Was ist Dokumentverwaltung?
Inhalt dieses Artikels
Elemente eines Dokumentverwaltungssystems
Planungsprozess
Mit der Dokumentverwaltung wird der Lebenszyklus der Dokumente in Ihrer Organisation gesteuert – d. h. die Erstellung, Überprüfung, Veröffentlichung, Verwendung und Vernichtung oder Aufbewahrung. Der Begriff "Verwaltung" impliziert zwar eine hierarchische Steuerung der Informationen, ein effizientes Dokumentverwaltungssystem sollte jedoch die Kultur der Organisation widerspiegeln, die es verwendet. Die Tools, die Sie für die Dokumentverwaltung verwenden, sollten flexibel sein und es Ihnen ermöglichen, den Lebenszyklus der Dokumente genau zu steuern, wenn dies der Kultur und den Zielen Ihres Unternehmens entspricht. Es sollte jedoch auch möglich sein, ein lockereres strukturiertes System zu implementieren, sofern dies für Ihr Unternehmen angemessener ist.
Mit einem gut entworfenen Dokumentverwaltungssystem wird das einfache Suchen und Freigeben von Informationen gefördert. Inhalt wird auf logische Weise verwaltet, und die Erstellung und Präsentation von Inhalt kann in einem gesamten Unternehmen einfach standardisiert werden. Wissensmanagement und Information Mining werden dadurch gefördert. Ihre Organisation kann ihre rechtlichen Verpflichtungen erfüllen. Für jedes Stadium des Lebenszyklus eines Dokuments werden Features bereitgestellt – angefangen bei der Vorlagenerstellung bis hin zur Dokumenterstellung, -prüfung, -veröffentlichung, -überwachung und schließlich bis hin zur Vernichtung bzw. Archivierung.
Elemente eines Dokumentverwaltungssystems
Eine effiziente Dokumentverwaltungslösung umfasst folgende Angaben:
Die Typen von Dokumenten und den anderen Inhalt, der in einer Organisation erstellt werden kann
Die Vorlagen, die für die einzelnen Dokumenttypen verwendet werden sollen
Die Metadaten, die für die einzelnen Dokumenttypen bereitgestellt werden sollen
Die Speicherorte für die Dokumente in den einzelnen Phasen des Lebenszyklus eines Dokuments
Die Art der Steuerung des Zugriffs auf ein Dokument in den einzelnen Phasen des Lebenszyklus des Dokuments
Die Art der Weitergabe von Dokumenten in der Organisation, während sich die Teammitglieder an der Erstellung, Prüfung, Genehmigung, Veröffentlichung und Disposition der Dokumente beteiligen
Die auf die Dokumente anzuwendenden Richtlinien, damit dokumentbezogene Aktionen überwacht werden, Dokumente ordnungsgemäß aufbewahrt bzw. entsorgt werden und für die Organisation wichtige Inhalte geschützt werden
Die Art und Weise der Umwandlung der Dokumente, wenn sie im Laufe ihres Lebenszyklus von einer Phase in eine andere übergehen
Die Art und Weise der Behandlung von Dokumenten als Unternehmensdatensätze, die entsprechend rechtlicher Vorschriften und Unternehmensrichtlinien aufbewahrt werden müssen
Im Umfang von Microsoft Office SharePoint Server 2007 sind Features enthalten, die alle diese Aspekte der Dokumentverwaltung implementieren. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Information Worker diese Möglichkeiten einfach nutzen können, ohne ihre Gewohnheiten in den alltäglichen Tätigkeiten und den vertrauten Tools aufzugeben, umfassen die Anwendungen im System von Microsoft Office 2007 (z. B. Microsoft Outlook und Microsoft Word) auch Features, die die einzelnen Phasen im Lebenszyklus eines Dokuments unterstützen.
Planungsprozess
Der Planungsprozess für die Dokumentverwaltung besteht aus folgenden Hauptschritten:
Ermitteln der Dokumentverwaltungsrollen Stellen Sie sicher, dass in Ihren Plänen das Feedback der Hauptbeteiligten Ihrer Organisation berücksichtigt wird, dass die Lösung von einem geeigneten Team implementiert wird und dass Sie wissen, wer an den Dokumentverwaltungsprozessen beteiligt ist. Weitere Informationen zum Aufbauen eines Planungsteams für die Dokumentverwaltung finden Sie unter Identifizieren von Teilnehmern und Beteiligten der Dokumentverwaltung.
Analysieren der Dokumentverwendung Nachdem Sie ermittelt haben, wer an den Dokumenten arbeitet, bestimmen Sie die Dokumenttypen, an denen diese Personen arbeiten, und die Art der Verwendung der Dokumenttypen. Weitere Informationen finden Sie unter Analysieren der Dokumentverwendung.
Planen der Verwaltung von Dokumenten Sie können Dokumente in Bibliotheken, auf Teamwebsites und auf Portalwebsites verwalten. In Microsoft Office SharePoint Server 2007 stehen verschiedene Features für die Dokumentverwaltung und -speicherung zur Verfügung – angefangen bei speziellen Websites wie dem Datensatzrepository bis hin zu formfreien Dokumentbibliotheken für die Ad-hoc-Erstellung und Zusammenarbeit an Dokumenten. In einer Bibliothek können Sie Inhalt weiter in Ordnern und Unterordnern verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Dokumentbibliotheken.
Planen der Weitergabe von Inhalt zwischen Standorten Möglicherweise ist es erforderlich, ein Dokument in verschiedenen Phasen seines Lebenszyklus von einer Website oder Bibliothek zu einer anderen zu verschieben oder zu kopieren. Beispielsweise kann der Veröffentlichungsprozess das Verschieben eines Dokuments von einer Stagingwebsite auf eine öffentliche Internetwebsite umfassen. Wenn Inhalt von einem Format in ein anderes konvertiert werden muss, sofern er zwischen Websites verschoben wird, möchten Sie möglicherweise auch Inhaltskonvertierungen planen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt zum Planen des Datenflusses im Thema Planen von Dokumentbibliotheken.
Planen von Inhaltstypen Verwenden Sie Inhaltstypen, um Informationen zu Dokumenttypen zu verwalten, beispielsweise Metadaten, Dokumentvorlagen, Richtlinien und Workflowprozesse. Dies ist ein grundlegender Schritt bei der Verwaltung Ihrer Dokumente und für die einheitliche Verwendung in der gesamten Organisation. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Inhaltstypen (Office SharePoint Server).
Planen der Inhaltssteuerung Sie können das geeignete Maß der Steuerung für jeden Inhaltstyp und jeden Speicherort planen. Beispielsweise können Sie mithilfe der Verwaltung von Informationsrechten für eine Dokumentbibliothek planen, dass Eincheck- und Auscheckvorgänge erforderlich sind und dass Dokumente vor nicht autorisierter Verteilung geschützt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Planen der Versionsverwaltung, der Inhaltsgenehmigung und des Auscheckens.
Planen von Workflows Wenn Sie Workflows für Ihre Organisation planen, können Sie die Art und Weise steuern und nachverfolgen, in der Dokumente von einem Teammitglied an ein anderes weitergegeben werden, während die einzelnen Beteiligten im Lebenszyklus eines Dokuments mit anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten. Im Umfang von Microsoft Office SharePoint Server 2007 sind Workflows für allgemeine Aufgaben wie das Prüfen und Genehmigen von Dokumenten enthalten. In Microsoft Office SharePoint Server 2007 wird zudem das Erstellen und Installieren von benutzerdefinierten Workflows unterstützt. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Workflows für die Dokumentverwaltung.
Planen von Richtlinien Planen Sie für jeden Inhaltstyp Informationsverwaltungsrichtlinien, um sicherzustellen, dass Dokumente ordnungsgemäß überwacht, aufbewahrt, bezeichnet und anderweitig den institutionellen und rechtlichen Anforderungen Ihrer Organisation entsprechend gehandhabt werden. Im Umfang von Microsoft Office SharePoint Server 2007 sind Richtlinien enthalten, die die Überwachung, die Aufbewahrung von Dokumenten, das Bezeichnen von Dokumenten sowie Barcodes implementieren (damit wird sichergestellt, dass gedruckter Inhalt mit entsprechenden Versionen in Dokumentbibliotheken in Zusammenhang gebracht werden können). Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Informationsverwaltungsrichtlinien.
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