Tipy a triky MS Office 2010

Exportujeme a importujeme údaje v Office 2010

Aplikácie ako Excel, Visio, Project alebo Access disponujú možnosťami exportu/ importu a prepojenia údajov či už medzi sebou navzájom, alebo aj z iných zdrojov. Medzi iné zdroje môžeme zaradiť SQL Server, zoznamy SharePoint, pripojenia cez ODBC, ale aj údaje z webu, xml alebo textového súboru. Niektoré prepojenia sú jednosmerné, tzn. že údaje sa načítajú a aktualizujú zo zdroja, ale nie je možné cez takéto pripojenie zdroj meniť. Iné sú obojsmerné, tzn. že zmeny môžete vykonávať v zdrojovom umiestnení a prejavia sa v cieľovom, alebo opačne. Toto je vždy veľmi vhodné dobre premyslieť pri návrhu či už Excel tabuľky alebo Access databázy, lebo zásadne meniť už vytvorený systém môže byť niekedy veľmi komplikovaná a zdĺhavá záležitosť. Čo sa týka exportu/importu tak je ho možné robiť aj vo Worde, alebo v Outlooku, ale trochu iným spôsobom ako v tabuľkových, alebo databázových aplikáciách. V každej aplikácii samozrejme existujú aj možnosti priameho uloženia/otvorenia (Save as/Open) iných formátov súborov, ktorým sa ale v tomto článku detailne venovať nebudeme.

V Excel 2010 sú priamo dostupné cez pás nástrojov (Ribbon) tieto možnosti jednostranného importu z: MS Access, webu, textu, SQL serveru, zo služby na analýzu, z importu xml údajov, zo sprievodcu dátovým pripojením (OLEDB) a z aplikácie MS Query. V rámci sprievodcu dátovým pripojením sú priamo dostupné vyššie spomenuté možnosti a tiež Microsoft Data Access – OLE DB provider pre Oracle a samozrejme možnosť vytvorenia vlastného ODBC zdroja. V dialógovom okne sú dostupné niektoré predvolené možnosti ako prepojenie na dBase alebo MS Visio database samples.

Pás s nástrojmi v Access 2010 disponuje výrazne širšími možnosťami ako Excel. Niektoré rovnaké typy pripojení sa ale robia mierne odlišne. Priamo dostupné možnosti exportu sú do:  Excelu, textového a xml súboru, pdf/xps, do e-mailu, Accessu, hromadnej korešpondencie vo Worde, do rtf súboru, zoznamu SharePoint, cez ODBC napr. do SQL serveru, html a dBase súboru. Čo sa týka importu do Accessu tak môžete využiť: Excel, Access, ODBC, textový a xml súbor, ale aj zoznamy SharePoint, dátové služby, html, zložka Outlook a dBase súbor. Access má aj veľmi užitočnú funkciu uloženia vytvorených importov/exportov na ďalšie použitie, aby ste ich nemuseli vždy znovu nastavovať.

Obrázok 1
Externé údaje: aplikácie sady Office 2010 obsahujú veľa možností ako pracovať s externými údajmi. Môžete ich exportovať, importovať, alebo prepájať nielen medzi sebou, ale aj z iných zdrojov.

V aplikácii Visio 2010 je spôsob importu/exportu závislý od typu výkresu ktorý práve používate. Môžete vytvoriť prepojenie s databázou, SharePointom alebo webom a vytvoriť ich grafickú analýzu. Štandardne sú to možnosti prepojenia z Excelu, Accessu, zoznamov SharePoint Foundation, SQL server, alebo cez iný zdroj údajov pomocou OLEDB a ODBC.

Project 2010 umožňuje vytvoriť nový projekt z Excelu, alebo zoznamu SharePoint. Tiež sú dostupné možnosti vytvorenia vizuálnych zostáv a kontingenčných tabuliek v MS Excel, alebo Visio.

Vo Worde 2010 je importovanie a prepojenie údajov možné pri vytváraní hromadnej korešpondencie. Vtedy môžete využiť ako zdroj údajov napr. databázu Access, tabuľku z SQL serveru, Excel tabuľku, ale aj iné formáty.

Outlook 2010 umožňuje exportovať údaje do niekoľkých formátov a tiež ich importovať. Medzi zaujímavé možnosti patrí exportovanie kalendárov do formátu ics. Taktiež môžete údaje z Outlooku prepojiť so SharePoint a načítať do databázy Access. Často využívané možnosti exportu/importu sa týkajú súborov pst. V určitých prípadoch je potrebné pri importe/exporte využiť aj inú aplikáciu. Napr. kontakty z Outlooku sa nedajú priamo exportovať na SQL Server. Preto je treba najprv urobiť export do niektorého formátu podporovaného aj v SQL server a následne ich importovať.

Externé údaje v MS Excel 2010

V Excel 2010 môžete externé údaje z webu načítať dvomi spôsobmi. V prehliadači Internet Explorer kliknete pravým tlačidlom myši do tabuľky na webovej stránke a v kontextovej ponuke vyberiete príkaz Export do Excel. Týmto sa údaje načítajú do nového prázdneho zošita. Druhá možnosť je priamo cez tlačidlo Z webu na záložke Data v aplikácii Excel. Zobrazí sa okno, kde je potrebné vyhľadať stránku s tabuľkou, ktorú treba označiť kliknutím na žltý symbol. Tento symbol označuje časti stránky, ktoré je možné do Excelu importovať. Vami označená časť bude zobrazená zeleným symbolom.

Obrázok 2
Nový webový dotaz: umožňuje vytvoriť jednosmerné prepojenie na údaje webovej stránky. Stačí len v tomto okne vyhľadať požadovanú stránku a označiť tabuľku na prepojenie. Pri zmene údajov na stránke sa tieto aktualizujú aj v tabuľke Excel.

Následne kliknutím na tlačidlo OK vyberiete miesto v existujúcom, alebo novom liste kde sa bude tabuľka vkladať. Tlačidlom vlastnosti môžete v dialógovom okne Vlastnosti oblasti externých údajov nastaviť možnosti tohto webového dotazu. K dispozícii sú možnosti aktualizácie údajov, ich formát a rozloženie a ďalšie možnosti. Po kliknutí na OK v dialógových oknách sa v liste zobrazia údaje z webovej tabuľky rozmiestnené v stĺpcoch podľa formátu tejto tabuľky. Preto je v určitých prípadoch pri nevhodnom formátovaní potrebné použiť odkazy, vzorce a formáty na vytvorenie tabuľky, ktorá spĺňa požiadavky rozloženia údajov do stĺpcov. Najčastejšie býva problém v tom, že pri číselných údajoch v bunke sú umiestnené aj textové informácie, ktoré znemožňujú robiť výpočty s hodnotami . Preto je potrebné číselné hodnoty očistiť od nežiaducich znakov. Priamo v importovaných údajoch to nemá význam robiť, nakoľko pri každej aktualizácii sa údaje načítajú z webu znovu a všetky zmeny sa stratia.

Obrázok 3
Vlastnosti oblasti externých údajov: môžete meniť možnosti obnovovania údajov alebo  formátovania. Veľmi dôležité je následné spracovanie údajov, nakoľko importované údaje nemusia vždy spĺňať požadované podmienky. Pri číselnej hodnote je v tomto prípade aj textová informácia, ktorá znemožňuje vytvárať číselné výpočty.

Ďalšia možnosť ako načítať do Excelu externé údaje je možnosť prepojenia s SQL Serverom. Kliknite na záložke Data na tlačidlo z iných zdrojov a vyberte možnosť z SQL serveru. Spustí sa sprievodca, ktorý jednoduchým spôsobom umožní vytvoriť import a prepojenie s tabuľkou na SQL Serveri. V prvom kroku je potrebné zadať správny názov SQL serveru a možnosti overovania pri prihlásení. Kliknutím na tlačidlo ďalší sa zobrazí okno s možnosťou výberu  databázy a následne je treba vybrať z dostupných DB objektov ten, ktorý obsahuje požadované údaje.  V ďalšom kroku zadávate názov súboru *.odc, ktorý  môžete využiť aj v iných Office aplikáciách na rovnaké pripojenie aby ste ho nemuseli znovu konfigurovať. Štandardne sa umiestňuje do dokumentov používateľa do zložky Zdroje dát (My Data Sources). Po kliknutí na tlačidlo dokončiť sa zobrazí okno s možnosťou zadania umiestnenia v liste a tiež vyberáte či chcete údaje vložiť ako tabuľku, kontingenčnú tabuľku a kontingenčný graf. Tlačidlom vlastnosti môžete zadať ešte niektoré konfiguračné možnosti prepojenia ako je napr. aktualizácia údajov, definícia dotazu, jeho export a ďalšie. Tlačidlom OK dokončíte import údajov do Excelu.

Obrázok 4
Data Connection Wizard: pripojenia na SQL server môžete uložiť na ďalšie použitie aj v iných aplikáciách.

Údaje budú formátované ako tabuľka a na niektoré zmeny môžete využiť kontextovú záložku nástroje tabuliek. Zmeny ktoré sa pri aktualizácii nevykonajú sa týkajú farebného dizajnu tabuľky, prípadne riadku súčtov. Ak ale doplníte nový riadok s údajmi, alebo zmeníte niektorý údaj, tak pri najbližšej aktualizácii sa tieto zmeny odstránia a tabuľka bude obsahovať len údaje, ktoré sú dostupné v zdroji.

Externé údaje v MS Access 2010

Niektoré možnosti rovnakého pripojenia údajov ako v MS Excel sa v Access robia trochu iným spôsobom. Dostupný je na to sprievodca, ktorého výhoda je v tom, že všetky kroky exportu/importu môžete uložiť na ďalšie použitie. Na záložke externé údaje si stačí vybrať do akej aplikácie chcete exportovať, alebo z akej chcete importovať. Z Excelu sa po výbere tabuľky v prvom kroku sprievodcu následne zobrazí ďalší krok sprievodcu, kde sa určuje či má tabuľka hlavičky stĺpcov, pole s identifikátorom a pod. Určujete aj dátový typ jednotlivých polí. V poslednom kroku je možnosť uložiť kroky importu, aby ste nemuseli prechádzať sprievodcu znovu. Ak konkrétny import robíte pravidelne, je vhodné zakliknúť položku, ktorá vytvorí úlohu v Outlooku. Detaily úlohy ako je opakovanie a možnosti pripomenutia je potrebné urobiť v Outlooku. Opakované použitie importu/exportu sa robí tlačidlom Uložené importy na záložke Externé údaje.

Importovať môžete aj údaje z Outlooku. Kliknite na záložke externé údaje na tlačidlo Ďalší > Zložka aplikácie Outlook. V druhom kroku sprievodcu vyberáte konkrétnu zložku z Outlooku, alebo adresára. Ďalší postup je podobný ako pri importe z Excelu. V tomto prípade sa vytvorí tabuľka so všetkými poľami zvolenej zložky v Outlooku aj keď nie sú vyplnené žiadnymi údajmi. Ak zvolíte možnosť prepojených údajov s Outlookom, tak zmeny napr. v kontaktoch sa budú aktualizovať okamžite. Funguje to obojsmerne takže zmeny urobené v Outlooku sa prejavia v databázovej tabuľke (po kliknutí na tlačidlo aktualizovať) a opačne.

Obrázok 5
Import Exchange/Outlook Wizard: v Access môžete využiť sprievodcu importom údajov z Outlooku. Takto môžete napr. kontakty využiť na zdieľanie ak nemáte k dispozícii Exchange. Prepojené objekty sa zobrazujú vľavo v navigačnom podokne DB objektov.

Prepojenie s SQL serverom sa dá urobiť viacerými spôsobmi. Záleží od typu databázového súboru. Prvá možnosť je využitie sprievodcu prenesením súboru na SQL server. Na výber je možnosť vytvorenia novej databázy, alebo pripojenie k existujúcej. Ďalej je potrebné postupovať podľa krokov sprievodcu, ktorá vytvorí databázu klient/server s príponou *.adp. Dôležité je vytvoriť pripojenie k existujúcej databáze. Urobíte to sprievodcom Vybrať zdroj dát kliknutím na tlačidlo Nový. Toto je potrebné robiť s dostatočnými oprávneniami správcu. V prvom kroku vyberáte užívateľský typ alebo systémový typ pripojenia. Potom vyberáte ovládač pre ktorý chcete vytvoriť typ pripojenia. V tomto prípade je to SQL Server. Po kliknutí na tlačidlo Dokončiť sa zobrazí sprievodca Vytvoriť nový zdroj dát pre SQL Server. Zadávate názov pripojenia a názov severu, ďalej možnosti overovania pri prihlásení a ďalšie nastavenia. Po kliknutí na Dokončiť sa zobrazí súhrnné okno s vypísanými nastaveniami s možnosťou testovať pripojenie k serveru.

Obrázok 6
Vytvoriť nový zdroj údajov: týmto sprievodcom vytvárate pripojenie na externý zdroj údajov pomocou ODBC. Na jeho konci je vhodné otestovať pripojenie na zdroj, ktoré zobrazí jeho úspešnosť, alebo neúspešnosť.

Po dokončení týchto úkonov sa zobrazí okno kde vyberáte, ktoré tabuľky chcete exportovať na SQL Server a ďalej nastavujete ďalšie možnosti, ktoré chcete preniesť na server.

Obrázok 7
Sprievodca prenesením: po úspešnom pripojení k SQL serveru je potrebné vybrať, ktoré tabuľky z lokálnej DB sa budú prenášať na server.

 V predposlednom kroku treba zvoliť či chcete vytvoriť nový *.adp súbor, alebo pripájať tabuľky zo serveru k existujúcej DB aplikácii. Posledný krok zobrazuje záverečné informácie a sprievodcu ukončíte kliknutím na dokončiť. Po skončení prenesenia sa zobrazí zostava s výsledkami.  Druhá možnosť importu je cez tlačidlo Databáza ODBC na záložke Externé údaje. Tu je potrebné vytvoriť pripojenie na SQL server podobne ako je popísané vyššie sprievodcom Vybrať zdroj dát, kde môžete použiť existujúce pripojenie, alebo vytvoriť nové.  Následne je potrebné už len vybrať tabuľku, ktorú chcete prepojiť. Všetky prepojené tabuľky v MS Access môžete spravovať v správcovi prepojených tabuliek, ktorý umožňuje upravovať možnosti prepojení. Zmeny v tabuľke priamo na SQL Serveri sa prejavia v DB aplikácii, rovnako aj opačné zmeny v DB aplikácii sa prejavia na SQL Serveri.

Externé údaje v MS Word 2010

Prepojenie údajov z DB aplikácie do hromadnej korešpondencie vo Worde 2010 môžete urobiť priamo z MS Access, ktorý spustí Word. Ak by ste chceli vytvárať korešpondenciu priamo z údajov v tabuľke  SQL serveru, tak to urobíte vo Worde pri vytváraní hromadnej korešpondencie kliknutím na možnosť použitia existujúceho zoznamu. V zobrazenom okne je potrebné vyhľadať prepojenie (*.odc), ktoré ste vytvorili niektorým vyššie spomenutým spôsobom a použiť ho na načítanie údajov do hromadnej korešpondencie. Ďalšie kroky sa potom týkajú už vytvorenia hlavného dokumentu so zlučovacími poľami a dokončenia korešpondencie.

Obrázok 8
Zlúčiť v aplikácii Word: je sprievodca v MS Access, ktorý umožňuje z tabuľky, alebo dotazu vytvoriť hromadnú korešpondenciu vo Worde. Údaje môžete pripojiť aj priamo z Wordu.

Problematika importu/exportu údajov v Office 2010 je nad rámec rozsahu tohto článku, v ktorom sme sa snažili ukázať niektoré základné možnosti práce s externými údajmi vo vybraných Office aplikáciách. V manuáloch jednotlivých aplikácii sa môžete oboznámiť s detailnejšími možnosťami importu/exportu, špecifikáciami čo je podporované a aké úkony treba urobiť aby bol export/import úspešný.

Peter Belko, MVP