Create Integrated Solutions with Groove and SharePoint

Artikel
08/24/2016

Kommunikation und Zusammenarbeit

Erstellen leistungsfähiger Verbindungen mit Groove und SharePoint

Alan Maddison

Auf einen Blick:

Erstellen einer SharePoint-Dokumentbibliothek
Erstellen eines Groove-Arbeitsbereichs
Synchronisieren von Groove und SharePoint
Ermöglichen des Zugriffs auf den Arbeitsbereich

Inhalt

Gemeinsamer Einsatz von Groove und SharePoint
Erste Schritte
Einrichten der Genehmigungssteuerung
Erstellen eines Groove-Arbeitsbereichs
Synchronisieren von Groove und SharePoint
Ermöglichen des Zugriffs auf den Arbeitsbereich
Zusammenfassung

IT-Experten wundern sich häufig über die scheinbare Ähnlichkeit zwischen Microsoft Office Groove 2007 (Groove) und Microsoft Office SharePoint Server 2007 (SharePoint) und sind sich nicht sicher, wann welches

Produkt eingesetzt werden soll. Auf den ersten Blick scheinen beide Produkte sehr ähnlich zu sein, da beide Funktionen zu Zusammenarbeit bieten. Wenn Sie sich jedoch die Architektur genauer ansehen, verstehen Sie, wie die Produkte sich unterscheiden.

SharePoint® ist ein stabiles und skalierbares Content Management-Framework und ein Toolset für die Zusammenarbeit, das strukturierte Workflows unterstützt. Groove™ ist im Gegensatz dazu ein Toolset für die Zusammenarbeit, mit dem sich Arbeitsbereiche mit keinem oder geringem IT-Aufwand schneller bereitstellen lassen. Weil Groove unter anderem gemeinsame Nutzung von Dokumenten, Diskussionsforen und Kalenderfeatures unterstützt, ist Groove das ideale Framework für eine dynamische, sichere und zweckgebundene Zusammenarbeit. Die meisten Benutzer setzen diese Produkte also am Ende für unterschiedliche Zwecke ein.

Außerdem ist in der Version von Groove 2007 die Unterstützung für die Integration von SharePoint mithilfe des SharePoint-Dateitools bereits integriert. Durch dieses Tool können Groove-Arbeitsbereiche mit SharePoint-Dokumentbibliotheken synchronisiert werden. Außerdem können Sie, wie im Weiteren noch erläutert wird, aufgrund der integrierten Integrationsfunktionen problemlos beide Produkte optimal nutzen. Durch Kombination der Flexibilität und Dynamik von Groove mit der Raffinesse und Leistungsfähigkeit von SharePoint ergeben sich für viele Benutzer enorme Vorteile.

Gemeinsamer Einsatz von Groove und SharePoint

Die heutige IT-Welt verlangt nach immer mehr Zusammenarbeit zwischen Organisationen und ihren Partnern und Lieferanten. Die leistungsfähigen Lösungen für eine Zusammenarbeit, die z. B. mithilfe von SharePoint implementiert werden, konzentrieren sich sehr stark auf interne Teams und die Notwendigkeit, Informationen innerhalb einer Organisation allen zur Verfügung zu stellen. Daher sind die Herausforderungen sowohl aus verwaltungs- als auch aus sicherheitstechnischer Perspektive äußerst groß, wenn Benutzern Zugriff auf Personen außerhalb der Organisation gewährt werden soll. Angesichts solcher Herausforderungen ist es das Ziel, dass Benutzer für bestimmte Zwecke auf externe Partner zugreifen dürfen.

Die Kombination von Groove und SharePoint löst genau dieses Problem. SharePoint ermöglicht die Zusammenarbeit innerhalb einer Organisation, bietet eine Inhaltssuche und stellt ein Workflowframework bereit. Wird Groove hinzugefügt, können Unternehmen diese Funktionen um eine einfache Zusammenarbeit zwischen Organisationen erweitern. Mit Groove können Benutzer schnell Arbeitsbereiche für eine Zusammenarbeit einrichten, die sich über Unternehmensgrenzen hinweg erstrecken. Außerdem sorgt die Unterstützung von symmetrischen Schlüsseln mit einem erweiterten 192 Bit-Verschlüsselungssystem (Advanced Encryption System, AES) für eine sichere Zusammenarbeit. Sicherheit ist in Groove integriert und automatisch aktiviert, daher ist keine Benutzerkonfiguration erforderlich.

Durch die Sicherheitsarchitektur von Groove werden diese Arbeitsbereiche und ihre Inhalte in hohem Maße geschützt, sowohl bei der lokalen Speicherung als auch während der Übertragung im Netzwerk. Durch das SharePoint-Dateitool können diese Informationen bidirektional mit einer SharePoint-Dokumentbibliothek synchronisiert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Informationen für den einfachen internen Zugriff zentral verfügbar sind. Schauen wir uns anhand eines konkreten Beispiels an, wie dieser Prozess funktioniert.

Erste Schritte

Organisationen arbeiten während ihrer täglichen Geschäftsaktivitäten häufig mit vielen Unternehmen zusammen. Dies umfasst in der Regel nicht nur externe Organisationen, sondern auch einzelne Benutzer aus Abteilungen, die nicht immer regelmäßig zusammenarbeiten, z. B. aus Finanzwesen, Unternehmenskommunikation und Rechtsabteilung. Deshalb müssen diese Organisationen ein internes Team für die Zusammenarbeit zusammenstellen, das die Ergebnisse dieser Zusammenarbeit den Benutzern zur Verfügung stellt, die nicht daran beteiligt sind, aber dennoch auf das endgültige Ergebnis zugreifen müssen. Mithilfe von SharePoint und Groove können Sie diese Ziele ganz einfach erreichen.

Wenn Sie nicht bereits über eine SharePoint-Dokumentbibliothek verfügen, die Sie mit Ihrem Groove-Arbeitsbereich synchronisieren möchten, besteht der erste Schritt darin, eine Bibliothek zu erstellen. Zu diesem Zweck stellen Sie eine Verbindung mit SharePoint her und wählen dann die Verknüpfung „View All Content“ (Gesamten Inhalt anzeigen) aus. Nach dem Laden der Seite wählen Sie „Erstellen“ und dann, wie in aus Abbildung 1 gezeigt, die Dokumentbibliothek aus der Spalte „Bibliothek“ aus.

Abbildung 1 Erstellen einer SharePoint-Dokumentbibliothek (Zum Vergrößern auf das Bild klicken)

Auf der Seite der neuen Dokumentbibliothek sind einige Einstellungen festzulegen: der Name und die Beschreibung der Bibliothek, ob die Bibliothek im Abschnitt „QuickLinks“ enthalten sein soll, ob die Versionsverwaltung aktiviert werden soll sowie das Standardformat für neue Dokumente, die direkt in der Bibliothek erstellt werden. Die Auswahl für den Dokumentversionsverlauf ist standardmäßig deaktiviert, aber Sie sollten dieses Feature aktivieren, wenn eine Versionsverwaltung für Ihre Umgebung sinnvoll ist. Sie sollten auch einige der erweiterten Funktionen von SharePoint in Betracht ziehen, die als Teil Ihrer Implementierung von Groove und SharePoint verwendet werden können. Diese verbesserte Funktionalität umfasst:

Versionsverlauf
Genehmigungssteuerung
Checkoutverfahren
Workflowsteuerung
Dokumentaufbewahrungsrichtlinien
Überwachung
RSS (Really Simple Syndication)

Diese zusätzlichen Funktionen, die mit SharePoint verfügbar sind, können bei der Arbeit mit Groove äußerst wertvoll sein. In diesem Beispiel wird sich diese zusätzliche Funktionalität als sehr nützlich erweisen, insbesondere bei der Genehmigungssteuerung. Nehmen Sie zum Beispiel an, die Teammitglieder arbeiten innerhalb von Groove gemeinsam am Entwurf eines Dokuments. Wenn der endgültige Entwurf für eine Überprüfung bereit ist, könnte er mit SharePoint synchronisiert und dann Gegenstand des Genehmigungsprozesses werden.

Einrichten der Genehmigungssteuerung

Sie können diese Funktion konfigurieren, indem Sie in der Dokumentbibliothek das Menü „Einstellungen“ und dann den Eintrag „Einstellungen“ auswählen. Dadurch werden alle Konfigurations- und Anpassungsoptionen angezeigt. Sie konfigurieren die Genehmigung, indem Sie im Abschnitt „Berechtigungen und Verwaltung“ die Verknüpfung der Workfloweinstellungen auswählen. Dadurch wird die Seite „Workflow hinzufügen“ angezeigt. Wählen Sie jetzt die Workflowvorlage aus, also in diesem Beispiel die Genehmigungsvorlage, und geben Sie dann einen Namen für den Workflow ein. Anschließend müssen Sie entscheiden, ob Sie eine vorhandene Aufgabenliste verwenden oder eine neue erstellen wollen. Eine neue Aufgabenliste ermöglicht eine bessere Geheimhaltung, da dies aber in unserem Beispiel kein Problem ist, wählen Sie die Standardvorgabe aus.

Nach Auswahl der Aufgabenliste müssen Sie entscheiden, womit der Genehmigungsprozess beginnen soll. Hier soll es um einen manuellen Prozess gehen, den jeder authentifizierte Benutzer mit den korrekten Berechtigungen starten kann. Mithilfe der anderen Optionen können Sie diesen Prozess auf Basis der Versionsverwaltung automatisieren, wenn er in der Dokumentbibliothek aktiviert ist, wenn ein neues Dokument hinzugefügt wird oder wenn ein vorhandenes Dokument geändert wird.

Durch Klicken auf „Weiter“ akzeptieren Sie diese Konfigurationsoptionen und müssen jetzt abschließende Konfigurationsdaten eingeben. Als erste Option sollten Sie konfigurieren, wie Aufgaben zugewiesen werden. Da möglicherweise mehrere Benutzer am Genehmigungsprozess beteiligt sind, können Sie die Genehmigungsberechtigten seriell zuweisen, sodass ein Benutzer das Element genehmigt und es dann an den nächsten Benutzer weitergibt, oder parallel zuweisen, sodass jeder Benutzer das Element jederzeit genehmigen kann. Sie müssen dann entscheiden, ob Genehmigungsberechtigte anderen Benutzern Aufgaben zuweisen dürfen und ob sie Änderungen anfordern dürfen, bevor die Aufgabe abgeschlossen wird.

Im nächsten Schritt wählen Sie die eigentlichen Genehmigungsberechtigten aus und entscheiden dann, bis wann die Aufgabe abgeschlossen werden soll. Zum Schluss entscheiden Sie, wann der Workflow abgeschlossen sein soll. Bei der Standardoption ist der Workflow abgeschlossen, sobald alle Aufgaben erledigt wurden. Bei der endgültigen Konfiguration legen Sie fest, ob der Genehmigungsstatus aktualisiert wird, wenn der Workflow abgeschlossen ist. Wenn Sie auf „OK“ klicken, wird der Genehmigungsprozess erstellt, und Sie können mit der Genehmigung von Dokumenten beginnen.

Erstellen eines Groove-Arbeitsbereichs

Nach Erstellen der SharePoint-Dokumentbibliothek wird im nächsten Schritt ein Groove-Arbeitsbereich erstellt. Stellen Sie dazu als Erstes sicher, dass Sie über ein Groove-Konto und mindestens eine Identität verfügen. Identitäten sind die Basis für die Anwesenheit von Groove und die Kommunikation innerhalb dieses Programms. Jedem Groove-Konto können mehrere Identitäten zugeordnet werden, und jeder Identität wird eine eindeutige Kontaktdatei zugeordnet, damit Sie die Kontaktinformation für jede der von Ihnen verwendeten Identitäten anpassen können. Sie können Ihr Groove-Konto und die damit verknüpften Identitäten auch exportieren, um sie auf mehreren Computern zu verwenden.

Wenn ein Konto und eine Identität erstellt wurden, öffnen Sie den Groove-Startbereich durch Doppelklicken auf das Groove-Symbol in der Taskleiste. Klicken Sie auf die Option „Neuer Arbeitsbereich“, geben Sie einen geeigneten Namen für den Arbeitsbereich ein, und wählen Sie einen Standardtyp für den Arbeitsbereich aus. Der Standardarbeitsbereich von Groove vereinfacht die Zuweisung von Anwesenheit, Warnungen und Rollen an Arbeitsbereichsmitglieder. Wenn Sie auf „OK“ klicken, erstellt Groove den Arbeitsbereich und öffnet ihn. Abbildung 2 zeigt einen neuen Arbeitsbereich mit einigen Dateien, die dem Dateitool hinzugefügt wurden. Jetzt kann mit dem Arbeitsbereich gearbeitet werden, und Sie können die Einrichtung vervollständigen, indem Sie Warnungen konfigurieren oder eines der entsprechenden Tools hinzufügen.

Abbildung 2 Ein neuer Groove-Arbeitsbereich (Zum Vergrößern auf das Bild klicken)

Warnungen können auf Tool-, Arbeitsbereichs- oder auf einzelner Dateiebene konfiguriert werden. Die vier Warnebenen sind „Keine“, „Mittel“, „Hoch“ und „Auto“. Die Einstellung „Mittel“ hebt neuen Inhalt hervor, die Einstellungen „Hoch“ oder „Auto“ spielen eine Audiodatei ab. Sie können auch Warnungen konfigurieren, die Sie benachrichtigen, sobald ein Benutzer in einen bestimmten Arbeitsbereich eintritt. Warnungen werden durch Auswahl des Eintrags „Set Alerts“ (Warnungen festlegen) im Menü „Optionen“ ausgewählt. Warnungen für einzelne Dateien werden direkt über die Eigenschaften der Datei festgelegt. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei im Arbeitsbereich, und wählen Sie „Eigenschaften“ aus.

Zusätzlich zum Dateitool für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und dem Diskussionstool für Diskussionsforen, die Teil des Standardarbeitsbereichs sind, gibt es viele weitere Tools, darunter Kalender, Formulare, Problemverfolgung, Besprechungen, Skizzenblock und selbstverständlich das SharePoint-Dateitool. Jedes von ihnen liefert nützliche, zusätzliche Funktionalität für die Zusammenarbeit. Zum Hinzufügen eines Tools wählen Sie im unteren rechten Bereich des Arbeitsbereichs die Schaltfläche „Diesem Arbeitsbereich ein Tool hinzufügen“ aus und fügen dann das gewünschte Tool hinzu, siehe Abbildung 3. Sie können ein Tool auch jederzeit ganz einfach löschen.

Abbildung 3 Hinzufügen eines Tools zum Groove-Arbeitsbereich (Zum Vergrößern auf das Bild klicken)

Synchronisieren von Groove und SharePoint

Nach dem Hinzufügen des SharePoint-Dateitools, muss nun die URL der SharePoint-Website festgelegt werden, auf der sich die Dokumentbibliothek befindet, mit der eine Synchronisierung vorgenommen werden soll. Wählen Sie zunächst die Registerkarte „SharePoint-Dateien“ im unteren Bereich des Arbeitsbereichs aus, und klicken Sie anschließend im Groove-Arbeitsbereich auf die Schaltfläche „Setup“, wie in Abbildung 4 gezeigt.

Abbildung 4 Einrichten des SharePoint-Dateitools (Zum Vergrößern auf das Bild klicken)

Nach Eingabe der URL werden alle Bibliotheken angezeigt, die auf dieser SharePoint-Website verfügbar sind. Wählen Sie dann so wie in Abbildung 5 die gewünschte Bibliothek aus. Groove stellt eine Verbindung her und startet die automatische Synchronisierung. Alle Dokumente, die sich momentan in der SharePoint-Bibliothek befinden, werden damit in den Groove-Arbeitsbereich heruntergeladen und dort zur Verfügung gestellt. Abbildung 6 zeigt ein Beispiel.

Abbildung 5 Nach dem Festlegen der URL werden die SharePoint-Bibliotheken in Groove verfügbar (Zum Vergrößern auf das Bild klicken)

Abbildung 6 Synchronisieren von Groove und SharePoint (Zum Vergrößern auf das Bild klicken)

Die Dokumente werden im Groove-Arbeitsbereich als ungelesen angezeigt, da sie gerade erst heruntergeladen wurden. Alle über SharePoint synchronisierten Dateien können die Vorteile der Anmelde- bzw. Abmeldefunktionalität von SharePoint nutzen. Wenn Sie eine Datei abmelden, stellen Sie sicher, dass keine anderen Benutzer Änderungen durchführen können, während Sie das Dokument bearbeiten.

Weiterhin sollten Sie berücksichtigen, dass das SharePoint-Dateitool für eine bidirektionale Synchronisierung sorgt. Wenn Sie dem SharePoint-Dateitool also Dateien mithilfe von Groove hinzufügen, werden sie mit der SharePoint-Dokumentbibliothek synchronisiert. Auch wenn standardmäßig eine automatische Synchronisierung festgelegt ist, können Sie die Synchronisierung manuell durch Klicken auf die Schaltfläche „Synchronize Now“ (Jetzt Synchronisieren) starten. In diesem Fall wird für jede zu synchronisierende Datei eine Zusammenfassung aller Änderungen und eine entsprechende Aktion angezeigt: Empfangen (von SharePoint) oder Senden (an SharePoint), siehe Abbildung 7.

Abbildung 7 Nach einer manuellen Synchronisierung wird eine Zusammenfassung aller Änderungen angezeigt (Zum Vergrößern auf das Bild klicken)

Anzumerken ist, dass sich das Dateitool, das als Teil des Standardarbeitsbereichs von Groove bereitgestellt wird, vom SharePoint-Dateitool unterscheidet. Das Groove-Dateitool führt keine Synchronisierung mit SharePoint durch und kann ggf. entfernt werden. Weil keine Synchronisierung mit SharePoint stattfindet, kann das Tool jedoch auch als Speicherort für temporäre Dateien verwendet werden, die das Team im Verlauf eines Projekts benötigt. Die dort abgelegten Dateien werden ebenfalls zwischen den Mitgliedern des Arbeitsbereichs synchronisiert.

Ermöglichen des Zugriffs auf den Arbeitsbereich

Nachdem die grundlegende Infrastruktur für eine Zusammenarbeit bereitgestellt wurde, können Sie jetzt den Benutzern Zugriff auf den Arbeitsbereich ermöglichen. Vorher aber müssen Sie sie einladen, was über E-Mail oder über Groove Instant Messaging erfolgt. Alternativ können Sie die Einladungen aus Groove in eine Datei exportieren. Diese Datei besitzt die Erweiterung .grv, die standardmäßig der Groove-Anwendung zugeordnet wird, und kann dann auf eine andere Art und Weise ausgeliefert werden. Die Einladung kann z. B. auf eine Website gestellt werden, über die der Empfänger sie herunterladen kann.

In Groove Instant Messaging wird durch Sicherheitsprüfungen gewährleistet, dass nur der Empfänger eine Einladung lesen darf. Stellen Sie bei einer Einladung über E-Mail oder mithilfe einer Einladungsdatei sicher, dass die Option „Zustimmungsbestätigung erforderlich“ aktiviert ist. Dadurch erhalten Sie eine weitere Bestätigung, dass der jeweils richtige Benutzer dem Arbeitsbereich beitritt. Dadurch wird zusätzlicher Schutz für den Arbeitsbereich gewährt. Beachten Sie, dass ausstehende Einladungen abgebrochen werden können.

Wenn Sie Benutzer in den Arbeitsbereich einladen, müssen Sie jedem Empfänger eine Rolle zuweisen. Mögliche Rollen sind Manager, Teilnehmer und Gast. Die Standardzuweisung ist Teilnehmer. Jede Rolle hat bestimmte Rechte innerhalb des Arbeitsbereichs, und Sie sollten die Managerrolle wirklich nur den Benutzern zuweisen, die alle Rechte im Arbeitsbereich benötigen, also etwa Tools löschen dürfen. Erstellern von Arbeitsbereichen wird standardmäßig die Managerrolle zugewiesen. Zugewiesene Rollen können jederzeit geändert werden.

Am Schluss muss der Groove-Arbeitsbereich nach dem Abschluss der Arbeit gelöscht werden, da das Projekt in diesem Artikel zweckgebunden ist. Nachdem Sie den Arbeitsbereich mit der SharePoint-Bibliothek synchronisiert haben, können Sie den Arbeitsbereich öffnen und im Menü „Datei“ den Eintrag „Arbeitsbereich löschen“ auswählen. Sie erhalten die Option, den Arbeitsbereich entweder vom Computer oder für alle Mitglieder zu löschen. (Jeder Benutzer besitzt eine Kopie des Arbeitsbereichs auf seinem Computer, die erst dann gelöscht wird, wenn Sie ihn für alle Mitglieder löschen.)

Der Höhepunkt des Projekts wäre eine weitere Gelegenheit, die komplementäre Natur von Groove und SharePoint zu nutzen. Nach der endgültigen Synchronisierung der Dokumente wären Sie in einer idealen Position, die Vorteile der Richtlinieneinstellungen für die Informationsverwaltung in SharePoint zu nutzen. Insbesondere kann eine Funktion zum Ablauf von Daten aktiviert werden, durch die sich die gespeicherten Daten automatisch verwalten lassen.

Dabei können Sie einen Zeitraum angeben, für den die Daten aufbewahrt werden sollen. Am Ende des Aufbewahrungszeitraums kann SharePoint die Daten automatisch löschen oder einen Workflowprozess starten. Durch diese großartige Möglichkeit können Sie die Daten von Groove in die Lebenszyklus-Informationsverwaltungsrichtlinien Ihres Unternehmens integrieren. Sie können die Richtlinie für die Datenaufbewahrung jederzeit konfigurieren. Wenn dies nicht bereits bei der ersten Konfiguration der Bibliothek erfolgt ist, haben Sie jetzt eine weitere Möglichkeit dazu.

Zum Aktivieren der Ablauffunktion wählen Sie innerhalb der Dokumentbibliothek das Menü „Einstellungen“ und dann den Menüeintrag „Dokumentbibliothekseinstellungen “ aus. Im Abschnitt „Berechtigungen und Verwaltung“ wird jetzt die Menüoption „Einstellungen für die Informationsverwaltungsrichtlinie“ angezeigt. Wenn Sie auf die Verknüpfung „Einstellungen für die Informationsverwaltungsrichtlinie“ geklickt haben, können Sie entweder eine neue benutzerdefinierte Richtlinie festlegen, oder Sie können auswählen, dass die Dokumentbibliothek die auf Standortebene festgelegte Richtlinie verwenden soll.

Beachten Sie, dass Sie beim Festlegen einer benutzerdefinierten Richtlinie einige Konfigurationsinformationen eingeben müssen. Deshalb wird in diesem Beispiel der Ablauf aktiviert sowie ein Aufbewahrungszeitraum und eine Aktion ausgewählt, die nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums ausgeführt werden soll.

Groove ist ein umfassender Client für die Zusammenarbeit und wurde entworfen, um ein dynamisches, intuitives und sicheres Framework für die zweckgebundene Zusammenarbeit zu ermöglichen. Durch das umfangreiche Toolset ist Groove eine einfache und anpassungsfähige Plattform für die Zusammenarbeit. Sie kann problemlos innerhalb einer Organisation oder zwischen verschiedenen Organisationen verwendet werden.

Wenn SharePoint bereits ein stabiles und leistungsfähiges Content Management-Framework und Toolset für die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen ist, dann ist die Kombination mit Groove eine hervorragende Lösung. Beide Produkte ergänzen sich außerordentlich gut und ermöglichen so bedeutende Produktivitätssteigerungen bei der Zusammenarbeit von Teams.

Alan Maddison ist Senior Consultant bei Strategic Business Systems, einer Tochtergesellschaft von Brocade.

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