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Voicemail in Exchange Online

Exchange Online
 

Gilt für: Exchange Online

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2013-02-21

Mit Unified Messaging (UM) können Benutzer Voicemail- und andere Features wie u. a. Outlook Voice Access und Mailboxansageregeln verwenden. Unified Messaging kombiniert Voicemessaging und E-Mails in einem Postfach, auf das über verschiedene Geräte zugegriffen werden kann. Benutzer können die Nachrichten über ihren E-Mail-Posteingang oder mit Outlook Voice Access auf einem beliebigen Telefon abhören oder lesen. Sie können steuern, wie Benutzer ausgehende Anrufe tätigen, und festlegen, wie Anrufe bei der Organisation behandelt werden.

Heute werden Voicemail- und E-Mail-Systeme in Organisationen von Messagingadministratoren oft als separate Systeme verwaltet. Voicemailnachrichten und E-Mails befinden sich in separaten Postfächern, die auf unterschiedlichen Servern gehostet sind. Benutzer können E-Mails über den Desktop und Voicemailnachrichten über das Telefon abrufen.

Mit UM in Office 365 können Onlineadministratoren Voicemessaging und E-Mails in einem Postfach kombinieren, sodass Benutzer ihre Voicemailnachrichten sowohl über ihren E-Mail-Posteingang als auch über Outlook Voice Access auf einem beliebigen Telefon lesen bzw. abhören können. UM verwendet ein Benutzerpostfach zum Speichern von E-Mails und Voicemailnachrichten.

Inhalt

Unified Messaging-Funktionen

Planen und Bereitstellen von Unified Messaging

Verwalten von Unified Messaging mithilfe der Exchange-Verwaltungskonsole und der Shell

Die Voicemailfeatures in UM bieten Vorteile für Benutzer und Administratoren in Ihrer Organisation und in Exchange Online.

Wenn Sie UM für Ihre Organisation konfigurieren, können Benutzer auf Voicemail, E-Mail, Kalenderinformationen und persönliche Kontakte in ihrem Postfach über einen E-Mail-Client (beispielsweise Microsoft Outlook oder Outlook Web App), von einem Mobiltelefon mit eingerichtetem Microsoft Exchange ActiveSync (beispielsweise Windows Phone) oder von einem Telefon aus zugreifen. Darüber hinaus können Benutzer die folgenden Funktionen nutzen:

  • Zugriff auf Exchange-Postfach   Benutzer können über internetfähige Mobiltelefone, Outlook 2007 oder spätere Versionen und Outlook Web App auf einen umfangreichen Satz an Voicemailfeatures zugreifen. Zu diesen Features gehören zahlreiche Voicemail-Konfigurationsoptionen sowie die Möglichkeit der Wiedergabe einer Sprachnachricht entweder im Lesebereich mithilfe eines integrierten Windows Media Players oder in der Nachrichtenliste mithilfe der Computerlautsprecher .

  • Wiedergabe über Telefon   Dieses Feature ermöglicht Benutzern die Wiedergabe von Sprachnachrichten über ein Telefon. Wenn der Benutzer in einem Großraumbüro arbeitet, einen öffentlichen bzw. einen nicht multimediafähigen Computer verwendet oder eine vertrauliche Sprachnachricht wiedergibt, möchte er die Sprachnachricht möglicherweise nicht über die Computerlautsprecher wiedergeben. Er kann die Sprachnachricht mithilfe eines privaten oder geschäftlichen Telefons oder eines Mobiltelefons wiedergeben.

  • Voicemailformular   Das Voicemailformular ähnelt dem E-Mail-Standardformular. Es stellt Benutzern eine Schnittstelle zum Ausführen von Aktionen bereit wie das Wiedergeben, Beenden oder Anhalten von Sprachnachrichten, die Wiedergabe von Sprachnachrichten über ein Telefon sowie das Hinzufügen und Bearbeiten von Notizen.

    Das Voicemailformular enthält den eingebetteten Windows Media Player und ein Feld Audionotizen. Der eingebettete Windows Media Player und das Feld "Audionotizen" werden entweder bei der Vorschau einer Sprachnachricht im Lesebereich angezeigt oder in einem separaten Fenster, wenn die Sprachnachricht vom Benutzer geöffnet wird. Wenn Benutzer nicht für UM aktiviert sind oder auf dem Clientcomputer kein unterstützter E-Mail-Client installiert ist, werden Sprachnachrichten nur als E-Mail-Anlagen angezeigt, und das Voicemailformular ist nicht verfügbar.

  • Benutzerkonfiguration   Benutzer können verschiedene Voicemailoptionen für UM mithilfe von Outlook Web App konfigurieren. Beispielsweise kann der Benutzer persönliche Begrüßungen aufzeichnen, Benachrichtigungen über verpasste Anrufe sowie SMS-Benachrichtigungen konfigurieren und eine Voicemailnummer für die Wiedergabe über Telefon bzw. eine PIN für den Voicemailzugriff zurücksetzen.

  • Mailboxansage   Die Mailboxansage umfasst die Beantwortung eingehender Anrufe im Auftrag von Benutzern, die Wiedergabe von persönlichen Begrüßungen, das Aufzeichnen von Nachrichten und das Senden von Voicemail in Form einer E-Mail an das Benutzerpostfach.

  • Mailboxansageregeln   Über das Feature "Mailboxansageregeln" können für Voicemail aktivierte Benutzer festlegen, wie eingehende Anrufe durch die Mailboxansage verarbeitet werden. Mailboxansageregeln werden auf ähnliche Weise auf eingehende Anrufe angewendet wie Posteingangsregeln auf eingehende E-Mails. Standardmäßig sind keine Mailboxansageregeln konfiguriert. Wird ein eingehender Anruf entgegengenommen, wird der Anrufer aufgefordert, eine Sprachnachricht für die angerufene Person zu hinterlassen. Mithilfe der Mailboxansageregeln kann ein Anrufer folgende Aktionen ausführen:

    • Sprachnachricht für den Benutzer hinterlassen.

    • Umleiten an einen alternativen Kontakt des Benutzers.

    • Umleiten an die Voicemail des alternativen Kontakts.

    • Umleiten an andere Telefonnummern, die der Benutzer konfiguriert hat.

    • Verwenden des Features "Mich suchen" oder Ermitteln des Benutzers per Umleitung von einer Vermittlungsstelle.

  • Voicemailvorschau   Unified Messaging verwendet für neu erstellte Voicemailnachrichten die automatische Spracherkennung. Wenn Benutzer Sprachnachrichten erhalten, sind darin sowohl eine Aufzeichnung als auch Text enthalten, der aus der Sprachaufzeichnung erstellt wurde. Der Text einer Sprachnachricht wird für die Benutzer in einer E-Mail in Outlook Web App oder einem anderen unterstützten E-Mail-Client angezeigt.

  • Message Waiting Indicator   Der Message Waiting Indicator ist eine Funktion, die in den meisten älteren Voicemailsystemen zu finden ist. Der Begriff bezieht sich auf jeden Mechanismus, der auf den Eingang einer neuen Nachricht hinweist. Der MWI (Message Waiting Indicator) kann über das Postfach des Benutzers oder durch eine UM-Postfachrichtlinie aktiviert oder deaktiviert werden.

  • SMS-Benachrichtigungen über verpasste Anrufe und Voicemail   Wenn Benutzer, die Teil einer Hybrid- oder Office 365-Bereitstellung sind, ihre Voicemaileinstellungen mit ihrer Mobiltelefonnummer konfigurieren und die Anrufweiterleitung festlegen, können diese Benutzer auf ihren Mobiltelefonen Benachrichtigungen zu verpassten Anrufen und neuen Sprachnachrichten in Form einer SMS-Nachricht (Short Messaging Service) erhalten. Hierzu müssen die Benutzer zunächst jedoch Textnachrichten konfigurieren und Benachrichtigungen für ihr Konto aktivieren.

  • Geschützte Voicemail   Geschützte Voicemail ist ein Feature, mit dessen Hilfe Benutzer private E-Mails senden können. Diese Voicemail ist geschützt und Benutzer können Nachrichten dieser Art nicht weiterleiten, kopieren oder aus dem E-Mail-Programm extrahieren. Geschützte Voicemail erhöht die Diskretion von Voicemailnachrichten, und Benutzer können die Empfänger von Sprachnachrichten begrenzen.

  • Outlook Voice Access   Benutzern stehen zwei UM-Benutzerschnittstellen zur Verfügung: die Benutzerschnittstelle für Telefoneingabe (Telephone User Interface, TUI) und die Benutzerschnittstelle für Spracheingabe (Voice User Interface, VUI). Die Kombination dieser beiden Schnittstellen wird als Outlook Voice Access bezeichnet. Outlook Voice Access-Benutzer können Outlook Voice Access beim Zugriff auf das Voicemailsystem über ein externes oder internes Telefon nutzen. Benutzer, die sich in das Voicemailsystem einwählen, können mithilfe von Outlook Voice Access auf ihr Postfach zugreifen. Wenn ein Benutzer jedoch das Verzeichnis Ihrer Organisation nach einem Benutzer durchsucht, muss er die Tastatur verwenden. Das Verzeichnis kann nicht sprachgesteuert durchsucht werden. Mit einem Telefon kann ein UM-aktivierter Benutzer Folgendes durchführen:

    • Auf Voicemail zugreifen.

    • Abhören, Weiterleiten oder Beantworten von E-Mails.

    • Kalenderinformationen abhören.

    • Zugreifen auf Kontakte im Verzeichnis der Organisation oder auf einzelne Kontakte bzw. Kontaktgruppen, die in den persönlichen Kontakten des Benutzers gespeichert sind bzw. Wählen der entsprechenden Rufnummern.

    • Besprechungsanfragen annehmen oder stornieren.

    • Festlegen einer Sprachnachricht, um Anrufer über die Abwesenheit des angerufenen Teilnehmers zu informieren.

    • Sicherheitseinstellungen und persönliche Benutzeroptionen festlegen.

    • Suchen nach Benutzern im Verzeichnis der Organisation.

  • Gruppenadressierung über Outlook Voice Access   Benutzer können eine einzige E-Mail an einen einzelnen Benutzer in ihren persönlichen Kontakten oder an mehrere Empfänger aus dem Verzeichnis senden, entweder durch Hinzufügen jedes einzelnen Empfängers oder durch Hinzufügen des Namens einer Verteilerliste aus dem Verzeichnis der Organisation. Wenn sich ein Benutzer in Office 365 UM über Outlook Voice Access bei seinem Postfach anmeldet, kann er auch E-Mails und Sprachnachrichten an Benutzer in einer Gruppe senden, die in den persönlichen Kontakten gespeichert sind.

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Derzeit verwalten die meisten Benutzer und IT-Abteilungen ihre Voicemail getrennt von ihrer E-Mail. Voicemail und E-Mail sind als getrennte Posteingänge vorhanden, die auf getrennten Servern gehostet werden und auf die über den Desktop (bei E-Mail) und über ein Telefon (bei Voicemail) zugegriffen wird. UM stellt einen integrierten Informationsspeicher für alle Nachrichten und Zugriff auf Inhalte über den Computer und das Telefon bereit.

Exchange-Administratoren können UM über dieselbe Schnittstelle verwalten, die auch zur Verwaltung der übrigen Exchange-Funktionen verwendet wird, über die Exchange-Verwaltungskonsole und über die Exchange-Verwaltungsshell. Sie können die folgenden Aufgaben durchführen:

  • Verwalten von Voicemail und E-Mail von einer einzigen Plattform aus.

  • UM mithilfe skriptfähiger Befehle verwalten.

  • Hochverfügbare und zuverlässige UM-Infrastruktur aufbauen.

Office 365 UM bietet Administratoren folgende Vorteile:

  • Konsolidierung von Voicemailsystemen   Zurzeit müssen bei den meisten Voicemessagingsystemen alle Voicemessagingkomponenten an allen physischen Unternehmensstandorten innerhalb einer Organisation installiert sein. Bei solchen Architekturen befinden sich die Voicemessagingsysteme in Zweigstellen außerhalb des Hauptsitzes und müssen vor Ort verwaltet werden. Dies führt häufig zu höheren Verwaltungskosten und mehr Komplexität. Mit UM können Sie Ihr Voicemailsystem von einem zentralen Standort aus verwalten. Sie können ein zentrales Verwaltungssystem für UM erstellen, indem Sie Ihre VoIP-Gateways, IP-Nebenstellenanlagen oder herkömmliche Nebenstellenanlagen und Ihr Telefonsystem integrieren und anschließend Session Border Controllers (SBCs) implementieren, um Ihr Telefonsystem mit Ihrer Office 365-Bereitstellung zu verbinden. Durch eine solche Bereitstellung eines zentralisierten Voicemessagingsystems können erhebliche Einsparungen bei Hardware und Verwaltungskosten erzielt werden.

  • Integrierte UM-Administratorrollen   Eine Reihe von UM-spezifischen Administratorrollen zur Verwaltung von UM- und Voicemailfeatures, z. B.:

    • UM-Postfächer

    • UM-Telefonansagen

    • Unified Messaging

  • Unterstützung eingehender Faxnachrichten   UM bietet integrierte Unterstützung für eingehende Faxnachrichten für Benutzer, die über ein UM-aktiviertes Postfach verfügen. Diese Benutzer können über Anrufe, die an ihre Durchwahl eingehen, Faxnachrichten empfangen.

    Kunden, die eine Faxlösung benötigen, müssen auf eine Faxpartnerlösung zurückgreifen. Faxpartnerlösungen sind von mehreren Faxpartnern erhältlich. Die Faxpartnerlösungen werden nahtlos in Exchange integriert und ermöglichen UM-aktivierten Benutzern den Empfang eingehender Faxnachrichten. Eine Liste mit Links zu Faxpartnerlösungen finden Sie unter Microsoft Pinpoint für Faxpartner (möglicherweise in englischer Sprache).

  • Support für mehrere Sprachen   Alle verfügbaren Sprachpakete enthalten Support für das TTS-Modul (Text-to-Speech) und vorab aufgezeichnete Ansagen für die betreffende Sprache sowie ASR-Support. Allerdings umfassen nur einige Sprachpakete Unterstützung für die Voicemailvorschau.

  • Automatische Telefonzentrale   Eine automatische Telefonzentrale ist eine Sammlung von Sprachansagen, die externen und internen Benutzern den Zugriff auf das Voicemailsystem ermöglicht. Mithilfe der Telefontastatur oder mit Spracheingaben können Benutzer im Menü der automatischen Telefonzentrale navigieren, einen Benutzer anrufen oder nach einem Benutzer in der Organisation suchen und diesen dann anrufen. Eine automatische Telefonzentrale gibt dem Administrator folgende Möglichkeiten:

    • Erstellen eines angepassten Menüs für externe Benutzer.

    • Definieren von Informationsansagen, von Ansagen während der Geschäftszeiten und von Ansagen außerhalb der Geschäftszeiten.

    • Definieren von Urlaubszeitplänen.

    • Beschreiben der Suche im Verzeichnis der Organisation.

    • Beschreiben der Verbindung mit der Durchwahl eines Benutzers, damit externe Anrufer einen Benutzer durch Angabe seiner Durchwahl anrufen können.

    • Beschreiben der Suche im Verzeichnis der Organisation, damit externe Anrufer das Verzeichnis durchsuchen und einen bestimmten Benutzer anrufen können.

    • Ermöglichen von Anrufen externer Benutzer bei der Vermittlungsstelle.

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Unified Messaging setzt voraus, dass Sie Ihr vorhandenes Telefonsystem für Ihre Organisation mithilfe von SBCs in Office 365 integrieren. Für eine erfolgreiche Bereitstellung ist eine sorgfältige Analyse Ihrer vorhandenen Telefonieinfrastruktur und die Durchführung der richtigen Planungsschritte für die Bereitstellung und Verwaltung von Voicemail in UM erforderlich.

Wenn Sie UM in Office 365 verwenden möchten, müssen Sie Designprobleme und andere Schwierigkeiten in Betracht ziehen, die sich bei der Konfiguration von UM möglicherweise negativ auf Ihre Unternehmensziele auswirken. Im Allgemeinen gilt: Je einfacher das UM-Setup, umso leichter ist es, UM zu konfigurieren und zu verwalten. Grundsätzlich sollten Sie nur die UM-Komponenten, z. B. UM-Wähleinstellungen, automatische Telefonzentralen und UM-Postfachrichtlinien, erstellen, die unbedingt erforderlich sind, um Ihre Geschäfts- und Unternehmensziele zu unterstützen. Große Unternehmen mit komplexen Netzwerk- und Telefonieumgebungen, mehreren Geschäftseinheiten oder anderen komplizierten Strukturen erfordern eine ausführlichere Planung als kleine Organisationen mit relativ einfachen UM-Anforderungen.

Sie müssen viele Aspekte in Betracht ziehen und auswerten, um UM erfolgreich bereitstellen zu können. Sie müssen die verschiedenen Aspekte von Unified Messaging sowie jeder Komponente und jedes Feature verstehen, damit Sie die UM-Infrastruktur und -Bereitstellung entsprechend planen können. Wenn Sie Zeit für die Planung und die Analyse von Einzelaspekten vorsehen, können Sie Probleme bei der Bereitstellung von UM in Ihrer Organisation verhindern. Die folgenden Bereiche sollten z. B. bei der Planung von UM in Ihrer Organisation berücksichtigt und ausgewertet werden:

  • Die Anforderungen Ihrer Organisation.

  • Die Sicherheitsanforderungen Ihrer Organisation.

  • Ihr vorhandenes leitungsvermitteltes Telefonienetzwerk sowie Ihr Voicemailsystem.

  • Ihr aktuelles paketvermitteltes IP-Netzwerkdesign. Dies umfasst Ihre lokalen LAN- (Local Area Network) und WAN-Verbindungen und -Geräte.

  • Die Anzahl von Benutzern, die unterstützt werden müssen.

  • Die Frage, ob UM mit Microsoft Lync Server integriert werden soll, um Enterprise-VoIP in Office 365 zu aktivieren.

  • Die Anordnung von VoIP-Gateways, Telefoniegeräten und SBCs.

  • Die Speicheranforderungen für Voicemailbenutzer.

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Verwaltung über die Exchange-Verwaltungskonsole

Office 365 verfügt über eine einzige einheitliche Verwaltungskonsole für Ihre Organisation, die alle UM-Komponenten und -Funktionen umfasst. Die Exchange-Verwaltungskonsole stellt eine optimierte Schnittstelle für die Verwaltung von Exchange Online-Bereitstellungen bereit. Zu den Features der Exchange-Verwaltungskonsole zählen u. a.:

  • Listenansicht   Die Listenansicht in der Exchange-Verwaltungskonsole wurde für die Anzeige von Empfängern, Postfächern und Einstellungen für Features konzipiert, die Sie in Ihrer Organisation verwenden. Dank der Paginierung in der Listenansicht können Sie Ergebnisse pro Seite anzeigen. Sie können auch die Seitengröße und die Anzahl von Einträgen konfigurieren, und Einträge in eine CSV-Datei exportieren.

  • Hinzufügen/Entfernen von Spalten in der Empfängerlistenansicht   Sie können festlegen, welche Spalten angezeigt werden sollen, und Ihre benutzerdefinierten Listenansichten speichern.

  • Verwaltung öffentlicher Ordner    Die Verwaltung öffentlicher Ordner ist in der Exchange-Verwaltungskonsole verfügbar, und Sie brauchen keine speziellen Tools, um öffentliche Ordner zu verwalten.

  • Benachrichtigungen   Die Exchange-Verwaltungskonsole weist jetzt eine Benachrichtigungsanzeige auf, sodass Sie den Status lang dauernder Prozesse anzeigen können und, falls gewünscht, per E-Mail benachrichtigt werden, sobald ein Prozess abgeschlossen ist.

  • Benutzereditor für die rollenbasierte Zugriffssteuerung   In Office 365 befindet sich der Benutzereditor für die rollenbasierte Zugriffssteuerung (Role Based Access Control, RBAC) in der Exchange-Verwaltungskonsole, und Sie brauchen kein spezielles Tool, um die RBAC zu verwalten.

  • UM-Tools   In Office 365 können die Anrufstatistik und die Benutzeranrufprotokolle verwendet werden, um UM-Statistiken und -Informationen zu bestimmten Anrufen für einen UM-aktivierten Benutzer abzurufen.

Verwaltung über die Shell

Die Exchange-Verwaltungsshell, die auf der Windows PowerShell-Technologie basiert, ist eine leistungsstarke Befehlszeilenschnittstelle, die die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben ermöglicht. Mit der Shell können Sie jeden Aspekt von Exchange verwalten. Sie können neue E-Mail-Konten aktivieren, Sende- und Empfangsconnectors erstellen, Datenbankeigenschaften konfigurieren, sämtliche Aspekte von UM verwalten und mehr. Mit der Shell können alle über die Exchange-Verwaltungskonsole ausführbaren Aufgaben ausgeführt werden sowie weitere Aufgaben, die Sie in der Exchange-Verwaltungskonsole nicht ausführen können. Wenn Sie eine Aufgabe in der Exchange-Verwaltungskonsole ausführen, ist es in Wirklichkeit die Shell, die im Hintergrund tätig ist.

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