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E-Mail- und IM-Archivierung: Bewährte Strategien für das Unternehmen

 

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2007-12-26

Veröffentlicht: 30. März 2006

E-Mail-Nachrichten sind im Bereich der elektronischen Kommunikation allgegenwärtig. Für die meisten Unternehmen sind E-Mails der standardmäßige Kommunikationsmodus. Gemäß einer Umfrage der Meta Group aus dem Jahr 2003 sind 74 % der befragten Führungskräfte davon überzeugt, dass ein nicht funktionierendes E-Mail-System schlimmer wäre als ein nicht funktionierendes Telefonsystem (META Group, Inc., Umfrage unter den Führungskräften von 387 Unternehmen vom 22. April 2003). Dennoch ist die Infrastruktur des E-Mail-Systems in den meisten Unternehmen vermutlich nicht halb so zuverlässig wie das Telefonsystem.

Da die E-Mailkommunikation für Unternehmen immer wichtiger geworden ist, erhöht sich auch die Notwendigkeit zur Archivierung der elektronischen Kommunikation. Es gibt mehrer Gründe, warum die Archivierung der E-Mail-Nachrichten für Firmen von Bedeutung ist:

  • Das E-Mail-System ist eine erfolgsentscheidende Anwendung. Ausfälle des E-Mail-Systems werden von Unternehmen und deren Mitarbeiter daher verständlicherweise nicht toleriert. Für den Fall, dass das E-Mail-System ausfällt, bietet die Archivierung einen wichtigen Sicherungsaspekt und stellt daher für den E-Mail-Lebenszyklus einer Organisation ein unverzichtbare Maßnahme für die geschäftliche Kontinuität dar.
  • Von Unternehmen wird gefordert, dass sie die Vorschriften von Verbänden und Behörden wie der SEC (Securities and Exchange Commission) und der NASD (National Association of Securities Dealers) sowie Gesetze wie HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) und Sarbanes-Oxley einhalten, was auch die Einhaltung von Standards für die Archivierung von elektronischer Kommunikation einschließlich E-Mails und Sofortnachrichten (Instant Messages, IM) impliziert.
  • Und schließlich müssen Unternehmen auch aufgrund der potenziellen Nutzung von E-Mail-Nachrichten bei gerichtlichen Untersuchungen und bei der Klärung von Streitigfällen bei der Verwaltung der elektronischen Kommunikation nun eine eher proaktive Position einnehmen.  

Dieser Artikel untersucht die treibenden Kräfte und Geschäftsanforderungen für das Archivieren elektronischer Nachrichten – einschließlich E-Mail und Instant Messages (IM) – und beschreibt zudem gängige Probleme und Fehleinschätzungen, denen Unternehmen in diesem Bereich begegnen. Der Artikel bietet abschließend eine Übersicht über die Anforderungen für effektive Archivierung und beschreibt, wie Microsoft Exchange Hosted Archive diese Anforderungen erfüllt.

Die meisten IT-Abteilungen stellen fest, dass die E-Mail-Server für die Benutzer im Unternehmen zum De-facto-Datenspeicher geworden sind. Die Mitarbeiter nutzen das E-Mail-System häufig als standardmäßige „Aktenablage“ zum Aufbewahren der geschäftlichen Kommunikation, von Kontakten, Kalendern und Aufgaben. Aufgrund der Verwendung des E-Mail-Systems als Speicherort und gekoppelt mit dem hohen E-Mail-Aufkommen sahen sich einige Unternehmen gezwungen, Quoten für die Postfachgröße einzuführen, um zu verhindern, dass die Benutzer faktisch alles im E-Mail-System aufbewahren. Diese Größenbeschränkungen zwischen die Mitarbeiter, wertvolle Arbeitszeit für das Bereinigen und Ablegen von alten Nachrichten und Anlagen aufzuwenden. Dieses wachsende Problem stellt auch die IT-Abteilungen, die diese Systeme verwalten müssen, vor erhebliche Herausforderungen.

Einige Unternehmen sind der Ansicht, dass sie mit der Verkürzung der Aufbewahrungszeit von alten E-Mail-Nachrichten ihr unternehmerisches Risiko verringern können. Sie löschen alte E-Mail-Nachrichten in der Annahme, dass diese nicht mehr benötigt werden. Anschließend sind diese Unternehmen überrascht, wenn sie feststellen, dass die Mitarbeiter ihre E-Mails an einen Speicherort kopiert oder verschoben haben, von dem sie abgerufen werden können. Dies ist bemerkenswert, da das Unternehmen bei einer gerichtlichen Untersuchung hiermit ein Risiko eingeht. Wenn ein Unternehmen aufgefordert wird, im Rahmen eines Rechtsstreits die E-Mail-Kommunikation vorzulegen, müssen alle Speicherorte geprüft werden, an denen sich Nachrichten befinden können. Ohne eine zentrale Speicherort muss das Unternehmen Sicherungsbänder, Aktenschränke, Desktop- und Laptopcomputer und andere Offlinemedien durchwühlen, an denen sich E-Mail-Nachrichten befinden können. Eine solche Aufgabe kann außerordentlich teuer und zeitaufwändig sein.

Unternehmen stehen zudem vor der Möglichkeit von E-Mails mit unzulässigen oder gefälschten Adressen von Mitarbeitern oder Personen, die mit dem Unternehmen zu tun haben. Beispielsweise könnte ein verärgerter Mitarbeiter oder ein verbitterter Partner sein kreatives Talent nutzen, um eine Nachricht zu fabrizieren, die in einem Rechtsstreit oder einer Auseinandersetzung mit dem Unternehmen zu seinen Gunsten ausgewertet wird. Ohne ein verifiziertes und vollständiges Archiv ist das Unternehmen nicht in der Lage, dieser Fälschung entgegenzutreten.

Viele Organisationen verfügen noch nicht über einen brauchbaren Archivierungsprozess oder eine unternehmensweite Lösung, die dazu beiträgt, diese wesentlichen Bedenken rund um E-Mail-Nachrichten zu zerstreuen. In vielen Fällen gibt es vielleicht ein Archiv, doch dieses Archiv ist mit Offlinebändern oder anderen Medien verbunden, ist weder zentral noch vollständig, weder online noch verfügbar. In solchen Fällen kann die Verwaltung und der Abruf von archivierten Nachrichten schwierig und sehr kostenintensiv sein.

Die notwendige Einhaltung von Vorschriften stellt Unternehmen vor die Herausforderung, die aktuellen Geschäftsprozesse rund um die elektronische Kommunikation neu zu definieren. Vorschriften wie die der NASD und der SEC erzeugen zusätzliche Anforderungen an den Workflow in Unternehmen. Darüber hinaus werden die Probleme betreffend die Einhaltung von Vorschriften durch mangelndes Verständnis der Auswirkungen von HIPAA und Sarbanes-Oxley weiter verschärft. Eines ist sicher: Vorschriften unterliegen der ständigen Änderung, und dementsprechend muss auch das Archivierungssystem eines Unternehmens für elektronische Nachrichten entwickeln.

Unter dem Strich sind die IT-Abteilungen von Unternehmen notorisch unterbesetzt. In vielen Fällen haben die IT-Mitarbeiter mit den täglichen Support- und Wartungsaufgaben alle Hände voll zu tun, und es bleibt nur wenig Zeit, um sich mit den Risiken und der Bedenklichkeit der aktuellen Nachrichtenarchivierung zu befassen. Wenn ein Mitarbeiter eine ältere Nachricht wiederherstellen muss, sorgt diese Anforderung für weiteren Stress für E-Mail-Administratoren, Helpdeskmitarbeiter und die Mitarbeiter als solche. Häufig muss der E-Mail-Administrator Datensicherungsbänder durchsuchen, um die Nachricht zu finden, die wiederhergestellt werden muss, was häufig Tage oder Wochen dauert. Aufgrund dieser zu erwartenden Verzögerung beim Wiederherstellen von Nachrichten haben sich die Mitarbeiter darauf verlegt, ihre E-Mails auf CDs oder auf der lokalen Festplatte zu speichern. Durch diese unkontrollierbare Anzahl von Datensicherungskopien entsteht eine fehleranfällige Umgebung mit inkonsistenten und unvollständigen Archiven.

Eine zuverlässige Nachrichtenarchivierungslösung könnte viele der Probleme im Zusammenhang mit der Speicherung, Archivierung und Wiederherstellung von E-Mails lösen, denen Unternehmen heute gegenüberstehen. Viele Nachrichtenarchivierungslösungen erfordern jedoch erhebliche Investitionen in Hardware und Software. In vielen Fällen liegt sogar der Einstiegspreis für solche Ressourcen erheblich über dem Budget von kleinen oder mittelgroßen Unternehmen.

Eine effektive Archivierungslösung für E-Mail-Nachrichten setzt einen dauerhaft organisierte Speicher mit interaktiven Funktionen voraus. Viele Unternehmen glauben fälschlicherweise, dass Kopien von E-Mail-Nachrichten, die sich auf Sicherungsbändern befinden, bereits ein Archiv darstellen. Unglücklicherweise ist das ein Trugschluss. Es stimmt zwar, dass es in diesem Fall eine weitere Kopie der E-Mail-Nachricht im Unternehmen gibt, dennoch sind zahlreiche weitere Geschäftselemente erforderlich, damit sich eine Nachrichtenarchivierungslösung für ein Unternehmen als sinnvolle Investition erweist: Hierzu gehören die Folgenden:

  • Preis/Leistungs-Verhältnis   Die Lösung sollte sich preislich an der Größe des Unternehmens orientieren und mit geringstmöglichen Gesamtbetriebskosten unterhalten werden können.
  • Kompatibilität mit dem E-Mail-System   Die Lösung sollte mit dem E-Mail-System des Unternehmens kompatibel sein und zudem auch mit den gängigen IM-Netzwerken (Instant Messaging) zusammenarbeiten.
  • Benutzerfreundlichkeit   Die Lösung sollte einfach zu nutzen und sicher sein und den Zugriff von Benutzern von verteilten geografischen Standorten aus ermöglichen.
  • Geschäftliche Kontinuität   Die Lösung sollte sicherstellen, dass die elektronische Kommunikation ohne Unterbrechung weiterläuft, wenn das E-Mail-System ausfällt.
  • Erweitern der Möglichkeiten der Benutzer   Die Lösung sollte die Endbenutzer im Unternehmen in die Lage versetzen, ihre Informationen im Archiv auf einfache Weise selbst suchen und abrufen zu können.

Unternehmen müssen den wachsenden Druck bedenken, der sich daraus ergibt, dass eine ständig steigende Zahl an Vorschriften eingehalten werden muss. Zwar liegt der Hauptdruck auf Branchen wie Finanzdienstleistungen, Pharmazie und Gesundheitsvorsorge, dennoch spüren auch viele andere Branchen mittlerweile die Auswirkungen, die sich mit dem Zwang zur Einhaltung von Vorschriften ergeben, und denken über die Änderungen nach, die hierdurch erforderlich werden.

Die aktuellen Vorschriften erfordern eine Nachrichtenarchivierungslösung, die Folgendes umfasst:

  • Aufbewahrungsrichtlinien   Die Lösung sollte Unternehmen in die Lage versetzen, Aufbewahrungsregeln für die gesamte elektronische Kommunikation durchzusetzen.
  • Zugängliches Archiv in redundanten Systemen   Die Lösung sollte es Unternehmen ermöglichen, archivierte Nachrichten online und in vollständig redundanten Systemen aufzubewahren.
  • Vollständiges und fälschungssicheres Archiv   Die Lösung sollte alle elektronischen Nachrichten auf verifizierbaren, fälschungssicheren und geschützten Medien speichern.
  • Überwachungssystem   Die Lösung sollte Unternehmen in die Lage versetzen, ein Überwachungssystem einzurichten und zu unterhalten, das eine regelmäßige Prüfung der eingehenden und ausgehenden elektronischen Korrespondenz basierend auf statistischen Proben ermöglicht, und es sollte über vorausschauende und Ad-hoc-Überwachungsfunktionen verfügen.

Es gibt bereits eine Reihe von Nachrichtenarchivierungslösungen auf dem Markt. Bei der Art und Weise, wie ein Nachrichtenarchivierungssystem bereitgestellt wird, gibt es zwei grundlegende Vorgehensweisen. Bei der traditionellen Methode wird eine Client-Server-Architektur verwendet, in der die Anwendung vor Ort sowohl auf einem Server als auch auf dem Desktop des Benutzers installiert wird. Diese Vorgehensweise erfordert in der Regel Investitionen in Hardware und Software und die Mitarbeit der IT-Abteilung bei der Installation, dem Betrieb und der Pflege des Systems.

Exchange Hosted Archive verwendet eine alternative Methode, bei der die Nachrichtenarchivierungslösung als Dienst bereitgestellt wird. Die Microsoft-Lösung wird ohne zusätzliche Ausgaben für Hardware und Software bereitgestellt. Darüber hinaus liegt die Last der Anwendungsunterstützung bei der dienstbasierten Lösung bei Microsoft und nicht bei der IT-Abteilung, was für das Unternehmen geringere Kosten und eine sinnvollere Nutzung der IT-Ressourcen bedeutet.

Fast alle Lösungen für die Nachrichtenarchivierung greifen erst, nachdem die Nachricht zugestellt wurde. Dies bedeutet im Speziellen, dass die Nachrichtenarchivierungsoptionen erst aktiviert werden, nachdem die Nachricht im Unternehmen eingegangen ist. Im Gegensatz zu Lösungen, die mit dieser Methode arbeiten, fängt Exchange Hosted Archive Nachrichten ab und erstellt ohne Wartezeit eine Kopie jeder Nachricht, damit sie sofort archiviert und indiziert werden kann. Dies ist ein wichtiger Punkt, da sich hierdurch wesentliche Archivierungsmöglichkeiten ergeben, die viele der Anforderungen an eine effektive Nachrichtenarchivierungslösung erfüllen. Ein wichtiger Vorteil dieser Vorgehensweise ist auch die Fähigkeit, geschäftliche Kontinuität und umfassende Wiederherstellungsmöglichkeiten zu bieten, wenn es zu einem Ausfall des E-Mail-Systems des Unternehmens kommt. Darüber hinaus können mit Exchange Hosted Services auch andere Echtzeit-Nachrichtendienste wie Spamfilter, Virenscan und Richtliniendurchsetzung bereitgestellt werden. So wird sichergestellt, dass nur legitime und saubere Nachrichten im Archiv gespeichert und an das E-Mail-System des Unternehmens übermittelt werden.

Das nachstehende Diagramm zeigt, wie Exchange Hosted Archive im Zusammenspiel mit dem Exchange Hosted Filtering-Dienst funktioniert, um Nachrichten zu kopieren und zu archivieren, nachdem diese die vorausgehenden Spam-, Viren- und Richtlinienfilter durchlaufen haben.

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Auf diese Weise ist es möglich, dass die Nachrichtenfilterung, wie Spamfilterung, Virenscan und Durchsetzung von Richtlinien, vor der Archivierung durchgeführt wird, wodurch die Effizienz der Archivierungsvorgänge verbessert wird und unerwünschte Inhalte das Archiv gar nicht erst erreichen.

Eines der wichtigsten Features von Exchange Hosted Archive ist die sorgfältig entwickelte, sichere und benutzerfreundliche Archivierungsanwendung. Exchange Hosted Archive stellt dem Endbenutzer, der versucht, eine archivierte Nachricht wiederherzustellen, ebenso wie dem E-Mail-Administrator, der eine Archivierungsrichtlinie konfiguriert, eine vertraute Oberfläche bereit, die den Bedarf an einer formalen Endbenutzerschulung auf ein Minimum reduziert. Der Benutzer interagiert über eine webbasierte Schnittstelle mit Message Archive. Die Benutzeroberfläche wurde in Anlehnung an den Messaging- und Zusammenarbeitsclient Microsoft Outlook® entwickelt, sodass sie vielen vertraut und für andere einfach und intuitiv zu bedienen ist. Eine sichere Kommunikation mit Exchange Hosted Archive wird durch Verschlüsselungstechniken erreicht, die vom Desktopbrowser bereitgestellt werden. Die nachstehende Abbildung zeigt die Oberfläche von Exchange Hosted Archive.

Die IT-Abteilung wird die Fähigkeit zu schätzen wissen, die Rolle eines Benutzers im System entsprechend seiner Funktion im Unternehmen zu definieren und zu vereinfachen. Vordefinierte Richtlinien vereinfachen den Einstieg in die Einrichtung von Zugriffsebenen für jeden Benutzer, während Unternehmen dank der angepassten Richtlinien über die Flexibilität verfügen, die geeigneten Zugriffs- und Systemnutzungsebenen zu definieren.

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Hierzu gehören Tools für den Endbenutzer, die Verwaltung und die Überwachung

Für Unternehmen sind die Vorteile, die Exchange Hosted Archive als verwalteter Dienst bietet, von unschätzbarem Nutzen. Die Microsoft-Lösung bietet die Vorteile, dass im Vorfeld keine Kapitalinvestitionen erforderlich sind, sondern lediglich vorhersehbare monatliche Gebühren anfallen. Darüber hinaus ist auch die Implementierung schnell und problemlos erledigt. Aufgrund der signifikant geringeren Anfangsinvestitionen ist die Lösung für kleine ebenso wie große Unternehmen realisierbar. Im Gegensatz zu Client-Server-Lösungen setzt Exchange Hosted Archive keine zusätzliche Hardware oder Software voraus, die von der IT-Abteilung installiert und gepflegt werden muss. Darüber hinaus stellt die als Dienst angebotene Lösung sicher, dass das Unternehmen immer über die neueste Version der Anwendung verfügt, ohne dass der Benutzer oder die IT-Abteilung Aktualisierungen einspielen muss. Zusammengenommen sind Unternehmen dank dieser Vorteile innerhalb weniger Stunden nach der anfänglichen Bereitstellung in der Lage, sich den Herausforderungen der geschäftlichen Kontinuität und der Einhaltung von Vorschriften zu stellen.

Mit dem zentralen Repository von Exchange Hosted Archive ist sichergestellt, dass die Nachrichtendaten eines Unternehmens für alle Benutzer zugänglich sind, d. h. auch für die, die sich an anderen geografischen Standorten befinden. Hiermit ist der Endbenutzer in der Lage, ältere E-Mails (einschließlich IMs und weitere elektronische Kommunikationsmedien) eigenständig zu suchen und abzurufen. Dank der vertrauten, benutzerfreundlichen Oberfläche und den leistungsfähigen Suchfunktionen ist dies ein Kinderspiel. Und das Unternehmen profitiert von der erhöhten Produktivität seiner Mitarbeiter und der geringeren Abhängigkeit von der IT-Abteilung.

Behörden und Verbände wie die SEC, die FDA und andere staatliche und kommunale Regierungsstellen haben Anforderungen für die Dokumentation, die Aufbewahrung und die Transparenz der elektronischen Kommunikation eines Unternehmens definiert. Obwohl viele Unternehmen eine Vielzahl der kürzlich erlassenen Vorschriften als lästig und beschwerlich empfinden, zwingen diese Anforderungen die Unternehmen dennoch, bessere Geschäftspraktiken einzuführen. Exchange Hosted Archive hilft Unternehmen dabei, viele dieser Vorschriften zu erfüllen.

Mit Exchange Hosted Archive ist es möglich, die elektronische Kommunikation eines Unternehmens über den gesamten Zeitraum online aufzubewahren, den die Historie der elektronischen Kommunikation des Unternehmens umfasst. Auf diese Weise werden viele Vorschriften unmittelbar erfüllt, die besagen, dass die Datensätze zur elektronischen Kommunikation über einen vorgegebenen Zeitraum gespeichert werden müssen.

Ein weiterer Satz an Funktionen hilft Unternehmen dabei, mehrere Arten von elektronischen Nachrichten, einschließlich E-Mails, Instant Messages und Bloomberg-Transaktionen, zu überwachen, zu filtern, zu suchen und Berichte hierzu zu erstellen. Dies ist ein wichtiger Aspekt für Unternehmen, die gesetzliche Vorschriften zwingend einhalten müssen. So zwingt die NASD beispielsweise Broker und Händler, ein System zur Überwachung der Transaktionen und der Korrespondenz zwischen Brokern und deren Kunden zu unterhalten. Mit Exchange Hosted Archive können Vorgesetzte die von den Mitarbeitern gesendeten und empfangenen Nachrichten schnell und effektiv überwachen.

Exchange Hosted Archive vereinfacht zudem auch Managern das Konfigurieren und Filtern von Nachrichten für eine Überprüfung. Hierzu werden Nachrichten in einer Prüfungswarteschlange basierend auf Schlüsselwortentsprechungen und/oder einer zufälligen, auf Prozentsätzen basierenden Probenahme gekennzeichnet. Entsprechend berechtigte Vorgesetzte können die Samplingrate konfigurieren und das Wörterbuch mit den Schlüsselwörtern pflegen. Raten für die zufällige Probenahme können auf Basis von Einzelpersonen und/oder auf Basis der Mitarbeiterklasse festgelegt werden (es sollen z. B. n % der Nachrichten alle „Investmentbanker“ geprüft werden, wenn Gespräche mit der „Forschung“ geführt werden). Darüber hinaus können die Samplingraten auch basierend auf der Art der elektronischen Kommunikation konfiguriert werden: externe E-Mails, interne E-Mails, externe Instant Messages oder interne Instant Messages. Der Vorgesetzte kann anschließend einen Nachrichtenbereich hervorheben, jede Nachricht prüfen und diese dann als „geprüft“ oder „bedenklich“ markieren.

Die Suchfunktionen von Exchange Hosted Archive sind im Vergleich zu vielen anderen Desktopanwendungen herausragend. Die Ad-hoc-Suchtools von Exchange Hosted Archive und die regelbasierten Überwachungstools ermöglichen die Suche nach Übereinstimmungen mit Schlüsselwörtern und Ausdrücken im Nachrichtenbetreff, im Nachrichtentext und in Anlagen. Message Archive indiziert die Inhalte von mehr als 200 Anlagenarten, einschließlich gängiger Dokumentformate wie Microsoft Word, Excel® und PowerPoint® sowie Adobe Acrobat. Bei der Funktion zur Suche nach Übereinstimmungen mit Schlüsselwörtern und Schlüsselausdrücken kann eine Art „Superplatzhalterzeichen“ verwendet werden, mit dem nach Übereinstimmungen mit dem Wordstamm gesucht wird. Durch den Vergleich mit anderen Suchanwendungen, die Wörter automatisch vervollständigen, kann die in Exchange Hosted Archive verwendete Suchtechnologie alle Variationen eines Worts finden. In einer normalen Anwendung würde mit „aktie*“ beispielsweise „Aktiengesellschaft“ oder „Aktien“ gefunden. Die Microsoft-Lösung findet mit „$aktie“ nicht nur „Aktiengesellschaft“ oder „Aktien“, sondern auch „Aktionär“, weil alle Wortstämme eines jeden Worts gefunden werden.

Die Durchführung von Audits und Prüfungen sind notwendige Schritte im Prozess zur Einhaltung von Vorschriften. Exchange Hosted Archive stellt eine Reihe vordefinierter Berichte sowie die Möglichkeit zum Erstellen angepasster Berichte bereit, um der überwachungsbezogenen Verpflichtungen gerecht zu werden. So hat Microsoft beispielsweise einen Aufsichtsbericht für beweiserhebliche Prüfungen integriert, der es Vorgesetzten und den für die Einhaltung von Vorschriften zuständigen Personen ermöglicht, die Einhaltung von Vorschriften zu dokumentieren und zu überwachen und somit auch zu attestieren. Im Folgenden ein Beispiel für einen beweiserheblichen Bericht gemäß NASD 3010:

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Hierzu gehören Tools für den Endbenutzer, die Verwaltung und die Überwachung

Die Abhängigkeit vieler Benutzer vom E-Mail-System hat dafür gesorgt, dass dieses System für Unternehmen zu einer geschäftsentscheidenden Anwendung geworden ist. Aus diesem Grund sind geschäftliche Kontinuität und die Wiederherstellung nach Datenverlust wichtige Themen, wenn es um Messagingsysteme geht. Microsoft hilft Unternehmen dabei, Probleme mit der geschäftlichen Kontinuität vorherzusehen und zu lösen, indem mit dem Exchange Hosted Archive-Dienst eine Reihe von Tools für die geschäftliche Kontinuität bereitgestellt wird. Wenn das E-Mail-System eines Unternehmens ausfällt, fungiert das Archiv als Ersatz-E-Mail-System, sodass die Unternehmenskommunikation unterbrechungsfrei fortgesetzt werden kann. Alle eingehenden E-Mail-Nachrichten werden weiterhin archiviert, sogar, wenn der E-Mail-Server ausgefallen ist. Darüber hinaus können E-Mails mithilfe der Onlinearchivoberfläche erstellt, gelesen, beantwortet und weitergeleitet werden, bis das primäre E-Mail-System wiederhergestellt wurde. Wenn der E-Mail-Dienst wieder verfügbar ist, können alle Nachrichten, die während des Ausfalls gesendet oder empfangen werden, einfach im primären E-Mail-System des Unternehmens wiederhergestellt werden.

Zweifellos kommt der elektronischen Nachrichtenübermittlung heute für den Erfolg eines Unternehmens eine lebenswichtige Rolle zu. Die vorherrschende Nutzung von E-Mail-Nachrichten als einem wichtigen Unternehmenstool hat dafür gesorgt, dass den E-Mail-Systemen heute der Status einer unternehmenswichtigen Anwendung zugewiesen wird. Dementsprechend sind Organisationen gezwungen, über die Einführung einer Nachrichtenarchivierungslösung für eine geeignete Sicherung und den Schutz dieser unternehmenswichtigen Systeme nachzudenken. Die wichtigsten Anforderungen an ein effektives Nachrichtenarchivierungssystem sind dessen Fähigkeit zum Archivieren, Indizieren, Aufbewahren, Abrufen und Wiederherstellen von elektronischen Nachrichten sowie die Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften und von gerichtlichen Untersuchungen.

Wenn ein Unternehmen über die Einführung einer Nachrichtenarchivierungslösung nachdenkt, sollte Exchange Hosted Archive in die engere Wahl gezogen werden, denn diese Dienst bietet einen außerordentlichen Mehrwert in zahlreichen Schlüsselbereichen:

  • Komfort eines gehosteten Dienstes   Da Exchange Hosted Archive als verwalteter Dienst bereitgestellt wird, ermöglicht die Anwendung eine vollständige Nachrichtenarchivierung für das gesamte Unternehmen zu denkbar niedrigen Gesamtbetriebskosten. Darüber hinaus erübrigen sich Investitionen in Hardware oder Software.
  • Einhaltung von Vorschriften   Die gesamte Funktionalität von Exchange Hosted Archive wurde entwickelt, um Kunden zu unterstützen, die Vorschriften betreffend die Speicherung von elektronischen Nachrichten einhalten müssen. Darüber hinaus sind auch Workflowtools für die Überwachung der Einhaltung von Vorschriften sowie die Berichterstellung hierzu vollständig in das System integriert.
  • Integrierter Nachrichtenabruf   Exchange Hosted Archive enthält Tools, mit denen alle Benutzer beliebige Nachrichten suchen, abrufen, wiederherstellen und extrahieren können. Alle Nachrichten sind vollständig textindiziert, sodass sie jederzeit abgerufen, wiederhergestellt oder extrahiert werden können, d. h. auch für gerichtliche Zwecke und für den Nachweis der Einhaltung von Vorschriften.
  • Intuitive webbasierte Benutzeroberfläche   Alle Aspekte des Systems, von der Endbenutzerinteraktion bis zu Verwaltungs- und Überwachungsaufgaben, werden über eine vertraute, benutzerfreundliche Weboberfläche verarbeitet.
  • Kontinuität der E-Mail-Übermittlung und Wiederherstellung nach Datenverlust   Mit diesem einzigartigen Feature versetzt Exchange Hosted Archive Kunden in die Lage, weiterhin E-Mails zu empfangen und in vollem Umfang darauf zuzugreifen, auch wenn das E-Mail-System des Unternehmens ausgefallen ist.

Mit Exchange Hosted Archive steht eine umfassende Archivierungslösung für elektronische Nachrichten bereit, die den Anforderungen und Zwängen moderner Unternehmen in allen Belangen gerecht wird.

Die Microsoft Exchange Hosted Services bieten ein kosteneffektives Verfahren, mit dem Unternehmen aktiv die Sicherheit und Verfügbarkeit ihrer Messagingumgebung gewährleisten können – im sicheren Bewusstsein, dass ihre Messagingvorgänge internen Richtlinien genügen und die gesetzlichen Kompatibilitätsanforderungen erfüllen. Hierbei handelt es sich um eine nahtlose Erweiterung von Microsoft Exchange, die als Dienst über das Internet bereitgestellt wird. Das vollständige Dienstepaket umfasst die gehostete Filterung auf Spam, Virenschutz und die gehostete Archivierung und erfüllt gleichzeitig interne Richtlinien und behördliche Vorschriften. Mit der gehosteten Verschlüsselung wird die Vertraulichkeit von E-Mail-Nachrichten gewährleistet. Darüber ist mit dem andauernden Zugriff auf E-Mails während und nach Datenverlusten auch die geschäftliche Kontinuität sichergestellt. Microsoft Exchange Hosted Services stellen einen erheblichen Mehrwert für Unternehmenskunden dar, da keine vorausgehenden Kapitalinvestitionen erforderlich sind, IT-Ressourcen freigestellt werden und per E-Mail eingehende Bedrohungen schon eliminiert werden, bevor sie die Firewall des Unternehmens erreichen.

Weitere Informationen finden Sie unter Microsoft Exchange Hosted Services.

  • Aktuelle Herausforderungen betreffend das Nachrichtensystem eines Unternehmens
  • Anforderungen an eine effektive Nachrichtenarchivierungslösung
  • Eine Lösung, die allen Anforderungen gerecht wird: Microsoft Exchange Hosted Archive
  • Zusammenfassung
  • Informationen zu Microsoft Exchange Hosted Services
 
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