Erste Schritte mit Outlook Voice Access

 

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2007-03-12

Von Tony Smith

Outlook Voice Access ist ein Feature in Microsoft Exchange Server 2007 Unified Messaging (UM), das Benutzer in die Lage versetzt, E-Mail-Nachrichten aus ihrem Postfach mithilfe eines Analog-, Digital- oder Mobiltelefons abzurufen. Sie können mit ihrem Postfach über Tonwahl- oder Sprachbefehle interagieren.

Die Schnellanleitung zu Outlook enthält eine Aufstellung aller Menüoptionen von Outlook Voice Access und erläutert die Navigation im Menüsystem. Wenn Sie ein Exemplar der Kurzübersicht herunterladen möchten, besuchen Sie das Microsoft Download Center.

Wenn ein UM-aktivierter Benutzer auf sein Exchange 2007-Postfach mithilfe eines Telefons zugreift, erhält er eine Reihe von Ansagen. Diese Ansagen werden verwendet, um ihn bei der Navigation durch das Unified Messaging-System zu unterstützen und ihm zu ermöglichen, auf sein Postfach zuzugreifen. Mit Outlook Voice Access können Benutzer die folgenden Aufgaben ausführen:

• Abrufen, Abhören, Erstellen und Weiterleiten von Sprach- oder E-Mail-Nachrichten sowie Antworten auf diese.

• Abhören oder Ändern von Kalenderinformationen.

• Ändern persönlicher Optionen, z. B. Ändern einer PIN, oder Anrufen eines persönlichen Kontakts bzw. Senden einer Sprachnachricht an diesen.

  Hinweis

  Durch automatische Spracherkennung (Automatic Speech Recognition, ASR) können Benutzer Spracheingaben zum Navigieren in den Menüs in Unified Messaging verwenden. Zurzeit steht ASR nur in englischer Sprache zur Verfügung. Die Unterstützung der automatischen Spracherkennung für andere Sprachen ist jedoch für eine zukünftige Version geplant. Wenn ein Benutzer eine andere Sprache als Englisch mithilfe von Microsoft Office Outlook Web Access konfiguriert hat, kann er mit dem System nur mithilfe von Tonwahleingaben interagieren.

Lesen und Überprüfen von E-Mail-Nachrichten

Benutzer können mithilfe des Telefons E-Mail-Nachrichten anhören, beantworten, erstellen und ungelesene E-Mail-Nachrichten weiterleiten. Wenn ein Benutzer z. B. auf eine wichtige E-Mail-Nachricht wartet und keinen Zugang zum Internet hat, kann er ein Mobiltelefon verwenden, um die Teilnehmerzugriffsnummer oder die Nummer anzuwählen, die für Outlook Voice Access verwendet wird. Wenn der Benutzer seine Durchwahl und seine PIN eingegeben hat und dann "E-Mail" sagt, greift der Unified Messaging-Server auf das Postfach des Benutzers zu und liest ihm seine ungelesene E-Mail-Nachricht vor. Während der Unified Messaging-Server die E-Mail-Nachricht vorliest, kann der Benutzer eine der folgenden Anweisungen sagen:

• "Antworten", um dem Absender zu antworten.

• "Allen antworten", um allen Empfängern der E-Mail-Nachricht zu antworten.

• "Weiterleiten", um die E-Mail-Nachricht an einen anderen Benutzer weiterzuleiten.

• "Kennzeichnen", um die Nachricht für die Nachverfolgung zu kennzeichnen.

• "Ausblenden", um die Unterhaltung auszublenden.

Anhören von E-Mail-Nachrichten

Um E-Mail-Nachrichten mithilfe der Sprachbenutzerschnittstelle (Voice User Interface, VUI) anzuhören, wählen Benutzer die UM-Teilnehmerzugriffsnummer, geben ihre Durchwahlnummer und PIN ein und gehen dann folgendermaßen vor (siehe auch Abbildung 1):

1. Sagen Sie "E-Mail", um auf E-Mail-Nachrichten zuzugreifen.

2. Der Unified Messaging-Server liest den Namen, den Betreff, die Uhrzeit und die Priorität der ersten ungelesenen E-Mail-Nachricht vor.

3. Sagen Sie eine der folgenden Optionen:

   • "Nächste Nachricht", um die Nachricht als gelesen zu markieren und mit der nächsten Nachricht fortzufahren.

   • "Als ungelesen markieren", um die Nachricht als ungelesen zu markieren und mit der nächsten Nachricht fortzufahren.

   • "Ende", um zum Ende der Nachricht zu springen.

   • "Löschen", um die Nachricht zu löschen.

Abbildung 1   Anhören von E-Mail-Nachrichten mithilfe der Sprachbenutzerschnittstelle (Voice User Interface, VUI)

Um E-Mail-Nachrichten mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle anzuhören, wählen Benutzer die UM-Teilnehmerzugriffsnummer, geben ihre Durchwahlnummer und PIN ein und gehen dann folgendermaßen vor (siehe auch Abbildung 2):

1. Drücken Sie 2, um auf E-Mail-Nachrichten zuzugreifen.

2. Der Unified Messaging-Server liest den Namen, den Betreff, die Uhrzeit und die Priorität der ersten ungelesenen E-Mail-Nachricht vor.

3. Drücken Sie eine der folgenden Optionen:

   • Die Taste mit dem Nummernzeichen (#), um die Nachricht als gelesen zu markieren und mit der nächsten Nachricht fortzufahren.

   • 9, um die Nachricht als ungelesen zu markieren und mit der nächsten Nachricht fortzufahren.

   • 3 zweimal, um zum Ende der Nachricht zu springen.

   • 7, um die Nachricht zu löschen.

Abbildung 2   Anhören von E-Mail-Nachrichten mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle

Antworten auf E-Mail-Nachrichten

Um E-Mail-Nachrichten anzuhören und dann mithilfe der VUI eine Antwort zu erstellen, wählen Benutzer die UM-Teilnehmerzugriffsnummer, geben ihre Durchwahlnummer und PIN ein und gehen dann folgendermaßen vor (siehe auch Abbildung 3):

1. Sagen Sie "E-Mail", um auf E-Mail-Nachrichten zuzugreifen.

2. Sagen Sie wiederholt "Nächste Nachricht", bis Sie zu der E-Mail-Nachricht gelangen, auf die Sie antworten möchten.

3. Hören Sie die Nachricht an, oder sagen Sie "Ende", um zum Ende der Nachricht zu gelangen.

4. Sagen Sie eine der folgenden Optionen:

   • "Antworten", um dem Absender zu antworten.

   • "Allen antworten", um dem Absender und allen anderen Empfängern zu antworten.

   • "Weiterleiten", um die Nachricht an einen anderen Benutzer oder eine andere Gruppe weiterzuleiten.

5. Zeichnen Sie eine Antwort auf, und legen Sie dann auf, bleiben Sie stumm, oder drücken Sie eine beliebige Taste. Um die Antwortnachricht zu akzeptieren und zu senden, sagen Sie "Senden".

Abbildung 3   Antworten auf eine E-Mail-Nachricht mithilfe der Sprachbenutzerschnittstelle (Voice User Interface, VUI)

Um E-Mail-Nachrichten anzuhören und dann mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle zu beantworten, wählen Benutzer die UM-Teilnehmerzugriffsnummer, geben ihre Durchwahlnummer und PIN ein und gehen dann folgendermaßen vor (siehe auch Abbildung 4):

1. Drücken Sie 2, um auf E-Mail-Nachrichten zuzugreifen.

2. Drücken Sie wiederholt die Taste mit dem Nummernzeichen (#), bis Sie zu der E-Mail-Nachricht gelangen, auf die Sie antworten möchten. Drücken Sie dann 9, um die Nachricht als ungelesen zu markieren.

3. Hören Sie die Nachricht an, oder drücken Sie 33, um zum Ende der Nachricht zu gelangen.

4. Drücken Sie 8, um dem Absender zu antworten, drücken Sie 88, um dem Absender und allen anderen Empfängern zu antworten, oder drücken Sie 6, um die Nachricht an einen anderen Benutzer oder eine andere Gruppe weiterzuleiten.

5. Zeichnen Sie eine Antwort auf, und drücken Sie dann die Taste mit dem Nummernzeichen (#). Um die Antwortnachricht zu akzeptieren und zu senden, drücken Sie 1.

Abbildung 4   Antworten auf eine E-Mail-Nachricht mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle

Anhören der nächsten ungelesenen E-Mail-Nachricht

Um eine E-Mail-Nachricht anzuhören und dann mithilfe der VUI zur nächsten Nachricht zu wechseln, wählen Benutzer die UM-Teilnehmerzugriffsnummer, geben ihre Durchwahlnummer und PIN ein und gehen dann folgendermaßen vor (siehe auch Abbildung 5):

1. Sagen Sie "E-Mail".

2. Sagen Sie "Nächste ungelesene". Sagen Sie "Als ungelesen markieren", um die Nachricht als ungelesen zu markieren.

Abbildung 5   Anhören der nächsten ungelesenen E-Mail-Nachricht mithilfe der Sprachbenutzerschnittstelle (Voice User Interface, VUI)

Um eine E-Mail-Nachricht anzuhören und dann mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle zur nächsten ungelesenen Nachricht zu wechseln, wählen Benutzer die UM-Teilnehmerzugriffsnummer, geben ihre Durchwahlnummer und PIN ein und gehen dann folgendermaßen vor (siehe auch Abbildung 6):

1. Drücken Sie 2, um auf E-Mail-Nachrichten zuzugreifen.

2. Drücken Sie die Taste mit dem Nummernzeichen zweimal (##), um die nächste ungelesene E-Mail-Nachricht anzuhören. Sie können auch 9 drücken, um die Nachricht als ungelesen zu markieren.

Abbildung 6   Anhören der nächsten ungelesenen E-Mail-Nachricht mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle

Kennzeichnen einer E-Mail-Nachricht zur Nachverfolgung

Um E-Mail-Nachrichten anzuhören und dann mithilfe der VUI zur Nachverfolgung zu kennzeichnen, wählen Benutzer die UM-Teilnehmerzugriffsnummer, geben ihre Durchwahlnummer und PIN ein und gehen dann folgendermaßen vor (siehe auch Abbildung 7):

1. Sagen Sie "E-Mail", um auf E-Mail-Nachrichten zuzugreifen.

2. Sagen Sie wiederholt "Nächste Nachricht", bis Sie zu der gewünschten E-Mail-Nachricht gelangen. Sie können auch "Als ungelesen markieren" sagen, um die Nachricht als ungelesen zu markieren.

3. Hören Sie die Nachricht an, oder sagen Sie "Ende", um zum Ende der Nachricht zu gelangen.

4. Sagen Sie "Kennzeichnen" oder "Zur Nachverfolgung kennzeichnen", um die Nachricht für die Nachverfolgung zu kennzeichnen.

Abbildung 7   Kennzeichnen einer E-Mail-Nachricht zur Nachverfolgung mithilfe der Sprachbenutzerschnittstelle (Voice User Interface, VUI)

Um E-Mail-Nachrichten anzuhören und dann mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle zur Nachverfolgung zu kennzeichnen, wählen Benutzer die UM-Teilnehmerzugriffsnummer, geben ihre Durchwahlnummer und PIN ein und gehen dann folgendermaßen vor (siehe auch Abbildung 8):

1. Drücken Sie 2, um auf E-Mail-Nachrichten zuzugreifen.

2. Drücken Sie wiederholt die Taste mit dem Nummernzeichen (#), bis Sie zu der E-Mail-Nachricht gelangen, die Sie zur Nachverfolgung kennzeichnen möchten. Sie können auch 9 drücken, um die Nachricht als ungelesen zu markieren.

3. Hören Sie die Nachricht an, oder drücken Sie 33, um zum Ende der Nachricht zu gelangen.

4. Drücken Sie 0 (Null) zweimal, um auf weitere Optionen zuzugreifen.

5. Drücken Sie 4 zweimal, um die Nachricht für die Nachverfolgung zu kennzeichnen.

Abbildung 8   Kennzeichnen einer E-Mail-Nachricht zur Nachverfolgung mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle

Ausblenden einer Unterhaltung

Um E-Mail-Nachrichten anzuhören und eine Unterhaltung mithilfe der VUI so auszublenden, dass UM keine weiteren E-Mail-Nachrichten vorliest, die in der gleichen E-Mail-Unterhaltung enthalten sind, wählen Benutzer die UM-Teilnehmerzugriffsnummer, geben ihre Durchwahlnummer und PIN ein und gehen dann folgendermaßen vor (siehe auch Abbildung 9):

1. Sagen Sie "E-Mail", um E-Mail-Nachrichten zu öffnen.

2. Sagen Sie wiederholt "Nächste Nachricht", bis Sie zu der gewünschten E-Mail-Nachricht gelangen. Sagen Sie "Als ungelesen markieren", um die Nachricht als ungelesen zu markieren.

3. Hören Sie die Nachricht an, oder sagen Sie "Ende", um zum Ende der Nachricht zu gelangen.

4. Sagen Sie "Ausblenden" oder "Unterhaltung ausblenden", um die Unterhaltung auszublenden. Die nächste E-Mail-Nachricht wird vorgelesen.

Abbildung 9   Ausblenden einer Unterhaltung mithilfe der Sprachbenutzerschnittstelle

Um E-Mail-Nachrichten anzuhören und eine Unterhaltung mithilfe der Sprachbenutzerschnittstelle so auszublenden, dass UM keine weiteren E-Mail-Nachrichten vorliest, die in der gleichen E-Mail-Unterhaltung enthalten sind, wählen Benutzer die UM-Teilnehmerzugriffsnummer, geben ihre Durchwahlnummer und PIN ein und gehen dann folgendermaßen vor (siehe auch Abbildung 10):

1. Drücken Sie 2, um auf E-Mail-Nachrichten zuzugreifen.

2. Drücken Sie die Taste mit dem Nummernzeichen (#), bis Sie zu der E-Mail-Nachricht gelangen, die Sie ausblenden möchten. Drücken Sie 9, wenn Sie die Nachricht als ungelesen markieren möchten.

3. Hören Sie die Nachricht an, oder drücken Sie 33, um zum Ende der Nachricht zu gelangen.

4. Drücken Sie 99, um die Unterhaltung auszublenden. Die nächste E-Mail-Nachricht wird vorgelesen.

Abbildung 10   Ausblenden einer Unterhaltung mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle

Verwalten von Kalenderelementen

Benutzer können mithilfe des Telefons Elemente in ihrem Kalender anhören, beantworten, erstellen und weiterleiten. Angenommen, um 10:00 Uhr findet eine Besprechung statt. Da einer der Teilnehmer durch einen Verkehrsstau aufgehalten wird, wird er wahrscheinlich ungefähr 15 Minuten zu spät kommen. Er kann die anderen Besprechungsteilnehmer über diese Verspätung informieren, indem er die Telefonnummer für Outlook Voice Access anruft, sich an seinem Postfach anmeldet und auf seine Liste der Besprechungen für den betreffenden Tag im Kalender zugreift. Nachdem Unified Messaging die Besprechungsanfrage für die Besprechung um 10:00 Uhr vorgelesen hat, kann der Benutzer das Feature "Verspätung" verwenden, um alle Besprechungsteilnehmer über die Verspätung von 15 Minuten zu informieren. Jeder Teilnehmer erhält eine E-Mail-Nachricht, die ihn informiert, dass sich der Benutzer 15 Minuten verspätet. Der Benutzer kann eine Sprachnachricht in die gesendete E-Mail-Nachricht einbinden, wenn er dies möchte.

In einem anderen Fall findet ein Benutzer morgens heraus, dass ein sehr wichtiger Kunde soeben eine Besprechung mit dem Benutzer für den gleichen Tag angesetzt hat. Die Besprechung dauert möglicherweise den ganzen Tag. Der Benutzer erkennt, dass er auf die einfachste mögliche Weise alle zuvor geplanten Besprechungen für den betreffenden Tag absagen muss. Mithilfe des Features "Inhalt des Kalenders löschen" kann er schnell und einfach die Termine für den gesamten Tag löschen.

Senden einer Nachricht "Verspätung"

Um mithilfe der VUI eine Nachricht "Verspätung" an die Besprechungsteilnehmer zu senden, wählen Benutzer die UM-Teilnehmerzugriffsnummer, geben ihre Durchwahlnummer und PIN ein und gehen dann folgendermaßen vor (siehe auch Abbildung 11):

1. Sagen Sie "Kalender für heute".

2. Hören Sie die Besprechungsanfrage an.

3. Sagen Sie "Verspätung", nachdem die Besprechungsanfrage vorgelesen wurde.

4. Wenn Sie von UM gefragt werden "Um wie viele Minuten?", sagen Sie "10 Minuten".

5. Wenn Sie von UM gefragt werden "Möchten Sie eine Nachricht aufzeichnen?", sagen Sie "Nein" und dann "Senden".

Abbildung 11   Senden einer Nachricht mit dem Inhalt "Verspätung" mithilfe der Sprachbenutzerschnittstelle

Um mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle eine Nachricht "Verspätung" an die Besprechungsteilnehmer zu senden, müssen Benutzer die UM-Teilnehmerzugriffsnummer wählen, ihre Durchwahlnummer und PIN eingeben und dann folgendermaßen vorgehen (siehe auch Abbildung 12):

1. Drücken Sie 3, um auf den Kalender zuzugreifen.

2. Hören Sie Ihre Besprechungsanfragen an, um die Besprechung zu suchen, für die eine Nachricht "Verspätung" gesendet werden soll.

3. Nachdem die Besprechungsanfrage vorgelesen wurde, drücken Sie 3.

4. Wenn Sie von UM gefragt werden "Um wie viele Minuten?", geben Sie 10 auf der Tastatur des Telefons ein.

Abbildung 12   Senden einer Nachricht mit dem Inhalt "Verspätung" mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle

Absagen einer Besprechung

Um eine Besprechung absagen zu können, muss der Benutzer der Besprechungsorganisator sein. Um die Besprechung mithilfe der Sprachbenutzerschnittstelle (Voice User Interface, VUI) abzusagen, wählt der Besprechungsorganisator die Unified Messaging-Teilnehmerzugriffsnummer, gibt seine Durchwahlnummer und PIN ein und geht dann folgendermaßen vor (siehe auch Abbildung 13):

1. Er sagt "Kalender für heute".

2. Er hört die Besprechungsanfrage an.

3. Nachdem die Besprechungsanfrage vorgelesen wurde, sagt er "Besprechung absagen".

4. Er bestätigt die Besprechungsabsage, indem er "Ja" sagt.

5. Nachdem er von UM gefragt wurde, ob er eine aufgezeichnete Nachricht anhängen möchte, sagt er "Ja", zeichnet die Nachricht auf und sagt dann "Senden".

Abbildung 13   Absagen einer Besprechung mithilfe der Sprachbenutzerschnittstelle

Um die Besprechung mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle abzusagen, wählt der Besprechungsorganisator die Unified Messaging-Teilnehmerzugriffsnummer, gibt seine Durchwahlnummer und PIN ein und geht dann folgendermaßen vor (siehe auch Abbildung 14):

1. Er drückt 3, um auf den Kalender zuzugreifen.

2. Er hört die Besprechungsanfragen an, um die abzusagende Besprechung zu suchen.

3. Er drückt 7, um die Besprechung abzusagen.

4. Wenn er eine Sprachnachricht senden möchte, kann er eine der folgenden Optionen drücken:

   • Die Taste mit dem Nummernzeichen (#), um die Aufzeichnung der Nachricht zu beenden.

   • 1, um die aufgezeichnete Nachricht zu akzeptieren.

Abbildung 14   Absagen einer Besprechung mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle

Inhalt eines Kalenders löschen

Um den Inhalt ihres Kalenders mithilfe der Sprachbenutzerschnittstelle zu löschen, wählen Benutzer die UM-Teilnehmerzugriffsnummer, geben ihre Durchwahlnummer und PIN ein und gehen dann folgendermaßen vor (siehe auch Abbildung 15):

1. Sagen Sie "Kalender für heute", um auf den Kalender zuzugreifen.

2. Sagen Sie "Inhalt des Kalenders löschen".

3. Geben Sie die zu löschende Uhrzeit oder die Anzahl der zu löschenden Tage ein.

4. Nachdem Sie von UM gefragt wurden, ob Sie eine aufgezeichnete Nachricht anhängen möchten, sagen Sie "Ja", zeichnen die Nachricht auf und sagen dann "Senden". Wenn Sie keine angehängte aufgezeichnete Sprachnachricht senden möchten, sagen Sie "Nein".

Abbildung 15   Löschen des Inhalts eines Kalenders mithilfe der Sprachbenutzerschnittstelle

Um den Inhalt ihres Kalenders mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle zu löschen, wählen Benutzer die UM-Teilnehmerzugriffsnummer, geben ihre Durchwahlnummer und PIN ein und gehen dann folgendermaßen vor (siehe auch Abbildung 16):

1. Drücken Sie 3, um auf den Kalender zuzugreifen.

2. Drücken Sie 00, um zum Menü Weitere Optionen zu gelangen.

3. Drücken Sie 77, um den Inhalt des Kalenders zu löschen.

4. Geben Sie die Anzahl der Stunden ein, die aus dem Kalender gelöscht werden sollen.

5. Wenn Sie eine Sprachnachricht senden möchten, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

   • Drücken Sie die Taste mit dem Nummernzeichen (#), um keine Sprachnachricht zu senden.

   • Zeichnen Sie die Sprachnachricht auf, wenn Sie dazu aufgefordert werden, drücken Sie die Taste mit dem Nummernzeichen (#), um die Aufzeichnung der Nachricht zu beenden, und drücken Sie dann 1, um die aufgezeichnete Nachricht zu akzeptieren.

Abbildung 16   Löschen des Inhalts des Kalenders mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle

Zusagen einer Besprechungsanfrage

Um eine Besprechungsanfrage mithilfe der Sprachbenutzerschnittstelle zuzusagen, wählen Benutzer die UM-Teilnehmerzugriffsnummer, geben ihre Durchwahlnummer und PIN ein und gehen dann folgendermaßen vor (siehe auch Abbildung 17):

1. Sagen Sie "E-Mail", um auf E-Mail-Nachrichten zuzugreifen.

2. Hören Sie die E-Mail-Nachricht an, die die Besprechungsanfrage enthält.

3. Sagen Sie "Zusagen", um die Besprechungsanfrage zuzusagen.

Abbildung 17   Zusagen einer Besprechungsanfrage mithilfe der Sprachbenutzerschnittstelle

Um eine Besprechungsanfrage mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle zuzusagen, wählen Benutzer die UM-Teilnehmerzugriffsnummer, geben ihre Durchwahlnummer und PIN ein und gehen dann folgendermaßen vor (siehe auch Abbildung 18):

1. Drücken Sie 2, um auf E-Mail-Nachrichten zuzugreifen.

2. Hören Sie die E-Mail-Nachricht an, die die Besprechungsanfrage enthält.

3. Drücken Sie 4, um die Besprechungsanfrage zuzusagen.

Abbildung 18   Zusagen einer Besprechungsanfrage mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle

Antworten auf eine Besprechungsanfrage

Um auf eine Besprechungsanfrage mithilfe der Sprachbenutzerschnittstelle zu antworten, wählen Benutzer die UM-Teilnehmerzugriffsnummer, geben ihre Durchwahlnummer und PIN ein und gehen dann folgendermaßen vor (siehe auch Abbildung 19):

1. Sagen Sie "Kalender für heute".

2. Hören Sie die Besprechungsanfragen an, um die Besprechungsanfrage zu suchen, auf die Sie antworten möchten.

3. Sagen Sie "Weitere Optionen", um das Menü Weitere Optionen zu öffnen.

4. Sagen Sie "Antworten", um dem Besprechungsorganisator zu antworten.

5. Aufzeichnen einer Nachricht

6. Sagen Sie "Senden".

Abbildung 19   Antworten auf eine Besprechungsanfrage mithilfe der Sprachbenutzerschnittstelle

Um auf eine Besprechungsanfrage mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle zu antworten, wählen Benutzer die UM-Teilnehmerzugriffsnummer, geben ihre Durchwahlnummer und PIN ein und gehen dann folgendermaßen vor (siehe auch Abbildung 20):

1. Drücken Sie 3, um auf den Kalender zuzugreifen.

2. Hören Sie die Besprechungsanfragen an, um die Besprechungsanfrage zu suchen, auf die Sie antworten möchten.

3. Drücken Sie 00, um weitere Optionen zu erhalten.

4. Drücken Sie 8, um dem Besprechungsorganisator zu antworten.

5. Zeichnen Sie die Nachricht auf, und drücken Sie die Taste mit dem Nummernzeichen (#).

6. Drücken Sie 1, um die Aufzeichnung zu akzeptieren und die Nachricht zu senden.

Abbildung 20   Antworten auf eine Besprechungsanfrage mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle

Verwalten persönlicher Optionen und Kontakte

Benutzer können ihre persönlichen Optionen und Kontakte mithilfe von Outlook Voice Access verwalten. Benutzer können die folgenden Aufgaben durchführen:

• Anrufen eines persönlichen Kontakts

• Ermitteln und Anrufen eines Benutzers im Verzeichnis

• Konfigurieren persönlicher Optionen, z. B. Ändern der PIN mithilfe des Telefons.

Wenn ein Benutzer sein Postfach erstmals einrichtet, muss er persönliche und Abwesenheitsansagen erstellen, die Benutzer hören, wenn der Benutzer einen Anruf nicht annehmen kann.

Angenommen, ein Benutzer stellt fest, dass er vergessen hat, die Abwesenheitsansage zu aktivieren, die Anrufern für im Fall eines akuten Problems eine alternative Telefonnummer zur Verfügung stellt. Der Benutzer kann Outlook Voice Access für den Zugriff auf seine persönlichen Optionen verwenden und eine Abwesenheitsansage über ein beliebiges Telefon aufzeichnen und aktivieren.

Oder ein Benutzer ist beispielsweise nicht in der Firma und möchte einem Kostenstellenmanager wichtige Informationen zu einem Kunden übermitteln. Der Benutzer kann die Nummer anrufen, die für Outlook Voice Access verwendet wird, mithilfe des Features "Verzeichnissuche" den Kostenstellenmanager ermitteln und dann den Anruf tätigen.

Aufzeichnen einer persönlichen Begrüßungsnachricht

Um eine persönliche Begrüßungsnachricht mithilfe der Sprachbenutzerschnittstelle aufzuzeichnen, wählen Benutzer die UM-Teilnehmerzugriffsnummer, geben ihre Durchwahlnummer und PIN ein und gehen dann folgendermaßen vor (siehe auch Abbildung 21):

1. Sagen Sie "Persönliche Optionen", um auf die persönlichen Optionen zuzugreifen.

2. Drücken Sie 2, um Voicemailbegrüßungen aufzuzeichnen.

3. Drücken Sie 1, um Voicemailbegrüßungen aufzuzeichnen.

4. Drücken Sie die Taste mit dem Nummernzeichen (#), um die Aufzeichnung der Voicemailbegrüßung zu beenden.

5. Drücken Sie 2, wenn Sie die persönliche Begrüßungsnachricht erneut aufzeichnen möchten.

6. Drücken Sie 1, um die persönliche Begrüßungsnachricht zu akzeptieren.

Abbildung 21   Aufzeichnen einer persönlichen Begrüßungsnachricht mithilfe der Sprachbenutzerschnittstelle

Um eine persönliche Begrüßungsnachricht mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle aufzuzeichnen, wählen Benutzer die UM-Teilnehmerzugriffsnummer, geben ihre Durchwahlnummer und PIN ein und gehen dann folgendermaßen vor (siehe auch Abbildung 22):

1. Drücken Sie 6, um auf die persönlichen Optionen zuzugreifen.

2. Drücken Sie 2, um Voicemailbegrüßungen aufzuzeichnen.

3. Drücken Sie 1, um Voicemailbegrüßungen aufzuzeichnen.

4. Drücken Sie die Taste mit dem Nummernzeichen (#), um die Aufzeichnung der Voicemailbegrüßung zu beenden.

5. Drücken Sie 2, um die persönliche Begrüßungsnachricht erneut aufzuzeichnen.

6. Drücken Sie 1, um die persönliche Begrüßungsnachricht zu akzeptieren.

Abbildung 22   Aufzeichnen einer persönlichen Begrüßungsnachricht mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle

Senden einer Sprachnachricht an einen Benutzer

Benutzer können einen anderen Benutzer im Verzeichnis suchen, anrufen oder eine Sprachnachricht hinterlassen. Um einen anderen Benutzer mithilfe der Sprachbenutzerschnittstelle zu suchen und diesem eine Sprachnachricht zu senden, wählen Benutzer die UM-Teilnehmerzugriffsnummer, geben ihre Durchwahlnummer und PIN ein und gehen dann folgendermaßen vor (siehe auch Abbildung 23):

1. Sagen Sie "Verzeichnis".

2. Sagen Sie den Namen der Person, die Sie suchen möchten.

3. Wählen Sie die richtige Person aus der Liste aus.

4. Sagen Sie "Eine Nachricht senden", und zeichnen Sie dann die Sprachnachricht auf.

5. Sagen Sie "Senden", um die Nachricht zu senden.

Abbildung 23   Senden einer Sprachnachricht an einen anderen Benutzer mithilfe der Sprachbenutzerschnittstelle (Voice User Interface, VUI)

Um einen anderen Benutzer mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle zu suchen und diesem eine Sprachnachricht zu senden, wählen Benutzer die UM-Teilnehmerzugriffsnummer, geben ihre Durchwahlnummer und PIN ein und gehen dann folgendermaßen vor (siehe auch Abbildung 24):

1. Drücken Sie 4, um nach einem Kontakt zu suchen.

2. Drücken Sie 00, um die entsprechende Person im Verzeichnis zu suchen.

3. Buchstabieren Sie den Namen der zu suchenden Person mithilfe der Telefontastatur.

4. Wählen Sie die richtige Person aus der Liste aus.

5. Drücken Sie 3, um eine Sprachnachricht an die Person zu senden.

6. Zeichnen Sie die Sprachnachricht auf, und drücken Sie dann die Taste mit dem Nummernzeichen (#), um die Aufzeichnung zu beenden.

7. Drücken Sie 1, um die Sprachnachricht zu akzeptieren und zu senden.

Abbildung 24   Senden einer Sprachnachricht an einen anderen Benutzer mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle

Ermitteln und Anrufen eines Benutzers im Verzeichnis

Um einen Benutzer mithilfe der Sprachbenutzerschnittstelle im Verzeichnis zu suchen und anzurufen, wählen Benutzer die UM-Teilnehmerzugriffsnummer, geben ihre Durchwahlnummer und PIN ein und gehen dann folgendermaßen vor (siehe auch Abbildung 25):

1. Sagen Sie "Verzeichnis".

2. Sagen Sie den Namen der Person, die gesucht werden soll.

3. Wählen Sie die richtige Person aus der Liste aus.

4. Sagen Sie "Geschäftliche Telefonnummer anrufen".

Abbildung 25   Suchen und Anrufen eines Benutzers oder eines persönlichen Kontakts im Verzeichnis mithilfe der Sprachbenutzerschnittstelle (Voice User Interface, VUI)

Um einen Benutzer mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle im Verzeichnis zu suchen und anzurufen, wählen Benutzer die UM-Teilnehmerzugriffsnummer, geben ihre Durchwahlnummer und PIN ein und gehen dann folgendermaßen vor (siehe auch Abbildung 26):

1. Drücken Sie 4, um auf die persönlichen Kontakte zuzugreifen.

2. Drücken Sie 00, um eine Person im Verzeichnis zu suchen.

3. Buchstabieren Sie den Namen der Person, die Sie suchen möchten, mithilfe der Telefontastatur.

4. Wählen Sie die richtige Person aus der Liste aus.

Abbildung 26   Suchen und Anrufen eines Benutzers im Verzeichnis mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle

Ändern einer PIN

Um die PIN mithilfe der Sprachbenutzerschnittstelle zu ändern, wählen Benutzer die UM-Teilnehmerzugriffsnummer, geben ihre Durchwahlnummer und PIN ein und gehen dann folgendermaßen vor (siehe auch Abbildung 27):

1. Sagen Sie "Persönliche Optionen".

2. Drücken Sie 3, um Ihre PIN zu ändern.

3. Geben Sie die neue PIN ein, und drücken Sie dann die Taste mit dem Nummernzeichen (#).

4. Drücken Sie die Taste mit dem Nummernzeichen (#), um die neue PIN zu bestätigen.

Abbildung 27   Ändern einer PIN mithilfe der Sprachbenutzerschnittstelle

Um die PIN mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle zu ändern, wählen Benutzer die UM-Teilnehmerzugriffsnummer, geben ihre Durchwahlnummer und PIN ein und gehen dann folgendermaßen vor (siehe auch Abbildung 28):

1. Drücken Sie 6, um Ihre persönlichen Optionen zu ändern.

2. Drücken Sie 3, um Ihre PIN zu ändern.

3. Geben Sie die neue PIN ein, und drücken Sie dann die Taste mit dem Nummernzeichen (#).

4. Drücken Sie die Taste mit dem Nummernzeichen (#), um die neue PIN zu bestätigen.

Abbildung 28   Ändern einer PIN mithilfe der Tonwahlbenutzerschnittstelle

Weitere Informationen

Weitere Informationen zu Outlook Voice Access, zur Sprachbenutzerschnittstelle und zur Tonwahlbenutzerschnittstelle finden Sie unter den folgenden Themen:

• Clientfeatures in Unified Messaging

• Informationen zum Unified Messaging-Teilnehmerzugriff

• Grundlagen der DTMF-Schnittstelle

• Informationen über Verzeichnissuchen bei der automatischen Spracherkennung

Tony Smith - Technischer Autor, Microsoft Exchange Server