Grundlegendes zur Suche in mehreren Postfächern

Gilt für: Exchange Server 2010

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2010-01-20

Wenn Ihre Organisation Anforderungen der Offenlegungspflicht (in Bezug auf Organisationsrichtlinien, Einhaltung von Vorschriften oder Rechtsstreitigkeiten) erfüllen muss, können Sie mithilfe der Exchange Server 2010-Postfachsuche über mehrere Postfächer nach relevanten Inhalten in Exchange-Postfächern suchen.

Für die Postfachsuche über mehrere Postfächer werden die von der Exchange-Suche erstellten Inhaltsindizes verwendet. Die Exchange-Systemsteuerung (Exchange Control Panel, ECP) stellt eine benutzerfreundliche Oberfläche zum Suchen für nicht technisches Personal wie Mitarbeiter der Rechtsabteilung, Richtlinienbeauftragte, Datensatzmanager und Mitarbeiter der Personalabteilung (Human Resources, HR) bereit. Im Rahmen der rollenbasierten Zugriffssteuerung (Role Based Access Control, RBAC) wird die Verwaltungsrollengruppe Discoveryverwaltung bereitgestellt, mit der Discoveryaufgaben an nicht technische Mitarbeiter delegiert werden können, ohne erhöhte Rechte zuweisen zu müssen, die es einem Benutzer gegebenenfalls ermöglichen, operative Änderungen an der Exchange-Konfiguration vorzunehmen.

Inhalt

Verwendungsmöglichkeiten für die Postfachsuche über mehrere Postfächer

Die Exchange-Suche als Basis

Die Rollengruppe "Discoveryverwaltung" und Verwaltungsrollen

Discoverypostfächer

Durchführen einer Discoverysuche

Anzeigen von Suchergebnissen

Protokollierung von Discoverysuchvorgängen

Rechtliche Aufbewahrungspflicht und Offenlegungspflicht

Verwendungsmöglichkeiten für die Postfachsuche über mehrere Postfächer

Im Folgenden werden einige häufige Verwendungsmöglichkeiten für die Postfachsuche über mehrere Postfächer aufgeführt:

• Offenlegungspflicht   Das Erfüllen von Anforderungen der Offenlegungspflicht für Messaging-Datensätze entwickelt sich zunehmend zu einer der wichtigsten Aufgaben in Organisationen, die in Rechtsstreitigkeiten verwickelt sind. Ohne ein dediziertes Tool kann das Durchsuchen von Messaging-Datensätzen in mehreren Postfächern, die sich in verschiedenen Postfachdatenbanken befinden können, eine zeit- und ressourcenintensive Aufgabe darstellen. Mit der Postfachsuche über mehrere Postfächer können Sie eine große Anzahl von E-Mail-Nachrichten durchsuchen, die in Postfächern auf einem oder mehreren Exchange 2010-Servern und möglicherweise auch an verschiedenen Standorten gespeichert sind.
• Interne Untersuchungen   Die Postfachsuche über mehrere Postfächer kann Sie dabei unterstützen, Anforderungen von Managern oder Mitarbeitern der Rechtsabteilung im Rahmen interner Untersuchungen einfacher nachzukommen.
• HR-Überwachung   Die Postfachsuche über mehrere Postfächer kann Sie dabei unterstützen, HR-Anforderungen einfacher nachzukommen, ganz gleich, ob es sich dabei um Anforderungen der Standardüberwachung von E-Mail-Nachrichten oder um eine bestimmte Suche handelt.

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Die Exchange-Suche als Basis

Für die Postfachsuche über mehrere Postfächer werden die von der Exchange-Suche erstellten Inhaltsindizes verwendet. Damit die für die Postfachsuche über mehrere Postfächer erforderlichen umfassenden Suchfunktionen bereitgestellt werden können, wurden der Exchange-Suche neue Funktionen hinzugefügt. Dank eines einzigen Inhaltsindizierungsmoduls müssen keine zusätzlichen Ressourcen zum Durchforsten und Indizieren von Postfachdatenbanken für die Postfachsuche über mehrere Postfächer verwendet werden, wenn Mitarbeiter von IT-Abteilungen Discoveryanforderungen erhalten.

Weitere Informationen zur Exchange-Suche finden Sie unter Grundlegendes zur Exchange-Suche.

Für die Postfachsuche über mehrere Postfächer wird auch die erweiterte Abfragesyntax (Advance Query Syntax, AQS) verwendet. Dies ist die von der Windows-Suche und der Sofortsuche in Microsoft Outlook 2007 (und höher) verwendete, vertraute Abfragesyntax. Benutzer, die mit AQS vertraut sind, können problemlos leistungsstarke Suchabfragen zum Durchsuchen von Inhaltsindizes erstellen.

Weitere Informationen zu AQS finden Sie unter Erweiterte Abfragesyntax (möglicherweise in englischer Sprache).

Die Rollengruppe "Discoveryverwaltung" und Verwaltungsrollen

Damit Benutzer Discoverysuchläufe durchführen können, müssen Sie die Benutzer der RBAC-Rollengruppe Discoveryverwaltung hinzufügen. Diese Rollengruppe besteht aus zwei Verwaltungsrollen: Mit der Rolle "Postfachsuche" kann ein Benutzer eine Discoverysuche durchführen, und mit der Rolle "Rechtliche Aufbewahrungspflicht" ist ein Benutzer in der Lage, für ein Postfach die rechtliche Aufbewahrungspflicht festzulegen. Weitere Informationen zur RBAC-Rollengruppe Discoveryverwaltung finden Sie unter Erkennungsverwaltung. Weitere Informationen zur rollenbasierten Zugriffssteuerung finden Sie unter Grundlegendes zur rollenbasierten Zugriffssteuerung.

Standardmäßig weist die Rollengruppe Discoveryverwaltung keine Mitglieder auf. Die Berechtigungen zum Ausführen von Discoveryaufgaben sind keinem Benutzer zugewiesen. Darüber hinaus verfügen Exchange-Administratoren standardmäßig nicht über die Berechtigungen zum Durchführen einer Discoverysuche. Durch das Überwachen von Änderungen an RBAC-Rollen wird sichergestellt, dass die richtigen Datensätze gespeichert werden, um die Zuweisung der Rollengruppe Discoveryverwaltung nachverfolgen zu können. Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über die Administrator-Überwachungsprotokollierung.

Weitere Informationen zum Hinzufügen von Benutzern zur Rollengruppe Discoveryverwaltung finden Sie unter Hinzufügen eines Benutzers zur Rollengruppe "Discoveryverwaltung".

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Discoverypostfächer

Wenn Sie eine Discoverysuche durchführen, müssen Sie ein Zielpostfach angeben, in dem die Suchergebnisse gespeichert werden sollen. Bei einem Discoverypostfach handelt es sich um einen speziellen Exchange 2010-Postfachtyp, mit dem die folgenden Funktionen bereitgestellt werden:

• Einfache und sichere Zielpostfachauswahl   Wenn Sie die ECP zum Erstellen einer Discoverysuche verwenden, stehen nur Discoverypostfächer als Repository zum Speichern der Suchergebnisse zur Verfügung. Sie müssen keine potenziell lange Liste der in der Organisation verfügbaren Postfächer durchsehen. Dadurch wird auch die Möglichkeit vermieden, dass ein Discoverymanager versehentlich das Postfach eines anderen Benutzers oder ein ungesichertes Postfach auswählt, um darin potenziell vertrauliche Nachrichteninhalte zu speichern.
• Große Postfachspeicherkontingente   Im Zielpostfach sollten sehr viele Nachrichten gespeichert werden können, die bei einer Discoverysuche zurückgegeben werden können. Standardmäßig verfügen Discoverypostfächer über ein Postfachspeicherkontingent von 50 Gigabyte (GB). Sie können das Kontingent Ihren Anforderungen entsprechend ändern.
• Standardmäßige Sicherheit   Wie allen Postfachtypen ist auch einem Discoverypostfach ein Active Directory-Benutzerkonto zugeordnet. Dieses Konto ist jedoch standardmäßig deaktiviert. Nur explizit zum Zugreifen auf ein Discoverypostfach autorisierte Benutzer haben Zugriff auf dieses Postfach. Mitgliedern der Rollengruppe Discoveryverwaltung sind Berechtigungen für den Vollzugriff auf das Standarddiscoverypostfach zugewiesen. Für weitere Discoverypostfächer, die Sie ggf. erstellen, werden Benutzern keine Postfachzugriffsberechtigungen zugewiesen.
• E-Mail-Zustellung deaktiviert   Obwohl Discoverypostfächer in Exchange Server-Adresslisten angezeigt werden, können Benutzer keine E-Mail-Nachrichten an ein Discoverypostfach senden. Die E-Mail-Zustellung an Discoverypostfächer ist aufgrund von Zustellungseinschränkungen unzulässig. Dadurch bleibt die Integrität der Suchergebnisse erhalten.

Von Exchange 2010-Setup wird ein Discoverypostfach mit dem Anzeigenamen Discoverysuchpostfach erstellt. Mithilfe der Shell können Sie weitere Discoverypostfächer erstellen. Standardmäßig werden den von Ihnen zusätzlich erstellten Discoverypostfächern keine Postfachzugriffsberechtigungen zugewiesen. Ausführliche Informationen zum Erstellen eines Discoverypostfachs finden Sie unter Erstellen eines Discoverypostfachs.

Für die Postfachsuche über mehrere Postfächer wird außerdem ein Systempostfach mit dem Anzeigenamen SystemMailbox{e0dc1c29-89c3-4034-b678-e6c29d823ed9} zum Speichern von Metadaten der Postfachsuche über mehrere Postfächer verwendet. Systempostfächer werden weder in der Exchange-Verwaltungskonsole (Exchange Management Console, EMC) noch in Exchange-Adresslisten angezeigt. Bevor Sie eine Postfachdatenbank, in der sich das Systempostfach für die Postfachsuche über mehrere Postfächer befindet, entfernen können, müssen Sie das Postfach in eine andere Postfachdatenbank verschieben.

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Durchführen einer Discoverysuche

Benutzer, die der Rollengruppe Discoveryverwaltung hinzugefügt wurden, können Discoverysuchläufe durchführen. Weitere Informationen zur Rollengruppe Discoveryverwaltung finden Sie weiter oben in diesem Thema unter Die Rollengruppe "Discoveryverwaltung" und Verwaltungsrollen.

Sie können eine Discoverysuche mithilfe der webbasierten Benutzeroberfläche in der ECP (wie in der folgenden Abbildung veranschaulicht) durchführen. Dadurch wird das Verwenden der Postfachsuche über mehrere Postfächer für nicht technische Benutzer wie Datensatzmanager, Richtlinienbeauftragte oder Mitarbeiter der Rechts- und Personalabteilung vereinfacht. Sie können Discoverysuchläufe auch mit der Shell durchführen.

Benutzeroberfläche der Discoverysuche

Beim Durchführen einer Suche wird ein Suchobjekt in Exchange 2010 erstellt. Dieses Objekt kann bearbeitet werden, um die Suche zu starten, zu beenden, zu ändern und zu entfernen. Die von einer Discoverysuche zurückgegebenen Elemente werden in das als Zielpostfach für die Suche ausgewählte Discoverypostfach kopiert. Es können mehrere Suchvorgänge gleichzeitig ausgeführt werden.

Für die Durchführung einer Discoverysuche gilt Folgendes:

• Schlüsselwörter   Sie können Schlüsselwörter und Ausdrücke angeben, nach denen der Nachrichteninhalt durchsucht werden soll. Sie können auch die logischen Operatoren AND, OR und NOT verwenden. Wenn Sie nach einer genauen Übereinstimmung eines Ausdrucks, der mehrere Wörter enthält, suchen möchten, müssen Sie den Ausdruck in Anführungszeichen setzen. Wenn Sie beispielsweise nach dem Ausdruck "Plan und Wettbewerb" suchen, werden Nachrichten zurückgegeben, die eine genaue Übereinstimmung des Ausdrucks enthalten, wohingegen beim Angeben von Plan und Wettbewerb Nachrichten zurückgegeben werden, in denen die Wörter Plan und Wettbewerb an beliebigen Stellen in der Nachricht enthalten sind. Sie können auch die erweiterte Abfragesyntax (Advance Query Syntax, AQS) verwenden. Ausführliche Informationen hierzu finden Sie unter Erweiterte Abfragesyntax (möglicherweise in englischer Sprache). Weitere Informationen zu erweiterten Schlüsselwortsuchen finden Sie unter Erweiterte Schlüsselwortsuchen.

  Hinweis

  Die Postfachsuche über mehrere Postfächer bietet keine Unterstützung für reguläre Ausdrücke.

• Absender und Empfänger   Zum Eingrenzen der Suche können Sie die Absender oder Empfänger von Nachrichten angeben. Sie können mithilfe von E-Mail-Adressen, Anzeigenamen oder des Namens einer Domäne nach Elementen suchen, die an alle Benutzer in der Domäne oder von diesen gesendet wurden. Wenn Sie beispielsweise nach E-Mail-Nachrichten suchen möchten, die von einem beliebigen Benutzer von Contoso, Ltd. gesendet wurden, geben Sie in der ECP im Feld Von die Zeichenfolge @contoso.com ein. Sie können auch @contoso.com in der Shell im Parameter Senders angeben.

• Datumsbereich   Standardmäßig sind mit der Postfachsuche über mehrere Postfächer ausgeführte Suchvorgänge nicht durch einen Datumsbereich eingeschränkt. Wenn Sie nach Nachrichten suchen möchten, die innerhalb eines bestimmten Datumsbereichs gesendet wurden, können Sie die Suche durch Angeben des Start- und Enddatums eingrenzen. Wenn Sie kein Enddatum angeben, werden bei jedem erneuten Starten der Suche die neuesten Ergebnisse zurückgegeben.

• Postfächer   Mit der Postfachsuche über mehrere Postfächer können alle Postfächer durchsucht werden, die sich auf Exchange 2010-Postfachservern in der Exchange-Organisation befinden. Alternativ können Sie auch die zu durchsuchenden Postfächer angeben. Sie können auch eine Verteilergruppe angeben, um Postfachbenutzer einzuschließen, die Mitglieder der Gruppe sind.

• Persönliches Archiv   Wenn das persönliche Archiv für einen Postfachbenutzer aktiviert ist, wird bei der Postfachsuche über mehrere Postfächer standardmäßig auch das Archivpostfach durchsucht. Diese Einstellung kann in der ECP nicht außer Kraft gesetzt werden. Wenn Sie Archivpostfächer ausschließen möchten, müssen Sie die Suche mithilfe der Shell erstellen oder ändern.

• Nachrichtentypen   Standardmäßig werden nur E-Mail-Nachrichten durchsucht. Sie können jedoch auch die folgenden Nachrichtentypen in die Suche einschließen: Kontakte, Dokumente, Instant Messaging-Unterhaltungen, Journale, Besprechungen und Notizen.

• Anlagen   Mit der Postfachsuche über mehrere Postfächer können von der Exchange-Suche unterstützte Anlagen durchsucht werden. Unterstützung für weitere Dateitypen kann hinzugefügt werden. Hierzu müssen Sie Suchfilter (auch als iFilter bezeichnet) für den Dateityp auf den Postfachservern installieren.

• Nicht durchsuchbare Elemente   Bei nicht durchsuchbaren Elementen handelt es sich um Postfachelemente, die von der Exchange-Suche nicht indiziert werden können. Ursachen hierfür können nicht installierte Suchfilter für eine angefügte Datei, Filterfehler und verschlüsselte Nachrichten sein. Beim Erstellen einer Discoverysuche können Sie nicht durchsuchbare Elemente in Suchergebnissen berücksichtigen.

• Sichere Liste   Bestimmte Dateitypen enthalten keine indizierbaren Inhalte und können daher von der Exchange-Suche nicht indiziert werden. Diese Dateitypen werden durch Erstellen eines NULL-Filterwerts in der Registrierung einer sicheren Liste hinzugefügt. Exchange-Setup erstellt einen NULL-Filterregistrierungswert für mehrere Dateitypen. Postfachelemente mit diesen Dateitypen werden nicht in der Liste der fehlerhaften Elemente zurückgegeben. Eine Liste mit Standardsuchfiltern und NULL-Standardfiltereinträgen finden Sie unter Standardfilter für die Exchange-Suche.

• Verschlüsselte Elemente   Da mittels S/MIME verschlüsselte Nachrichten nicht von der Exchange-Suche indiziert werden, können diese Nachrichten auch nicht von der Postfachsuche über mehrere Postfächer durchsucht werden. Wenn Sie die Option auswählen, um fehlerhafte Elemente in Suchergebnissen zu berücksichtigen, werden diese S/MIME-verschlüsselten Nachrichten als fehlerhafte Elemente zurückgegeben.

• IRM-geschützte Elemente   Durch die Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) geschützte Nachrichten werden von der Exchange-Suche indiziert und daher auch in Discoverysuchergebnissen berücksichtigt. Nachrichten müssen mithilfe eines Active Directory-Rechteverwaltungsdienste-Servers (Active Directory Rights Management Services, AD RMS) geschützt werden, der sich in derselben Active Directory-Gesamtstruktur wie der Exchange 2010-Postfachserver befindet. Weitere Informationen zu IRM finden Sie unter Rechteschutz.

  Wichtig

  Wenn die Exchange-Suche eine IRM-geschützte Nachricht nicht indizieren kann, weil entweder ein Entschlüsselungsfehler aufgetreten oder IRM deaktiviert ist, wird die geschützte Nachricht nicht zur Liste der fehlerhaften Elemente hinzugefügt. Wenn Sie die Option auswählen, um fehlerhafte Elemente in Suchergebnissen zu berücksichtigen, sind in den Ergebnissen möglicherweise keine geschützten Nachrichten enthalten, die nicht entschlüsselt werden konnten.
  Wenn Sie IRM-geschützte Nachrichten in eine Suche einbeziehen möchten, können Sie eine andere Discoverysuche erstellen, um Nachrichten mit RPMSG-Anlagen zurückzugeben. Mit der Abfragezeichenfolge attachment:rpmsg können Sie alle geschützte Nachrichten durchsuchen. Dabei werden unabhängig von einer Indizierung alle IRM-geschützten Nachrichten aus den durchsuchten Postfächern zurückgegeben. Dies kann in Szenarien, in denen für eine Suche Nachrichten (einschließlich geschützter Nachrichten, die erfolgreich indiziert wurden) zurückgegeben werden, die den Suchkriterien entsprechen, zu doppelt vorhandenen Suchergebnissen führen. Bei der Suche werden keine geschützten Nachrichten zurückgegeben, die nicht indiziert werden konnten. Beim Durchführen einer zweiten Suche nach allen geschützten Nachrichten werden auch geschützte Nachrichten berücksichtigt, die erfolgreich indiziert und von der ersten Suche zurückgegeben wurden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, dass die von der zweiten Suche zurückgegebenen geschützten Nachrichten nicht den für die erste Suche verwendeten Suchkriterien (z. B. Schlüsselwörter) entsprechen.

Ausführliche Informationen zum Durchführen einer Discoverysuche finden Sie unter Erstellen einer Discoverysuche.

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Anzeigen von Suchergebnissen

Suchergebnisse werden in das Discoverypostfach kopiert, das als Zielpostfach für die Suche ausgewählt wurde. Wenn Sie nicht das Standard-Discoverysuchpostfach als Zielpostfach verwenden, müssen Sie autorisierten Benutzern Postfachzugriffsberechtigungen zuweisen, damit sie auf das von Ihnen ausgewählte Discoverypostfach zugreifen können. Autorisierte Benutzer können mit Outlook-Webanwendung oder Outlook auf das Postfach zugreifen.

Informationen darüber, wie Sie einem Benutzer Berechtigungen für den Vollzugriff auf ein Postfach zuweisen, finden Sie unter Verwalten von Berechtigungen für den Vollzugriff.

Im Zielpostfach wird ein neuer Ordner erstellt, dessen Name dem Namen der Suche entspricht. Damit Sie aus diesem Postfach zurückgegebene Nachrichten speichern können, wird ein Unterordner für jedes durchsuchte Postfach erstellt. Der Ordnername setzt sich aus dem Anzeigenamen des Postfachbenutzers sowie dem Datum und der Uhrzeit der Erstellung der Suche zusammen. Die Nachrichten werden in einen Ordner kopiert, der denselben Namen aufweist wie das jeweilige Verzeichnis im durchsuchten Postfach. Wenn der Suche beispielsweise der Name "Discovery-ProjectContoso" zugewiesen ist und eine Nachricht zurückgegeben wird, die sich in Paul Shens primärem Postfach im Ordner "Posteingang" befindet, lautet die im Discoverypostfach erstellte Ordnerhierarchie wie folgt: Discovery-ProjectContoso -> Paul Shen-9/4/2009 3:57:10 PM -> Primäres Postfach > Posteingang. Alle Nachrichtenflags, einschließlich Flags mit den Statusangaben "Gelesen"/"Ungelesen" sowie Flags zur Nachverfolgung, werden beibehalten.

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Protokollierung von Discoverysuchvorgängen

Es sind zwei Protokollierungstypen für Discoverysuchvorgänge verfügbar:

• Grundlegende Protokollierung   Die grundlegende Protokollierung ist standardmäßig für alle Postfachsuchvorgänge aktiviert. Sie schließt Informationen über die Suche und den Benutzer ein, der die Suche durchgeführt hat. Die mit der grundlegenden Protokollierung erfassten Informationen werden im Nachrichtentext der E-Mail angezeigt, die an das Postfach gesendet wird, in dem die Suchergebnisse gespeichert werden. Diese Nachricht befindet sich in dem Ordner, der zum Speichern der Suchergebnisse erstellt wurde.
• Vollständige Protokollierung   Die vollständige Protokollierung umfasst Informationen über alle von der Suche zurückgegebenen Nachrichten. Diese Informationen werden in einer durch Trennzeichen getrennten Datei (CSV-Datei) bereitgestellt, die an die E-Mail-Nachricht angefügt wird, die die grundlegenden Protokollierungsinformationen enthält. Der Name der Suche wird als Name der CSV-Datei verwendet. Diese Informationen können aus Gründen der Einhaltung von Vorschriften oder für Aufzeichnungszwecke erforderlich sein. Zum Aktivieren der vollständigen Protokollierung müssen Sie in der Exchange-Verwaltungskonsole die Option Vollständige Protokollierung aktivieren auswählen oder in der Shell mit dem Parameter LoggingLevel den Protokolliergrad angeben.

Ausführliche Informationen finden Sie unter Protokollierung der Suche in mehreren Postfächern.

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Rechtliche Aufbewahrungspflicht und Offenlegungspflicht

Im Rahmen von Discoveryanforderungen werden Sie möglicherweise aufgefordert, den Inhalt von Postfächern so lange aufzubewahren, bis eine Rechtsstreitigkeit beigelegt wurde. Dabei müssen auch Nachrichten aufbewahrt werden, die vom Postfachbenutzer gelöscht oder geändert wurden. In Exchange 2010 erfolgt dies mithilfe des Ordners "Wiederherstellbare Elemente".

Wenn für ein Postfach die rechtliche Aufbewahrungspflicht festgelegt ist, werden Nachrichten und andere Postfachelemente, die der Benutzer gelöscht hat, sowie alle Instanzen der an Postfachelementen vorgenommenen Änderungen im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" gespeichert. Gelöschte Elemente, die älter sind als der für die Postfachdatenbank oder den Postfachbenutzer konfigurierte Zeitraum für die Wiederherstellung gelöschter Elemente, werden dem Benutzer zwar nicht angezeigt, sie sind jedoch weiterhin im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" enthalten. Dadurch können solche Elemente und alle Instanzen der an Postfachelementen vorgenommenen Änderungen bei einer Discoverysuche zurückgegeben werden.

Weitere Informationen zur rechtliche Aufbewahrungspflicht finden Sie unter Grundlegendes zur rechtlichen Aufbewahrungspflicht. Ausführliche Informationen zum Festlegen der rechtlichen Aufbewahrungspflicht für ein Postfach finden Sie unter Festlegen der rechtlichen Aufbewahrungspflicht für ein Postfach.

Weitere Informationen zu wiederherstellbaren Elementen finden Sie unter Understanding Recoverable Items.

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