Tipy a triky pre Office 2007

Preddefinované prvky – Word 2007

Word 2007 disponuje rôznymi galériami, ktoré obsahujú okrem formátov aj časti textu, alebo rôzne formáty pre hlavičky/päty, obsah, číslovanie strán a pod. Využívať môžete tie, ktoré sú dostupné cez galérie, alebo môžete vytvoriť vlastné. Tieto pridáte do galérie tzv. preddefinovaných prvkov. Je to súbor pod názvom Building Blocks.dotx a obyčajne je umiestnený v C:\Users\<<username>>\AppData\Roaming\Microsoft\Document Building Blocks\1051, kde 1051 je pre Slovenskú jazykovú verziu.

Na záložke Vložiť v skupine príkazov Text je tlačidlo Rýchle časti, kde je príkaz Organizátor preddefinovaných blokov. Zobrazí sa okno kde je vľavo zoznam všetkých prvkov, vpravo je ukážka a v dolnej časti sú tlačidlá na úpravu vlastností, odstránenie a vloženie do textu na pozíciu kurzora. Upravenie vlastností  umožňuje zmeniť názov prvku, vybrať galériu a kategóriu v ktorej bude umiestnený, pridať môžete aj popis a vybrať súbor šablóny kam chcete prvky ukladať. Obyčajne je to vyššie spomenutý súbor building blocks.dotx, ale môže to byť aj iný. Možnosti slúžia na vloženie len obsahu, vloženie obsahu do vlastného odseku alebo vloženie obsahu na vlastnú stranu.

Obr. 1 – Organizátor preddefinovaných prvkov: v tomto okne si môžete prezerať a upravovať preddefinované prvky. Nový pridávate v rovnakom okne ako upravujete existujúci. Dostupné sú položky ako názov, galéria, kategória a pod.

Celé toto môžete efektívne využiť ak často pracujete s opakujúcim sa textom ako je napr. právna doložka na konci dokumentu, alebo podpis s dodatočnými informáciami. Nový prvok vytvoríte tak, že ho najprv napíšete do dokumentu a sformátujete podľa potreby tak, ako chcete aby sa používal. Označte ho a kliknite v ponuke Rýchle časti na príkaz Uloženie výberu do galérie rýchlych častí. Zobrazí sa okno Vytvorenie nového preddefinovaného bloku, ktoré vyzerá rovnako ako okno na úpravu. Zadajte požadované informácie a kliknite na OK. Týmto sa vlastný prvok bude zobrazovať v galérii rýchlych častí. Ľavým kliknutím ho pridávate na pozíciu kurzora, pravým kliknutím si môžete vybrať pozíciu kam sa prvok umiestni. Môže to byť napr. začiatok/koniec dokumentu, začiatok sekcie a pod. Ak je prvok už neaktuálny tak ho cez organizátor preddefinovaných prvkov môžete odstrániť. Pri zmenách v súbore building blocks.dotx sa pri ukončení Wordu zobrazí dialógové okno s informáciou či sa vykonané zmeny majú uložiť do tohto súboru.

Obr. 2 – Upozornenie na uloženie zmien: súbor Building Blocks.dotx sa zmení až po ukončení práce s Wordom, ale len za predpokladu, že zmenu potvrdíte v zobrazenom dialógovom okne. Vlastné prvky potom vyberáte z galérie, ktorá sa zobrazuje v ponuke Rýchle časti.

Pomocou organizátora nie je možné preddefinované prvky kopírovať do iných súborov a je potrebné na to použiť makro. Môžete ale súbor building blocks.dotx uložiť do zdieľaného sieťového umiestnenia aby boli prvky k dispozícii aj pre iných používateľov. Aby Word použil tento súbor zo siete je potrebné upraviť systémové registre a pridať novú hodnotu. POZOR: úpravu registra vykonávajte len vtedy ak viete čo robíte a aké to môže mať negatívne následky na funkčnosť celého systému ak urobíte chybu! Do kľúča HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Common\General pridajte reťazcovú hodnotu SharedDocumentParts. Hodnotu zadajte na zdieľané umiestnenie kde máte šablónu preddefinovaných prvkov (\\server\share) Okrem iného môžete preddefinované prvky pridať aj do globálnej firemnej šablóny. Využiť môžete aj GPO a adm šablóny pre Office, ktoré nájdete v Office 2007 Resource Kit. Po ich nainštalovaní treba nastaviť Workgroup build blocks path s cestou na zdieľané umiestnenie.

Znovu použiť snímky – PowerPoint 2007

Ak často používate v prezentácii rovnaké snímky, napr. s kontaktnými informáciami môžete využiť možnosť ich opakovaného použitia v rôznych prezentáciách. Ak používate SharePoint Server 2007 tak môžete snímky publikovať do knižnice snímok. Výhodu to má v tom, že pri otvorení prezentácie sa zobrazí upozornenie, že snímka sa v knižnici zmenila a budete mať možnosť tieto zmeny skontrolovať a použiť ich alebo ignorovať. V prípade, že nepoužívate SharePoint server (SharePoint services túto funkcionalitu nepodporujú) tak môžete znovu použiť snímky zo súboru. Snímky publikujete cez tlačidlo Office > Publikovať > Publikovať snímky. Predtým je potrebné prezentáciu uložiť. Opakované použitie snímky urobíte cez tlačidlo Nová snímka > Znova použiť snímky. Tento príkaz zobrazí vpravo podokno kde si vyberáte umiestnenie snímok. Môže to byť knižnica snímok alebo súbor. Vyhľadáte požadovaný súbor a ukážky snímok sa zobrazia v podokne. Priamym kliknutím snímku vložíte do prezentácie. V kontextovej ponuke pravého tlačidla myši môžete vybrať zo štyroch možností vloženia, napr. s motívom.

Obr. 3 – Znova použiť snímky: pri opakovanom používaní rovnakých snímok ich môžete vyberať z knižnice snímok na SharePoint server alebo zo súboru. Ukážky potom vidíte v podokne vpravo.

Spojenie tabuliek v MS Query

Pomocou aplikácie MS Query môžete spájať tabuľky do jednej podobne ako sa to robí v dotazoch v MS Access. Využiť ju môžete na prácu s údajmi z Excelu, Accessu, SQL serveru, Oracle a pod. Táto aplikácia je dostupná aj pre Office 2007 a jej vzhľad a funkcionalita sú rovnaké ako v predchádzajúcich edíciách Office. Aby ste ju mohli použiť na spojenie dvoch tabuliek v MS Excel je potrebné aby tabuľky spĺňali určité kritéria. V prvom rade musia obidve tabuľky obsahovať pole (stĺpec) na základe, ktorého sa bude spájať. Napr. pri tabuľke ľudí by to mohlo byť rodné alebo osobné číslo, pri výrobkoch to môže byť číslo výrobku alebo iná jednoznačná identifikácia. Reálny príklad využitia MS Query by mohol byť napr. v personalistike kde v jednej tabuľke sú údaje o pracovníkoch (osobné číslo, meno, priezvisko, adresa, kontakt a pod.) a v druhej tabuľke sú údaje o pracovných pozíciách (osobné číslo, funkcia, číslo kancelárie, popis práce, a pod.). Potrebujete na základe osobného čísla spojiť tieto tabuľky tak aby vznikla tabuľka s osobným číslom, menom, priezviskom, názvom funkcie a číslom kancelárie.

Aby MS Query  bolo funkčné je potrebné v Exceli tabuľky pridať do pomenovanej oblasti. Urobíte to tak, že označíte tabuľku a v poli názvov pridáte názov tejto označenej oblasti. Rovnako to spravíte aj pre druhú tabuľku. Kvôli prehľadnosti článku som tabuľky umiestnil vedľa seba.

Obr. 4 – Spojenie tabuliek: spojenie dvoch pomenovaných tabuliek s rovnakou identifikáciou záznamov môžete robiť v aplikácii MS Query.

Na záložke údaje v skupine získať externé údaje treba kliknúť na tlačidlo z iných zdrojov a príkazom Z programu Microsoft Query spustíte jednoduchého sprievodcu. V prvom kroku vyberáte typ zdroja údajov čo môže byť Excel, Access, dBase, Visio príp. môžete vytvoriť nový zdroj údajov. Po označení Excel a kliknutí na OK treba vyhľadať požadované súbory. Kliknutím na OK sa zobrazí okno Sprievodca dotazom – výber stĺpcov. Vľavo sú dostupné pomenované tabuľky, vpravo pridávate stĺpce do novej tabuľky. V spodnej časti môžete zobraziť ukážku údajov a nastaviť základné možnosti. Kliknutím na tlačidlo ďalší sa môže zobraziť informácia, že Query nemôže spojiť údaje v tabuľkách a je potrebné to spraviť manuálne presunutím polí medzi tabuľkami.

Aplikácia MS Query je rozdelená do dvoch častí, v hornej sú zobrazené tabuľky na základe, ktorých vytvárate dotaz a v dolnej časti je ukážka údajov. Vhodné je zobraziť aj strednú časť, ktorá obsahuje kritéria. Urobíte to kliknutím na príkaz Zobraziť > Kritéria. V prípade, že nemáte tabuľky vzájomne prepojené, tak sa bude zobrazovať výrazne viac výsledkov ako očakávate. Presuňte preto myšou pole jednoznačnej identifikácie na rovnaké pole v druhej tabuľke. V databázovej terminológii je to primárny a cudzí kľúč. Ak potrebujete zmeniť poradie zobrazených polí, tak to urobte presunutím myšou. Pridanie poľa urobíte dvojklikom alebo presunutím poľa do spodnej časti a vymazanie urobíte klasicky klávesom Delete, ktorý vymaže označené pole v spodnej časti.

Obr. 5 – MS Query: má dizajn aký sa používal v predchádzajúcich verziách Windows. Funkcionalita je veľmi podobná ako vytváranie dotazov v MS Access. Tiež môžete nastaviť typ spojenia tabuliek a zobraziť si SQL dotaz.

Kritéria pridávate do strednej časti tak, že vložíte pole, ktoré chcete filtrovať a pridáte napr. pre osobné číslo logickú podmienku > 5 na zobrazenie zamestnancov s číslom väčším ako 5. Môžete použiť aj okno na vytvorenie kritéria, ktoré zobrazíte cez ponuku Kritéria. Vytvorený dotaz môžete uložiť vo formáte *.dqy alebo *.qry na budúce použitie. Údaje do Excelu vložíte buď pri ukončení MS Query, alebo v ponuke Súbor kde vyberiete príkaz Vrátiť údaje do programu MS Excel. Zobrazí sa okno Import údajov kde treba určiť od ktorej bunky sa majú údaje vložiť a akým spôsobom – tabuľka, kontingenčná tabuľka alebo graf. Tlačidlom Vlastnosti zobrazíte ďalšie možnosti nastavenia dotazu ako je napr. jeho aktualizácia, definícia alebo možnosti exportovania súboru pripojenia (*.odc).

Obr. 6 – Import údajov: z Query vkladáte údaje pomocou okna, ktoré sa zobrazí pri ukončení tejto aplikácie. Na výber je vloženie klasickej tabuľky alebo kontingenčnej. Môžete tiež nastaviť vlastnosti aktualizácie údajov.

Výsledná tabuľka je formátovaná ako tabuľka s automatickým filtrom a štandardnou farebnou schémou. Kontingenčná tabuľka je zobrazená prázdna a preto je potrebné ešte pridať jednotlivé polia do jej štruktúry. Opätovné použitie dotazu môžete urobiť v MS Excel tlačidlom Existujúce pripojenia, alebo vyššie popísaným spôsobom ako pri vytváraní nového dotazu len s tým rozdielom, že v sprievodcovi na záložke Dotazy zvolíte príkaz prehľadávať a použijete uložený dqy súbor, ktorý vám umožní priamo vložiť údaje do Excelu, alebo upraviť ich v MS Query. Tiež budú dostupné doplnkové nastavenia sprievodcu ako je napr. zoradenie údajov.

Možnosti aplikácie Access 2007

Ak vytvárate pre niekoho databázovú aplikáciu, tak môžete určiť či chcete zobrazenie objektov v štandardnom zobrazení kariet pre Access 2007, alebo chcete radšej využívať klasické okná objektov. Cez tlačidlo Office > Možnosti programu Access zobrazte časť Aktuálna databáza. Tu môžete zadať názov a ikonu vlastnej databázy. Tiež môžete zvoliť zobrazenie konkrétneho formuláru pri spustení databázovej aplikácie. To sa využíva v prípade vlastných prepínacích panelov, ktoré vytvoríte na prázdnom formulári a pridáte príkazové tlačidlá na otváranie ďalších objektov. Tiež môžete spolu s úvodným formulárom spustiť aj niektoré makro. To už je ale vec udalostí toho konkrétneho formulára a nie možností aplikácie. Ďalej si môžete zakliknutím vybrať zobrazenie/skrytie stavového riadku. Objekty v záložkách, alebo v oknách nastavujete v časti Možnosti okna dokumentu. Povolenie špeciálnych kláves umožňuje zobrazenie navigačného podokna, ktoré je vo vlastných aplikáciách obyčajne skryté pred bežnými používateľmi. Dôležitá funkcia v tejto časti je tzv. zhutnenie databázy pri zatvorení. Týmto zabezpečíte zmenšenie DB súboru, ktorý pri intenzívnom pridávaní a mazaní záznamov naberá na veľkosti. Týmto sa môže databáza, ktorá má reálne napr. 5 MB zväčšiť niekoľkonásobne. Preto je vhodné pri zatváraní súboru použiť jej komprimáciu a opravu. Ostatné možnosti v tejto časti sa týkajú dizajnu a vlastností uloženia obrázkov. V ďalších častiach nastavujete navigáciu, pás s nástrojmi, možnosti automatickej opravy názvov  a možnosti filtrovania.

Obr. 7 – Možnosti databázy: pri vytváraní DB aplikácie môžete zadať v možnostiach jej parametre. Zvoliť si tu môžete zobrazovanie objektov v záložkách, alebo v oknách ako vo verzii 2003.

Peter Belko, MVP