Adresslisten in Exchange Online

Eine Adressliste ist eine Sammlung von E-Mail-aktivierten Empfängerobjekten in Exchange Online. Adresslisten basieren auf Empfänger-Filtern. Sie können nach Empfängertyp (z. B. Postfächer und E-Mail-Kontakte), Empfängereigenschaften (z. B. Unternehmen, Bundesland oder Provinz) oder beides filtern. Adresslisten sind nicht statisch; sie werden dynamisch aktualisiert. Wenn Sie Empfänger in Ihrem organization erstellen oder ändern, werden diese automatisch den entsprechenden Adresslisten hinzugefügt. Dies sind die verschiedenen Arten von Adresslisten, die verfügbar sind:

  • Globale Adresslisten (GALs): Die integrierte GAL, die automatisch von Exchange Online erstellt wird, enthält jedes E-Mail-aktivierte Objekt im organization. Sie können zusätzliche GALs erstellen, um Benutzer nach organization oder Standort zu trennen, aber ein Benutzer kann nur eine GAL sehen und verwenden.

  • Adresslisten: Adresslisten sind Teilmengen von Empfängern, die in einer Liste gruppiert sind, wodurch sie von Benutzern leichter zu finden sind. Exchange Online ist mit mehreren integrierten Adresslisten enthalten, und Sie können mehr basierend auf den Anforderungen ihrer organization erstellen.

  • Offlineadressbücher (OABs): OABs enthalten Adresslisten und GALs. OABs werden von Outlook-Clients im Exchange-Cachemodus verwendet, um lokalen Zugriff auf Adresslisten und GALs für Empfängersuche zu ermöglichen. Weitere Informationen finden Sie unter [Offlineadressbücher in Exchange Online].

Benutzer in Ihrem organization verwenden Adresslisten und die GAL, um Empfänger für E-Mail-Nachrichten zu finden. Hier sehen Sie ein Beispiel dafür, wie Adresslisten in Outlook 2016 aussehen:

Globale Adressliste (GAL).

Informationen zu Prozeduren im Zusammenhang mit Adresslisten finden Sie unter Adresslistenprozeduren in Exchange Online.

Hinweise:

  • Standardmäßig wird die Adresslistenrolle in Exchange Online keiner Rollengruppe zugewiesen. Um Cmdlets oder Features zu verwenden, die die Rolle "Adressliste" erfordern, müssen Sie die Rolle einer Rollengruppe hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Ändern von Rollengruppen.

  • Vordefinierte Empfängerfilter oder benutzerdefinierte Empfängerfilter identifizieren die Empfänger, die in Adresslisten und GALs enthalten sind. Weitere Informationen finden Sie unter Empfängerfilter für Adresslisten in Exchange Online PowerShell.

  • Sie können Empfänger aus allen Adresslisten und GALs ausblenden. Weitere Informationen finden Sie unter Ausblenden von Empfängern aus Adresslisten.

Globale Adresslisten

Standardmäßig verfügt ein neuer Exchange Online organization über eine GAL mit dem Namen Standard-Globale Adressliste, die das primäre Repository aller Empfänger im organization ist. In der Regel verfügen die meisten Organisationen nur über eine GAL, da Benutzer nur eine GAL in Outlook und Outlook im Web (früher als Outlook Web App bezeichnet) sehen und verwenden können. Möglicherweise müssen Sie mehrere GALs erstellen, wenn Sie verhindern möchten, dass Gruppen von Empfängern einander sehen (z. B. ihre organization enthält zwei separate Unternehmen). Wenn Sie weitere GALs erstellen möchten, sollten Sie die folgenden Probleme berücksichtigen:

  • Sie können nur die Exchange Online PowerShell verwenden, um GALs zu erstellen, zu ändern, zu entfernen und zu aktualisieren.

  • Wenn ein Benutzer zu mehreren GALs gehört, wird basierend auf den folgenden Bedingungen immer noch nur eine GAL angezeigt:

    • Der Benutzer benötigt Berechtigungen zum Anzeigen der GAL. Sie weisen GALs Mithilfe von Adressbuchrichtlinien (ABPs) Benutzerberechtigungen zu. Weitere Informationen finden Sie unter Adressbuchrichtlinien in Exchange Online.
    • Wenn ein Benutzer weiterhin berechtigt ist, mehrere GALs anzuzeigen, wird nur die größte GAL verwendet (die GAL, die die meisten Empfänger enthält).
    • Jede GAL benötigt ein entsprechendes Offlineadressbuch (OAB), das die GAL enthält. Informationen zum Erstellen von OABs finden Sie unter Erstellen eines Offlineadressbuchs in Exchange Online.
  • Die integrierte GAL heißt Standardmäßige globale Adressliste, und alle zusätzlichen GALs, die Sie erstellen, erfordern eindeutige Namen. Je nach E-Mail-Client wird benutzern möglicherweise nicht der tatsächliche Name der gal angezeigt, die sie verwenden:

    • In Outlook im Web sehen Benutzer den tatsächlichen Namen der gal, die sie verwenden (z. B. globale Standardadressliste).
    • In Outlook wird die GAL immer als globale Adressliste angezeigt, die wahrscheinlich nicht mit dem tatsächlichen Namen übereinstimmt.

Standardadresslisten

Standardmäßig verfügt Exchange Online über fünf integrierte Adresslisten und eine GAL. Diese Adresslisten werden in der folgenden Tabelle beschrieben. Beachten Sie, dass systembezogene Postfächer wie Schiedspostfächer und Postfächer für öffentliche Ordner standardmäßig in Adresslisten ausgeblendet sind.

Name Typ Beschreibung Verwendeter Empfängerfilter
Alle Kontakte Adressliste Schließt alle E-Mail-Kontakte in die organization ein. Weitere Informationen zu E-Mail-Kontakten finden Sie unter Empfänger in Exchange Online. "Alias -ne $null -and (ObjectCategory -like 'person' -and ObjectClass -eq 'contact')"
Alle Verteilerlisten Adressliste Umfasst alle Verteilergruppen und E-Mail-aktivierten Sicherheitsgruppen im organization. Weitere Informationen zu E-Mail-aktivierten Gruppen finden Sie unter Empfänger in Exchange Online. "Alias -ne $null -and ObjectCategory -like 'group'"
Alle Räume Adressliste Umfasst alle Raumpostfächer. Gerätepostfächer sind nicht enthalten. Weitere Informationen zu Raum- und Gerätepostfächern (Ressourcen) finden Sie unter Empfänger in Exchange Online. "Alias -ne $null -and (RecipientDisplayType -eq 'ConferenceRoomMailbox' -or RecipientDisplayType -eq 'SyncedConferenceRoomMailbox')"
Alle Benutzer Adressliste Umfasst alle Benutzerpostfächer, verknüpften Postfächer, Remotepostfächer (Microsoft 365 oder Office 365 Postfächer), freigegebene Postfächer, Raumpostfächer, Gerätepostfächer und E-Mail-Benutzer im organization. Weitere Informationen zu diesen Empfängertypen finden Sie unter Empfänger in Exchange Online. "((Alias -ne $null) -and (((((((ObjectCategory -like 'person') -and (ObjectClass -eq 'user') -and (-not(Database -ne $null)) -and (-not(ServerLegacyDN -ne $null)))) -or (((ObjectCategory -like 'person') -and (ObjectClass -eq 'user') -and (((Database -ne $null) -or (ServerLegacyDN -ne $null))))))) -and (-not(RecipientTypeDetailsValue -eq 'GroupMailbox')))))"
Globale Standardadressliste GAL Schließt alle E-Mail-aktivierten Empfängerobjekte im organization (Benutzer, Kontakte, Gruppen, dynamische Verteilergruppen und öffentliche Ordner) ein. "((Alias -ne $null) -and (((ObjectClass -eq 'user') -or (ObjectClass -eq 'contact') -or (ObjectClass -eq 'msExchSystemMailbox') -or (ObjectClass -eq 'msExchDynamicDistributionList') -or (ObjectClass -eq 'group') -or (ObjectClass -eq 'publicFolder'))))"
Öffentliche Ordner Adressliste Schließt alle E-Mail-aktivierten öffentlichen Ordner in Ihrem organization ein. Zugriffsberechtigungen bestimmen, wer öffentliche Ordner anzeigen und verwenden kann. Weitere Informationen zu öffentlichen Ordnern finden Sie unter Öffentliche Ordner in Microsoft 365 oder Office 365 und Exchange Online. "Alias -ne $null -and ObjectCategory -like 'publicFolder'"

Benutzerdefinierte Adressenlisten

Ein Exchange Online organization kann Tausende von Empfängern enthalten, sodass die integrierten Adresslisten recht groß werden könnten. Um dies zu verhindern, können Sie benutzerdefinierte Adresslisten erstellen, um Benutzern zu helfen, das gesuchte Objekt zu finden.

Betrachten Sie beispielsweise ein Unternehmen, das über zwei große Geschäftsbereiche in einer Exchange Online organization verfügt:

  • Fourth Coffee, der Kaffeebohnen importiert und verkauft.
  • Contoso, Ltd, die Versicherungspolicen unterschreibt.

Bei den meisten täglichen Aktivitäten kommunizieren Die Mitarbeiter von Fourth Coffee nicht mit Mitarbeitern bei Contoso, Ltd. Daher können Sie zwei neue benutzerdefinierte Adresslisten erstellen, eine für Fourth Coffee und eine für Contoso, Ltd. Wenn ein Mitarbeiter jedoch nicht sicher ist, wo der Empfänger vorhanden ist, kann er in der GAL suchen, die alle Empfänger aus beiden Abteilungen enthält.

In Exchange Online können Sie PowerShell nur zum Erstellen benutzerdefinierter Adresslisten verwenden.

Bewährte Methoden für das Erstellen von Adresslisten

Adresslisten können nützliche Tools für Benutzer darstellen, doch sie können auch frustrieren, wenn sie schlecht geplant sind. Beachten Sie die folgenden bewährten Methoden, damit sichergestellt ist, dass die Adresslisten den praktischen Anforderungen Ihrer Benutzer genügen:

  • Adresslisten sollen es Benutzern erleichtern, Empfänger zu finden.
  • Vermeiden Sie es, so viele Adresslisten zu erstellen, dass Benutzer nicht wissen können, welche Liste verwendet werden soll.
  • Verwenden Sie eine Namenskonvention und eine Standorthierarchie für Ihre Adresslisten, damit Benutzer sofort erkennen können, wofür die Liste vorgesehen ist (welche Empfänger in der Liste enthalten sind). Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihre Adresslisten zu benennen, erstellen Sie weniger Listen und weisen die Benutzer darauf hin, dass sie in der globalen Adressliste jede Person in der Organisation finden können.

Ausführliche Anweisungen zum Erstellen von Adresslisten in Exchange Online finden Sie unter Adresslistenprozeduren in Exchange Online.

Anzeigen von Adresslisten in Outlook und Outlook im Web

Adresslisten in Exchange enthalten sowohl Benutzer als auch andere Objekte wie Besprechungsräume. In der Vergangenheit konnten Sie sowohl in Outlook als auch Outlook im Web (früher als Outlook Web App bezeichnet) die gesamte Adressliste durchsuchen, unabhängig von ihrer Größe. Ein Benutzer in einem organization mit Tausenden oder sogar Hunderttausenden von Einträgen könnte in einem einzigen Dialogfeld durch die gesamte Liste scrollen, um einen Benutzer oder ein Objekt zu finden. Dieser Ansatz ist jedoch ineffizient in Bezug auf den menschlichen Aufwand und die Computerressourcen. Eine einfache Suche kann die Ergebnisse schnell eingrenzen, sodass es einfacher und schneller ist, einen Eintrag zu finden.

Vor kurzem hat Microsoft eine Änderung vorgenommen, um Benutzer dazu zu ermutigen, die Suche anstelle des unendlichen Browsens zu verwenden, und auch um die Leistung zu verbessern. Diese Änderung wirkt sich auf das Durchsuchen von Onlineadressenlisten mit mehr als 500 Objekten aus. Diese Änderung gilt für die GAL, integrierte Adresslisten und benutzerdefinierte Adresslisten. Die Änderung wirkt sich nicht auf das Durchsuchen von Offlineadressbüchern aus.

In Outlook ist das Öffnen eines Onlineadressbuchs auf die Anzeige der ersten 500 Benutzer beschränkt, wenn das Resultset 500 Objekte überschreitet. Um einen bestimmten Benutzer oder eine Gruppe von Benutzern mit ähnlichen Namen zu finden, können Sie die vorhandene Suchfunktion in Outlook verwenden. Das Verhalten bei der Suche basierend auf Allen Spalten bleibt unverändert. Die Suche gibt weiterhin Ergebnisse zurück, wenn die Kriterien ein übereinstimmende Resultset von weniger als 5.000 Objekten erzeugen (indem sie in DisplayName, FirstName, LastName, Alias und CommonName nach Teilweisen übereinstimmungen sucht). Wenn das Resultset 5.000 Objekte überschreitet, werden keine Ergebnisse angezeigt, und eine Meldung fordert Sie auf, Ihre Suchkriterien einzugrenzen. Suchvorgänge, die nur auf Name basieren, verhalten sich jetzt konsistent mit Suchvorgängen, die auf Allen Spalten basieren. Der einzige Unterschied zu Name Only ist, dass die Kriterien natürlich nur auf dem Namenswert basieren. Suchvorgänge, die nur auf Name basieren, erlauben nicht mehr wie zuvor das unbegrenzte Durchsuchen der gesamten Adressliste.

Tipp

Wie bereits erwähnt, können Benutzer weiterhin ein Offlineadressbuch vollständig durchsuchen.

In Outlook im Web werden Benutzer bereits dazu angewiesen, such- und vorschläge zu verwenden, die von der Suchmaschine bereitgestellt werden. Wenn ein Benutzer jedoch in einem E-Mail-Entwurf die Schaltfläche An: auswählt, kann er eine Onlineadressenliste anzeigen. Wenn die Onlineadressliste mehr als 500 Benutzer enthält, werden keine Ergebnisse angezeigt. Eine Nachricht weist den Benutzer stattdessen an, den gewünschten Empfänger mithilfe der Suche zu finden. Außerdem erfordert der Personen Hub in Outlook im Web jetzt ein Suchkriterium, um alle Benutzer anzuzeigen. Benutzer erhalten automatisch eine entsprechende Nachricht, wenn sie zum Anzeigen einer Adressliste navigieren.