Jak si usnadnit financování IT, díl II.

  • Článek

Minule (ale protože v létě vychází TechNet Flash jako prázdninové dvojčíslo, tak už to bude skoro dva měsíce) jsem slibovala, že všem, kdo chtějí budovat IT infrastrukturu podle svých představ o tom, jak má vypadat, a ne co dovoluje vždy napjatý rozpočet, poradíme, jaké existují cesty, které umožní koncepční pořizování softwaru, aniž by nad tím ekonomům usedalo srdce.

Řeč šla o tom, že v případě produktů společnosti Microsoft máme k dispozici nákupy na splátky, pronajímání softwaru, využívání softwaru v rámci služeb poskytovaných partnery a také, že je možné všechny tyto varianty všelijak kombinovat, tak, aby nakonec vyhovovaly co nejlépe potřebám vašeho podniku.

Pro začátek si ujasněme jednu věc. Vývoj IT světa je překotný. V činné službě jsou ještě mnozí z nás, co zažili pravěk děrných štítků, magetických pásek a disket, které měly (no vážně!) průměr osm a půl palce a kapacitu pod půl mega. Zároveň jsou v mnoha firmách na řídících či výkonných pozicích i ti, kteří jsou o celou lidskou a o několik počítačových generací mladší. Odhadovat vývoj IT na více než 5 let dopředu je vskutku nespolehlivé. Přitom ale v životě a přežití mnoha podniků libovolných oborů závislost na službách, které uživatelům (zaměstnancům či zákazníkům) poskytují prostředky IT, vytrvale narůstá.

Význam IT a potřeba udržet infrastrukturu na velmi vysoké úrovni spolehlivosti, flexibility a agility stoupá rychleji, než stačíme vnímat. To, co byl dříve projekt na několik let, musí dnes běhat za pár týdnů. To, co jsme se v klidu učili měsíce, musíme zvládnout používat po několika minutách zácviku. To, co se dřív rok zvažovalo, rok připravovalo, rok implementovalo, rok školilo a rok přestávalo používat pro zastaralost až nakonec vyměnilo za nový kousek skládačky, to se dnes může za stejný čas otočit i třikrát (a týká se to jak softwarových, tak hardwarových komponent.)

Proto je tak trochu ošemetné a trochu zbytečné plánovat praktická řešení s výhledem delším, než pět let. A tento úhel pohledu doporučuji i při hledání správného licenčního programu. Na výběr jich totiž Microsoft dává rovnou celý tucet a jeden navrch. Ale než se vyděsíte dilematem tak složité volby, potěším dvěma zprávami:

  1. Ne všechny produkty a ne za všech okolností lze pořídit libovolným z oněch způsobů (tím se výběr občas zúží třeba na polovinu).
  2. Ať vyberete, jak vyberete, z hlediska dlouhodobé perspektivy cca 6-8 let odvedete na poplatcích za licence Microsoft vždy prakticky stejné peníze, takže hlavním kritériem volby je vyhovující cashflow a momentální situace podniku. A proto, že neprovozujeme IT věštírnu, která by nám prozradila, jak se vůbec bude software pořizovat a platit za pět let ode dneška, dává smysl vybírat si ty cesty, které budou momentálně nejvýhodnější a zbytečně si nekomplikovat život ohledy na dalekou budoucnost.

Jako další kritérium volby licenčního modelu bych si dovolila připomenout oblíbený obušek z pytle ekonomů – a tím jsou TCO, total costs of ownership, celkové náklady na vlastnictví. V našem případě samozřejmě celkové náklady na vlastnictví, tedy nejen pořízení, ale i provoz (!) podnikové IT výbavy. Neměli bychom zapomínat, že sem kromě

  • ceny hardwaru,
  • softwarových licencí, patří také
  • mzdové náklady
    • a opět nejen náklady IT oddělení,
    • ale občas také náklady na prostoje uživatelů, kteří nemohou zrovna pracovat, protože si svévolně upravovali svá PC, něco si vyvedli a teď čekají, až dorazí dobroděj z IT a sejme z nich kletbu nefungujícího počítače,
  • také náklady na školení uživatelů i podnikových IT profesionálů,
  • na administrativu spojenou s požadavky autorského práva (když si konečně uvědomíme, že nám ukládá povinnost kdykoli věrohodně prokázat, že je ctíme a dodržujeme podmínky licence, kterou nám autor udělil)
  • náklady na bezpečnost celého řešení
    • nejen proti útokům zevnitř i zvenčí,
    • ale také proti pádům z nejrůznějších důvodů (sem přijde další strašidelná zkratka DRP – Disaster Recovery Plan)
  • na financování celého řešení (ekonomové dobře vědí, že peníze mají různou hodnotu, a že je velký rozdíl mezi těmi, které utratíte jako investici a které jako provozní náklady, a těmi, které máte a které si musíte třeba půjčit v bance)

Závěry, které na hlavy nebohých CIO (Chief Information Officer), šéfů IT oddělení, správců sítí a jiných odborníků zodpovědných za pořízení licencí padají, jsou tedy jasné. Nestačí říct: OEM za tolik, krabice za tolik, licence za tolik a Software Assurance (objasnili jsme si minule: kontextová služba k licencím) za tolik. Nestačí porovnat nabídky několika dodavatelů a vybrat si tu za nejméně peněz. Dost možná nabízí také nejméně muziky a podstatně horší poměr cena/výkon, než budete potřebovat, abyste přežili a v úloze podnikového IT managera obstáli.

OEM a krabice umí prý nakupovat každý. Pravda, ne každý při tom přesně ví, co dělá. Ne každý si uvědomuje, že software pořízený jako OEM je zcela svázán s osudem daného stroje, a licence se ztrácí nejen s vyřazením, ale třeba s ukradením, rozbitím či jinou ztrátou hardwaru. Krabice zase vyžaduje individuální instalace a aktivace pokaždé, což může být při několika desítkách počítačů na jedny IT ruce nepřekonatelné množství práce, zvláště má-li být provedena narychlo a neplánovaně, jako třeba po zavlečení virové nákazy do podnikové sítě, která způsobí sněť na jednotlivých PC rozesetých vhodně po celé republice. Oba zmíněné typy nákupů navíc nemají zdaleka tak bohatou škálu udělených práv k užívání, jako multilicenční varianty (jinými slovy, nesmí se s nimi toho dělat tolik – například provozovat je na vzdálených zařízeních, serverech, ať už terminálových, nebo hostujících virtuální desktopy).

Proto se budeme věnovat modelům multilicenčním, které toho nabízejí více a na zmíněné TCO mají mnohem pozitivnější vliv.

Tabulka s přehledem licečních modelů ke stažení

Základní úhly pohledu na volbu licenčního modelu jsme se pokusili shrnout do tabulky, která se pokouší najít optimální balanc mezi srozumitelností a přesností. Pochybovat lze s úspěchem o obojím, ale pro začátek to, myslím, stačí. Konkrétní řešení konkrétních potřeb konkrétního podniku si vyžaduje hlubší znalosti modelů i požadavků. Proto je potřeba hledat vhodnou cestu s kvalifikovaným partnerem. Stejně jako někteří umějí implementovat ERP řešení, migrovat domény či zavádět portály, umějí někteří optimalizovat cesty k pořízení a správě softwarových licencí (hledejte mezi těmi s kompetencí Licensing Solutions Delivery). Samostudium není v této věci příliš efektivní, buď zůstanete na povrchu, nebo ztratíte nabýváním vědomostí příliš mnoho času, který byste v zájmu své mateřské firmy měli raději věnovat co nejpreciznější formulaci byznys požadavků. Když totiž skutečně víte, co chcete, není zdaleka tak těžké toho dosáhnout. To je generacemi prověřený fakt.

Jisté je, že kdyby existovalo jediné správné řešení licenčních potřeb, nebude jich Microsoft udržovat třináct (modifikace, které nejsou v tabulce zahrnuty, se týkají firem, které mají buď více než 250 počítačů, nebo patří jako pobočky k firmám, které jich tolik mají). I docela jednoduché produkty pak mohou v ceníku narůst přes 1000 řádků – a v těch se vyznat vyžaduje skutečnou znalost a praxi.

Abyste se neztratili v ceníkové džungli a dokázali si vybrat to řešení, které vám udělá nejlepší službu,
přeje Darina Vodrážková, MCTS, DAQUAS