Planeación de conjuntos de documentos en SharePoint Server 2013
SE APLICA A:
2013 2016 2019 Subscription Edition 
SharePoint en Microsoft 365
En este artículo se describen los conjuntos de documentos y se proporcionan instrucciones sobre cómo integrarlos con la solución de administración de documentos de SharePoint Server.
Acerca de los conjuntos de documentos
Los conjuntos de documentos son una característica de SharePoint Server que permite a una organización administrar un solo producto de entrega o trabajo, que puede incluir varios documentos o archivos. Un conjunto de documentos es un tipo especial de carpeta que combina atributos únicos del conjunto de documentos, los atributos y el comportamiento de las carpetas y documentos, y proporciona una interfaz de usuario, metadatos y elementos del modelo de objetos para ayudar a administrar todos los aspectos del producto de trabajo.
Los grupos y usuarios de muchas organizaciones necesitan un conjunto de documentos, o producto de trabajo, para administrar mejor un proyecto o entrega. Por ejemplo, un grupo legal podría necesitar recopilar, crear y administrar diversos documentos, fotografías y archivos de audio relacionados con un caso determinado. O bien, un grupo de ventas podría necesitar recopilar documentos de varios orígenes para crear y administrar una solicitud de propuesta (RFP) para un posible cliente. Los conjuntos de documentos proporcionan a esos grupos y usuarios la capacidad de administrar esos documentos como una sola colección, entrega o producto de trabajo. Después, los propietarios de los conjuntos de documentos pueden crear una página de presentación personalizada que muestra los elementos incluidos así como información importante sobre el producto de trabajo.
En SharePoint Server, las organizaciones que quieren crear y administrar conjuntos de documentos de forma coherente pueden configurar un tipo de contenido de conjunto de documentos para cada producto de trabajo que crean normalmente. Después, el tipo de contenido del conjunto de documentos puede definir tipos de contenido permitidos, atributos, elementos predeterminados, columnas, flujos de trabajo y directivas. También se pueden crear tipos de contenido del conjunto de documentos personalizados a partir del tipo de contenido primario, que heredarán las propiedades y configuraciones del tipo de contenido del conjunto de documentos primario. Una vez agregado el tipo de contenido a una biblioteca, los usuarios pueden crear un conjunto de documentos que herede los atributos del tipo de contenido del conjunto de documentos mediante el comando Nuevo. Un tipo de contenido del conjunto de documentos proporciona opciones de configuración adicionales que permiten especificar los tipos de contenido permitidos, el contenido predeterminado, las columnas compartidas, las columnas de la página de presentación y la vista predeterminada de la página de presentación.
Para obtener más información sobre los tipos de contenido, vea Planear tipos de contenido y flujos de trabajo en SharePoint 2013.
Para obtener más información sobre cómo crear y administrar conjuntos de documentos en SharePoint Server 2013, vea Crear y configurar un nuevo tipo de contenido de conjunto de documentos en la Ayuda de SharePoint Server 2013.
Administrar conjuntos de documentos
Los conjuntos de documentos de SharePoint Server comparten muchos de los mismos atributos y propiedades que las carpetas. Sin embargo, hay algunas consideraciones importantes a tener en cuenta a la hora de planear una solución de conjunto de documentos.
No hay ningún límite en el número de documentos que puede haber en un conjunto de documentos. Sin embargo, los tiempos de carga para visualización pueden estar limitados por el umbral de la vista de lista que, de forma predeterminada, está establecido en 5.000 elementos. Los conjuntos de documentos admiten carpetas, pero no se puede usar la navegación de metadatos en un conjunto de documentos. Por lo tanto, es importante tener en cuenta la posibilidad de superar los umbrales de la vista de lista y los problemas del diseño de la navegación al determinar el número de elementos que debe haber en un conjunto de documentos. Además, cuando se usa la característica Enviar a con un conjunto de documentos, la suma de todos los documentos de un conjunto de documentos no pueden ser superior a 50 MB. Para una colección o producto de trabajo con un gran número de elementos, una solución mejor puede ser una estructura de carpetas en una biblioteca de documentos.
No hay ningún límite en el número de conjuntos de documentos que puede haber en una biblioteca de documentos. Sin embargo, el umbral de la vista de lista limita el número de conjuntos de documentos que pueden aparecer en las listas.
Cuando se usan metadatos compartidos, si hay más de 10 elementos en un conjunto de documentos que usan los metadatos compartidos, las actualizaciones de los metadatos se ejecutan mediante un trabajo del temporizador cada 15 minutos. Por ejemplo, si tiene 10 documentos en el nivel superior de la biblioteca y un solo documento en un conjunto de documentos con metadatos compartidos, el trabajo del temporizador no se ejecutará. Pero si agrega otro conjunto de documentos con otros 9 documentos, el trabajo del temporizador se ejecutará.
Cuando se usa el enrutamiento de conjuntos de documentos, los conjuntos de documentos que se envían a un organizador de contenido permanecerán en la biblioteca temporal y se moverán a la ubicación apropiada mediante un trabajo del temporizador que procesa el organizador de contenido y que, de forma predeterminada, se ejecuta diariamente.
Para usar conjuntos de documentos en una colección de sitios, debe habilitarse la característica Conjuntos de documentos.
Para habilitar la característica Conjuntos de documentos para una colección de sitios
En la página Configuración del sitio, en Administración de colecciones de sitios, haga clic en Características de la colección de sitios.
En la página Características, en Conjuntos de documentos, haga clic en Activar.
Después de habilitar la característica Conjuntos de documentos, puede crear tipos de contenido del conjunto de documentos.