias veces	Sí
Tienen valores válidos que pueden organizarse jerárquicamente	Sí
Incluyen sinónimos o abreviaturas que deberían agregarse	Sí
Pueden aplicarse en un idioma, pero podrían verse en otros	Sí
Se representan mediante una columna integrada (como “fecha de la última modificación”)	No
Tienen un número infinito de valores válidos	No
Tienen diferentes valores válidos en cada ubicación que se usa (por ejemplo, valores distintos para el atributo “versión” dependiendo del sitio del equipo del producto en el que aparezca el elemento)	No (o, si se representan mediante metadatos administrados, pueden planearse y administrarse en el nivel de sitio)
Tienen solo “sí” y “no” como valores válidos	No

Registre los conjuntos de términos en la hoja de cálculo de planeación de conjuntos de términos y agregue una breve descripción de cada conjunto de términos.

Identificación de propietarios de conjuntos de términos

Para cada conjunto de términos, debe determinar un propietario. El propietario puede definir entonces los términos del conjunto de términos.

Si el conjunto de términos se va a usar en toda la organización o si los términos del conjunto de términos se van a controlar estrictamente, es probable que ya haya un grupo que administre la información. Este grupo posiblemente administrará el conjunto de términos. Si la información no se controla de manera estricta, podría tener que designar una persona para que sea propietaria del conjunto de términos y para que limpie periódicamente los términos.

Registre el propietario de cada conjunto de términos en la hoja de cálculo de planeación de conjuntos de términos.

Determinación de grupos de conjuntos de términos

Un grupo de conjuntos de términos es un límite de seguridad. Solo un usuario que sea designado como colaborador para el grupo puede administrar los conjuntos de términos en el grupo y crear nuevos conjuntos de términos. Sin embargo, generalmente todos los usuarios pueden ver todos los conjuntos de términos. (Para obtener información sobre cómo restringir que ciertos usuarios visualicen un conjunto de términos, vea Planeación para compartir tipos de contenido y terminología.)

Organice los conjuntos de términos en grupos basados en los usuarios que deberían poder administrar los conjuntos de términos. Si identificó una persona como el propietario de 25 conjuntos de términos, quizás esos 25 conjuntos pertenezcan a un solo grupo. Si varias personas poseen un solo conjunto de términos cada uno, pero todas esas personas están en el mismo departamento, también podría ser una buena razón para poner los conjuntos de términos en un solo grupo. Es habitual crear grupos basados en la estructura de la organización y permitir que cada organización designe un administrador para el grupo de conjunto de términos. El administrador del grupo de conjunto de términos puede entonces agregar personas al rol de colaborador, y esas personas pueden administrar los conjuntos de términos que poseen.

Si hay conjuntos de términos que algunos usuarios no deberían poder ver, asigne estos conjuntos de términos a grupos separados. Por ejemplo, si cinco de los conjuntos de términos solo pueden ser vistos por miembros del departamento legal, cree un nuevo grupo de conjuntos de términos e incluya solo estos cinco conjuntos de términos en el grupo. Por último, cree distintas sesiones del servicio de metadatos administrados para los grupos públicos y privados, según se describe en el artículo Planeación para compartir tipos de contenido y terminología.

Definición de conjuntos de términos

En este punto, ha definido un propietario para cada conjunto de términos. Los propietarios pueden seguir el resto de este proceso para definir sus conjuntos de términos.

Para definir un conjunto de términos, debe responder las siguientes preguntas:

¿Cuáles son los términos del conjunto de términos?
¿Cómo deberían organizarse los términos?
¿Quién debería tener permiso para agregar términos al conjunto de términos?

Use las instrucciones en las siguientes secciones para definir y organizar los términos y para determinar si el conjunto de términos es abierto o cerrado. Registre los conjuntos de términos y descripciones en la hoja de cálculo de planeación detallada de conjuntos de términos.

Identificación de los términos

Identifique los términos en el conjunto de términos. Si desea permitir que varios términos representen el mismo concepto (por ejemplo, “versión 2 de XYZ” y “v2 de XYZ” podrían ser nombres alternativos para el mismo producto), incluya ambos términos. Identifique un término como el principal e indique que el segundo término es un sinónimo del primero.

Organización de los términos

El principio organizativo principal para un conjunto de términos debería ser facilitar la navegación. A menudo, los usuarios finales interactuarán con un conjunto de términos seleccionando uno de los términos en el conjunto. Por lo tanto, debería organizar el conjunto de términos para facilitar a los usuarios la búsqueda del término correcto sin tener que desplazarse demasiado. Esto sugiere una estructura jerárquica.

Nota

Debido a que puede especificar un criterio de ordenación personalizado para un conjunto de términos (por ejemplo, “miércoles” debería aparecer antes que “jueves”, aunque ese no sea el orden alfabético), no tiene que preocuparse por el orden en el que enumera los términos.

Puede anidar términos hasta un máximo de siete niveles de profundidad. Debido a que puede declarar un término como “no disponible para etiquetado” (es decir, un término que el usuario no puede seleccionar), tiene flexibilidad para organizar la jerarquía, como se ilustra en los ejemplos que se proporcionan en las hojas de cálculo.

Las siguientes sugerencias podrían ayudarle a decidir cómo estructurar un conjunto de términos.

En un dominio bien comprendido, es probable que exista una organización estándar. Por ejemplo, los términos en un conjunto de términos que representasen oficinas de ventas podrían organizarse usando una jerarquía geográfica. Los términos del primer nivel podrían considerarse como continentes. Los términos del segundo nivel entonces serían países. Los términos del tercer nivel serían provincias dentro de cada país. Los términos del cuarto nivel serían ciudades en las que estuvieran ubicadas las oficinas. Debido a que el conjunto de términos representa oficinas de ventas, solo el cuarto nivel de términos estaría disponible para etiquetado.
¿Ya se organiza la información en la organización de manera bien conocida? Por ejemplo, ¿la estructura de carpetas en un recurso compartido de archivos representa la manera en que la mayoría de las personas organizaría la información? ¿La estructura de navegación del portal de intranet es útil para buscar información? Puede consultar estos ejemplos sobre cómo se estructura actualmente la información cuando organiza el conjunto de términos.

Nota

Piense detenidamente antes de usar la estructura interna de la organización para organizar un conjunto de términos. Si la compañía se reorganizase la próxima semana, ¿tendría que reorganizar también el conjunto de términos? ¿El beneficio hace que el esfuerzo merezca la pena?
Si los términos del conjunto de términos son una simple lista sin un método de organización claro, considere organizarlos de manera alfabética. Haga que las letras del alfabeto sean los términos de primer nivel, y haga que los propios términos sean los términos de segundo nivel. Si el conjunto de términos es demasiado grande para esa estructura, podría crear un segundo nivel de organización alfabética (por ejemplo, “AA – AF”, “AG – AI”, “AJ – AR” y “AS – AZ”) e incluir los propios términos en el tercer nivel. Los términos en los niveles que simplemente son para ordenar alfabéticamente se marcarían como no disponibles para etiquetado.

Identificación de usuarios que pueden agregar términos

Todos pueden agregar un nuevo término a un conjunto de términos abierto. Solo las personas que se han identificado como colaboradores en un grupo de conjuntos de términos pueden agregar términos a un conjunto de términos cerrado en el grupo. Por ejemplo, un conjunto de términos que representa centros de costos probablemente estaría cerrado y un conjunto de términos que representa a donantes de una organización benéfica podría estar abierto.

Registre los detalles de cada conjunto de términos en una copia separada de la hoja de cálculo de planeación detallada de conjuntos de términos.

Hojas de cálculo de planeación de metadatos administrados

Descargue una versión en Excel de la hoja de cálculo de planeación de conjuntos de términos (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=163486&clcid=0xC0A).

Descargue una versión en Excel de la hoja de cálculo de planeación detallada de conjuntos de términos (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=163487&clcid=0xC0A).