Skip to main content

Galéria automatických textov

Pri častom vpisovaní rovnakých textov do dokumentov vo Worde je vhodné využiť galériu automatických textov a stavebných prvkov namiesto kopírovania z iných dokumentov. Tieto texty môžu byť rôzne právne doložky na konci dokumentu, kontaktné údaje, alebo aj symbol metra kubického (m3) alebo štvorcového (m2) ak často píšete merné jednotky, ale aj bežné slová kde často píšete preklepy a pod. Na pridanie textu do galérie je potrebné najprv takýto text napísať a naformátovať v takom tvare ako má byť vkladaný. Potom je potrebné označiť ho a cez ponuku File zobraziť možnosti aplikácie Word. V časti Proofing kliknite na tlačidlo AutoCorrect options, ktoré zobrazí okno automatických opráv pre zvolený jazyk pravopisu. Na záložke AutoCorrect je potrebné v spodnej časti Replace text as you type kliknúť na prepínač formátovaný text a v časti Replace zadať slovo, alebo textový reťazec ktorý chcete použiť pri automatickom vkladaní textov. Takže je dosť dôležité, aby to nebolo bežne používané slovo, lebo vždy by bolo po napísaní a zadaní jednej medzery nahradené naformátovaným automatickým textom. Preto je lepšie zvoliť reťazec, ktorý sa bežne v textoch nevyskytuje, napr. prav_doloz pre právnu doložku a i. Zadaný text pridáte do zoznamu kliknutím na tlačidlo Add. Nepotrebné vymažete klávesom Delete.

Automatické opravy: umožňujú vkladať často používané texty a opravovať  bežné preklepy. Tiež opravujú počas písania niektoré omylom použité klávesy.

V hornej časti tohto okna môžete nastaviť položky, ktoré sa majú počas písania opravovať. Tlačidlom Exceptions nastavujete výnimky, kedy sa zmeny robiť nemajú. Týka sa to hlavne písania veľkých písmen na začiatku viet. Preto je vhodné zadať výnimky aby sa nepísali veľké písmená po rôznych skratkách. Tie môžete vložiť do zoznamu ručne, alebo využiť štandardne zapnutú možnosť automatického vkladania. V okne automatických opráv sa nachádzajú aj ďalšie možnosti. Vpisovanie matematických symbolov môžete konfigurovať na záložke Math AutoCorrect. Štandardné nastavenie je počas písania v oblasti vzorcov, ale môžete zapnúť aj vpisovanie mimo oblasť vzorcov v bežnom texte. Automatický formát počas písania sa používa na opravy štandardných položiek ako sú pevné medzery po predložkách, hypertextové odkazy a pod. Záložka Automatický formát je veľmi podobná len sa využíva pri použití funkcie automatického formátovania dokumentu. Záložka Actions zapína doplnkové akcie pre pravé tlačidlo myši. Sem patria napr. adresy, finančné symboly, kontakty a pod. Ďalšie akcie sa dajú vyhľadať kliknutím na tlačidlo More actions.

Pridanie položky medzi stavebné prvky urobíte tak, že napísaný text označíte a kliknete na záložke Insert na príkaz Quick Parts > Auto text > Save selection to Autotext gallery. Týmto sa zobrazí okno Create New Building Block kde môžete zadať nastavenie automatického textu. Ten sa môže vložiť buď do súboru šablóny normal alebo do súboru building blocks. Ak je vybraná šablóna normal, tak sa väčšinou položka vkladá ako automatický text. Ak je to súbor building blocks, tak je to rýchla časť. Tú môžete vkladať aj príkazom Quick Parts > Save Selections to Quick Part Gallery. Úpravy stavebných prvkov robíte v okne building blocks organizer.

Stavebné prvky: sú preddefinované časti textu (úvodné strany, hlavičky/päty, používateľom definované texty, ...), ktoré môžete vkladať do textu z galérie Quick Parts. Základné parametre meníte v samostatnom okne Modify Building Block.

Nastavenie ochrany súkromia

Po čistej inštalácii balíka Office 2010 sa pri prvom spustení zobrazí okno, kde vyberáte či chcete zapnúť odporúčané nastavenie, aktualizácie alebo žiadne. Odporúčané nastavenie okrem aktualizácii obsahuje možnosti zisťovania on-line riešení, ale aj ponuku softvéru a doplnkov pre Office, prihlásenie sa do programu zlepšovania Office a i.

Welcome to Office 2010: úvodné okno sa zobrazí pri prvom spustení po inštalácii. Väčšinu nastavení je možné zmeniť aj dodatočne.

Ak chcete tieto nastavenia dodatočne zmeniť tak je to potrebné urobiť v možnostiach aplikácie v časti Trust center, ktoré zobrazíte kliknutím na tlačidlo Trust center settings. V hornej časti okna sú zakliknuté položky a tie ktoré nechcete používať  jednoducho zrušíte zakliknutie. Aktualizácie pre Office vypínate v nastaveniach Windows update, kde zrušíte zakliknutie položky Microsoft Update.

V spodnej časti okna Privacy Options zapínate ešte ďalšie špecifické nastavenia. Tiež sú dostupné možnosti spustenia kontroly dokumentu (Document Inspector) a položky prekladov a vyhľadávania. Preklady umožňujú nastaviť jazyky, ktoré chcete prekladať on-line slovníkom alebo strojovým prekladom. Dostupné sú všetky dôležité jazyky aj vrátane Češtiny cez Microsoft translator. Možnosti vyhľadávania sa nastavujú posledným tlačidlom kde si vyberáte služby ktoré chcete používať. Môžu to byť napr. Encarta, Bing, HighBeam, MSN Money a pod. Nezabudlo sa ani na rodičovskú kontrolu (vyžaduje sa admin prístup) a pridanie ďalších služieb, ktoré môžu byť aj zo SharePoint Servera.


Trust center: v tomto okne meníte väčšinu nastavení, ktoré ste zvolili pri prvom spustení aplikácie. Aktualizácie Office vypínate cez Windows Update. Môžete zapínať/vypínať aj vyhľadávacie služby.

Predvolený typ ukladania súborov

Okrem vyššie spomenutých nastavení sa pri prvom spustení po čistej inštalácii zobrazí aj okno kde je potrebné vybrať si či chcete používať formáty Office Open xml, alebo Open documets format. Zvolený typ môžete dodatočne zmeniť vo vlastnostiach každej aplikácie v časti Uložiť. Tam si v prvom rozbaľovacom zozname vyberiete požadovaný typ súboru. V tomto okne tiež nastavujete čas automatického ukladania a cesty kde budú súbory automaticky ukladané. Zapnúť môžete aj reálne automatické ukladanie súborov, ktoré uchová aj tie, kde kliknete, že ich nechcete uložiť. Obnoviť ich môžete cez ponuku FileBackStage view v časti Info > versions.  Táto časť uchováva aj verzie zo SharePoint. Automaticky uložené súbory sú obyčajne v tomto umiestnení C:\Users\<<používateľ>>\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles  a majú príponu *.asd (Unsaved files). V BackStage view môžete na uloženú verziu kliknúť pravým tlačidlom myši a vymazať ju, ale aj porovnať s aktuálnou verziou alebo otvoriť.

Predvolený typ súborov: pri prvom spustení sa rozhodujete aj o type predvoleného typu súborov. Toto nastavenie môžete zmeniť aj dodatočne v možnostiach jednotlivých Office aplikácií.

Sekcie v PowerPoint 2010

V rozsiahlejších prezentáciách môžete snímky zobrazené vľavo v normálnom zobrazení zoskupiť do rôznych sekcií, ktoré zjednodušia pohyb medzi snímkami. Tiež nemusíte mať zobrazené tie snímky ktoré pri úprave nepotrebujete vidieť a tým sa zjednoduší navigácia počas úpravy celej prezentácie. Sekciu vkladáte na záložke Home > skupina Slides > Section > Add Section. Vždy sa vloží jedna štandardná sekcia na začiatok zoznamu snímok a potom vkladáte vlastné. Môžete ich premenovať, odstrániť, odstrániť aj so snímkami, zbaliť/rozbaliť buď cez pravé tlačidlo, alebo čiastočne cez záložku Home > Section. Presúvanie sekcie urobíte buď ťahaním myšou, alebo cez pravé tlačidlo príkazmi posunúť nahor/nadol. Sekcia sa presúva vždy aj so snímkami, ktoré obsahuje. Sekcie vidíte aj v zobrazení View > Slide Sorter, kde s nimi pracujete rovnako ako v normálnom zobrazení.

Sekcie v prezentácií: slúžia na zoskupovanie snímok a umožňujú presúvanie celých sekcií spolu so snímkami. Zbalená sekcia zobrazuje v zátvorke koľko snímok obsahuje.

PowerPoint 2010 obsahuje aj nové zobrazenie Reading View, ktoré zobrazuje spustenú prezentáciu, ale nie na celú obrazovku, ale v okne. Preto môžete v tomto zobrazení meniť veľkosť okna a presúvať ho po obrazovke, tiež sa jednoduchšie dostanete do iných aplikácii pretože hlavný panel Windows je viditeľný. V stavovom riadku sa zobrazujú navigačné tlačidlá a menu.

Zobrazenia OneNote

OneNote 2010 má nové zobrazenie, ktoré sa volá Dock to Desktop a využijete ho na písanie poznámok počas práce v inej aplikácií. Na záložke View nájdete okrem tohto aj normálne zobrazenie a na celú obrazovku. Dock to desktop presunie aplikáciu na pravý okraj obrazovky a zmenší veľkosť okna tak, aby nezaberalo veľa miesta. Ostatné okná sa prispôsobia veľkosťou a budú zobrazené na zvyšku obrazovky. Tiež môžete použiť príkaz Keep on Top, ktorý bude držať okno OneNote nad ostatnými oknami. Nájdete ho tiež na záložke View.

OneNote 2010: umožňuje zobraziť okno poznámkovej aplikácie na okraj obrazovky aby sa dalo pracovať aj v iných aplikáciách a popri tom robiť poznámky. Tiež môžete zapnúť aby okno OneNote bolo na vrchu pred inými oknami.

Podmienené funkcie v MS Excel

Ak potrebujete spočítať bunky na základe nejakej podmienky tak je vhodné využiť funkciu COUNTIF. Má dva argumenty, prvý je oblasť v ktorej chcete spočítavať hodnoty a druhý je podmienka (číslo, text, výraz). Pre spočítanie hodnôt rovných a väčších ako päť by funkcia vyzerala takto =COUNTIF(B1:B30;">=5"). Na spočítanie hodnôt na základe viac podmienok je potrebné použiť funkciu COUNTIFS. Sú to štatistické funkcie.

Na súčet z určitého intervalu hodnôt použijete funkciu SUMIFS. Umožňuje zadať napr. súčet hodnôt na základe veku od 18 do 28.  Funkcia má nasledovný tvar =SUMIFS($B$3:$B$44;$A$3:$A$44;">=18";$A$3:$A$44;"<=28"), kde bunky v stĺpci B obsahujú hodnoty na spočítanie a stĺpec A hodnoty veku na vyhodnotenie. Toto je matematická funkcia.

Zmena podmieneného formátu na statický

V prípade, že používate v MS Excel podmienené formátovanie a chcete pravidlo z pracovného hárku vymazať, tak sa vymaže aj formát v bunkách. Pri zmene pravidla sa tiež preformátujú aj bunky. Ak chcete pravidlo vymazať aby sa formáty bunky nemenili a zároveň aktuálny formát zachovať v bunkách ako statický, tak to môžete urobiť pomerne jednoducho skopírovaním tabuľky do Wordu a následne naspäť do Excelu. Týmto odstránite pravidlo podmieneného formátovania a formát samotných buniek zachováte statický. Nevýhoda je tá, že keď sú v bunkách vzorce, tak sa zmenia tiež na statickú hodnotu.

Formát času v MS Excel

Ak robíte výpočty s časom a výsledok je viac ako 24 hodín, tak bežný formát času zobrazí výsledok len v rozsahu 24 hodín, napr. pri 30 hodinách bude výsledok 6. Aby bol výsledok správny tak treba nastaviť v okne formát bunky vlastný časový formát tak, aby hodina bola v hranatej zátvorke [h]:mm:ss. Týmto zabezpečíte zobrazenie súčtu času v rozsahu viac ako 24 hodín.

Ochrana štruktúry zošita

Excel umožňuje nastaviť zabezpečenie štruktúry zošita tak, že nie je možné pracovať s listami a oknom zošita. Hlavne sa jedná o zmenu ich názvu, poradia, kopírovania/presúvania, nemožnosť vymazania, pridania farby karty ale aj ich skrytie/zobrazenie. Tiež je možné zamknúť samotné okno zošita aby sa nedalo minimalizovať a meniť jeho veľkosť. Celé toto nastavenie urobíte na záložke Review tlačidlom Protect Workbook. Zobrazí sa okno s dvomi zaklikávacími políčkami (štruktúra, okno) a možnosťou zadať heslo. Je vhodné použiť to ak máte na skrytom liste napr. pomocné výpočty, ktoré používate v aktuálnom liste a chcete zabrániť používateľom, aby si zobrazili skrytý list a videli/menili tieto pomocné výpočty a hodnoty.

Peter Belko