Auswählen der geeigneten Lösung für Öffentliche Ordner

  • Artikel

 

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2006-07-25

Bevor Sie Öffentliche Ordner von Microsoft® Exchange 2000 Server oder Microsoft Exchange Server 2003 bereitstellen, müssen Sie sicherstellen, dass die von den Öffentlichen Ordnern bereitgestellten Funktionen die Anforderungen des Unternehmens erfüllen.

In diesem Artikel werden die Features und Funktionen beschrieben, die von Öffentlichen Ordnern bereitgestellt werden, und mit der Funktionalität der Datenrepositorylösung von Microsoft Windows® SharePoint®-Produkten und -Technologien verglichen.

Betrachtungen zu Öffentlichen Ordnern von Exchange Server

Die Öffentlichen Ordner von Exchange Server dienen als Repository für Informationen, die von vielen Benutzern gemeinsam genutzt werden. Öffentliche Ordner sollten verwendet werden, wenn im Unternehmen eine Datenreplikation auf mehrere Server erforderlich ist. Der Zugriff auf Öffentliche Ordner ist über die folgenden Protokolle in den normalen Postfachzugriff integriert:

  • Microsoft Office Outlook® 2003 (MAPI-Clients)
  • Clients, die mit IMAP (Internet Message Access Protocol) kompatibel sind, wie z. B. Outlook Express
  • Microsoft Office Outlook Web Access (Webclient)

Der Offlinezugriff auf den Inhalt Öffentlicher Ordner ist über den Öffentlichen Ordner Favoriten in Outlook verfügbar.

noteAnmerkung:
Beachten Sie die folgenden beiden Probleme, bevor Sie den Öffentlichen Ordner Favoriten in Outlook verwenden. Im Öffentlichen Ordner Favoriten können Benutzer an einer zentralen Stelle in Outlook Öffentliche Ordner hinzufügen, die sie häufig verwenden. Wenn Benutzer einen Öffentlichen Ordner zu ihrem Öffentlichen Ordner Favoriten hinzufügen, kann der Inhalt dieses Öffentlichen Ordners so konfiguriert werden, dass er regelmäßig für den Offlinezugriff synchronisiert wird. Eine solche Synchronisierung vergrößert die Netzwerklast. Das zweite Problem, das Sie berücksichtigen müssen, ist ein Fehler, den Benutzer häufig begehen, wenn sie Objekte aus einem Öffentlichen Ordner in ihrem Ordner Favoriten entfernen. Benutzer löschen häufig Nachrichten und Bereitstellungen, die sie in einem Öffentlichen Ordner des Ordners Favoriten gelesen haben, genauso wie sie E-Mail-Objekte in den anderen Outlook-Ordnern löschen. Wenn Outlook den Öffentlichen Ordner von Exchange Server synchronisiert, werden die Nachrichten im Öffentlichen Ordner ebenfalls gelöscht. Dieses Verhalten ist für Benutzer oftmals unerwartet.

Öffentliche Ordner werden im Allgemeinen für die folgenden Zwecke verwendet:

  • Öffentliche Ordner können für die gemeinsame Kommunikation verwendet werden, wie z. B. Diskussionen über Nachrichtenbereitstellungen, freigegebene E-Mail-Nachrichten, Kontakte, Gruppenkalender, Archivierung von Bereitstellungen an Verteilerlisten und NNTP-Unterstützung (Network News Transfer Protocol).
  • Öffentliche Ordner können für die Verwaltung von gemeinsam genutzten Inhalten verwendet werden. Wie in Dateifreigaben können in Öffentlichen Ordner Inhalte gespeichert werden, wie z. B. Dokumente. Öffentliche Ordner eignen sich auch für die gemeinsame Nutzung von Inhalten, wenn keine Versionsverwaltung und Übermittlung erforderlich ist.

Wenn Sie einen Offlinespeicher für Informationen oder einen replizierten Speicher für Informationen benötigen, stellen Öffentliche Ordner ein ideales Repository dar.

Öffentliche Ordner sind jedoch nicht für die folgenden Funktionen vorgesehen:

  • Öffentliche Ordner sind nicht für die Archivierung von Daten vorgesehen. Benutzer, deren Postfachgröße beschränkt ist, verwenden anstelle von Persönlichen Ordner-Dateien bisweilen Öffentliche Order, um Daten zu archivieren. Bei dieser Methode handelt es sich nicht um eine empfohlene bewährte Methode, weil dadurch der Speicher in Öffentlichen Ordner-Servern vergrößert und das Ziel von Postfachgrenzwerten untergraben wird.
  • Öffentliche Ordner sind nicht für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und die Zusammenarbeit vorgesehen. Öffentliche Ordner bieten keine Versionsverwaltung oder andere Dokumentverwaltungsfeatures, wie z. B. kontrollierte Check-in- und Check-out-Funktionen, und keine automatischen Benachrichtigungen über geänderte Inhalte.

Betrachtungen zu SharePoint-Produkten und -Technologien

Als Lösung für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und die Zusammenarbeit bieten SharePoint-Produkte und -Technologien gegenüber Öffentlichen Ordnern von Exchange Server die folgenden Vorteile:

  • Sie können SharePoint-Produkte und -Technologien für die Verwaltung von Dokumenten verwenden. SharePoint-Produkte und -Technologien bieten Versionskontrolle sowie kontrollierte Check-in- und Check-out-Funktionen.

  • Mit SharePoint-Produkten und -Technologien können Sie eine browserbasierte Clientunterstützung für die Zusammenarbeit ermöglichen. Die Benutzer können über Office Outlook Web Access auf die Features für die Zusammenarbeit zugreifen.

  • Mit SharePoint-Produkten und -Technologien können Sie automatische Benachrichtigungen für geänderte Inhalte zur Verfügung stellen.

    noteAnmerkung:
    Diese Funktion setzt einen SMTP-Server voraus.

  • Mit SharePoint-Produkten und -Technologien können Sie Besprechungsarbeitsbereichs-Websites in Outlook 2003 erstellen.

  • In SharePoint-Produkten und -Technologien können Sie Office-Anwendungen integrieren, wie z. B. Microsoft Office Live Communications Server 2003 für Instant Messaging und Präsenzinformationen. Präsenz bezeichnet den Status, wie z. B. online, abwesend oder beschäftigt, der vom Instant Messaging-Programm angezeigt wird, wenn Sie den Cursor über ein Kontaktsymbol bewegen.

  • Sie können SharePoint-Produkte und -Technologien für die Verwaltung von Portalen und Websites verwenden.

  • Sie können mit SharePoint-Produkten und -Technologien eine Dokumentbibliothek mit einem Öffentlichen Ordner in Exchange 2000 Server oder höheren Versionen mit einer SharePoint-Website verknüpfen.

  • Sie können standortübergreifende Suchen ermöglichen, indem Sie Office SharePoint Portal Server für die Suche in indizierten Öffentlichen Ordnern und anderen gemeinsam genutzten Datenbanken einrichten.

Sie müssen jedoch mögliche Einschränkungen der SharePoint-Produkte und -Technologien berücksichtigen, wenn Sie SharePoint-Produkte und -Technologien mit Exchange Server vergleichen.

SharePoint Portal Server ist beispielsweise nicht E-Mail-fähig, obwohl Sie eine eigene Lösung entwickeln können, um SharePoint Portal Server E-Mail-fähig zu machen. Öffentliche Ordner von Exchange Server können E-mail-aktiviert werden, sodass Benutzer und Anwendungen Bereitstellungen über SMTP oder MAPI übermitteln können.

SharePoint Portal Server unterstützt außerdem keine Replikation. Wenn Sie SharePoint Portal Server verwenden, müssen Sie daher bei der Planung der aktuellen und zukünftigen regionalen Nutzung sorgfältig abwägen, wie Datenspeicher bereitgestellt werden.

Schließlich ist SharePoint Portal Server nicht in Outlook integriert, sodass Benutzer Dokumente verwalten können. Die MAPI-Standardinformationsspeicher für Öffentliche Ordner von Exchange Server werden in Outlook nach der Installation automatisch angezeigt. Diese automatische Anzeige ermöglicht Benutzern, über die Benutzeroberfläche von Outlook Bereitstellungen zu erstellen.

Ein letztes Element, das beim Vergleich von SharePoint-Produkten und -Technologien mit Exchange Server berücksichtigt werden muss, ist der Migrationspfad von Öffentlichen Ordnern von Exchange Server zu SharePoint Portal Server. Zurzeit sind von Microsoft keine Tools verfügbar, die eine einfache Migration der Daten aus Öffentlichen Ordnern in die SharePoint Portal Server-Architektur ermöglichen.

Weitere Informationen

Weitere Informationen zu Öffentlichen Ordnern in Exchange Server finden Sie in den folgenden Ressourcen: