Voicemailbenutzern den Empfang von Faxen in Exchange Server ermöglichen

Gilt für: Exchange Server 2013, Exchange Server 2016

Microsoft Exchange Unified Messaging (UM) ermöglicht die Zustellung von Voicemailnachrichten an das Postfach eines Benutzers sowie den Empfang von Faxnachrichten im Benutzerpostfach. Bei UM wird ein Fax in Form einer E-Mail-Nachricht an das Postfach des Benutzers geschickt, an die eine Bilddatei mit der Endung TIF angefügt ist. Der Benutzer kann die angefügte Datei mit einer Software öffnen, die Bilddateien mit der Erweiterung TIF verarbeiten kann. In diesem Thema wird die Faxfunktion und deren Funktionsweise in UM behandelt.

Übersicht über die Faxübermittlung

"Fax" ist eine Abkürzung für das Wort "Faksimile". Es handelt sich dabei um eine Technologie für die elektronische Übergabe von Dokumenten. Im Allgemeinen werden Faxnachrichten von Faxgeräten oder Computerfaxmodems über das Public Switched Telephone Network (PSTN), einem telefon- oder leitungsvermittelten Netzwerk, gesendet und empfangen. Allerdings können auch andere Optionen zum Senden und Empfangen von Faxnachrichten verwendet werden.

In den meisten Organisationen sollen Benutzer in der Lage sein, Faxnachrichten zu senden und zu empfangen. Organisationen verwenden für das Versenden und Empfangen von Faxnachrichten über das PSTN oder über das Internet eine oder mehrere der in der folgenden Liste aufgeführten Methoden. Jede dieser Methoden hat Vor- und Nachteile.

• Herkömmliche Faxgeräte und computerbasierte Faxübermittlung

• Faxübermittlung mit Faxservern oder Faxgateways

• Faxübermittlung über ein VoIP-Netzwerk (Voice over IP)

• Faxübermittlung mit einer E-Mail-Clientanwendung

Zum Senden einer Faxnachricht müssen Benutzer in einer Organisation möglicherweise folgende Schritte ausführen:

• Ausdrucken einer Kopie des zu faxenden Dokuments und Senden der Faxnachricht mit einem Faxgerät.

• Speichern des Dokuments auf ihrem Computer und Verwenden eines Faxmodems zum Senden der Faxnachricht. Dazu muss allerdings eine Telefonleitung am Computer angeschlossen sein.

• Verwenden eines Internetfaxdiensts zum Faxen eines Dokuments über eine herstellerspezifische Softwareanwendung.

• Senden einer ausgehenden Faxnachricht an einen Faxserver mithilfe einer Softwareanwendung, die den Faxserver nutzt.

Zum Empfangen einer Faxnachricht müssen Benutzer in einer Organisation möglicherweise folgende Schritte ausführen:

• Empfangen einer Faxnachricht auf einem Faxgerät in der Organisation.

• Empfangen einer Faxnachricht über ein auf dem Computer installiertes Faxmodem.

• Empfangen einer Faxnachricht über einen Internetfaxdienst.

• Empfangen einer Faxnachricht über einen Faxserver, der in einem Netzwerk konfiguriert ist.

• Empfangen einer Faxnachricht vom Server eines Faxpartners, der Unified Messaging zum Zustellen der Faxnachricht über ein VoIP-Netzwerk verwendet.

Faxübermittlungsmethoden

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, Faxnachrichten zu senden und zu empfangen:

Herkömmliche Faxgeräte und computerbasiertes Faxen: Ein Scanner, ein Faxmodem in einem Computer, ein Drucker mit integrierten Faxfunktionen oder ein dediziertes Faxgerät können zum Senden und Empfangen von Faxen verwendet werden. Alle diese Geräte übertragen Daten in Form von Impulsen über eine Telefonleitung an ein anderes Faxmedium, meist ein anderes Faxgerät oder einen Computer mit einem Faxmodem. Die Impulse werden dann in Bilder umgewandelt oder zum Drucken des Bildes auf Papier verwendet.

Die herkömmliche Faxmethode erfordert mindestens eine einzige Telefonleitung auf dem Sende- und Empfangsgerät, und es kann jeweils nur ein Fax gesendet oder empfangen werden. Ein Nachteil des Sendens und Empfangens von Faxen mit einem Faxmodem besteht darin, dass der Computer eingeschaltet sein muss und eine Faxsoftware oder ein Faxdienst ausgeführt wird. Diese Art von computerbasiertem Faxen verwendet das Internet nicht zum Senden oder Empfangen von Faxen.

Herkömmliche und computerbasierte Faxübermittlung

Faxserver oder Gateways und Internet-Faxdienste: Es gibt mehrere Möglichkeiten, Faxe über das Internet zu senden und zu empfangen. Dazu gehört auch die Verwendung einer Softwareanwendung auf einem Computer oder eines E-Mail-Clients zum Empfangen von Faxnachrichten. In den meisten Fällen ist bei dieser Faxmethode ein Faxserver oder Faxgateway für die Umwandlung von Fax zu E-Mail erforderlich. Diese Methode wird immer häufiger eingesetzt, da Organisationen auf zusätzliche Faxgeräte verzichten können. Außerdem müssen keine zusätzlichen Telefonleitungen installiert werden. Bei dieser Art der Faxübermittlung muss das Dokument, einschließlich eines Deckblatts mit den korrekten ID-Informationen, erstellt und an ein herkömmliches Faxgerät gesendet werden. Der Benutzer verwendet beispielsweise eine Softwareanwendung wie Microsoft Word oder Microsoft Outlook, um das Fax zu erstellen und an den Faxserver oder an das Faxgateway zu senden. Der Faxserver oder das Faxgateway empfängt das Fax und sendet es über eine herkömmliche Telefonleitung an ein Faxgerät oder ein Faxmodem, das auf einem Computer installiert ist.

Faxübermittlung mit Faxservern oder Faxgateways

Mit Internetfaxdiensten können Benutzer Faxnachrichten von einem Computer über das Internet versenden. Mithilfe einer Softwareanwendung wie Word oder Outlook können Faxnachrichten erstellt und an den Internetfaxdienst gesendet werden. Viele Unternehmen bieten Internetfaxdienste in Form eines Abonnements oder mit separater Abrechnung pro gesendetem Fax an. Die Verwendung von Internetfaxdiensten bietet folgende Vorteile:

• Es ist kein Faxgerät erforderlich.

• Es muss keine Software oder Hardware installiert werden.

• Es sind keine speziellen Telefonleitungen erforderlich.

• Die Vertraulichkeit ist gewahrt.

• Gleichzeitiges Senden mehrerer Faxnachrichten ist möglich.

• Der Empfang von Faxnachrichten bei ausgeschaltetem Computer ist möglich.

Die folgende Abbildung zeigt die Verwendung von Internetfaxdiensten zum Senden und Empfangen von Faxnachrichten.

Internetfaxdienste

Faxen mithilfe einer E-Mail-Clientanwendung: Faxe können von einem Faxgerät über das Internet gesendet und empfangen und dann von einem E-Mail-Client wie Outlook empfangen werden.

Mithilfe des T.37-Protokolls können Faxgeräte Faxnachrichten über das Internet an einen E-Mail-Client senden. Ein Fax wird dabei über das Internet als E-Mail-Anlagen, üblicherweise als TIF- oder PDF-Dateien, gesendet. Bei dieser Faxmethode sind Faxgeräte mit iFax- oder T.37-Unterstützung erforderlich sowie eine E-Mail-Adresse für die Sende- und Empfangsfaxgeräte. Damit herkömmliche Faxgeräte und Faxmodems weiterhin verwendet werden können, unterstützen alle T.37-Faxgeräte die Standardfaxübermittlung per Telefonleitung. In einigen Fällen können T.37-Faxgeräte auch genutzt werden, wenn ein Faxgateway verwendet wird. Die folgende Abbildung zeigt die Verwendung von Faxgeräten mit T.37-Unterstützung und E-Mail-Clients zum Senden und Empfangen von Faxnachrichten.

Faxübertragung per E-Mail

Faxen über ein VoIP-Netzwerk: VoIP ist eine Technologie, die Hardware und Software bereitstellt, die es Menschen ermöglicht, ein IP-basiertes Netzwerk als Übertragungsmedium für Telefonanrufe zu verwenden. In einem VoIP-Netzwerk werden Sprach- und Faxdaten in Paketen gesendet, indem ip-Adressen anstelle herkömmlicher Leitungsübertragungen oder der leitungsvermittelten Telefonleitungen des PSTN verwendet werden. Ein VoIP-Gateway, das Sie mit Ihrem IP-Netzwerk verbinden, verwendet VoIP zum Senden von Sprachdatenpaketen zwischen einem Clientzugriffsserver, auf dem der Microsoft Exchange Unified Messaging-Anrufrouterdienst ausgeführt wird, und einem Postfachserver, auf dem der Microsoft Exchange Unified Messaging-Dienst ausgeführt wird, und einem PbX-System (Private Branch eXchange). Sie können auch eine IP-Nebenstellenanlage verwenden, um die Funktionen eines VoIP-Gateways und einer Nebenstellenanlage auszuführen.

Es gibt zwei grundlegende Arten von Netzwerken: leitungsvermittelt und paketvermittelt. Ein leitungsverswitchtes Netzwerk ist ein Netzwerk, in dem eine dedizierte Verbindung vorhanden ist. Eine dedizierte Verbindung ist eine Leitung oder ein Kanal, die zwischen zwei Knoten eingerichtet ist, damit sie kommunizieren können. Nachdem ein Aufruf zwischen zwei Knoten eingerichtet wurde, kann die Verbindung nur von diesen beiden Knoten verwendet werden. Wenn der Aufruf von einem der Knoten beendet wird, wird die Verbindung abgebrochen. In leitungsvermittelten Netzwerken wie dem PSTN werden mehrere Anrufe über dasselbe Übertragungsmedium übertragen. Häufig handelt es sich bei dem im PSTN verwendeten Medium um Kupferkabel. Es können aber auch Glasfaserkabel verwendet werden.

In paketvermittelten Netzwerken wie dem Internet oder einem LAN (Local Area Network) werden Pakete über die zweckmäßigste Route an ihr Ziel geleitet, wobei aber nicht alle Pakete zwischen zwei Hosts dieselbe Route nehmen, auch nicht, wenn sie von einer einzigen Nachricht stammen. Bei dieser Vorgehensweise kann man davon ausgehen, dass die Pakete zu unterschiedlichen Zeiten und nicht in der richtigen Reihenfolge ankommen. In einem paketvermittelten Netzwerk werden Pakete (Nachrichten oder Fragmente von Nachrichten) einzeln zwischen Knoten über Datenverbindungen geroutet, die für andere Knoten freigegeben werden können. Bei der Paketvermittlung wird die verfügbare Bandbreite im Gegensatz zur Leitungsvermittlung für mehrere Verbindungen mit Knoten im Netzwerk freigegeben. Paketvermittelte Netzwerke haben es möglich gemacht, dass das Internet existiert und gleichzeitig Datennetzwerke (insbesondere LAN-basierte IP- und VoIP-Netzwerke) verfügbarer und verbreiteter werden.

T.38

T.38 ist ein Faxübermittlungsstandard und -protokoll, der die Faxübermittlung in einem IP-basierten Netzwerk ermöglicht. Ein IP-basiertes Netzwerk, das das T.38-Protokoll einsetzt, verwendet zum Senden einer Nachricht an das Empfängerpostfach SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) und MIME (Multipurpose Internet Mail Extension). T.38 ermöglicht IP-Faxübertragungen für IP-fähige Faxgeräte und Faxgateways. Die Geräte können auf IP-Netzwerken basierende Hosts umfassen, wie etwa Clientcomputer und Drucker. In Exchange Unified Messaging stellen die Faxdateien separate Dokumente dar, die als TIF-Dateien codiert und einer E-Mail-Nachricht als Anlage beigefügt sind. Sowohl die E-Mail-Nachricht als auch die TIF-Dateianlage werden an das UM-aktivierte Postfach des Benutzers gesendet.

Unified Messaging basiert auf den Fähigkeiten des Gateways zum Übersetzen oder Konvertieren von TDM-Protokollen (Time Division Multiplex) oder telefonieverschaltungsbasierten Protokollen wie Integrated Services Digital Network (ISDN) und QSIG von einer Nebenstellenanlage in IP-basierte oder VoIP-basierte Protokolle wie Session Initiation Protocol (SIP), Real-Time Transport Protocol (RTP) oder T.38 für den Empfang von Faxnachrichten. Das VoIP-Gateway ist ein wesentlicher Bestandteil der Funktionalität und des Betriebs von Unified Messaging. Das VoIP-Gateway ist für die Erfassung von Faxtönen verantwortlich. Clientzugriffs- und Postfachserver verwenden das VoIP-Gateway, um eine Benachrichtigung zu senden, dass ein Fax erkannt wurde. Anschließend verhandeln die Clientzugriffs- und Postfachserver die Mediensitzung neu und verwenden das T.38-Protokoll.

Übersicht über die Faxkommunikation mit Unified Messaging

In Unified Messaging erhält der Benutzer Faxdateien als separate Dokumente, die als TIF-Bilddateien codiert und einer E-Mail-Nachricht als Anlage beigefügt sind. Sowohl die E-Mail-Nachricht als auch die TIF-Dateianlage werden an das UM-aktivierte Postfach des Benutzers gesendet.

Das Senden einer Faxnachricht an das Postfach des Benutzers besitzt mehrere Vorteile. Hierzu gehören die folgenden Vorteile:

• Die Anzahl der physischen oder herkömmlichen Faxgeräte kann reduziert werden.

• Die Anzahl von für die Faxübermittlung genutzten Telefonleitungen in einer Organisation kann verringert werden, da der Postfachserver in der Lage ist, mehrere Faxnachrichten in eine Warteschlange zu verschieben und die einzelnen Faxnachrichten zu senden, sobald die Telefonleitung frei ist.

• Faxnachrichten, die als TIF-Bilddateien eingehen, haben eine bessere Qualität als herkömmliche Faxnachrichten. Eingehende Faxnachrichten können auf einem lokalen oder freigegebenen Drucker ausgedruckt werden.

• An ein Benutzerpostfach gesendete Faxnachrichten sind sicherer, da die Gefahr, dass eine andere Person als der Empfänger das Fax an sich nimmt, wesentlich geringer ist.

• Benutzer können Faxnachrichten direkt an ihrem Schreibtisch empfangen.

• Eingehende Faxnachrichten können auf die Einhaltung der Sicherheitsrichtlinien einer Organisation geprüft werden.

Eine Faxnachricht kann nur an einen einzelnen UM-aktivierten Benutzer gesendet werden. Die Weiterleitung von Faxnachrichten an eine Verteilerliste ist bei Unified Messaging nicht möglich. Wenn Sie diese Funktionalität benötigen, müssen Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Erstellen Sie ein Postfach, das den Faxanruf entgegennimmt. Dieses wird als Postfach für die Verteilerliste verwendet.

2. Aktivieren Sie das Postfach der Verteilerliste für UM.

3. Erstellen Sie eine Regel für dieses UM-aktivierte Postfach. Legen Sie in der Regel fest, dass alle Nachrichten an die ausgewählte Verteilerliste weitergeleitet werden.

Empfangen eingehender Faxe

Der Empfang von Faxnachrichten in einem VoIP-Netzwerk unterscheidet sich von dem Empfang mit einem standardmäßigen Faxgerät oder über einen Faxserver in einem IP-basierten Netzwerk. Damit Faxnachrichten über ein VoIP-Netzwerk gesendet und empfangen werden können, müssen Sie über ein VoIP-Gateway oder eine IP-Nebenstellenanlage mit T.38-Protokollunterstützung sowie über einen Server verfügen, der ebenfalls T.38 unterstützt. T.38 ermöglicht IP-basierte Faxübermittlung bei IP-netzwerkbasierten Hosts, z. B. Clientcomputer sowie Drucker mit integrierter Faxfunktion und Server wie einem Postfachserver.

Wenn eine Nebenstellenanlage einen Anruf empfängt, leitet sie den Anruf an die entsprechende Erweiterung weiter. Wenn keine Antwort unter der Durchwahlnummer des Benutzers vorhanden ist, leitet die Nebenstellenanlage den Anruf an ein VoIP-Gateway weiter, und das Gateway leitet den Anruf an den entsprechenden Postfachserver weiter. Der Postfachserver bestimmt basierend auf dem für den Anruf verwendeten Protokoll, ob es sich bei dem Anruf um einen Sprachanruf oder einen Faxanruf handelt. Wenn das SIP-Protokoll verwendet wird, verarbeitet der Postfachserver den Anruf als Sprachnachricht. Wenn jedoch das T.38-Protokoll vom VoIP-Gateway verwendet wird, erkennt der Postfachserver, dass der Anruf für ein Fax ist, und verarbeitet es wie im folgenden Absatz beschrieben. Ein Postfachserver leitet eingehende Faxanrufe an einen dedizierten Faxpartnerserver weiter, der dann den Faxanruf mit dem Faxsender herstellt und das Fax im Namen des UM-fähigen Benutzers empfängt. Der Faxpartnerserver sendet dann das Fax, das als TIF-Anlage in einer SMTP-Nachricht enthalten ist, an das Postfach des Empfängers.

Wenn ein Postfachserver ein eingehendes T.38-Faxsignal von einem VoIP-Gateway empfängt, fragt der Postfachserver das Verzeichnis mithilfe des Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) ab, um zu bestimmen, ob der beabsichtigte Empfänger des eingehenden Faxanrufs eingehende Faxnachrichten empfangen darf, und um die SIP-Adresse des Faxpartnerservers zu ermitteln. Nachdem diese Informationen überprüft wurden, sendet der Postfachserver eine Faxanruf-Empfehlungsanforderung an das VoIP-Gateway oder den SIP-Peer, der die Faxanforderung dann an den Faxpartnerserver weiterleitet. Nachdem der Faxanruf erfolgreich eingerichtet wurde, sendet der Faxsender die Faxmedien und -daten an den Faxpartnerserver. Nachdem der Faxpartnerserver die Faxmedien und -daten empfangen hat, verwendet er SMTP, um eine E-Mail-Nachricht an einen Postfachserver zu senden. Diese Nachricht enthält ein TIF-Bild der Faxnachricht und spezielle X-Header für den vorgesehenen Faxempfänger.

Nachdem die Faxnachricht authentifiziert und von einem gültigen Faxpartnerserver gesendet wurde, gibt der UM-Postfach-Assistent auf dem Postfachserver einen RPC-Aufruf an den Microsoft Exchange Unified Messaging-Dienst aus. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Eigenschaften der Faxnachricht denjenigen von Faxnachrichten entsprechen, die von einem Postfachserver erstellt werden. Schließlich übermittelt der Postfachserver erneut die endgültige Faxnachricht, die die E-Mail-Nachricht und die TIF-Anlage für das eingehende Fax einschließt. Danach wird die vollständige und formatierte Version der Faxnachricht mittels MAPI RPC dem Postfachserver zugestellt, der das Postfach des vorgesehenen Empfängers enthält.

Verweismethoden für Faxanrufe

Ein eingehender Faxanruf kann einem Postfachserver entweder mittels erneuter SIP-INVITE-Anforderung vom VoIP-Gateway oder vom SIP-Peer (Mediengateway), mittels CNG-Benachrichtigung (anrufender Faxton) durch den SIP-Peer oder mittels CNG-Erkennung durch den Postfachserver signalisiert werden. In den folgenden Unterabschnitten wird der Faxanrufverweis für jeden einzelnen Fall ausführlich beschrieben.

REINVITE von einem SIP-Peer

Ein für eine UM-Pilotnummer eingehender Anruf wird als INVITE mit einem SDP-Voiceprofil (RTP/Audio) an UM geleitet

1. UM nimmt die Einladung an, und Mediendatenströme werden eingerichtet. Nach der Einrichtung des Anrufs initiiert der Anrufer die Faxübertragung.

2. Der SIP-Peer erkennt den anrufenden Faxton (CNG). Der SIP-Peer gibt eine REINVITE-Anforderung an den Postfachserver aus und gibt nunmehr ein Faxprofil (T.38 oder G.711) im SDP an.

3. UM antwortet auf die Einladung mit einem 200 OK, der den SIP-Peer "in den Halteraum" versetzt.

4. UM gibt einen REFER-Befehl aus, mit dem der SIP-Peer (CNG) an einen Endpunkt einer Faxpartnerlösung verwiesen wird, der aus den Konfigurationsdaten abgerufen wurde.

5. Der SIP-Peer sendet den INVITE-Befehl für die Faxsitzung an die Partnerlösung.

6. Die Faxpartnerlösung akzeptiert den INVITE-Befehl, und eine Mediensitzung mit dem SIP-Peer wird eingerichtet.

CNG-Benachrichtigung von einem SIP-Peer

Ein für eine UM-Pilotnummer eingehender Anruf wird als INVITE mit einem SDP-Voiceprofil (RTP/Audio) an UM geleitet.

1. UM nimmt die Einladung an, und Mediendatenströme werden eingerichtet. Nach der Einrichtung des Anrufs initiiert der Anrufer die Faxübertragung.

2. Der SIP-Peer erkennt den anrufenden Faxton (CNG). Der SIP-Peer benachrichtigt den UM-Server über die Faxnachricht, indem er eine CNG-Benachrichtigung im RFC 4733-Format über den RTP-Datenstrom sendet.

3. UM gibt als Antwort auf die Benachrichtigung unmittelbar einen REFER-Befehl aus, sodass der SIP-Peer an einen Endpunkt einer Faxpartnerlösung verwiesen wird, der aus den Konfigurationsdaten abgerufen wurde.

4. Der SIP-Peer sendet den INVITE-Befehl für die Faxsitzung an die Partnerlösung.

5. Die Faxpartnerlösung nimmt die Einladung an.

6. Eine Mediensitzung mit dem SIP-Peer wird eingerichtet.

CNG-Erkennung durch einen Postfachserver

Ein für eine UM-Pilotnummer eingehender Anruf wird als INVITE mit einem SDP-Voiceprofil (RTP/Audio) an UM geleitet. UM nimmt die Einladung an, und Mediendatenströme werden eingerichtet.

1. Nach der Einrichtung des Anrufs initiiert der Anrufer die Faxübertragung.

2. Der Postfachserver erkennt den Faxton (CNG) im RTP-Audiodatenstrom.

3. UM gibt als Antwort auf die Benachrichtigung unmittelbar einen REFER-Befehl aus, sodass der SIP-Peer an einen Endpunkt einer Faxpartnerlösung verwiesen wird, der aus den Konfigurationsdaten abgerufen wurde.

4. Der SIP-Peer sendet den INVITE-Befehl für die Faxsitzung an die Partnerlösung.

5. Die Faxpartnerlösung nimmt die Einladung an.

6. Eine Mediensitzung mit dem SIP-Peer wird eingerichtet.

Konfigurieren der Faxübermittlung

Beim Installieren des Postfachservers wird der Server nicht standardmäßig für die Verarbeitung eingehender Faxanrufe und die anschließende Zustellung an einen UM-aktivierten Benutzer konfiguriert. Zur Konfiguration von UM mit einem Faxpartnerserver müssen Sie die UM-Postfachrichtlinie sowie die Authentifizierung zwischen dem Postfachserver und dem Faxpartnerserver konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten von eingehenden Faxen.

Telefonnummern und Faxübermittlung

In Exchange Unified Messaging stehen folgende Optionen zur Verfügung, wenn Sie den Faxempfang für UM-aktivierte Benutzer konfigurieren:

• Eine DID-Telefonnummer (Direct Inward Dial) für einen einzelnen Benutzer, die sowohl für Faxnachrichten als auch für Voicemail verwendet wird.

• Eine separate DID-Telefonnummer, die für einen einzelnen Benutzer für den Empfang von Faxnachrichten verwendet wird.

• Eine zentrale Faxnummer für alle Benutzer, auf der alle Faxnachrichten eingehen.

Eine einzelne DID-Telefonnummer

Wenn Sie einen Benutzer für Unified Messaging über die Seite Um-Postfach aktivieren oder das Cmdlet Enable-UMMailbox aktivieren, müssen Sie mindestens eine einzelne Durchwahlnummer für den Benutzer angeben. Diese Durchwahlnummer ist pro Benutzer aktiviert und muss innerhalb eines bestimmten Wählplans eindeutig sein. Die Erweiterung wird von Unified Messaging verwendet, um den richtigen Benutzer zu finden und Sprach- und Faxnachrichten an das Postfach des Benutzers zu übermitteln. Weitere Informationen finden Sie unter Enable-UMMailbox.

Mit einer einzelnen DID-Nummer können Sie die Faxübermittlung so konfigurieren, dass ein Benutzer eine einzelne DID-Nummer sowohl für Sprach- als auch für Faxnachrichten verwendet. Diese Konfiguration ist einfach zu verwalten, und es werden keine zusätzlichen DID-Nummern verschwendet. Wenn bei Eingang eines Faxanrufs der Benutzer abwesend ist oder gerade telefoniert, nimmt UM den Anruf an, erkennt das Faxsignal, erstellt eine Faxnachricht und sendet diese an den Benutzer.

Wenn ein Benutzer, dessen Faxübermittlung mit einer einzigen DID-Telefonnummer konfiguriert ist, einen Anruf von einem Faxgerät erhält, während er anwesend und nicht im Telefongespräch ist, stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Wenn es klingelt, nimmt er den Anruf nicht entgegen, sodass der Faxanruf von einem Postfachserver angenommen und weitergeleitet wird. Die Faxnachricht wird erstellt und an das Postfach des Benutzers weitergeleitet.

• Er nimmt den Faxanruf entgegen und leitet ihn an sich selbst weiter, sodass ein Postfachserver den Anruf annimmt und weiterleitet. Die Faxnachricht wird erstellt und an das Postfach des Benutzers weitergeleitet.

• Er wartet darauf, dass der Anrufer einen erneuten Faxsendeversuch startet, und lässt den Faxanruf an einen Postfachserver weiterleiten.

Bei Verwendung einer einzelnen DID-Nummer muss der Benutzer zusätzliche Aktionen ausführen, um Faxnachrichten zu empfangen.

Mehrere DID-Telefonnummern

Wenn Sie einen Benutzer für Unified Messaging aktivieren, müssen Sie mindestens eine Durchwahlnummer für diesen Benutzer eingeben. Sie können mehrere Durchwahlnummern für einen UM-fähigen Benutzer hinzufügen, indem Sie das Exchange Admin Center (EAC) verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen einer Durchwahlnummer.

Das Hinzufügen mehrerer Durchwahlnummern ist für einen UM-aktivierten Benutzer in folgenden Fällen nützlich:

• Beim Empfang vieler Faxnachrichten.

• Wenn zum Empfangen von Faxnachrichten kein Anruf entgegengenommen werden soll.

• Wenn beim Entgegennehmen von Telefonaten kein Faxsignal ertönen soll.

Das Hinzufügen mehrerer Durchwahlnummern ist im Vergleich zu einer einzelnen Durchwahlnummer komplexer und erfordert unter Umständen zusätzliche Konfigurationseinstellungen auf einer PBX- oder IP-PBX-Anlage. Zum Konfigurieren mehrerer Durchwahlnummern für einen UM-aktivierten Benutzer müssen DID-Durchwahlnummern verfügbar sein, die in der Organisation noch nicht genutzt werden. Die Verwendung mehrerer Nummern für einen UM-aktivierten Benutzer ist nicht empfehlenswert, wenn die Organisation nur über eine begrenzte Anzahl von DID-Durchwahlnummern verfügt.

Der Vorteil der Verwendung mehrerer DID-Durchwahlnummern besteht darin, dass ein UM-fähiger Benutzer Sprachanrufe über eine DID-Durchwahlnummer und Faxanrufe über eine andere DID-Durchwahlnummer empfängt. Die Verwendung separater DID-Nummern für Voicemail und Faxanrufe ist für den Benutzer einfacher.

Wenn Sie zwei DID-Durchwahlnummern für einen bestimmten Benutzer konfigurieren, können diese aus unterschiedlichen UM-Wähleinstellungen stammen. Für die Verwendung von zwei DID-Nummern können Sie einen Wählplan erstellen und einen Postfachserver als dedizierten Server für den Empfang von Faxanrufen und die Weiterleitung von Faxnachrichten an die Benutzer verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen eines UM-Wählplans.

Bei der Konfiguration mehrerer DID-Durchwahlnummern für UM-aktivierte Benutzer stehen folgende Optionen zur Verfügung:

• Eine Erweiterung für Fax ohne Unified Messaging und eine für VoIP: Diese Art der Konfiguration ist pro Benutzer aktiviert und wird verwendet, wenn Zusätzliche oder nicht verwendete DID-Durchwahlnummern verfügbar sind. Eine DID-Durchwahlnummer wird als Voicemailnummer des Benutzers veröffentlicht, und die andere DID-Durchwahlnummer wird als Faxnummer des Benutzers veröffentlicht. Sprachanrufe, die angenommen werden, weil der Benutzer das Telefon nicht angibt oder ein Ausgelastetes Signal auftritt, werden an einen Postfachserver weitergeleitet, und eine Sprachnachricht wird erstellt und an das Postfach des UM-fähigen Benutzers gesendet. Die andere Durchwahlnummer kann mit einem Faxgerät oder einem anderen Computer mit einem Faxmodem verbunden werden. Mit dieser Konfiguration verarbeitet ein Postfachserver keine Faxanrufe, und Faxnachrichten werden nicht an das Postfach des UM-aktivierten Benutzers gesendet.

• Eine Durchwahl für Fax und eine für Sprache: Diese Art von Konfiguration ist pro Benutzer aktiviert und kann verwendet werden, wenn In Ihrer Organisation viele DID-Durchwahlnummern verfügbar sind. In dieser Konfiguration werden beide DID-Durchwahlnummern, die beantwortet werden, weil der Benutzer das Telefon nicht angibt oder ein Ausgelastetes Signal auftritt, an einen Postfachserver weitergeleitet, der abhängig von der aufgerufenen DID-Durchwahlnummer eine Sprach- oder Faxnachricht erstellt. Obwohl der Benutzer eine Nummer für Die Stimme und eine für Fax veröffentlicht, erkennt der Postfachserver den Typ des Anrufs, der über die DID-Durchwahlnummer empfangen wird, und kann eine Sprach- oder Faxnachricht von Anrufen an eine der DID-Durchwahlnummern erstellen. Dies ist sehr nützlich, wenn ein Benutzer nicht über ein separates Faxgerät oder einen dedizierten Computer verfügt, der über ein Faxmodem für eingehende Faxanrufe verfügt.

• Eine "Phantom"-Erweiterung für Fax und eine für Sprache: Diese Art von Konfiguration ist pro Benutzer aktiviert. Es ist im Wesentlichen identisch mit der Konfiguration, die zwei DID-Nummern verwendet (eine für Fax und eine für Sprache). In dieser Konfiguration wird jedoch die Nummer, die für Faxanrufe für den UM-fähigen Benutzer veröffentlicht wird, auf der Nebenstellenanlage als "Phantom"-Erweiterung konfiguriert. Eingehende Anrufe, die über diese "Phantom"-DID-Durchwahlnummer empfangen werden, werden immer an einen Postfachserver weitergeleitet.

  Der Vorteil dieser Konfigurationsart besteht darin, dass eingehende Faxanrufe von einem Postfachserver angenommen werden. Wenn das Telefon klingelt, der Anruf jedoch nicht entgegengenommen wird, erstellt der Postfachserver ein Fax und leitet es an das Postfach des UM-aktivierten Benutzers weiter, ohne diesen zu stören. Dies ist automatisch möglich, weil sich kein Telefon- oder Faxgerät in der Nähe des Benutzers befindet und er deshalb kein Klingeln bei eingehenden Anrufen hört.

  Der Nachteil bei dieser Konfiguration ist, dass Sie über zusätzliche DID-Durchwahlnummern verfügen müssen. Außerdem muss die PBX- oder IP-PBX-Anlage für die Weiterleitung des Anrufs an einen Postfachserver konfiguriert werden.

Zentrale Faxnummer

Wenn Sie einen Benutzer über die Seite UM-Postfach aktivieren oder über das Cmdlet Enable-UMMailbox aktivieren, müssen Sie mindestens eine Durchwahlnummer für den Benutzer angeben. Wenn Sie jedoch eine zentrale Faxnummer für eingehende Faxnachrichten konfigurieren möchten, müssen Sie ein separates UM-aktiviertes Postfach zum Empfangen aller Faxanrufe einrichten.

Bei einigen Organisationen, insbesondere wenn diese täglich viele Faxnachrichten erhalten, muss möglicherweise eine Faxnummer für die gesamte Organisation veröffentlicht werden. Diese Faxnummer wird dann von sämtlichen Anrufern verwendet, die Faxnachrichten an Benutzer der Organisation senden.

Wenn eine Faxnummer für die gesamte Organisation veröffentlicht wird, kann die Organisation steuern, welche Faxtypen von Benutzern empfangen werden. Der Vorteil dieser Konfiguration besteht darin, dass nur eine einzelne DID-Durchwahlnummer oder eine externe Telefonnummer erforderlich ist. Außerdem ist keine separate DID-Nummer für die Faxübermittlung für die einzelnen UM-aktivierten Benutzer erforderlich. Allerdings ist entsprechendes Personal erforderlich, das eingehende Faxnachrichten anhand der Informationen auf dem Deckblatt oder der Nachricht selbst an die Benutzer verteilt.

Die Verwendung einer einzigen Faxnummer für die gesamte Organisation ist in folgenden Situationen nützlich:

• Ein Benutzer innerhalb der Organisation empfängt für eine effektive Verwaltung zu viele Faxnachrichten in seinem Postfach.

• Ein Benutzer empfängt zu viele Spam-Faxnachrichten in seinem Postfach.

• Die Unternehmensanforderungen sind zu komplex, um die Erstellung einer Transportregel zu gewährleisten, durch die eingehende Faxnachrichten angenommen und an das beabsichtigte Postfach weitergeleitet werden. Dies ist möglicherweise der Fall, wenn in Ihrer Organisation bestimmte Faxnachrichten an eine Gruppe und andere an eine andere Gruppe geleitet werden soll. Weitere Informationen finden Sie unter Nachrichtenfluss- oder Transportregeln.

• Das Filtern von Faxnachrichten mit Outlook ist nicht effektiv.

Journalfunktion bei UM-Faxnachrichten

Viele Organisationen, die Journaling implementieren, können auch Unified Messaging verwenden, um ihre E-Mail-, Voicemail- und Faxinfrastruktur zu konsolidieren. Möglicherweise möchten Sie jedoch nicht, dass der Journalprozess Journalberichte für Nachrichten generiert, die von Unified Messaging generiert werden. In diesem Fall können Sie entscheiden, ob Voicemailnachrichten und Benachrichtigungen über verpasste Anrufe, die von einem Postfachserver verarbeitet werden, aufgezeichnet oder solche Nachrichten übersprungen werden sollen. Wenn Ihre Organisation kein Journaling von Voicemail und Benachrichtigungen über verpasste Anrufe erfordert, können Sie den Festplattenspeicher reduzieren, der zum Speichern von Journalberichten erforderlich ist, indem Sie solche Nachrichten überspringen. Wenn Sie das Journaling von Voicemailnachrichten und Benachrichtigungen über verpasste Anrufe aktivieren oder deaktivieren, wird Ihre Änderung auf alle Transportdienste in Ihrer Organisation angewendet. Weitere Informationen finden Sie unter Journale.