Záznamník úkolů umožňuje vytvářet dokumenty a jiný materiál školení

  • Článek

Platí pro: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Toto téma vysvětluje, jak použít Záznamník úkolů pro rychlé dokumentace obchodních procesů nebo úloh pro vzdělávání a jiné účely. Záznamník úkolů můžete použít pro tvorbu videa nebo dokumentů. Při vytváření dokumentu je možné určit použitou šablonu tak, že všechny dokumenty vytvořené pomocí Záznamníku úkolů mají stejný vzhled.

Mezi postupy a úlohy, které lze zaznamenat, patří:

  • Obchodní procesy: cyklus nákupní objednávky, cyklus platby prodejní objednávky nebo proces plánování výroby.

  • Úlohy: vytváření záznamu dodavatele, nastavení plánů rozpočtu a generování volných faktur.

Záznamník úkolů má tyto dva režimy: základní a rozšířený.

Základní režim

Základní režim slouží ke generování dokumentu aplikace Microsoft Word a záznamu videa pro vybrané obchodní procesy. Poté můžete ukládat dokumenty v předdefinovaných sdílených složkách.

Pokročilý režim

Aktualizovaný Záznamník úkolů zahrnuje pokročilý režim. Pokročilý režim zachycuje další metadata, které lze použít pro tvorbu souboru, který lze nahrát do Modelování obchodního procesu v Microsoft Dynamics Lifecycle Services. Tento soubor obsahuje metadata o hierarchii, obchodních procesů a stromu aplikačních objektů (AOT). Dále zahrnuje křížové vývojové grafy a aktivity, které lze použít k úpravě a identifikaci obchodních požadavků.

Pokročilý režim je v Microsoft Dynamics AX 2012 R3 a Kumulativní aktualizace 7 pro Microsoft Dynamics AX 2012 R2 k dispozici ve výchozím nastavení. Pokud pracujete s předchozí verzí Microsoft Dynamics AX, můžete stáhnout hotfix s aktualizovanou verzí Záznamníku úkolů z článku znalostní báze 2863182. Další informace naleznete v následujících tématech:

Předpoklady a podporované prostředí

Všichni uživatelé, kteří používají Záznamník úkolů, musí mít oprávnění k zápisu do centrálního prostoru pro sdílení záznamů.

V následující tabulce jsou uvedeny požadavky na použití Záznamníku úkolů v základním a pokročilém režimu.

Požadavek

Základní režim

Pokročilý režim

Požadované programy

  • Windows Media Player. Další informace o Windows Media Player viz http://windows.microsoft.com/en-us/windows/windows-media-player.

  • Microsoft Word. Word musí být nainstalován v počítači, kde budete Záznamník úkolů používat. Nemáte-li nainstalovanou aplikaci Word, Záznamník úkolů bude generovat soubory XML.

  • Microsoft Dynamics AX a Microsoft Dynamics AX Application Object Server (AOS).

    Microsoft Dynamics AX a AOS lze nainstalovat v jiných počítačích.

  • Všechny programy, které jsou požadovány pro základní režim.

    Poznámka

    V pokročilém režimu musí být Microsoft Dynamics AX a AOS nainstalovány v jednom počítači.

  • Microsoft Office

Další požadavky

Žádné

Účet služby AOS musí mít oprávnění k zápisu do sdílené složky dokumentů.

Nastavení parametrů záznamníku úkolů

Dříve než můžete zaznamenat obchodních procesů a úkoly, je nutné definovat, kde budou záznamy, dokumenty a šablony uloženy. Následující postup slouží k definování místa pro uložení.

  1. Otevřete Microsoft Dynamics AX a v nabídce Soubor klepněte na tlačítko Nástroje > Záznamník úkolů a otevřete tak formulář Záznamník úkolů.

  2. V části Podokno akcí, na kartě Nastavení klikněte na Parametry.

  3. Ve formuláři Parametry záznamníku úkolů vyhledejte nebo zadejte cesty, kam budou uloženy záznamy, dokumenty a šablony.

Musíte vytvořit také hierarchii. Záznamník úkolů používá hierarchii pro přiřazení každého záznamu obchodního procesu nebo úlohy. Po prvním zaznamenání po nastavení parametrů se zobrazí zpráva nabízející možnost vytvořit výchozí obor a architekturu a výchozí úrovně hierarchie. Klepněte na tlačítko OK, pokud chcete nechat vytvořit výchozí hodnoty.

Příprava pro záznam

Následující doporučení pomohou zajistit, že budete připraveni na úspěšné dokončení záznamu:

  • Ujistěte se, že znáte všechny kroky úlohy, které chcete provést, a že jste připravili prostředí, ve kterém můžete provést všechny kroky.

  • Úlohu je třeba provádět relativně pomalu. Pokud budete postupovat příliš rychle, například formulář dokončíte za méně než jednu sekundu, Microsoft Dynamics AX nedokáže pořídit snímek obrazovky formuláře.

  • Určete formát výstupu záznamu a ujistěte se, že máte v počítači nainstalován příslušný software.

  • Buďte připraveni na možnost zaznamenat úlohu více než jednou. Záznamník úkolů nemusí zaznamenat všechny snímky obrazovky, které byste rádi, nebo můžete chtít přidat další kroky.

Možnosti výstupu

Po zaznamenání úlohy, jsou videa a dokument aplikace Word uloženy do umístění, které jste vybrali ve formuláři Parametry. Následující tabulka obsahuje seznam funkcí jednotlivých typů dokumentů, které můžete generovat po zaznamenání úlohy pomocí Záznamníku úkolů. Můžete vybrat šablonu pro soubory Word.

Formát výstupu

Funkce

Microsoft Word

Do výstupu dokumentu aplikace Word patří následující:

  • Nadpis dokumentu

  • Informace o dokumentu včetně informace o osobě, která úlohu zaznamenala, datum záznamu, datum vytvoření dokumentu a popis dokumentu.

  • Obsah uvádějící formuláře, které byly během záznamu otevřeny.

  • Číslovaný seznam zahrnující následující informace:

    • Krok pro každý formulář, který označuje, jak jej otevřít.

    • Snímek obrazovky pro každý formulář.

    • Kroky, které popisují, jaké hodnoty ve formuláři změnit, a pokud je k dispozici, také popis tabulek, ve kterých je tato hodnota uložena.

  • Kroky, které označují, na která tlačítka je třeba klepnout.

Windows Media Player

Windows Media Player pořizuje pravidelné snímky, které jsou kombinovány a tvoří záznam úlohy.

Výstupní soubory Modelování obchodního procesu

Tyto soubory lze načíst do Lifecycle Services a zajišťují mapy modelu obchodního procesu.

Záznam úlohy v základním režimu

Tento postup slouží k zaznamenání úkolu v základním režimu Záznamníku úkolů. Informace o postupu zaznamenávání úkolu v pokročilém režimu Záznamníku úkolů naleznete v části Použití Záznamníku úkolů v pokročilém režimu.

  1. V Microsoft Dynamics AX otevřete formulář, který budete používat k dokončení zaznamenávaného úkolu.

  2. V nabídce Soubor klepněte na tlačítko Nástroje > Záznamník úkolů a otevřete tak formulář Záznamník úkolů.

  3. Vyberte uzel, pro který vytváříte záznam.

    Nelze vytvořit záznam pro kořenový uzel. Pokud existuje pouze kořenový uzel, je nutné přidat nový uzel.

    1. Vyberte kořenový uzel a klepněte na tlačítko Nový uzel.

    2. Ve formuláři, který se otevře, zadejte název a popis nového uzlu.

    3. V poli Modul vyberte obchodním proces, který uzel představuje, a pak v poli Skupina operací určete, zda je uzel vytvořen pro základní obchodní proces nebo podpůrný obchodní proces.

    4. Klepněte na možnost Uložit.

  4. Klepněte na možnost Spustit.

  5. Proveďte zaznamenávané úlohy.

  6. Klepnutím na tlačítko Zastavit záznam zastavíte.

  7. Ve formuláři Zastavit záznam klepnutím na volbu Ano uložte zaznamenanou posloupnost kroků a poté zadejte název pro zaznamenanou úlohu. Chcete-li danou úlohu později snadno identifikovat, můžete přidat také její stručný popis.

Použití Záznamníku úkolů v pokročilém režimu

Při záznamu obchodního procesu nebo úkolu v pokročilém režimu můžete odeslat zaznamenaný soubor a související informace do Modelování obchodního procesu v Lifecycle Services. Postupy v tomto oddílu popisují, jak nakonfigurovat Záznamník úkolů pro pokročilý režim, konfigurovat další potřebné informace, vytvořit záznam úlohy a poté odeslat informace do Modelování obchodního procesu.

JJ683224.collapse_all(cs-cz,AX.60).gifKonfigurace Záznamníku úkolů v pokročilém režimu

Pomocí tohoto postupu nastavte Záznamník úkolů v pokročilém režimu.

  1. V Microsoft Dynamics AX v nabídce Soubor klepněte na tlačítko Nástroje > Záznamník úkolů.

  2. Ve formuláři Záznamník úkolů na podokně akcí na kartě Nastavení klepněte na Obor a nakonfigurujte nový obor.

  3. Zadejte informace o oboru a poté zavřete formulář Oborové parametry.

  4. Ve formuláři Záznamník úkolů na kartě Nastavení klepněte na možnost Soustava a nastavte tak novou architekturu.

  5. Zadejte informace o nové architektuře a poté zavřete formulář Parametry architektury.

  6. Ve formuláři Záznamník úkolů na kartě Nastavení klepněte na možnost Úrovně hierarchie a nastavte úrovně architektury a oboru. Chcete-li zaznamenat informace o Modelování obchodního procesu, vyberte možnost Pokročilé a nastavte kombinaci architektury a oboru.

  7. Zavřete formulář Úrovně hierarchie a potom zavřete formulář Záznamník úkolů.

JJ683224.collapse_all(cs-cz,AX.60).gifVytvoření nebo odeslání hierarchii obchodního procesu

Pokud chcete použít Záznamník úkolů v pokročilém režimu, je nutné definovat hierarchie obchodního procesu. Tyto hierarchie se používají k uspořádání obchodních procesů při jejich záznamu. Hierarchii procesů uvnitř Záznamníku úkolů můžete vytvořit ručně, nebo ji můžete vytvořit pomocí funkce odeslání do Microsoft Excel.

JJ683224.collapse_all(cs-cz,AX.60).gifRuční vytvoření hierarchií obchodního procesu

Tento postup slouží k ručnímu vytváření hierarchie obchodního procesu.

  1. V Microsoft Dynamics AX v nabídce Soubor klepněte na tlačítko Nástroje > Záznamník úkolů.

  2. Ve formuláři Záznamník úkolů vyberte architekturu a obor a pak vyberte uzel.

  3. Klepněte na tlačítko Nový uzel, zadejte informace o uzlu a klepněte na tlačítko Uložit.

  4. Volitelné: Vyberte uzel, klepněte na tlačítko Nový uzel a vytvořte podřízené uzly.

  5. Volitelné: Pomocí tlačítek Přesunout nahoru, Přesunout dolů a Odstranit uzel upravte uspořádání uzlů.

JJ683224.collapse_all(cs-cz,AX.60).gifOdeslání hierarchií obchodního procesu pomocí šablon aplikace Excel

Obchodní proces hierarchie v šabloně Aplikace Excel je k dispozici ke stažení pro správce nebo vývojáře v rámci AOT. Po stažení mohou ostatní uživatelé šablonu vyplnit a odeslat ji.

JJ683224.collapse_all(cs-cz,AX.60).gifStáhnout šablonu aplikace Excel

Tento postup musí být dokončen správcem nebo vývojářem.

  1. V rámci AOT otevřete sdílený projekt SysTaskRecorderPlus.

  2. V části Zdroje klepněte pravým tlačítkem myši na možnost SysTaskREcorderProcessImportTemplate a klepněte na tlačítko Otevřít.

  3. Ve formuláři Náhled klepněte na možnost Exportovat, vyberte umístění a název souboru a klepněte na tlačítko Uložit.

  4. Po exportování souboru a uložení jako šablony postupujte pomocí tohoto postupu a hierarchii obchodního procesu odešlete.

JJ683224.collapse_all(cs-cz,AX.60).gifPoužití šablony aplikace Excel

  1. Otevřete šablonu v Aplikace Excel a zadejte následující údaje:

    • ID

    • Název procesu

    • Popis procesu

    • ID nadřazené položky

    • Název architektury

    • Úroveň architektury

    • Skupina

    • Modul

    • Profil používání

    Poznámka

    Hodnoty, které zadáte jako název architektury, úroveň architektury a skupinu, musí rovněž existovat ve formulářích Obor a Soustava.

  2. Po zadání informací v šabloně aplikace Excel v Microsoft Dynamics AX v nabídce Soubor klepněte na tlačítko Nástroje > Záznamník úkolů.

  3. Ve formuláři Záznamník úkolů klepněte na možnost Import hierarchie a poté zadejte název souboru.

  4. Klepněte na možnost Ověřit > Import hierarchie. Data se importují do Záznamníku úkolů.

JJ683224.collapse_all(cs-cz,AX.60).gifZáznam úlohy v pokročilém režimu

Pomocí následujícího postupu můžete zaznamenat úkolu do pokročilém režimu.

  1. Otevřete Microsoft Dynamics AX jako správce. (Klepněte pravým tlačítkem myši na ikonu Microsoft Dynamics AX 2012 a poté vyberte možnost Spustit jako správce.)

  2. V nabídce Soubor klepněte na tlačítko Nástroje > Záznamník úkolů.

  3. Ve formuláři Záznamník úkolů vyberte architektury a obor a pak rozbalte a vyberte uzel , který chcete zaznamenat.

  4. Pro vybraný uzel vyberte modul.

  5. Klepněte na možnost Spustit. Formulář Záznamník úkolů se minimalizuje.

  6. Dokončete úlohu v Microsoft Dynamics AX.

    Důležité

    Maximální délka záznamu je 10 minut.

  7. Po ukončení záznamu rozbalte minimalizovaný formulář Záznamník úkolů a klepněte na tlačítko Zastavit.

    Video a dokument Word jsou uloženy ve složce, kterou jste vybrali v poli Cesta k souborům záznamu ve formuláři Parametry záznamníku úkolů.

  8. Volitelné: Uzel můžete zaznamenat znovu, nebo můžete vybrat uzel a klepnutím na tlačítko Vymazat uzel odstranit libovolné související soubory.

  9. Volitelné: Po ukončení záznamu se vybraný uzel označí modrou šipkou. Vyberte uzel a klepnutím na tlačítko Dokument můžete generovat podrobný dokument Word.

  10. Volitelně: Pokud budete chtít spustit video, otevřete sdílenou složku vybranou v poli Cesta k souborům záznamu ve formuláři Parametry záznamníku úkolů. Otevřete podsložku s názvem ve formátu <architektura>_<obor>. Pokud je například proces pojmenován Vytvoření/distribuce nákupních objednávek, název vytvořené složky po záznamu je Vytvoření_4212B2BB.

JJ683224.collapse_all(cs-cz,AX.60).gifGenerování balíčku pro Modelování obchodního procesu v Lifecycle Services

Poté, co byly obchodní procesy zaznamenány, je můžete odeslat do Modelování obchodního procesu. Pokud chcete po záznamu procesů v architektuře generovat soubor, který bude možné odeslat, klepněte ve formuláři Záznamník úkolů na možnost Balíček sestavení.

Poznámka

Každý balíček je vhodné vytvořit pouze jednou.

Klepnutím na tlačítko Balíček sestavení spustíte dávkovou úlohu, která zpracuje soubory. Dávková úloha může trvat dlouho. Tato doba závisí na počtu položek, které byly již byly zařazeny do fronty pro dávkový server. Po dokončení dávkové úlohy se vygeneruje soubor .axbpm ve složce nastavené ve formuláři Parametry záznamníku úkolů. Formát názvu souboru je <architektura>_<obor><ddmmrrrrhhmm>.axbpm. Jedná se o soubor, který můžete odeslat do Modelování obchodního procesu.

JJ683224.collapse_all(cs-cz,AX.60).gifOdeslání souborů s obchodními procesy do Modelování obchodního procesu

Soubory Modelování obchodního procesu (*.axbpm), které jsou generovány pomocí Záznamníku úkolů, je možné odeslat do Modelování obchodního procesu v Lifecycle Services. Zaznamenané obchodní procesy lze pak podle potřeby zkontrolovat a upravit. K odeslání souborů obchodních procesů dokončete následující kroky:

  1. Přihlaste se k Lifecycle Services. V pracovním prostoru Organizace vyberte projekt.

  2. Na domovské stránce Projekt klepněte na položku Modelování obchodního procesu.

  3. Na stránce Knihovna obchodního procesu v části Moje projekty nebo Podniková knihovna klepněte na položku Odeslat.

    • Když odešlete balíček obchodního procesu do složky Moje projekty, obchodní procesy bude možné zobrazit pouze vámi nebo uživateli, kterým umožníte přístup.

    • Když odešlete balíček obchodního procesu do složky Podniková knihovna, obchodní procesy bude možné zobrazit všemi uživateli ve společnosti.

    • Když odešlete balíček obchodního procesu do složky Moje projekty, můžete klepnout pravým tlačítkem myši a vybrat na panelu aplikací možnost Zvýšit úroveň. Tím zpřístupníte obchodní procesy v části Podniková knihovna. Tyto požadavky na zvýšení úrovně může schválit pouze správce. Lze také zvýšit úroveň u obchodních procesů z části Podniková knihovna do části Globální knihovna. Tyto požadavky na zvýšení úrovně může schválit pouze Microsoft.

  4. Na stránce Správa v části Nový vyberte obor a zadejte název a popis.

  5. Klepněte na tlačítko Odeslat, vyberte soubor .axbpm a klepněte na tlačítko OK.

Stav odeslání obchodního procesu můžete zobrazit na stránce Správa. Po uložení balíčku obchodního procesu můžete zobrazit architekturu obchodního procesu na stránce Knihovna obchodního procesu.

Viz také

Upload custom business processes to Business process modeler from Task recorder

Záznamník úkolů