Zlepšení spolupráce v malých a středních firmách

V čem vám může tento průvodce pomoct? Tento průvodce popisuje, jak můžete ve své malé až středně velké firmě zajistit pro zaměstnance a externí partnery bezpečný přístup k zabezpečeným datům.

V tomto průvodci najdete doporučené a otestované řešení návrhu a implementace, které vám umožní bezpečnější spolupráci mezi zaměstnanci a externími obchodními partnery a dodavateli díky tomu, že budou moct bezpečně přistupovat k sdíleným datům.

Co najdete v tomhle průvodci:

• Scénář, formulace problému a cíle

• Jaký je doporučený návrh tohoto řešení?

• Jaké jsou kroky k implementaci řešení?

Na následujícím diagramu je znázorněný problém a scénář, který tento průvodce řeší.

 Problémy spojené se spoluprací mezi zaměstnanci a dodavateli nebo partnery

Scénář, formulace problému a cíle

Tato část popisuje scénář, problém a cíle ukázkové společnosti.

Scénář

Správce organizace, kterou představuje malá až středně velká firma, hledá způsob, jak by zaměstnanci mohli spolupracovat s obchodními partnery a dodavateli. Zaměstnanci teď používají na svých místních počítačích aplikace Microsoft Office, třeba Word, Excel a PowerPoint. Zaměstnanci ukládají na místních počítačích dokumenty a sdílejí je s obchodními dodavateli a partnery prostřednictvím tištěných kopií a e-mailů nebo vytvořením místních sdílených prostředků.

Stanovení problému

Organizace teď nemá bezpečný způsob sdílení dokumentů se svými dodavateli a partnery. Tady je celkový problém, který se má vyřešit:

Jak coby správce malé nebo středně velké firmy můžete vylepšit zabezpečenou spolupráci mezi zaměstnanci a partnery nebo dodavateli?

Tady jsou některé aspekty tohoto problému:

• Dokumenty mezi zaměstnanci a partnery nebo dodavateli nejsou bezpečné sdílené.

• Je tu riziko, že se důležitá obchodní data můžou neúmyslně zobrazit neoprávněným uživatelům, kteří by je neměli vidět.

• Je obtížné sledovat víc verzí souboru, které vznikly tím, že zaměstnanci a dodavatelé ukládají data na různých zařízeních (třeba na počítači uživatele v práci a na počítači dodavatele mimo firemní pracoviště).

• Správa uživatelů a správa souborů nejsou pro dokumenty centralizované.

Cíle organizace

Cíle organizace pro lepší spolupráci jsou tyto:

• Ukládat data do cloudu nebo místně tak, aby zaměstnanci a dodavatelé měli snadný přístup k datům a mohli spolupracovat, odkud chtějí a kdy chtějí

• Poskytovat konkrétním zaměstnancům, partnerům a prodejcům přístup k dokumentům tak, aby neztratili kontrolu nad informacemi

• Vyloučit konflikty verzí způsobené tím, že se vytvoří víc verzí souborů, když zaměstnanci a dodavatelé dokončí místní kopie

• Integrovat a centralizovat správu cloudových služeb a interních aplikací týkajících se spolupráce, jako je Microsoft Outlook, Word, Excel a PowerPoint

• Zvýšit produktivitu tím, že umožníte zaměstnancům spolupracovat s dodavateli a partnery díky široké škále cloudových služeb

• Centralizovat správu oprávnění pro dokumenty uložené místně a v cloudu

Jaký je doporučený postup při plánování a návrhu tohoto řešení?

Následující diagram znázorňuje ukládání, ochranu a bezpečný přístup k datům na serveru se systémem Windows Server 2012 R2 Essentials nebo Windows Server 2012 R2 s nainstalovanou rolí Windows Server Essentials Experience (ve zbývající části dokumentu se používá označení Windows Server Essentials Experience).

Návrh řešení pro spolupráci mezi zaměstnanci a dodavateli nebo partnery

Windows Server 2012 R2 Essentials (určený až pro 25 uživatelů a 50 zařízení) a edice Standard a Datacenter systému Windows Server 2012 R2 s nainstalovanou rolí Windows Server Essentials Experience nabízí řešení pro malé a středně velké obchodní partnery a vlastníky, která umožňuje zaměstnancům snadno spolupracovat s partnery a dodavateli.

Tato tabulka uvádí technologie zahrnuté do systémů Windows Server 2012 R2 Essentials a Windows Server Essentials Experience, které jsou součástí návrhu řešení. V tabulce je popsaný i důvod vybraného návrhu.

Windows Server 2012 R2 Essentials a Windows Server Essentials Experience obsahují tyto funkce a technologie, které můžou pomoct malým nebo středně velkým obchodním partnerům Microsoftu nebo správcům dosáhnout obchodních cílů uvedených v tomto průvodci.

Při plánování tohoto řešení zvažte tyto funkce a technologie. U každé funkce nebo technologie uvádíme doporučení související s návrhem.

Proč takový návrh doporučujeme?

Tato část vysvětluje podrobnosti týkající se návrhu a rozhodnutí, která vedla ke konečnému návrhu řešení. Najdete tu taky doporučenou konfiguraci a využití každé funkce použité v řešení.

Řídicí panel Windows Serveru Essentials

Řídicí panel Windows Serveru Essentials v systémech Windows Server 2012 R2 Essentials a Windows Server Essentials Experience nabízí rychlý přístup ke klíčovým informacím o serveru a funkcím pro správu. Z řídicího panelu můžete vytvořit a spravovat uživatelské účty, zařízení a zálohy a určovat přístup a nastavení pro složky a pevné disky serveru, zobrazovat výstrahy serveru a řešit je, integrovat s Microsoft Online Services a instalovat doplňky od jiných výrobců než od Microsoftu, které se integrují s online službami.

Doporučení: Řídicí panel Windows Serveru Essentials můžete použít pro většině úloh spojených se správou sítě. Na řídicím panelu můžete spouštět úlohy a průvodce, které optimalizují konfiguraci serverových funkcí. Na řídicím panelu taky můžete jednotlivým uživatelům konfigurovat oprávnění pro vzdálený přístup k síťovým prostředkům, třeba ke sdíleným složkám, klientským počítačům nebo virtuální privátní síti (VPN).

Prostory úložiště

Můžete použít funkci Prostory úložiště a vytvořit hospodárné, odolné a dynamicky rozšiřitelné datové svazky. Prostory úložiště vám umožní virtualizovat úložiště serveru, když seskupíte standardní pevné disky do fondů úložiště a z dostupné kapacity fondů pak vytvoříte virtuální disky (říká se jim prostory úložiště). Tyto prostory úložiště můžete použít k ukládání vašich firemních dat v jednom centrálním místě.

Doporučení: V malých firmách s míň než 10 zaměstnanci použijte aspoň tři pevné disky SAS nebo SATA: jeden pro operační systém a další dva jako prostory úložiště. K vytvoření prostoru úložiště doporučujeme použít aspoň dva pevné disky, které mají odolnost zajištěnou zrcadlením.

V malých firmách s víc než 10 zaměstnanci nebo ve středně velkých firmách do 100 zaměstnanců použijte ke konfiguraci prostor úložiště aspoň tři pevné disky SAS: jeden pro operační systém a další dva jako prostory úložiště. Taky doporučujeme, abyste si pořídili serverovou skříň, do které můžete přidávat další jednotky při rozšiřování.

Serverové složky

Když použijete funkci Serverové složky, můžete soubory, které se nacházejí na klientech, ukládat do centrálního umístění. Uložení souborů ve složkách na serveru zajistí, že soubory budou vždy bezpečně přístupné z každého klienta díky síťovým přihlašovacím údajům.

Doporučení: Na serveru vytvořte na jednotce prostoru úložiště samostatné serverové složky pro oddělení nebo projekty. Třeba pro účetní oddělení můžete vytvořit složku na serveru pojmenovanou „Účtárna“. Když serverovou složku vytvoříte na jednotce v prostoru úložiště, zvýšíte dostupnost dat (díky zrcadlení).

U serverových složek doporučujeme nastavit kvóty. Když se složka blíží svojí kapacitě, budete na to upozornění. Jakmile se zobrazí upozornění, uvolněte místo v úložišti, tím že ze serverové složky odstraníte soubory, nebo přidejte víc místa a zvyšte kvótu. Můžete taky nakonfigurovat, které složky na serveru budou dostupné vzdáleně, a můžete přiřadit oprávnění k vzdálenému přístupu určitým uživatelským účtům, které budou mít přístup ke složkám na serveru i mimo svoje pracoviště.

Správa uživatelů a skupin

Když na řídicím panelu Windows Server Essentials na kartě Uživatelé vytvoříte všem zaměstnancům uživatelské účty, můžete snadno spravovat přístup k síťovým prostředkům. Můžete taky vytvářet skupinové účty a přidávat do nich uživatelské účty jako členy. Všichni členové skupinového účtu mají stejnou úroveň přístupu k prostředkům na serveru.

Doporučení: Vytvořte uživatelské účty pro všechny zaměstnance v síti a pro všechny dodavatele a partnery, se kterými chcete spolupracovat v Office 365. Potom vytvořte skupiny uživatelů podle projektů, které vyžadují spolupráci nebo potřebují přístup ke složkám na serveru. Pro všechny zaměstnance z účetního oddělení můžete třeba vytvořit skupinu uživatelů s názvem „Účtárna“ a pak do ní přidat všechny příslušné uživatelské účty Pokud řešíte společný projekt, který vyžaduje, aby dodavatelé a zaměstnanci spolupracovali, vytvořte skupinu uživatelů pojmenovanou Dodavatel A. Pak přidejte uživatelské účty pro zaměstnance a dodavatele, kteří na tomto projektu budou spolupracovat, do skupiny pojmenované Projekt A. Později můžete skupině Dodavatel A přiřadit přístupová oprávnění ke knihovnám SharePointu.

Správa zařízení

Ve své síti můžete spravovat všechna zařízení na kartě Zařízení z řídicího panelu Windows Serveru Essentials po připojení všech počítačů v síti k serveru se systémem Windows Server 2012 R2 Essentials nebo Windows Server Essentials Experience. Pokud chcete, aby zaměstnanci měli na svých počítačích připojených k síti přístup ke složkám na serveru, musíte jejich počítače připojit k serveru.

Uděláte to tak, že na všech počítačích, které potřebují přístup k souborům a složkám umístěným na serveru se systémem Windows Server 2012 R2 Essentials nebo Windows Server Essentials Experience, spustíte průvodce připojením počítače k serveru. Pokud spustíte průvodce na počítači, nainstaluje software konektoru a připojí počítače k serveru. Má to tyto výhody:

• Zaměstnanci budou mít bezpečný přístup k datům uloženým na serveru. K připojení použijí své uživatelské účty.

• Na řídicím panelu můžete spravovat klienty.

• Klienty v síti můžete chránit nastavením zásad skupiny.

• Data klientů můžete pravidelně zálohovat.

• Můžete monitorovat stav klientů.

Doporučení: Na všech klientských počítačích v síti spusťte průvodce připojením počítače k serveru bez ohledu na to, jestli se počítač používá vzdáleně nebo místně.

Nastavení zásad skupiny ve Windows Serveru Essentials

Po implementaci zásad skupiny Windows Serveru Essentials v systému Windows Server 2012 R2 Essentials a Windows Server Essentials Experience vám tyto zásady pomůžou se zabezpečením sítě. Postarají se o to, aby Windows Update, Windows Defender a síťový firewall zůstaly zapnuté pro všechny klientské počítače v síti.

Doporučení: V zásadách skupiny Windows Serveru Essentials zapněte nastavení pro Windows Update, Windows Firewall a Windows Defender.

Office 365

Po dokončení průvodce integrací se službami Microsoft Office 365 můžete na řídicím panelu provádět tyto úlohy:

• Správa služeb a prostředků Office 365

• Správa online účtů umožňujících přístup vašich zaměstnanců k Office 365 a správa uživatelských účtů

• Správa vašeho předplatného a integrace Office 365 z řídicího panelu

• Vytváření a správa knihoven SharePointu Online

• Změna oprávnění pro týmový web SharePointu Online

• Pokud si zřídíte předplatné Exchange Online, můžete spravovat mobilní zařízení, která vaši zaměstnanci používají k připojení k firemnímu e-mailovému serveru.

Další informace o integraci Office 365 najdete v tématu Správa Office 365 ve Windows Serveru Essentials [WSE_O365_Integrate].

SharePoint Online

U libovolného plánu Office 365 pro firmy můžete vytvořit týmové weby a knihovny SharePointu Online. Při integraci Office 365 se přidá karta Knihovny služby SharePoint pro správu vašich prostředků SharePointu Online ke kartě Úložiště na řídicím panelu. Pokud chcete spravovat své knihovny SharePointu Online a oprávnění týmového webu z řídicího panelu, spusťte průvodce integrací se službami Microsoft Office 365. Další informace najdete v tématu Správa SharePointu Online ve Windows Serveru Essentials [WSE_O365_Integrate].

Po integraci Office 365 se serverem se systémem Windows Server 2012 R2 Essentials nebo Windows Server Essentials Experience můžou zaměstnanci a dodavatelé taky přistupovat k týmovým knihovnám SharePointu Online ze svých mobilních zařízení nebo telefonů Windows Phone z aplikace My server 2012 R2. Další informace najdete v tématu Použití aplikace My Server pro připojení k Windows Serveru Essentials [SBS8].

Online účty Microsoft

Po dokončení integrace Office 365 můžete z řídicího panelu vytvořit online účty Microsoft pro všechny svoje zaměstnance. Při použití řídicího panelu pro přiřazení online účtu Microsoft k určitému uživatelskému účtu se heslo uživatelského účtu automaticky synchronizuje s online účtem zaměstnance. To znamená, že pro přístup k prostředkům na serveru a k prostředkům v Office 365 potřebuje uživatel jen jedno heslo.

Kromě toho se dá používat stejný název pro uživatelský účet a online ID uživatele. Když uživatel změní heslo svého uživatelského účtu z počítače připojeného k doméně nebo přes Vzdálený webový přístup, hesla se okamžitě automaticky synchronizují.

Doporučení: Vytvořte online účty Microsoft pro všechny zaměstnance, kteří potřebují spolupracovat na společných projektech s partnery a dodavateli.

Jaké jsou hlavní kroky při implementaci tohoto řešení?

Řešení můžete implementovat podle kroků uvedených v této části. Než přejdete k dalšímu kroku, nejdřív ověřte správné provedení předchozího kroku.

1. Nastavte název domény z funkce Přístup odkudkoli.

   Když chcete nastavit název domény, postupujte podle pokynů v části Správa vzdáleného webového přístupu. Jestli název domény nemáte, průvodce nastavením názvu domény vám pomůže získat profesionální název domény (třeba contoso.com).

2. Zapněte funkci Přístup odkudkoli.

   Pokud chcete zapnout vzdálený webový přístup a síť VPN, spusťte na kartě Přístup odkudkoli na stránce řídicího panelu Nastavení průvodce nastavením funkce Přístup odkudkoli. Když chcete zapnout vzdálený webový přístup, postupujte podle pokynů v části Správa vzdáleného webového přístupu. Síť VPN zapnete podle pokynů v tématu Správa sítě VPN ve Windows Serveru Essentials [blue].

3. Vytvořte na serveru prostor úložiště. 

   Při vytváření prostorů úložišť postupujte podle pokynů v části Vytvoření prostoru úložiště.

   Jakmile prostor úložiště vytvoříte, ověřte, že je uvedený na kartě Pevné disky řídicího panelu.

4. Vytvořte složky na serveru pro dokumenty, které jsou citlivé a vyžadují místní uložení.

   Pokyny k vytváření složek na serveru najdete v tématu Přidání nebo přesunutí složky na serveru. Třeba při ukládání účetních souborů vaší společnosti můžete vytvořit složku na serveru s názvem „Účtárna“.

   Poznámka

   Jestli vaše organizace používá sdílené složky, pak do složek na serveru, vytvořených v tomto kroku, přesuňte i data uložená v různých zařízeních.

   Po vytvoření prostorů úložiště bude výchozí umístění složky na serveru na pevném disku. Zkontrolujte, že všechny složky na serveru, které jste vytvořili, jsou uvedené na kartě Složky na severu řídicího panelu. Doporučujeme vždy přidat složky na serveru na pevný disk prostorů úložiště.

5. Vytvořte uživatelské účty a skupiny uživatelů a přiřaďte přístupová oprávnění síťovým prostředkům.

   Podrobný postup vytváření uživatelských účtů najdete v tématu Přidání uživatelského účtu. Další informace o skupinách uživatelů najdete v tématu Správa uživatelských účtů ve Windows Serveru Essentials [H2].

   Na kartách Uživatelé a Skupiny uživatelů řídicího panelu zkontrolujte, že jsou tady uvedené všechny uživatelské účty a skupiny uživatelů.

6. Přiřaďte uživatelská přístupová oprávnění ke složkám na serveru.

   Když chcete uživatelským účtům přiřadit oprávnění, aby zaměstnanci měli přístup ke složkám na serveru, postupujte podle pokynů v části Správa přístupu ke složkám na serveru.

   Až nastavíte přístupová oprávnění uživatelů, můžete se na řídicím panelu podívat na vlastnosti libovolného uživatelského účtu. Jeho oprávnění k síťovým prostředkům tady můžete prohlížet nebo měnit. Další informace najdete v tématu Správa uživatelských účtů ve Windows Serveru Essentials [H2].

7. Připojte všechny klientské počítače v síti k serveru s Windows Serverem 2012 R2 Essentials nebo Windows Serverem 2012 R2 s nainstalovanou rolí Windows Server Essentials Experience.

   Než klientský počítač připojíte k serveru s Windows Serverem Essentials, podívejte se na tato témata:

   • Podporované operační systémy klientských počítačů

   • Předpoklady připojení počítače k serveru

   Na všech místních i vzdálených počítačích v síti pak spusťte průvodce připojením počítače k serveru. Podrobné pokyny týkající se připojení klientů k serveru, na kterém běží Windows Server Essentials Experience, najdete v tématu Připojení počítačů k serveru.

   Po připojení klienta k serveru ověřte, že je název počítače uvedený na kartě Zařízení řídicího panelu. Na řídicím panelu jsou úlohy správy, se kterými můžete spravovat všechny počítače připojené k serveru. Další informace o použití řídicího panelu ke správě počítačů najdete v tématu Správa zařízení na řídicím panelu.

8. Implementujte zásady skupiny Windows Serveru Essentials.

   Zásady skupiny Windows Serveru Essentials implementujete tak, že zapnete jejich nastavení pro Přesměrování složky, Windows Defender, Windows Firewall a Windows Update. Popis najdete v tématu Konfigurace nastavení zásad skupiny kvůli přesměrování složky a zabezpečení.

9. Integrujte Windows Serveru Essentials s Office 365.

   Informace o integraci Windows Serveru Essentials s Office 365 najdete v části Nastavení integrace Office 365 tématu Správa Office 365 ve Windows Serveru Essentials [WSE_O365_Integrate].

   Poznámka

   V průvodci integrací se službami Microsoft Office 365 můžete vytvořit nový online účet Microsoft (pokud ještě žádný nemáte) nebo použít stávající online účet. Navíc platí, že pokud nemáte předplatné Office 365, můžete si ho přes průvodce zřídit nebo si můžete zaregistrovat zkušební předplatné.

10. Propojte název internetové domény vaší organizace s Office 365.

    Pokud chcete vlastní internetovou doménu, která se bude objevovat v e-mailech adresovaných vaší organizaci a v adresách URL vašich prostředků na SharePointu Online, postupujte podle kroků v části Propojení názvu internetové domény vaší organizace s Office 365 tématu Správa Office 365 ve Windows Serveru Essentials [WSE_O365_Integrate].

11. Vytvořte online účty Microsoft pro svoje zaměstnance.

    Informace o vytvoření online účtů Microsoft najdete v části Vytvoření online účtů tématu Správa online účtů pro uživatele Windows Serveru Essentials [WSE_O365_Integrate].

12. Upozorněte zaměstnance, že se musí přihlásit k serveru a změnit si heslo.

    Pokud chcete synchronizovat hesla uživatelských účtů Office 365 a hesla síťových uživatelů, musíte upozornit zaměstnance, aby si při přihlášení ke svému počítači v síti změnili heslo. Po změně hesla budou moct pro přihlášení k síti Windows Server Essentials nebo k portálu Office 365 používat stejné přihlašovací údaje.

13. Vytvořte knihovny SharePointu Online a nastavte přístupová oprávnění z řídicího panelu.

    Informace o vytvoření knihoven SharePointu Online a nastavení jejich přístupových oprávnění na řídicím panelu Windows Serveru Essentials najdete v tématu Správa SharePointu Online.

Viz taky