Konfigurace funkce e-mailu v aplikaci Microsoft Dynamics AX

Platí pro: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Chcete-li konfigurovat funkci e-mailu v Microsoft Dynamics AX, postupujte podle pokynů v tomto tématu. Tyto postupy vám pomohou připojit aplikaci Microsoft Dynamics AX k poštovnímu serveru SMTP, konfigurovat nastavení e-mailu pro uživatele, nastavit dávky pro odesílání e-mailových zpráv a vytvořit šablony e-mailů.

Po dokončení postupu v tomto tématu aplikace Microsoft Dynamics AX může odeslat e-mailové zprávy uživatelům na základě funkcí, které používáte. Například aplikace Microsoft Dynamics AX může uživatelům odeslat e-mailové zprávy, když jsou jim přiřazeny dokumenty ke schválení (podle definice ve workflowu), nebo při zrušení prodejní objednávky (podle definice v pravidle výstrahy).

V kostce

V následujícím diagramu jsou uvedeny kroky procesu konfigurace funkce e-mailu v aplikaci Microsoft Dynamics AX.

1. Nastavení poštovního serveru SMTP

Prvním krokem v procesu je nastavení poštovního serveru SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) ve vašem prostředí. To lze provést následovně.

Instalace serveru SMTP

Nainstalujte server SMTP do počítače se spuštěným systémem Windows Server. Pokyny se liší v závislosti na verzi systému Windows Server, kterou používáte.

Pokud používáte Windows Server 2008 nebo Windows Server 2008 R2, nainstalujte SMTP server pomocí následujícího postupu.

1. Klepněte na tlačítko Start > Nástroje pro správu > Správce serveru.

2. V oblasti Souhrn funkcí klepněte na tlačítko Přidat funkce.

3. Zobrazí se stránka Vybrat funkce. Zaškrtněte políčko SMTP Server.

4. Zobrazí se okno s dotazem, zda chcete přidat služby role a funkce pro server SMTP. Klepněte na tlačítko Přidat požadované služby rolí.

5. Znovu se zobrazí stránka Vybrat funkce. Klepněte na tlačítko Další.

6. Zobrazí se stránka Webový server (IIS). Klepněte na tlačítko Další.

7. Zobrazí se stránka Vybrat služby rolí. Klepněte na tlačítko Další.

8. Zobrazí se stránka Potvrdit služby instalace. Klepněte na tlačítko Instalovat.

Pokud používáte Windows Server 2012, nainstalujte SMTP server pomocí následujícího postupu.

1. Na obrazovce Start klepněte na možnost Správce serveru.

2. Klepněte na nabídku Spravovat a poté klepněte na položku Přidat role a funkce.

3. Zobrazí se stránka Než začnete. Klepněte na tlačítko Další.

4. Zobrazí se stránka Vybrat typ instalace. Vyberte možnost Instalace na základě rolí nebo na základě funkcí a klepněte na tlačítko Další.

5. Zobrazí se stránka Vybrat cílový server. Vyberte server, na který chcete server SMTP instalovat. Klepněte na tlačítko Další.

6. Zobrazí se stránka Vybrat role serveru. Klepněte na tlačítko Další.

7. Zobrazí se okno Vybrat funkce. Zaškrtněte políčko SMTP Server.

8. Zobrazí se okno s dotazem, zda chcete přidat služby role a funkce pro server SMTP. Klepněte na tlačítko Přidat funkce.

9. Znovu se zobrazí stránka Vybrat funkce. Klepněte na tlačítko Další.

10. Zobrazí se stránka Webový server (IIS). Klepněte na tlačítko Další.

11. Zobrazí se stránka Vybrat služby rolí. Klepněte na tlačítko Další.

12. Zobrazí se stránka Potvrdit služby instalace. Klepněte na tlačítko Instalovat.

Konfigurace serveru SMTP

Pomocí následujícího postupu můžete konfigurovat server SMTP pro použití integrovaného ověřování Windows.

1. V nabídce nebo obrazovce Start klepněte na možnost Nástroje pro správu.

2. Klepnutím na tlačítko Správce Internetové informační služby (IIS) 6.0 spusťte Správce služby IIS.

3. V levém podokně vyberte název serveru.

4. V pravém podokně klepněte pravým tlačítkem myši na možnost [Virtuální server SMTP č. 1] a klepněte na tlačítko Vlastnosti.

5. Zobrazí se okno Vlastnosti [Virtuální server SMTP č. 1]. Klepněte na kartu Přístup.

6. Klikněte na tlačítko Ověřování.

7. Zobrazí se okno Ověřování. Zaškrtněte pole Integrované ověřování systému Windows. Klepněte na tlačítko OK.

8. Znovu se zobrazí karta Přístup. Klepněte na tlačítko Přenos.

9. Zobrazí se okno Omezení přenosu. Zaškrtněte políčko Povolit všechny počítače úspěšně ověřené k přenosu bez ohledu na výše uvedený seznam. Klepněte na tlačítko OK.

10. Znovu se zobrazí okno Vlastnosti [Virtuální server SMTP č. 1]. Klepnutím na tlačítko OK okno zavřete.

Připojení aplikace Microsoft Dynamics AX k poštovnímu serveru SMTP

Pomocí následujícího postupu připojte aplikaci Microsoft Dynamics AX k poštovnímu serveru SMTP.

1. Spusťte klienta aplikace Microsoft Dynamics AX.

2. Klepněte na tlačítko Správa systému > Nastavení > Systém > Parametry e-mailu.

3. Do pole Server pro odchozí poštu zadejte název počítače, na který jste nainstalovali server SMTP.

4. V poli Název místního počítače zadejte název místního počítače.

5. V poli Číslo portu SMTP zadejte číslo portu, který bude se serverem SMTP použit. Výchozí číslo portu je 25.

6. Pokud server SMTP vyžaduje ověřování, zadejte platné uživatelské jméno a heslo.

7. Zaškrtněte políčko Použít protokol NTLM .

8. Do pole Limit velikosti příloh (MB) zadejte limit velikosti e-mailových příloh.

   Klíč registru maxbuffersize dále omezuje akceptovatelnou velikost přílohy e-mailu. Je-li velikost, které zadáte v tomto poli, vyšší než maximální velikost vyrovnávací paměti, bude použit limit maximální velikosti vyrovnávací paměti.

9. V poli Povolit vložená data a připojené soubory z zadejte nebo vyhledejte umístění, ve kterém jsou uloženy přílohy e-mailu nebo jiná vložená data v e-mailu.

2. Zadejte e-mailovou adresu každého z uživatelů

Chcete-li zadat e-mailovou adresu každého uživatele aplikace Microsoft Dynamics AX, proveďte tento postup.

1. Spusťte klienta aplikace Microsoft Dynamics AX.

2. Klepněte na tlačítko Správa systému > Společné > Uživatelé > Uživatelé.

3. Vyberte uživatele.

4. Klepněte na možnost Možnosti.

5. V poli E-mail zadejte e-mailovou adresu vybraného uživatele.

6. Klepněte na tlačítko Zavřít.

7. Znovu se zobrazí stránka Uživatelé. Vyberte jiného uživatele a zopakujte kroky 4 až 6.

3. Odeslání e-mailových zpráv pomocí dávkového zpracování

Dávkové zpracování se používá pro odesílání e-mailových zpráv, které jsou generovány z aplikace Microsoft Dynamics AX. Následující postupy slouží k vytvoření skupiny dávek a konfiguraci dávkové úlohy, která bude odesílat e-mailové zprávy.

Vytvoření skupiny dávek

Dávková úloha, která se nazývá Dávková úloha distributora e-mailu, se používá pro odesílání e-mailových zpráv, které se vygenerovaly z aplikace Microsoft Dynamics AX. Dávková úloha musí být spuštěna v rámci této skupiny dávek. Proveďte následující kroky pro vytvoření skupiny dávek pro dávkovou úlohu distributora e-mailu.

1. Klepněte na tlačítko Správa systému > Nastavení > Skupina dávek.

2. Klepnutím na možnost Nový vytvořte novou skupinu dávek.

3. Do pole Skupina zadejte jedinečný název skupiny dávek. Například zadejte E-mail.

4. V poli Popis zadejte popis, který usnadní identifikaci skupiny dávek.

5. Klepněte na kartu Dávkové servery.

   V seznamu Vybrané servery jsou uvedeny instance aplikačních objektových serverů, na kterých bude vybraná skupina dávek spuštěna. V seznamu Zbývající servery jsou zobrazeny zbývající instance aplikačních objektových serverů, které jsou k dispozici pro dávkové zpracování.

6. Pomocí tlačítek se šipkami přidejte servery do seznamu Vybrané servery nebo je ze seznamu Vybrané servery odeberte.

Konfigurace dávkové úlohy

Proveďte následující kroky pro konfiguraci dávkové úlohy distributora e-mailu.

1. Klepněte na tlačítko Správa systému > Periodicky > Zpracování e-mailu > Dávka.

2. Zaškrtněte políčko Dávkové zpracování .

3. V poli Popis úkolu zadejte popis této dávkové úlohy.

4. V seznamu Skupina dávek vyberte skupinu dávek, kterou jste vytvořili v předchozím postupu.

5. Pokud nechcete, aby ostatní uživatelé mohli tuto dávkovou úlohu spustit, zaškrtněte políčko Soukromý. Soukromou dávkovou úlohu může spustit pouze uživatel, který ji definoval, a to pouze v počítači, kde je tento uživatel přihlášený.

6. Klepnutím na tlačítko Opakování zadejte četnost spouštění této dávkové úlohy.

7. Klepnutím na tlačítko Výstrahy odešlete oznámení při ukončení této dávkové úloze nebo pokud došlo k chybě nebo zrušení.

4. Konfigurace nastavení e-mailu pro konkrétní funkce nebo aplikace

Mnoho funkcí a aplikací v aplikaci Microsoft Dynamics AX lze konfigurovat tak, aby uživatelům odesílaly oznámení e-mailem. Je nutné nakonfigurovat nastavení e-mailu, která jsou specifická pro tyto funkce a aplikace. Podrobné pokyny k těmto funkcím a aplikacím naleznete v dokumentaci. Příklad:

• Pokud používáte workflowy, v části Konfigurace nastavení e-malu pro systém workflow najdete informace o konfiguraci funkce e-mailu pro systém workflowu.

• Pokud používáte pravidla výstrah, v části Oznámení e-mailových zpráv najdete informace o konfiguraci funkce e-mailu pro pravidla výstrah.

• Používáte-li modul Maloobchod, v části Nastavení účtenek e-mailem najdete informace o tom, jak odběratelům zaslat účtenky e-mailem.

Proces konfigurace nastavení e-mailu pro konkrétní funkce a aplikace se může lišit, ale proces bude zahrnovat vytvoření minimálně jedné nebo více šablon e-mailu. Kroky pro vytvoření šablony e-mailu jsou popsány níže.

Vytvoření šablony e-mailů

Jako součást procesu konfigurace nastavení e-mailu pro určitou funkci nebo aplikaci je nutné vytvořit jednu nebo více šablon e-mailu.

Předpokládejme například, že jste vytvořili workflow v aplikaci Microsoft Dynamics AX pro nákupní žádanky. Tento workflow definuje, kdo musí schvalovat nákupní žádanky. Workflow lze konfigurovat tak, že e-mailové zprávy založené na šabloně e-mailu budou odeslány uživatelům, kteří mají přiřazeny nákupní žádanky ke schválení.

Šablona e-mailu může obsahovat více verzí, přičemž každá verze může být v jiném jazyce.

Chcete-li vytvořit šablonu e-mailu, použijte následující postup.

1. Klepněte na tlačítko Správa organizace > Nastavení > Šablony e-mailů.

2. Bude šablona e-mailu, kterou vytváříte, použita v celé organizaci nebo pouze v určité společnosti? Odpověď na tuto otázku určuje, zda byste měli zaškrtnout políčko Zobrazit systémové e-maily.

   • Pokud bude e-mailová šablona, kterou vytváříte, použita s funkcí nebo aplikací, která se používá v celé organizaci, zaškrtněte políčko Zobrazit systémové e-maily.

     Například při vytváření šablony e-mailu, kterou chcete používat pro workflow nákupní žádanky, zaškrtněte toto políčko. Důvodem je skutečnost, že workflow nákupní žádanky se používá pro celou organizaci. (Další informace o použití jednotlivých typů workflowu uvádí téma Typy workflowu.)

   • Pokud bude e-mailová šablona, kterou vytváříte, použita s funkcí nebo aplikací, která se používá v určité společnosti, nevybírejte políčko Zobrazit systémové e-maily.

     Například při vytváření šablony e-mailu, kterou chcete používat pro workflow nákupní objednávky, toto políčko ponechejte nezaškrtnuté. Důvodem je skutečnost, že workflow nákupní objednávky se používá v určité společnosti.

3. V horním podokně formuláře stisknutím kombinace kláves CTRL+N vytvořte šablonu e-mailu.

4. Zadejte následující informace pro šablonu e-mailu:

   1. Do pole ID e-mailu zadejte ID šablony e-mailu. ID by mělo odpovídat účelu šablony. Maximální počet znaků v tomto poli je 10.

   2. V poli Popis e-mailu zadejte popis šablony e-mailu.

   3. V poli Výchozí kód jazyka vyberte kód jazyka. Pokud uživatel používá jiný jazyk a odpovídající verze šablony e-mailu pro tento jazyk neexistuje, e-mailové zprávy budou odeslány v jazyce, který zadáte zde.

   4. V poli Jméno odesílatele zadejte jméno odesilatele, například Microsoft Dynamics AX. Jedná se o jméno, které se zobrazí příjemci v poli Doručené při příjmu zprávy elektronické pošty.

   5. V poli E-mailová adresa odesílatele zadejte e-mailovou adresu, která umožňuje odesílat e-mailové zprávy vytvořené aplikací Microsoft Dynamics AX.

5. Klepněte na kartu Obecné. Proveďte následující kroky:

   1. V seznamu Priorita vyberte prioritu. Tím se stanoví, zda se e-mailová zpráva příjemci zobrazí s přiřazenou prioritou.

   2. V seznamu Skupina dávek vyberte skupinu dávek, kterou jste vytvořili dříve v tomto tématu.

6. V dolním podokně formuláře stisknutím kombinace kláves CTRL+N verzi šablony v určitém jazyce. Pro každou verzi, kterou vytvoříte, postupujte takto:

   1. Ověřte, zda se v poli ID e-mailu zobrazí ID, které jste vytvořili v kroku 4.

   2. V poli Jazyk vyberte jazyk, který se používá k zápisu textu e-mailové zprávy.

   3. V poli Předmět zadejte předmět e-mailové zprávy.

      Chcete-li předmět e-mailové zprávy generovat automaticky, zadejte %subject%. Abyste lépe pochopili princip tohoto zástupce, projděte si příklad uvedený v následující tabulce.

      SCÉNÁŘ:	Vytváříte šablonu e-mailu pro workflow nákupní žádanky.
      POKUD:	Předpokládejme následující: Zadáte následujícího zástupce do pole Předmět e-mailové šablony: %subject% Pole Předmět pracovní položky obsahuje následující text. Toto pole se nachází ve formuláři Vlastnosti schvalovacího kroku workflowu. Je požadována akce: Byla vám přidělena nákupní žádanka ke schválení.
      PAK:	V e-mailu, který se vygeneruje a odešle uživatelům, bude zástupce %subject% automaticky nahrazen následujícím textem: Je požadována akce: Byla vám přidělena nákupní žádanka ke schválení.

      Další informace o zástupcích naleznete v další části v tomto tématu.

   4. V poli Rozvržení vyberte možnost XSLT nebo HTML v závislosti na tom, jak by měla být zpráva zobrazena.

   5. Klepněte na možnost E-mailová zpráva. Ve formuláři, který se zobrazí, zadejte obsah zprávy.

      Pokud chcete, aby byla zpráva vygenerována automaticky, zadejte %message%. Abyste lépe pochopili princip tohoto zástupce, projděte si příklad uvedený v následující tabulce.

      SCÉNÁŘ:	Vytváříte šablonu e-mailu pro workflow nákupní žádanky.
      POKUD:	Předpokládejme následující: Zadáte následujícího zástupce jako zprávu e-mailové šablony: %message% Pole Pokyny k pracovní položce obsahuje následující text. Toto pole se nachází ve formuláři Vlastnosti schvalovacího kroku workflowu. Nákupní žádanky pro nákupní požadavek %Purchase requisition.PurchReqId% byly přiřazeny uživateli ke schválení. Součet nákupních žádanek je: %.Purchase requisition.Approval amount % a odeslal jej %.Worker.createdBy%. Poznámka Text mezi znaky % se používá jako zástupce, kterého lze vložit při konfiguraci workflowu. V tomto příkladu bude zástupce nahrazen určitými daty týkajícími se nákupních žádanek.
      PAK:	V e-mailu, který se vygeneruje a odešle uživatelům, bude zástupce %message% automaticky nahrazen následujícím textem: Byla vám přiřazena nákupní žádanka PR-0108 ke schválení. Součet nákupních požadavků je 5 000 Kč a odeslal je Jan Novák.

      Další informace o zástupcích naleznete v další části v tomto tématu. 6. Uložte zprávu.

      Použití zástupného textu

      Při vytvoření šablony e-mailu lze použít zástupce. Zástupci budou nahrazeny textem, který je specifický pro funkci, pro kterou vytváříte šablonu e-mailů.

      Předpokládejme například, že vytvoříte šablonu e-mailu, která bude odeslána uživatelům, kteří musí schválit nákupní žádanky. Zadáte-li %message% do textu šablony e-mailu, zástupný text %message% bude nahrazen textem zadaným ve vlastnostech konfigurace workflowu.

      Do e-mailových šablon lze přidat následující zástupce. Zástupci, které byste měli použít, závisí na tom, zda jste zvolili vytvořit šablonu e-mailu pomocí HTML nebo XSLT.

      Zástupce HTML	Zástupce XSLT	Informace zobrazené v e-mailové zprávě
      %subject%	alert/subject	Předmět, který je definován ve vlastnostech konfigurací související funkce.
      %message%	alert/message	Zpráva, která je definována ve vlastnostech konfigurací související funkce.
      %event%	alert/event	Událost, která se stala.
      %occurred%	alert/occurred	Datum, kdy se událost stala.
      %for%	alert/for	Záznam o tom, kde byla událost pozorována.
      %data%	alert/data	Podrobné informace.
      %company%	alert/company	Společnost, ve které se událost stala.

      Určete, kdy se má každá šablona použít

      Po vytvoření šablony e-mailu je nutné zadat, kdy se mají jednotlivé šablony použít. Další informace o tomto postupu naleznete v dokumentaci pro funkce, pro které jste vytvořili e-mailové šablony.

      Příklad:

      • Pokud jste vytvořili e-mailové šablony pro workflow, v tématu Konfigurace nastavení e-malu pro systém workflow najdete informace o způsobu konfigurace systému workflowu pro použití těchto šablon.

      • Pokud jste vytvořili e-mailové šablony pro pravidla výstrahy, v tématu Určení e-mailové identifikace pro výstrahy najdete informace o způsobu konfigurace pravidel výstrahy pro použití těchto šablon.

      • Pokud jste vytvořili šablony e-mailu kvůli vymáhání pohledávky v modulu Pohledávky, v tématu Nastavit kolekcí najdete informace o postupu při konfigurování pohledávky pro použití těchto šablon.

      5. Sledování e-mailových zpráv připravených k odeslání

      Následující postup slouží ke sledování odchozích e-mailových zpráv.

      Zobrazení stavu odchozích e-mailových zpráv

      Následující postup slouží ke sledování stavu e-mailových zpráv, které mají být odeslány.

      1. Klepněte na tlačítko Správa systému > Periodicky > Zpracování e-mailu > Stav odeslání e-mailu.

      2. Pokud chcete, aby formulář obsahoval všechny e-mailové zprávy, včetně těch, které byly úspěšně odeslány, zaškrtněte políčko Zobrazit také odeslané e-mailové zprávy.

      3. Stav jednotlivých e-mailových zpráv lze zobrazit ve sloupci Stav.

         • Po odeslání zprávy je její stav Odesláno.

         • Pokud zpráva čeká na odeslání, její stav je Čekání.

           Po stavu Čekání následuje číslo n v závorkách, například 1. Toto číslo udává počet pokusů při odesílání e-mailové zprávy. Toto číslo nemůže být větší, než je počet opakování zadaný v plánu opakování. (Další informace o plánu opakování naleznete v následující části.)

         • Když nebyla zpráva úspěšně odeslána a nejsou naplánovány žádné další pokusy, její stav je Neúspěšný.

           Pokud chcete zkusit znovu odeslat zprávu, klepněte na tlačítko Odeslat znovu. Plán opakování bude pokračovat při pokusu o odeslání zprávy.

      Založení plánu opakování

      Můžete nastavit plán opakování pro zprávy, které nebyly odeslány úspěšně. Plán opakování určuje, kolik pokusů o zaslání e-mailové zprávy chcete provést, a interval mezi jednotlivými pokusy.

      Plán opakování je třeba nastavit tak, aby server AOS nebyl přetížen. Časové intervaly mezi jednotlivými pokusy je nutno postupně prodlužovat. Například k prvnímu opakování může dojít po jedné minutě, druhý pokus může proběhnout po jedné hodině, třetí pokus za jeden den a tak dále. K rozložení zatížení lze plán opakování nastavit na několika serverech AOS.

      Poznámka

      Pamatujte, že e-mailové zprávy jsou odesílány pomocí dávkového zpracování. Konfigurace dávkové úlohy distributora e-mailu má vliv na frekvenci opakování pokusů. Například pokud jste nakonfigurovali spouštění dávkové úlohy každou hodinu, opakování nelze provést pět minut po selhání prvního pokusu.

      Chcete-li nastavit plán opakování, proveďte následující postup.

      1. Klepněte na tlačítko Správa systému > Periodicky > Zpracování e-mailu > Plán opakování.

      2. Chcete-li vytvořit nový pokus opakování, stiskněte klávesy CTRL+N.

         Pokusy opakování jsou očíslovány automaticky. (Například jsou očíslovány jako 1, 2, 3 a tak dále.) Každý pokus je uveden ve sloupci Období zpoždění.

      3. V poli Zpoždění při opakování zadejte číslo.

         Například pokud chcete, aby tento pokus proběhl pět minut po předchozím pokusu o odeslání e-mailové zprávy, zadejte do tohoto pole číslo 5.

      4. V poli Míra vyberte měrnou jednotku času, jako například Minuty, Hodiny nebo Dny.

         Například předpokládejme, že chcete, aby první pokus opakování proběhl po jedné minutě, druhý pokus po jedné hodině, třetí pokus za jeden den. V tomto scénáři bude formulář Plán opakování vypadat jako v následující tabulce.

         Období zpoždění	Zpoždění při opakování	Měření
         1	1	Minuty
         2	1	Hodiny
         3	1	Dny