Übersicht über die Dokumentverwaltung in SharePoint 2013

GILT FÜR:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint in Microsoft 365

Dieser Artikel enthält eine allgemeine Beschreibung der verschiedenen Elemente einer Dokumentverwaltungslösung, die auf SharePoint Server basiert.

Dokumentverwaltung steuert den Lebenszyklus von Dokumenten in Ihrer Organisation: die Art und Weise, wie sie erstellt, geprüft und veröffentlicht werden, und wie sie schließlich entsorgt oder aufbewahrt werden. Der Begriff "Verwaltung" deutet zwar darauf hin, dass Informationen von der Leitung der Organisation gesteuert werden, dennoch sollte ein effektives Dokumentverwaltungssystem die Kultur der Organisation widerspiegeln, von der es verwendet wird. Die Tools, die Sie für die Dokumentverwaltung verwenden, sollten flexibel genug sein, dass Sie den Lebenszyklus eines Dokuments genau steuern können, wenn dies im Einklang mit der Kultur und den Zielen Ihrer Organisation ist, aber auch die Implementierung eines loser strukturierten Systems erlauben, wenn dies für Ihr Unternehmen besser geeignet ist.

Erfahren Sie mehr über Zusammenarbeitsgovernance für SharePoint in Microsoft 365.

Die Elemente eines Dokumentverwaltungssystems

Eine effektive Dokumentverwaltungslösung gibt Folgendes an:

• Welche Arten von Dokumenten und anderen Inhalten in einer Organisation erstellt werden können

• Welche Vorlage für jede Art von Dokument verwendet werden soll

• Welche Metadaten für jede Art von Dokument angegeben werden müssen

• Wo ein Dokument in der jeweiligen Phase seines Lebenszyklus gespeichert wird

• Wie der Zugriff auf ein Dokument in der jeweiligen Phase seines Lebenszyklus gesteuert wird

• Wie Dokumente in der Organisation verschoben werden, wenn Teammitglieder zur Erstellung, Prüfung, Genehmigung, Veröffentlichung und Verteilung der Dokumente beitragen

SharePoint Foundation 2013 umfasst Features, die alle diese Aspekte einer Dokumentverwaltung implementieren. SharePoint Server enthält die gleichen Features und fügt außerdem Folgendes hinzu:

• Welche Richtlinien auf Dokumente angewendet werden, sodass dokumentbezogene Aktionen geprüft, Dokumente ordnungsgemäß aufbewahrt oder entsorgt und Inhalte, die für die Organisation wichtig sind, geschützt werden

• Wie Dokumente als Unternehmensdatensätze verarbeitet werden, die gemäß rechtlichen Anforderungen und Unternehmensrichtlinien aufbewahrt werden müssen

Damit Information Worker diese Funktionen problemlos verwenden können, ohne von ihren täglichen Aufgaben abweichen und auf vertraute Tools verzichten zu müssen, umfassen Anwendungen in das Microsoft Office System - wie Microsoft Outlook und Word - Features, die jede Phase im Lebenszyklus eines Dokuments unterstützen.

Der Planungsprozess

Der Prozess der Dokumentverwaltungsplanung besteht aus den folgenden Hauptschritten:

1. Identifizieren von Dokumentverwaltungsrollen Stellen Sie sicher, dass Ihr Pläne das Feedback der Verantwortlichen in Ihrer Organisation berücksichtigen, Sie das beste Team zur Implementierung der Lösung zur Verfügung haben und Sie wissen, wer an Dokumentverwaltungsprozessen teilnehmen wird.

2. Analysieren der Dokumentnutzung Nachdem Sie ermittelt haben, wer an Dokumenten arbeitet, sollten Sie die Arten von Dokumenten festlegen, an denen sie arbeiten, und wie sie diese verwenden.

3. Planen der Organisation von Dokumenten Sie können Dokumente in Websitesammlungen, Websites und Bibliotheken organisieren. SharePoint Server bietet eine Reihe von Features, die das Organisieren und Speichern von Dokumenten erleichtern, von spezialisierten Websites bis hin zu lose strukturierten Dokumentbibliotheken für die schnelle Dokumenterstellung und Zusammenarbeit. Innerhalb einer Bibliothek können Sie Inhalte zusätzlich in Ordner und Unterordner organisieren.

4. Planen, wie Inhalte zwischen Speicherorten verschoben werden Es kann in verschiedenen Phasen des Lebenszyklus eines Dokuments erforderlich sein, das Dokument von einer Website oder aus einer Bibliothek zu einer anderen Website oder Bibliothek zu verschieben.

5. Planen von Inhaltstypen Verwenden Sie Inhaltstypen, um Informationen zu Dokumenten wie Metadaten, Dokumentvorlagen und Workflowprozesse zu organisieren. Die Implementierung dieser Methode ist ein wichtiger Schritt, um Ihre Dokumente zu organisieren und Konsistenz in Ihrer Organisation zu erzwingen.

6. Planen Workflows Wenn Sie Workflows für Ihre Organisation planen, können Sie steuern und verfolgen, wie Dokumente von einem Teammitglied zu einem anderen verschoben werden, während alle Teilnehmer im Lebenszyklus eines Dokuments zusammenarbeiten. SharePoint Server umfasst Workflows für gängige Aufgaben wie die Prüfung und Genehmigung von Dokumenten. SharePoint Server unterstützt auch die Erstellung und Installation benutzerdefinierter Workflows.

7. Planen der Inhaltsgovernance Sie können den geeigneten Grad an Kontrolle planen, der auf dem Inhaltstyp oder Speicherort basiert. Sie können z. B. festlegen, dass Dokumente in einer bestimmten Bibliothek ausgecheckt werden müssen, bevor sie bearbeitet werden können.

8. Planen von Richtlinien Planen Sie für jeden Inhaltstyp Informationsverwaltungsrichtlinien, um sicherzustellen, dass Dokumente geprüft, aufbewahrt und auch ansonsten entsprechend geschäftlicher und rechtlicher Anforderungen bearbeitet werden. SharePoint Server enthält Richtlinien, welche die Prüfung, die Aufbewahrung von Dokumenten sowie Barcodes implementieren (damit gedruckte Inhalte den entsprechenden elektronischen Versionen zugeordnet werden können).

   Hinweis

   Richtlinien sind in SharePoint Foundation 2013 nicht verfügbar.