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Exchange 2007: Zugriff an jedem Ort

 

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2006-08-18

Unternehmen müssen auf ständig neue Herausforderungen reagieren. Hierbei ist es von großer Bedeutung, dass Mitarbeiter standortunabhängig auf ihre Messagingdaten zugreifen können - unterwegs, zu Hause oder im Büro. Durch diesen standortunabhängigen Zugriff können Unternehmen ihre Kosten senken, die Effizienz steigern und ihre Mitarbeiter mit den für ihre jeweiligen Aufgaben erforderlichen Tools ausstatten.

In der Vergangenheit waren Messagingdaten auf E-Mail-Nachrichten beschränkt. Heutzutage hat sich dieser Begriff auf E-Mail-, Kalender- und Aufgabendaten sowie auf Fax- und Voicemailnachrichten erweitert. Microsoft Exchange Server 2007 bietet Zugriff auf diese Nachrichtentypen über eine zentrale Stelle - das Benutzerpostfach. Mit einer aktuellen Suite mit neuen und erweiterten Features können Sie jetzt auf alle Nachrichtentypen standortunabhängig zugreifen: im Büro, zu Hause, am Flughafen, im Fußballstadion oder im Café.

Um diesen standortunabhängigen Zugriff auf Ihre Messagingdaten zu gewährleisten, werden in Exchange 2007 verschiedene Serverfunktionen verwendet. Bei einer Serverfunktion handelt es sich um einen vordefinierten Satz an Funktionen, die auf einem Exchange 2006-Server installiert werden können. Sie können mehrere Serverfunktionen auf demselben physikalischen Server installieren.

noteAnmerkung:
Mit Ausnahme der Serverfunktion Edge-Transport können alle Serverfunktionen auf demselben Exchange 2007-Server ausgeführt werden. Die Serverfunktion Edge-Transport muss auf einem separaten Server installiert werden.

Die Serverfunktion Mailbox dient als Host für Postfachdatenbanken, in denen die Postfächer der Benutzer enthalten sind. Die Datenbanken für Öffentliche Ordner sind ebenfalls in dieser Serverfunktion enthalten. Die Serverfunktion ClientAccess akzeptiert Verbindungen zu Ihrem Exchange 2007-Server von einer Vielzahl verschiedener Clients. Diese Clients beinhalten Softwareclients und Hardwareclients, wie zum Beispiel mobile Geräte. Die Serverfunktion ClientAccess ermöglicht ebenfalls den Zugriff auf Frei/Gebucht-Daten über den Verfügbarkeitsdienst. Die Serverfunktion UnifiedMessaging verwendet das Telefonienetzwerk Ihrer Organisation und verbindet alle Messagingdaten in einem einzelnen System, in dem E-Mail-, Voicemail- und Faxnachrichten gespeichert werden können.

Die Serverfunktion UnifiedMessaging ist eine komplett neue Funktion für Exchange 2007. Mit dieser Serverfunktion können Sie alle Nachrichtentypen in einem Posteingang kombinieren, auf den Benutzer über ein Telefon, einen Computer oder ein mobiles Gerät zugreifen können. Vor der Markteinführung von Exchange 2007 verwalteten die meisten IT-Abteilungen ihre Voicemails und Faxnachrichten getrennt von ihren E-Mail-Nachrichten. Für die Bereitstellung dieser drei Nachrichtentypen waren häufig drei verschiedene Systeme erforderlich: Ein PBX- und Voicemailserver für Voicemailnachrichten, eigenständige Faxgeräte oder ein zentraler Faxserver und ein Exchange-Server. Unified Messaging kombiniert all diese Systeme in einem Posteingang.

Die Serverfunktion UnifiedMessaging bietet Exchange 2007-Organisationen die folgenden Features:

  • Anrufannahme   Mit diesem Feature werden eingehende Anrufe für einen Benutzer beantwortet, persönliche Begrüßungen wiedergegeben, Voicemailnachrichten aufgezeichnet und zur Weiterleitung an den Posteingang übergeben.
  • Faxempfang   Mit diesem Feature werden eingehende Faxnachrichten empfangen und als Anlage einer E-Mail-Nachricht in den Posteingang eines Benutzers weitergeleitet.
  • Teilnehmerzugriff   Mit diesem Feature können Benutzer den Unified Messaging-Server anwählen und mithilfe von Outlook Voice Access auf ihre jeweiligen Postfächer zugreifen. Unter Verwendung der Telefontastatur oder mit Spracheingaben können Benutzer durch das System navigieren. Benutzer können die folgenden Aufgaben durchführen:
    • Voicemailnachrichten abhören und auf diese Nachrichten reagieren
    • E-Mailnachrichten abhören, weiterleiten und beantworten
    • Kalenderinformationen abhören
    • Auf Kontaktinformationen zugreifen und Kontakte anwählen, die in der Globalen Adressliste oder im Kontakte-Ordner gespeichert sind
    • Besprechungen akzeptieren oder ablehnen
    • Persönliche Abwesenheitsbenachrichtigungen wiedergeben und aufzeichnen
    • Sicherheitseinstellungen und persönliche Optionen für Benutzer festlegen
  • Automatische Telefonzentrale   Bei der Automatischen Telefonzentrale handelt sich um eine Reihe von Sprachansagen, die Anrufer beim Zugriff auf das Unified Messaging-System hören. Über die Automatische Telefonzentrale können Benutzer unter Verwendung der Telefontastatur oder durch Spracheingaben im System navigieren, um einen Benutzer zu suchen oder einen Anruf zu platzieren. Administratoren können die folgenden Aufgaben durchführen:
    • Benutzerdefinierte Menüs für externe Benutzer erstellen
    • Mehrere Begrüßungen festlegen
    • Urlaubspläne festlegen
    • Anrufern die Verbindung zur Vermittlungsstelle ermöglichen
  • Scripting und Anpassung   Administratoren können Benutzer gruppieren und jeder Gruppe verschiedene Serviceoptionen anbieten. Eine Benutzergruppe kann beispielsweise nur Sprachnachrichten empfangen, wohingegen eine andere Gruppe Zugriff auf Sprach- und Faxnachrichten hat.

Exchange ActiveSync ist ein auf HTTP und XML basiertes Synchronisierungsprotokoll, das zur Verwendung über eine Mobilfunkverbindung oder drahtlose Internetverbindung ausgelegt ist. Die Datenübertragung über eine Hochgeschwindigkeits-Netzwerkverbindung ist wesentlich schneller als über eine Mobilfunkverbindung. Exchange ActiveSync ist auf Netzwerke mit hohen Wartezeiten und niedriger Bandbreite ausgelegt und ermöglicht eine schnelle Datenübertragung zwischen Microsoft Exchange Server und Ihrem mobilen Gerät.

noteAnmerkung:
In diesem Artikel wird davon ausgegangen, dass es sich bei dem mobilen Gerät um ein Mobiltelefon mit einer Software handelt, die die Synchronisierung mit Microsoft Exchange über Exchange ActiveSync unterstützt.

Exchange ActiveSync synchronisiert E-Mail-Nachrichten, Kontakte sowie Kalender- und Aufgabendaten. Zusammen mit der in Ihrer Organisation verwendeten Serverfunktion UnifiedMessaging können Sie ebenfalls Voicemail- und Faxnachrichten synchronisieren, die sich als E-Mail-Anlagen in Ihrem Posteingang befinden.

Exchange ActiveSync wurde in Exchange 2007 erheblich erweitert. Einige der neuen bzw. erweiterten Features bieten folgende Optionen:

  • Unterstützung für HTML-Nachrichten   Sie können Nachrichten als Nur-Text-Nachrichten oder im HTML-Format auf Ihr mobiles Gerät herunterladen. Nachrichten im HTML-Format unterstützen den Bildlauf von links nach rechts sowie eingebettete Bilder und aktive Links.
  • Direct Push   Die erstmals in Exchange Server 2003 Service Pack 2 eingeführte Direct Push-Technologie verwendet eine permanente HTTPS-Verbindung, um sicherzustellen, dass Ihr Gerät immer den aktuellen Stand aufweist. Sobald sich in Ihrem Posteingang neue Elemente befinden, benachrichtigt Exchange ActiveSync Ihr mobiles Gerät, woraufhin eine Synchronisierung durchgeführt wird.
    noteAnmerkung:
    Zur Verwendung von Direct Push ist die Ausführung von Windows Mobile 5.0 mit dem Feature Pack für Messaging und Sicherheit oder die aktuelle Version von Windows Mobile (derzeit in der Betatestphase) auf Ihrem Gerät erforderlich.
  • Erweiterte Gerätesicherheit   Exchange 2007 unterstützt Exchange ActiveSync-Richtlinien. Diese Richtlinien können auf Benutzerebene angewendet werden und Einstellungen steuern, wie zum Beispiel Kennwortanforderungen, den Zugriff auf Windows SharePoint Services-Dokumente, das Herunterladen von Anlagen sowie Einstellungen zum Sperren von Geräten.
  • Unterstützung für Nachrichtenkennzeichnung   Sie können die Nachrichten auf Ihrem mobilen Gerät mit Flags kennzeichnen. Dies Flags werden ebenfalls in Microsoft Office Outlook und Outlook Web Access angezeigt.
  • Unterstützung für Exchange-Suchen   Mobile Geräte haben häufig eine beschränkte Speicherkapazität. Standardmäßig speichert Exchange ActiveSync nur Nachrichten auf Ihrem mobilen Gerät, die nicht älter als drei Tage sind. Jetzt können Sie jedoch auch Nachrichten suchen, die älter als drei Tage oder in anderen Ordnern enthalten sind. Beim Auffinden einer Nachricht wird diese auf Ihr mobiles Gerät heruntergeladen.
  • Dateifreigabezugriff   Exchange ActiveSync ermöglicht den Zugriff auf Dokumente, die in Windows-Dateifreigaben oder Windows SharePoint Services-Freigaben gespeichert sind. Dieser Zugriff kann mit Exchange ActiveSync-Richtlinien gesteuert werden.
    noteAnmerkung:
    Viele dieser Features setzen voraus, dass die aktuelle Version von Windows Mobile, die sich derzeit in der Betatestphase befindet, auf Ihrem Gerät ausgeführt wird.

Mit Outlook Web Access können Sie mit einem beliebigen Webbrowser auf Ihr Exchange-Postfach zugreifen. Exchange 2007 bietet zwei Versionen von Outlook Web Access: Premium und Light. Outlook Web Access Premium bietet Zugriff auf sämtliche Exchange 2007-Postfachdaten. Weiterhin können Sie mobile Geräte anzeigen und verwalten, Abwesenheitsoptionen festlegen, Nachrichten gruppieren, sortieren und kennzeichnen, die Globale Adressliste durchsuchen sowie Ihr Exchange-Postfach suchen. Outlook Web Access Light bietet Zugriff auf E-Mail-Nachrichten sowie Kalender- und Kontaktdaten. Aufgaben und Notizen werden nicht unterstützt. Nachrichten können sortiert, jedoch nicht gruppiert und gekennzeichnet werden, und die Nachrichtenansicht kann nicht geändert werden.

noteAnmerkung:
Zur Verwendung von Outlook Web Access Premium ist Internet Explorer 6.0 oder eine höhere Version erforderlich. Outlook Web Access Premium wird auf anderen Browsern nicht unterstützt. Outlook Web Access Light wird auf aktuellen Versionen von Netscape Navigator, Opera, Safari und Mozilla Firefox unterstützt.

Outlook Web Access in Exchange Server 2007 bietet eine Reihe von neuen und erweiterten Features. Einige dieser Features bieten folgende Optionen:

  • Flexible Nachrichtenansicht   Sie können auswählen, wie die Nachrichtenliste angezeigt werden soll, die Position des Lesefensters festlegen und mehrere Gruppier- und Sortieroptionen konfigurieren.
  • Erweiterte Benachrichtigungsoptionen   Erinnerungen und neue E-Mail-Benachrichtigungen werden im Outlook Web Access-Fenster angezeigt und können mithilfe eines Dropdown-Menüs in der Symbolleiste geöffnet werden.
  • Terminplanungs-Assistent   Sie können den Terminplanungs-Assistenten zur Unterstützung für die Planung von Besprechungen mit Kollegen verwenden. Mit dem Terminplanungs-Assistent wird das Datum und die Uhrzeit in der Datumsauswahl als "Gut", "Mittelmäßig" oder "Schlecht" farblich markiert.
  • Dateifreigabezugriff   Über Outlook Web Access können Sie auf Dokumente und Dokumentbibliotheken auf Windows SharePoint Services- und Windows-Dateifreigaben zugreifen.
  • Voicemailoptionen   Wenn in Ihrer Organisation die Serverfunktion UnifiedMessaging installiert ist, können Sie Outlook Web Access zum Verwalten Ihrer Voicemailoptionen verwenden. Sie können Telefonzugriffsoptionen konfigurieren, Ihr Voicemailkennwort zurücksetzen oder den Outlook Voice Access-Ordner ändern, der beim Zugriff auf Ihre E-Mail-Nachrichten über das Telefon adressiert wird.

Mit Outlook Anywhere für Exchange 2007 können Sie Outlook 2007- und Outlook 2003-Clients verwenden, um eine Verbindung zu Ihrem Exchange-Server über das Internet unter Verwendung der Windows-Netzwerkkomponente "RPC über HTTP" herzustellen. Eine VPN (Virtual Private Network)-Verbindung zu Ihrem Unternehmensnetzwerk ist daher nicht erforderlich, wobei der Zugriff auf alle Outlook-Funktionen gewährleistet ist. Outlook Anywhere wurde in Exchange 2003 als "RPC über HTTP" bezeichnet. In Exchange 2007 wurde dieses Feature erweitert und dessen Bereitstellung und Verwaltung vereinfacht. Die Bereitstellung von "RPC über HTTP" war mit einer erheblichen Serverkonfiguration verbunden. Verwenden Sie in Exchange 2007 lediglich den Setup-Assistenten von Outlook Anywhere auf einem Exchange 2007-Computer, auf dem die Serverfunktion ClientAccess installiert ist. Alle Benutzer mit Exchange 2007-Postfächern erhalten automatisch Zugriff auf Outlook Anywhere.

Mit der Serverfunktion UnifiedMessaging, Exchange ActiveSync, Outlook Web Access und Outlook Anywhere können Sie nahezu standortunabhängig auf Ihr Exchange 2007-Postfach zugreifen.

Wenn Sie sich in dem mit Ihrem Unternehmensnetzwerk verbundenen Büro befinden, können Sie Microsoft Office Outlook oder Outlook Web Access zum Anzeigen Ihres Exchange-Postfachs verwenden. Sie können E-Mail-Nachrichten, Kalenderdaten, Kontakte, Aufgaben und Notizen anzeigen. Wenn Sie eine Voicemailnachricht erhalten, können Sie diese Nachricht über Ihre Computerlautsprecher oder über das Telefon wiedergeben. Für die Wiedergabe der Nachricht über das Telefon müssen Sie in Microsoft Office Outlook 2007 oder Exchange 2007 Outlook Web Access auf der Registerkarte Voicemailoptionen eine Nummer für die Wiedergabe über Telefon angeben. Wenn Sie eine Faxnachricht empfangen, leitet Unified Messaging diese automatisch als E-Mail-Anlage an Ihr Postfach weiter. Öffnen Sie lediglich die angehängte Datei, um Ihr Fax anzuzeigen bzw. zu drucken.

Wenn Sie das Büro wegen einer Geschäfts- oder Urlaubsreise verlassen, können Sie Exchange auf verschiedenste Weise "mitnehmen". Bevor Sie das Büro verlassen, können Sie Unified Messaging zur Wiedergabe von Abwesenheits-Voicemailnachrichten für Anrufer konfigurieren. Sie können ebenfalls Ihre Abwesenheitsbenachrichtigungsoptionen für E-Mail-Nachrichten in Microsoft Office Outlook oder Outlook Web Access konfigurieren. In Exchange 2007 können Sie sowohl eine externe als auch eine interne Abwesenheitsbenachrichtigung konfigurieren.

noteAnmerkung:
Die Möglichkeit zur Konfiguration einer externen Abwesenheitsbenachrichtigung kann von einem Exchange-Administrator auf Benutzerebene aktiviert werden.

Wenn Sie sich außerhalb des Büros befinden, können Sie Exchange ActiveSync und ein mobiles Gerät verwenden, um Ihre E-Mail-Nachrichten abzurufen. Wenn Sie eine Voicemailnachricht empfangen, können Sie die angehängte WMA-Datei herunterladen und auf Ihrem mobilen Gerät wiedergeben oder die Unified Messaging-Teilnehmerzugriffsnummer anrufen, um die Nachricht über das Telefon abzuhören. Wenn eine Faxnachricht in Ihr Postfach weitergeleitet wird, können Sie die Anlage direkt auf Ihrem mobilen Gerät anzeigen oder Outlook Web Access bzw. Outlook Anywhere verwenden, um eine Verbindung zu Ihrem Exchange-Postfach herzustellen und die Anlage anzuzeigen.

noteAnmerkung:
Für die Anzeige einer Faxnachricht auf einem mobilen Gerät ist möglicherweise die Installation einer Drittanbieteranwendung erforderlich, um Bilddateien anzuzeigen.

Auch wenn Sie kein mobiles Gerät und keinen Laptop besitzen oder keinen Zugriff auf ein Internet-Kiosk haben, können Sie mit Unified Messaging dennoch auf dem neuesten Stand bleiben. Wenn Sie auf Unified Messaging zugreifen möchten, rufen Sie die Teilnehmerzugriffsnummer an. Nachdem Sie Ihre Durchwahl und PIN eingegeben haben, hören Sie eine Ansage, die den folgenden Text beinhalten könnte: "Bitte sagen Sie Sprachnachricht, E-Mail, Kalender, persönliche Kontakte, Verzeichnis oder persönliche Optionen." Wenn Ihre Antwort E-Mail ist, liest Unified Messaging anschließend die folgenden im Posteingang enthaltenen Informationen: Header, Name, Betreff, Uhrzeit und Nachrichtenpriorität. Im Anschluss daran liest Unified Messaging die gesamte Nachricht.

noteAnmerkung:
Wenn Unified Messaging Nachrichten in einem anderen Ordner lesen soll, können Sie den Standardordner in Microsoft Office Outlook 2007 oder Exchange 2007 Outlook Web Access ändern. Unified Messaging kann Nachrichten lediglich aus einem Ordner lesen.

Verwenden Sie während des Lesevorgangs zu einem beliebigen Zeitpunkt die Spracheingabebefehle oder die Telefontastatur, um Unified Messaging zu instruieren. Folgende Aktionen können beispielsweise beim Abhören von E-Mail-Nachrichten ausgeführt werden: Fortfahren mit der nächsten Nachricht, Löschen der Nachricht, Löschen der Unterhaltung, Senden der Antwort an alle Teilnehmer, Zurückspulen, Ausführen des Schnellvorlaufs oder Anhalten. Wenn Sie auf eine Nachricht antworten müssen, können Sie eine WMA-Datei aufzeichnen und als Anlage an Ihre Antwort weiterleiten.

Wenn Sie sich auf dem Weg zu einer Besprechung befinden und feststellen, dass sie spät dran sind, können Sie Unified Messaging anrufen und auf Ihren Kalender zugreifen. Wenn Unified Messaging die bevorstehende Besprechung wiedergibt, sagen Sie "Ich verspäte mich", und sagen Sie Unified Messaging, um wie viel sie sich verspäten werden. Unified Messaging sendet allen Besprechungsteilnehmern eine Nachricht mit dem Hinweis, dass Sie sich verspäten.

Exchange 2007 in Kombination mit Unified Messaging, Exchange ActiveSync, Outlook Web Access und Outlook Anywhere bietet Ihren Mitarbeitern einen standortunabhängigen Zugriff auf ihre gesamten Messagingdaten. Aktuelle Informationen und Ressourcen zu Exchange 2007 finden Sie im Exchange Server TechCenter.

 
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