Co je Office 365?

Stručně řečeno, Office 365 je řešení pro všechny firmy, které chtějí využívat benefitů nejnovějších Microsoft produktů a technologií bez nutnosti velkých počátečních investic. Office 365 je hostovaná platforma, která v sobě skrývá nejmodernější technologie z dílny Microsoftu, dostupné online odkudkoliv.

Firemní infrastrukturu tak již není potřeba zásobovat drahým serverovým hardwarem, který navíc vyžaduje dohled a údržbu. Office 365 je provozována v několika navzájem zastupitelných datacentrech, díky čemuž Microsoft garantuje takzvanou třídevítkovou (99,9%) dostupnost služby. Samozřejmostí je vysoký stupeň bezpečnosti celého řešení a užitečná je rovněž technická podpora Microsoftu.

Důležitým aspektem je rovněž to, že Office 365 je již hotové řešení, které po krátké úvodní konfiguraci umožňuje okamžité použití a přístup odkudkoliv. Na stolním PC či notebooku lze využít přímé napojení z kancelářského balíku Microsoft Office, případně použít webový prohlížeč a k dokumentům přistupovat pomocí Office Web Apps. Majitelé chytrých telefonů s podporou technologie ActiveSync se mohou bez problémů připojit k poštovnímu serveru a pracovat s poštou, kalendářem a kontakty, šťastnější majitelé telefonů s OS Windows Phone 7 se přímo připojí i ke knihovně dokumentů SharePoint a připravena je i podpora pro komunikátory BlackBerry. Není tedy nutné složitě zprovozňovat a nastavovat vlastní infrastrukturu včetně firewallů, Office 365 vše zajistí za vás.

Z čeho se Office 365 skládá?

V rámci Office 365 jsou k dispozici následující technologie:

• Microsoft Exchange Online – hostovaná obdoba oblíbeného a výkonného e-mail a groupware serveru Microsoft Exchange 2010. Stejně jako v dedikované verzi, i hostovaná Exchange umožňuje plnohodnotné zpracování e-mailů, kalendáře a kontaktů se zabudovanou antivirovou ochranou. Přístup k mailboxu (standardně o velikosti 25 GB pro každého uživatele) je možný v podstatě odkudkoliv, k dispozici je připojení z PC pomocí klienta Outlook, webového rozhraní a rovněž z mobilního telefonu podporujícího ActiveSync.
  
• Microsoft SharePoint Online – řešení pro inteligentní ukládání firemních dokumentů a práci s nimi. Díky SharePointu lze efektivně spolupracovat s kolegy, partnery či zákazníky a dosahovat tak lepších výsledků v kratším čas. Stejně jako u Exchange, i k SharePointu lze přistupovat přímo z aplikací Office, pomocí webového rozhraní, případně pomocí mobilního telefonu (přímý přístup ke SharePointu umožňuje Windows Phone 7).
  
• Microsoft Lync Online – umožňuje firmám využívat nejnovější možnosti digitální komunikace včetně instant messagingu pro rychlou textovou komunikaci online, audio a video hovorů mezi jednotlivými účastníky, audio a video konference, zjišťování dostupnosti jednotlivých účastníků (dostupný, na schůzce atp.), sdílení pracovní plochy a další možnosti spojené s komunikací v rámci firmy i mimo ni.
  
• Microsoft Office Professional Plus – při využití prémiové služby Office 365 je k dispozici rovněž kompletní sada kancelářského balíku Office Professional Plus, která umožňuje přímý přístup ke službám popsaným výše a rovněž nabízí sadu Office Web Apps, díky které uživatel může pracovat s dokumenty i pomocí webového prohlížeče na jakémkoliv počítači.
  
• Webový portál – součástí nabídky Office 365 je i prostor pro vytvoření webového portálu firmy včetně nástrojů a šablon pro tvorbu webových stránek. Webové portály lze zřizovat jak pro externí prezentaci firmy, tak pro interní týmy, a rovněž do nich lze integrovat data s Exchange a SharePointu.
• Nástroje pro řízení a správu – umožňující konfiguraci výše zmiňovaných technologií a celkovou správu Office 365, u variant pro střední a velké firmy s možností doplnění o služby Active Directory.

Jak lze Office 365 použít?

Jak vyplývá z předchozího textu, Office 365 nabízí kompletní pokrytí firemních potřeb:

• Prezentace firmy partnerům a zákazníkům – firma si může vytvořit vlastní webovou stránku, jednoduše a rychle díky předpřipraveným šablonám a nástrojům. Web může mít vlastní firemní doménu a rovněž může obsahovat data z portálu SharePoint a dalších zdrojů, díky čemuž lze jednoduše zprovoznit například online obchod či zákaznický portál.
• Kompletní řešení pro vnitrofiremní komunikaci – základem je zde služba Exchange online, řešící přístup k e-mailům, kontaktům a kalendáři. Exchange Online podstatně vylepšuje týmovou spolupráci díky velmi silným nástrojům pro sdílení kalendářů a kontaktů, plánování schůzek, takřka neomezené kapacitě mailových schránek, automatickému archivování, silnému zabezpečení (včetně zabezpečení mobilních zařízení) a mnoha dalším možnostem usnadňujícím spolupráci. Nadstavbou pro Exchange Online je Lync Online, který k už jmenovaným přednostem přidává možnost online sledování prezence firemních zaměstnanců, textové konverzace v reálném čase, audio a video hovory včetně možnosti vytváření virtuálních pracovních schůzek a konferencí.
• Pokročilé zpracování firemních dokumentů – SharePoint Online slouží jako centrální úložiště firemních dokumentů, nad kterými umožňuje spolupráci jednotlivých týmů v reálném čase (více pracovníků může najednou editovat stejný dokument), verzování dokumentů, možnost práce s dokumenty off-line (jak na PC, tak na mobilním zařízení) a mnoho dalších pokročilých funkcí pro práci s dokumenty. Možné je rovněž zpracování oběhu dokumentů ve firmě a nastavení firemních pravidel pro práci s dokumenty (například při tvorbě faktury je tato automaticky zaslána vedoucímu ke schválení a poté účetnímu oddělení ke zpracování).

Jaké jsou požadavky na klientské počítače?

Pro použití Offce 365 na klientských počítačích jsou kladeny následující nároky:

Operační systém:

• Windows XP SP3
• Windows Vista SP2
• Windows 7
• Mac OS X, 10.5 (Leopard), 10.6. (Snow Leopard)

Internetový prohlížeč:

• Internet Explorer 7 a vyšší
• Mozilla Firefox 3 a vyšší
• Apple Safari 4 a vyšší

Kancelářský balík Office*:

• Office 2007 SP2 a vyšší
• Office 2010
• Office 2008 pro Mac a Entourage 2008 Web Edition
• Office 2011 pro Mac a Outlook 2011 pro Mac
• Lync 2010
• Communicator pro Mac

Další požadavky:

• .NET Framework 2.0 a vyšší

*Pozn: kancelářský balík Office není vyžadován, pokud chcete využít přístup ke službe Office 365 výhradně pomocí webového rozhraní.

Jaké jsou nabídky řešení?

Nabídka služeb Office 365 je flexibilní a umožňuje zákazníkovi vybrat si pouze služby, které jsou v danou chvíli potřebné. Lze tedy kombinovat již existující infrastrukturu (například Exchange server) se službami Office 365 (například SharePoint server). Jednotlivé služby jsou k dispozici již od 45 Kč na uživatele na měsíc.

Pokud zákazník potřebuje více nabízených služeb, jsou k dispozici cenově výhodné balíčky, přičemž nejlevnější, určený pro malé a střední firmy, je k dispozici za 130 Kč. Součástí tohoto balíčku jsou Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online, Office Web Apps a webový prostor.

Balíčky pro střední a velké firmy v ceně od 550 Kč za uživatele na měsíc obsahují všechny zmíněné technologie a navíc plnou sadu Office Professional Plus. Oproti předchozí variantě jsou k dispozici pokročilé nástroje pro správu oběhu dokumentů a nastavení přístupových oprávnění až do úrovně jednotlivých dokumentů.

Podrobné informace o jednotlivých plánech, včetně jejich rozdělení podle vhodnosti dle typu a velikosti zákazníka, lze nalézt na adrese http://www.microsoft.com/cze/office2010/sluzby/office-365.aspx .

Jak je to s dostupností Office 365?

Služba Office 365 je v tuto chvíli dostupná v neveřejné Beta verzi, do konce prvního pololetí 2011 bude Beta program rozšířen na veřejné testování a ostré spuštění služby se předpokládá na podzim 2011, kdy rovněž dojde k migraci stávajících BPOS zákazníků na Office 365 (podrobnosti o migraci budou upřesněny v dostatečném časovém předstihu).

Kde najdu další informace?

Podrobnější info o Office 365, včetně použitých technologií, balíčků předplatného a možnosti otestovat zkušební verzi (jakmile bude dostupná) je k dispozici na této adrese: http://office365.microsoft.com/en-US/online-services.aspx

Autor: Tomáš Kantůrek