Skip to main content

Tipy a triky pre Office 2010

PowerPoint 2010 a knižnice snímok na SharePoint

Kombinácia aplikácie PowerPoint a serveru SharePoint 2007 a novšieho prináša pre používateľov zaujímavé funkcie a výhody na tímovú prácu. Patrí sem aj možnosť ukladania snímok, ktoré sú v prezentácii prepojené s pôvodnou snímkou v knižnici a je možné ju aktualizovať na základe zmien. Predstavte si situáciu, že na konci každej prezentácie všetci členovia tímu používajú firemné kontaktné údaje ako je adresa, webová stránka a všeobecný e-mail. Používatelia v tíme nemusia takúto snímku vytvárať, alebo kopírovať z inej už existujúcej prezentácie, ale použijú snímku z knižnice prezentácii. Ak firma zmení adresu, alebo telefónne čísla, nikto sa nemusí zaoberať tým, že či je všetko v prezentáciách aktuálne. Pri otvorení takejto prezentácie s prepojenou snímkou sa zobrazí upozornenie, že môžete skontrolovať či existujú zmeny v publikovaných snímkach. Ak zmeny existujú, tak sa zobrazí okno s ukážkou pôvodnej snímky v prezentácii a novou aktualizovanou snímkou. Následne sa môžete rozhodnúť či snímku zachováte, alebo zmeníte za novú.

Najprv je potrebné vytvoriť samotnú knižnicu snímok, čo urobíte na SharePoint kliknutím na tlačidlo Vytvoriť a následne vyberiete Knižnica snímok. Na zobrazenej stránke zadáte názov a popis knižnice. Tiež si môžete vybrať či chcete odkaz na knižnicu zobraziť aj v ponuke rýchleho spustenia vľavo a môžete zapnúť aj históriu verzií. Kliknutím na tlačidlo Vytvoriť sa po chvíli zobrazí nová knižnica.

Obrázok 1 – Vytvorenie knižnice snímok: umožňuje spravovať snímky, vyhľadávať ich a opakovane používať v PowerPoint a dokonca aj kompatibilných aplikáciách.

Do tejto knižnice môžete pridať snímky niekoľkými spôsobmi. Najrýchlejší je pomocou tlačidla Odoslať > Publikovať snímky. Týmto sa zobrazí okno s možnosťou výberu prezentácie z ktorej chcete snímku použiť. Tu je vhodné (aj keď to nie je podmienka, len moje odporúčanie) mať vytvorenú prezentáciu so snímkami, ktoré obsahujú spoločné všeobecné informácie pre členov tímu. Výhodné je to preto, lebo tieto údaje máte zoskupené v jednom súbore a pri ich zmenách nemusíte prechádzať cez viac prezentácii a upravovať ich. Po výbere prezentácie stačí v zobrazenom okne vybrať všetky požadované snímky na publikovanie. Vybrať môžete všetky naraz, alebo jednotlivo. Dôležité je mať v spodnej časti okna správne zadanú adresu knižnice. Kliknutím na tlačidlo publikovať sa vybrané snímky zobrazia v knižnici (po aktualizovaní stránky). Takto môžete pridať snímky z niekoľkých prezentácií. Podľa toho aké máte nastavenie zobrazenia knižnice môžete vidieť informácie o snímkach ako je dátum a čas zmeny a kto zmenu urobil.

Ak chcete publikovanú snímku použiť, tak stačí ak v prezentácií použijete príkaz Znovu použiť snímky (Reuse Slides) na záložke Domov tlačidlom Nová snímka. Vpravo sa zobrazí podokno úloh kde je treba v hornej časti zadať adresu knižnice. Môžete ju buď priamo zapísať alebo vybrať cez tlačidlo prechádzať knižnice snímok. Toto zobrazí okno výberu knižnice. Dostupné sú odkazy zo štandardného umiestnenia C:\Users\<<používateľ>>\AppData\Roaming\Microsoft\PowerPoint\My Slide Libraries. Tu stačí len kliknutím vybrať požadovanú knižnicu. Táto akcia hneď zobrazí v podokne úloh vpravo dostupné publikované snímky s ukážkami. Ak máte dostupných veľa snímok, tak je možné vyhľadávať ich. Zobrazené snímky môžete pre lepšiu prehľadnosť aj zoskupiť podľa súboru z ktorého sú, podľa autora zmien a podľa dátumu. V dolnej časti môžete zakliknúť možnosť zachovania zdrojového formátovania a upozornenie na zmeny vytvorené v snímkach.

Obrázok 2 – Znovu použiť snímky: je podokno úloh, ktoré umožňuje vyhľadávať, ale aj zoskupovať snímky pre lepšiu prehľadnosť ak ich máte v knižnici viac.

Pri zapnutom upozornení na zmeny sa v zozname snímok vľavo zobrazuje malá značka aktualizácie, na ktorú keď kliknete budú dostupné príkazy na skontrolovanie zmien a zastavenie kontroly.

Obrázok 3 – Možnosť kontroly snímky: snímku z knižnice vidíte podľa jej symbolu aktualizácie v zozname a dostupná je aj možnosť kontroly zmien. Ikona tlačidla Uložiť je doplnená o symbol aktualizácie. Pri otvorení prezentácie s prepojenou snímkou sa zobrazí dialógové okno s možnosťou kontroly snímky (pravá časť obrázku).

Zmenu snímky v knižnici môžete spraviť tak, že ju otvoríte v PowerPointe kde sa zobrazí v hornej časti v žltom pruhu informácia o zabezpečení v Protected View. Aby ste súbor mohli upravovať je potrebné povoliť zmeny tlačidlom Enable Editing. Zmeny spravíte klasickým spôsobom ako pri vytváraní bežnej prezentácie. Uložíte ich kliknutím na tlačidlo uložiť, ktoré má ikonu doplnenú o znak aktualizácie. Zobrazí sa aj dialógové okno, že PowerPoint aktualizoval súbor zmenami, ktoré môžete porovnať cez verzie v ponuke File > Info v zobrazení BackStage View. Zobrazenie verzií si pozriete aj z knižnice SharePoint, kde sú dostupné ukážky a základné informácie.

Ak niektorý používateľ otvorí prezentáciu s použitými publikovanými snímkami, tak sa mu zobrazí informácia, že prezentácia obsahuje snímky z knižnice snímok a či sa majú skontrolovať zmeny. Tiež je k dispozícii aj tlačidlo na zastavenie kontroly zmien. Môžete si zobraziť aj zoznam knižníc, v ktorých sa budú kontrolovať zmeny. To urobíte kliknutím na modrú linku nad jednotlivými tlačidlami. Kliknutím na Check sa zobrazí okno s ukážkami zmien v snímkach. Týka sa to nie len obsahu ale aj formátu. Na výber máte možnosť nahradenia, pripojenia alebo preskočenia snímky. Tiež môžete zachovať zdrojové formátovanie. Ak je zmenených snímok viac, tak ich môžete prijímať alebo zamietnuť jednotlivo, prípadne zakliknutím zvoliť možnosť hromadnej zmeny pre všetky zmenené snímky. Po aktualizovaní snímok sa v stavovom riadku zobrazuje tlačidlo Updates available s informáciou, že prezentácia sa zmenila údajmi iného autora a môžete ju uložiť a aktualizovať. Toto tlačidlo zobrazí ďalšie informácie v BackStage view.

Obrázok 4 – Potvrdenie aktualizácie: ak sa snímka v knižnici zmenila, zobrazí sa okno s ukážkou pôvodnej a novej. Na výber je niekoľko akcií.

Knižnica snímok na SharePoint server je veľmi zaujímavá hlavne pre tímy informačných pracovníkov (IW), ktoré vytvárajú prezentácie a zdieľajú vzájomne niektoré informácie. Určite to prinesie vyššiu efektivitu bez nutnosti zisťovania aktuálnych informácií či už všeobecných, alebo aj konkrétnych obchodných. Pretože takto publikovať môžete aj snímku napr. s finančnými výsledkami a iný člen tímu ich môže využiť bez nutnosti zisťovania, či sú údaje už finálne, alebo sa ešte môžu meniť. Ak sa zmenia, tak stačí aktualizovať prezentáciu vyššie spomenutým spôsobom.

Office Upload center

Nový Office 2010 disponuje aj tzv. Upload centrom, ktoré zobrazuje a spravuje všetky súbory, ktoré posielate na web server. Vidíte názov súboru, miesto kam súbory odosielate, veľkosť a dátum/čas poslednej synchronizácie. Zobraziť si môžete súbory čakajúce na odoslanie v prípade, že web server je dočasne nedostupný, tiež môžete vidieť nedávno odosielané a všetky, ktoré sú dočasne uložené v cache. Štandardná doba ich zachovania je 14 dní. Nastavenia urobíte kliknutím na tlačidlo Settings. V tomto okne môžete vymazať aj celú cache. Akcie na jednotlivých súboroch urobíte buď v kontextovej ponuke pravého tlačidla myši, alebo tlačidlom Actions.  Môžete otvoriť stránku na web serveri, uložiť súbor, alebo ho vymazať.

Obrázok 5 – Office Upload Center: umožňuje prezerať súbory odoslané na server, ale aj čakajúce v prípade, že server je dočasne nedostupný.

V prípade, že máte otvorený súbor napr. zo SharePoint a tento sa stane dočasne nedostupným tak sa pri ukladaní zobrazí informácia, že server sa nepodarilo kontaktovať a uloženie sa odloží. V Upload centre sa súbor zobrazuje ako čakajúci na odoslanie s informáciou o poslednom uložení v cache. Hneď po opätovnom skontaktovaní sa so serverom bude súbor odoslaný do knižnice.

Obrázok 6 – Čakanie na odoslanie: sa zobrazuje ak je server nedostupný. Vidíte to v Office Upload Centre (spodná časť obrázku), ale aj v BackStage view a tiež stavovom riadku.

Office Protected View

Pri otváraní súborov z web serverov sa zobrazuje informácia o tom, že to môže byť nebezpečné a preto je súbor v tzv. Protected View, ktorý neumožňuje editovanie súboru, len jeho prezeranie. Kliknutím na linku v žltom poli sa zobrazí backstage view, kde sú informácie o umiestnení súboru. Povolenie editácie môžete spraviť buď v tomto zobrazení, alebo priamo v žltom informačnom páse. Kliknutím na nastavenia Protected View v zobrazení backstage sa zobrazí okno centra zabezpečenia kde si môžete vybrať z akých lokalít sa má toto zabezpečené zobrazenie otvárať. Štandardne sú zapnuté všetky voľby tj. z internetu, z potencionálne nebezpečných lokalít  a prílohy z Outlook.

Správa verzií a rezervácií súborov

Ak ste povolili pri vytváraní knižnice na SharePoint históriu verzií, tak ich môžete spravovať buď priamo v tejto knižnici, alebo cez backstage view. Kliknite na File > Info, kde v spodnej časti sú dostupné možnosti verzii. Vidíte ich zoznam s poradovým číslom, dátumom, časom a používateľom, ktorý súbor uložil. Kliknutím na niektorú staršiu verziu sa súbor otvorí len na čítanie. V žltom informačnom páse je informácia, že to nie je najnovšia verzia súboru. Môžete si zobraziť o tom info v backstage view, kde je červeným zobrazené to isté ako v informačnom páse. Kliknutím na tlačidlo Restore môžete zo staršej verzie urobiť aktuálnu. O pôvodnú samozrejme neprídete pretože z nej vznikne tiež verzia a môžete ju rovnakým spôsobom otvoriť. Ak chcete niektorú verziu odstrániť, tak to urobíte buď v backstage view pravým tlačidlom myši na názov konkrétnej verzie, alebo to urobíte v knižnici na SharePoint.

Tiež môžete v tomto okne spraviť rezerváciu súboru. Tá sa bude zobrazovať v knižnici na SharePoint so zelenou značkou a šípkou pri ikone ako rezervované pre konkrétneho používateľa. V Backstage view sa tiež v ponuke Info zobrazí informácia o tom, že súbor je rezervovaný a nikto ďalší ho nebude môcť upravovať a vidieť vaše zmeny dokým ho neuvoľníte. To môžete spraviť kliknutím na tlačidlo CheckIn, ktoré zobrazí okno s možnosťou pridania komentára k verzií. Tento sa zobrazuje v bubline pri ukázaní na malú ikonu pri verzii. Tiež je samozrejme komentár viditeľný v knižnici verzií na SharePoint. Rezerváciu môžete zrušiť aj tak, že zrušíte zmeny, ktoré ste v súbore spravili. Na to použijete tlačidlo Discard Check Out.

Obrázok 7 – Verzie a rezervácie súborov: môžete robiť priamo v BackStage view. Ak sú k verziám dostupné komentáre, tak sa zobrazujú vpravo pri názve. Rezervácie a aktualizácie používate v hornej časti okna.

Export Excel tabuľky do zoznamu SharePoint

V prípade požiadavky aby sa Excel tabuľka zobrazovala v zozname  SharePoint, môžete ju jednoduchým spôsobom z Excelu exportovať. Predpoklad na správnu funkčnosť je, že tabuľka musí byť formátovaná ako tabuľka. Potom na kontextovej záložke Nástroje tabuliek > Design kliknite na tlačidlo Export > Exportovať tabuľku do zoznamu SharePoint. Spustí sa jednoduchý sprievodca kde v prvom kroku zadávate na aký web sa bude exportovať, názov a popis zoznamu. Môžete zakliknúť aj položku, že zoznam má byť prepojený  a v MS Excel len na čítanie. Zmeny v zozname sa potom aktualizujú aj v Excel tabuľke. V druhom kroku môžete overiť správnosť formátov buniek a tiež si prečítať upozornenie, že všetky vzorce budú zmenené na hodnoty. Po kliknutí na dokončiť sa zobrazí okno s linkou, kde je zoznam vytvorený. Používatelia si údaje môžu prezerať cez zoznam SharePoint. Ak používate edíciu Office Professional, tak môžete priamo zoznam upravovať aj v prehliadači. Môžete pridať stĺpce, filtre, vypočítané polia atd.

Na domovskej stránke SharePoint nájdete vytvorený zoznam v časti zoznamy. Upravovať môžete jednotlivé položky v prehliadači, ale pohodlnejšie je upravovanie v zobrazení dátového listu. Vpravo v zozname SharePoint si môžete zobraziť podokno úloh kde sú dostupné možnosti analýzy v Office aplikáciách, podľa toho, ktoré máte nainštalované. Dostupné môžu byť  napr. exporty do Access, vytvorenie Access zostavy, dotaz, tlač, graf a kontingenčná tabuľka v MS Excel.  Stačí kliknúť na príslušnú položku a ďalej pracovať ako s bežnou tabuľkou.

Obrázok 8 – Odkazy na Office aplikácie: môžete využiť priamo na stránke zoznamu, ktorý ste z Excelu exportovali. V určitých prípadoch je možné hodnoty zadané na webe aktualizovať aj v samotnej Excel tabuľke.

Peter Belko, MVP