Skip to main content

Tipy a triky MS Office 2010

Vyhľadávacie funkcie v MS Excel

Ak pracujete s väčším množstvom údajov, ktoré sú v databázovej forme, existuje niekoľko možností ako s údajmi pracovať. Najčastejšie je potrebné vyhľadávať na základe rôznych kritérií. Najjednoduchšie je použitie automatického filtra, z ktorého filtrované údaje môžete skopírovať na nové miesto. Pokročilejšie filtrovanie urobíte rozšíreným filtrom, ktorý sme popisovali v minulom článku. Ďalšou možnosťou je použitie vyhľadávacích funkcií, ktoré sú dostupné v MS Excel. Najčastejšou funkciou na vyhľadávanie je vlookup/hlookup. Funkcia vlookup vyhľadáva konkrétny údaj v tabuľke a v prípade, že sa tam taký údaj nachádza zobrazí príslušnú hodnotu z vedľajšieho stĺpca podľa zadaného čísla. Tento spôsob je efektívny ak hľadáte údaje pod sebou a potrebujete zobrazovať príslušné údaje z vedľajších buniek. Syntax funkcie je VLOOKUP(hľadaný_údaj;tabuľka;číslo_stĺpca;rozsah). Písmeno V vo funkcií znamená vertikálny, lebo hľadá zvisle pod sebou v stĺpci, vo funkcii HLOOKUP zase horizontálny, lebo hľadá vodorovne v riadku.

Najzákladnejšia možnosť vyhľadávania je napr. v zozname ľudí, kde sú v jednom stĺpci osobné čísla, ktoré sú jedinečné, potom nasleduje meno a priezvisko, adresa a prípadne ďalšie hodnoty. Ak potrebujete do nejakého formulára alebo šablóny vkladať všetky tieto údaje na základe osobného čísla treba vytvoriť tieto funkcie do všetkých buniek, kde očakávate príslušné hodnoty. Celý úkon pri vypĺňaní formulára bude potom len zadanie osobného čísla pracovníka a ostatné údaje budú zobrazené pomocou vložených vyhľadávacích funkcií. Pokročilejšie možnosti použitia tejto funkcie je vytvorenie vnorených funkcií a kombinácia napr. s logickou funkciou IF, prípadne ďalšími. Môžete vytvoriť napr. informáciu s textom „Pracovník sa v zozname nenachádza.“ Funkcia by mala nasledovný tvar: =IF(ISNA(VLOOKUP(A10;A1:E7;2;0))=TRUE;"Pracovník sa v zozname nenachádza.";VLOOKUP(A10;A1:E7;2;0)) Je to vnorená funkcia, kde ISNA testuje či funkcia VLOOKUP vrátila chybu #NEDOSTUPNÝ a podmienka IF podľa tohto testu vráti buď textovú informáciu, že hľadaná hodnota neexistuje alebo vráti požadované údaje. Funkciu VLOOKUP môžete zreťaziť tak, že budete v jednej bunke vyhľadávať viacero údajov v riadku a tie spojíte pomocou & " " &. Kde do úvodzoviek môžete vložiť medzeru, ktorá sa bude medzi hodnotami zobrazovať, alebo tam môžete vpísať vlastný text. Funkcia by mohla vyzerať takto: =VLOOKUP(A11;A1:E7;2;0)&" má krstné meno "&VLOOKUP(A11;A1:E7;3;0). Tu si všimnite položku číslo_stĺpca v oboch funkciách. V prvej je 2, ktorá zobrazí priezvisko a v druhej je 3, ktorá zobrazí krstné meno. Takto môžete v kombinácií s IF vkladať rôzne podmienky (väčší, menší) aj na číselné údaje a podľa toho zobrazovať rôzne výsledky. Excel disponuje aj ďalšími vyhľadávacími funkciami. Podľa oficiálnych informácií je lepšie používať vyššie popísané funkcie ako samotnú funkciu LOOKUP.

Obr. 1: Vyhľadávacie funkcie dostupné v MS Excel môžete vzájomne vnárať a tak vytvárať presnejšie výsledky vyhľadávania aj na základe viacerých údajov.  Index a vnorený Match hľadá pod sebou regióny (Západ) a druhý Match vedľa seba kvartál. Výsledok je hodnota z priesečníka.

Zaujímavá je aj kombinácia funkcií INDEX a MATCH, ktoré umožňujú vyhľadávať podľa dvoch údajov – v riadku a stĺpci. Ak máte napr. pod sebou hodnoty za jednotlivé regióny a vedľa seba sú rozdelené podľa kvartálov, tak vnorenými funkciami môžete zobraziť hodnotu za určitý región a kvartál. Funkcia INDEX má nasledovnú syntax:  INDEX(pole, číslo_riadka, číslo_stĺpca), kde jeden z argumentov číslo_riadka/číslo_stĺpca je povinný. Pri zadaní obidvoch vráti hodnotu z priesečníka ako potrebujete v tomto príklade. Čísla riadku a stĺpca zobrazíte pomocou funkcie MATCH. Tá ma nasledovnú syntax: MATCH(hľadáná_hodnota, pole_vyhľadávania, typ_zhody), kde hľadaná hodnota je položka z riadkov pod sebou, a vyhľadáva sa v poli vyhľadávania. Typ zhody určuje či sa má hľadať presná hodnota (0) alebo menšia prípadne väčšia. Výsledok je číslo určujúce číslo riadka alebo stĺpca. Tieto funkcie budú vložené do funkcie INDEX. Celková funkcia môže mať nasledovný tvar: =INDEX(A1:F8;MATCH(A11;A1:A8;0);MATCH(B11;A1:F1;0)) kde prvá vnorená funkcia vyhľadá pozíciu hľadanej hodnoty pod sebou v riadkoch. Druhá vnorená funkcia vyhľadá hľadanú hodnotu vedľa seba v stĺpcoch. Výsledkom sú čísla riadkov/stĺpcov, ktoré vo funkcií INDEX vyhľadajú požadovanú hodnotu v priesečníku týchto riadkov/stĺpcov. Tieto hľadané hodnoty môžete zadávať do buniek vedľa seba v nejakej cieľovej tabuľke, alebo namiesto ručného zadávania môžete použiť ovládací prvok rozbaľovací zoznam. Rôzne možnosti vnorenia funkcií umožňujú vyhľadávanie údajov podľa viacerých kritérií.

Zaokrúhľovanie na násobky

Excel zaokrúhľuje hodnoty pomocou rôznych funkcií ako je ROUND, ROUNDUP, ROUNDDOWN, CEILING a pod. Ak potrebujete zaokrúhliť napr. cenu s presnosťou na jedno desatinné miesto na hodnotu 0,5 tak môžete použiť funkciu ceiling. Tj. ak potrebujete z hodnoty 1,02 dostať 1,50, z 1,14 dostať 1,50, z 2      dostať 2,00 a pod. Vtedy je potrebné použiť funkciu v takomto tvare =CEILING(A1;0,5). Ak by ste potrebovali zaokrúhľovať ako obchodníci, tj. z 1,12 zaokrúhliť dolu na 1,00, z 1,34 nahor na 1,50, z 1,69 nadol na 1,50 a pri  1,89 na 2, tj. na 50 halierov matematicky tak je potrebné použiť funkciu MROUND v takomto tvare: =MROUND(A1;0,5).

Rôzne typy grafov pre jednotlivé rady

Grafy v Excel 2010 sa vytvárajú veľmi jednoducho a graficky vyzerajú celkom zaujímavo.  Dostupných je niekoľko desiatok typov a možnosť vytvoriť si šablónu grafu po jeho vlastnej úprave. Šablóna je vo formáte súboru crtx a štandardne sa ukladá do umiestnenia C:\Users\<<Používateľ>>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Charts. Všetky najdôležitejšie nastavenia v grafe sa odporúčajú robiť cez pás s nástrojmi. Pokročilejšie potom v dialógových oknách. Týmto oknám však chýba tlačidlo Storno a všetky zmeny, ktoré v dialógovom okne urobíte sa okamžite aplikujú do grafu. Ak potrebujete zmenu zrušiť, tak je treba nastavenia zmeniť na tie pôvodné, alebo použiť tlačidlo Obnoviť na štýl zhody na záložke Rozloženie. Praktickejšie je obnovenie pomocou tohto tlačidla ako naklikávanie na pôvodné hodnoty. Pri obnove na štýl zhody je ale veľmi dôležité čo je v grafe označené. Takže ak budete mať označený graf, tak sa zmenia všetky dodatočne vykonané úpravy. Ak potrebujete vrátiť napr. len formát dátovej rady, je potrebné aby bola označená len tá.

Zaujímavá je možnosť kombinovať typy grafov na jednotlivé rady. Týmto je potom možné vytvoriť napr. interval hodnôt min a max a vidieť tak hodnoty, ktoré spadajú do intervalu a ktoré sú mimo. Najprv je potrebné doplniť tabuľku o dva pomocné stĺpce, ktoré budú obsahovať  minimálne a maximálne hodnoty. Potom vo vytvorenom stĺpcovom grafe treba označiť radu zobrazujúcu minimálne hodnoty a tlačidlom Zmena typu grafu na záložke Návrh zmeniť stĺpce na spojnicu. Rovnako to urobíte aj pre maximálne hodnoty. Týmto sa vytvoria vodorovné spojnice označujúce interval. Hodnoty zostanú v pôvodných stĺpcoch. Ďalšia úprava grafu je potom už pomocou klasických postupov. Ak by ste chceli interval zobraziť celý vyplnenou farbou, tak to nie je možné spraviť grafickým objektom, ktorý by graf prekrýval. Treba zmeniť vyššie popísaným spôsobom rady min a max na plošný graf. Minimálnu hodnotu zmeňte na bielu farbu, resp. farbu ktorú používate v zobrazovanej oblasti  grafu. Následne je vhodné ešte skryť zobrazenie vodorovnej mriežky a prípadne aj legendy, pretože zobrazuje informáciu aj o min a max hodnote. Ak by ste chceli zabezpečiť zobrazenie intervalu min a max od okraja zvislej osi až po koniec grafu, tak je potrebné v dialógovom okne Formátovať osi nastaviť možnosti osi na Umiestniť na značkách. V tomto prípade je ale potrebné prvú a poslednú hodnotu nechať prázdnu. Inak by stĺpce týchto hodnôt boli zobrazené len na polovicu na oboch okrajoch. Takýmito úpravami je možné vytvárať rôzne vyzerajúce grafy, ale občas treba počítať s malými obmedzeniami ich vzhľadu.

Obr. 2: Typ grafu môžete využiť aj na samostatné rady. Pri drobných obmedzeniach v nastavení grafu môžete vytvoriť aj vodorovné farebné vyznačenie intervalu min a max.

Vyhľadávanie v Outlook 2010

Outlook 2010 je vo vyhľadávaní prepojený s indexovaným umiestnením Windows Search. Ak potrebujete  nájsť nejaké informácie tak ich stačí začať vpisovať  do vyhľadávacieho textového poľa. Hľadanie funguje pomerne spoľahlivo, ale občas to tak nemusí vyzerať. Hlavne ak hľadáte slovo napísané s diakritikou a v Outlooku ho máte bez diakritiky. Vtedy je vhodné skontrolovať v možnostiach Outlooku v časti Hľadanie -Možnosti indexovania. V zobrazenom okne treba označiť položku Outlook a kliknúť na Upresniť (vyžaduje admin prístup). Zobrazí sa okno, kde je v hornej časti na záložke Nastavenie indexu v skupine Nastavenie súboru dôležité zaklikávacie políčko Považovať podobné slová s diakritikou za iné slová. Pri zmene tohto políčka sa zobrazí upozornenie, že sa spustí opakované vytvorenie indexu a to môže v určitých prípadoch trvať aj niekoľko hodín a výsledky hľadania v tomto čase môžu byť neúplne. V tomto okne môžete ešte zmeniť umiestnenie indexu a na druhej záložke Typy súborov môžete nastaviť ktoré typy súborov sa majú indexovať aj s vlastnosťami a obsahom, prípadne môžete pridať aj vlastný typ (príponu) súboru. Otvorené okná pozatvárate kliknutím na OK, počkáte na vytvorenie indexu a môžete vyskúšať hľadanie či sa výsledky zmenili a spresnili.

Obr. 3: Indexovanie v MS Outlook, umožňuje rozlišovať slová s diakritikou ako samostatné slová, alebo rovnaké. Stačí len zmeniť nastavenie tohto zaklikávacieho políčka.

Slovné zadanie dátumu v Outlook 2010

Všetci čo používajú kalendár v Outlook 2010, ale aj starších zadávajú schôdzky a udalosti najčastejšie priamo v zobrazení kalendára. Vytvorenú udalosť potom podľa potreby upravia.  Ďalší často používaný spôsob je kliknutím na tlačidlo Nová udalosť a vyplnenie všetkých požadovaných polí ako je predmet, dátum, pripomenutie a ďalšie. Čo sa týka dátumu, tak má veľmi zaujímavú možnosť pretože môžete okrem zadania vpísať aj text, ktorý charakterizuje konkrétny deň. Takže ak namiesto 24.12.2010 napíšete Vianoce, zobrazí sa príslušný dátum. To platí aj pre Nový rok, alebo Sviatok práce. Treba len vyskúšať ktoré významné dni fungujú v jednotlivých jazykových verziách.

Toto ale nie je všetko, pretože k takému slovnému popisu môžete zadať aj určenie času napr. v tvare 10 dní pred Vianoce a zobrazí sa príslušný dátum (často je potrebné zadať text bez pravopisného skloňovania). Alebo 6 týždňov pred Nový rok, prípadne 2 mesiace pred sviatok práce. Funguje samozrejme aj popis dnes, včera, zajtra a prípadne aj kombinácia 3 dni pred prvý október. Názvy dní v týždni doplnené o časový rozsah fungujú tiež, napr. budúci pondelok, minulý utorok a pod. Vo veľa prípadoch sa zmena slovného zadania zmení na dátum závislý od dátumu, ktorý bol zobrazený ako posledný. Pri časoch môžete zadať napr. teraz, poludnie alebo polnoc.

Obr. 4: Slovné zadanie dátumov a času je závislé od jazykového a regionálneho nastavenia. Využijete ho hlavne pri určení dátumu v špecifických prípadoch napr. pri ukončovaní poistnej zmluvy potrebujete 6 týždňov pred jej konečným dátumom dať oznam o vypovedaní.

Kalendáre na rok 2011 – Word, Publisher

Na záver prikladáme ešte jednoduchý tip o možnosti vytvorenia kalendára na budúci rok, ktorý sa nezadržateľne blíži. Vo Worde môžete kalendár vytvoriť ručne pomocou tabuliek, ale jednoduchšie je použitie šablóny, ktorá je dostupná na Office On-line. Kliknite na záložku Súbor a v zobrazenom Backstage menu vyberte Nový a v časti Šablóny lokality Office On-line vyhľadajte kalendáre. Dostupné sú aj z minulých rokov a tiež na nadchádzajúci. Nájdete aj študijné a Vianočné kalendáre a lunárny. Kliknite na tlačidlo Prevziať a môžete s kalendárom ďalej pracovať.

V aplikácií Publisher je dostupných kalendárov viac. Vybrať môžete rôzne grafické prvky na pozadí ako aj veľkosti kalendárov. Kliknite na záložku Súbor a v zobrazenom BackStage menu vyberte Nový a kliknite na kalendáre. V dolnej časti sa zobrazia dostupné nainštalované šablóny, ktoré môžete vo väčšine prípadov upraviť v pravej časti zobrazenia Backstage. Môžete meniť farebnú schému, schému písma, pridať informácie o zamestnaní a zmeniť ďalšie možnosti. Veľmi zaujímavá je možnosť nastavenia rozsahu dátumov od – do na aké obdobie chcete kalendár vytvoriť. Kliknutím na tlačidlo Vytvoriť sa kalendár otvorí na ďalšie spracovanie. V hornej časti zobrazenia Backstage je kalendár na rok 2011, ktorý môžete prevziať z lokality Office On-line, ale nie je možné ho pred prevzatím upraviť ako nainštalované šablóny.

Obr. 5: Kalendáre môžete vytvárať v rôznych aplikáciách. Publisher navyše umožňuje zadať mesačné rozsahy na ktoré chcete kalendár vytvoriť – časový rámec. Tieto rozsahy správne zobrazia prvý deň aj ostatné v mesiaci.

Peter Belko, MVP