Grundlagen der Verwaltung von Nachrichtendatensätzen

Gilt für: Exchange Server 2007 SP3, Exchange Server 2007 SP2, Exchange Server 2007 SP1, Exchange Server 2007

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2007-07-19

Messaging Records Management (MRM) ist die Technologie für die Verwaltung von Datensätzen in Microsoft Exchange Server 2007, die Organisationen dabei unterstützt, die mit E-Mail und anderen Kommunikationsformen einhergehenden rechtlichen Risiken zu verringern. MRM erleichtert die Aufbewahrung von Nachrichten, die für das Einhalten von Unternehmensrichtlinien, amtlichen Vorschriften oder rechtlichen Erfordernissen erforderlich sind, und das Entfernen von Inhalten ohne rechtlichen oder geschäftlichen Wert. Dies wird durch die Verwendung verwalteter Ordner erreicht; dabei handelt es sich um Ordner im Postfach des Benutzers, auf die Einstellungen für verwaltete Inhalte angewendet wurden. Der Administrator oder der Benutzer platziert diese verwalteten Ordner im Posteingang des Benutzers. Anschließend sortiert der Benutzer einzelne Nachrichten oder ganze Ordner gemäß den Richtlinien der Organisation in die verwalteten Ordner ein. Nachrichten in verwalteten Ordnern werden dann regelmäßig von Exchange gemäß den Inhaltseinstellungen der Ordner verarbeitet. Wenn eine Nachricht einen Aufbewahrungsgrenzwert erreicht hat, kann sie archiviert, gelöscht oder zur Kenntnisnahme markiert werden; alternativ kann das Ereignis einfach protokolliert werden.

Verwaltungprozess für Nachrichtendatensätze

Strategie für die Verwaltung von Nachrichtendatensätzen

Richtlinien zur Nachrichtenverwaltung unterstützen Organisationen beim Einhalten rechtlicher Anforderungen und beim effizienten Einsatz von IT-Ressourcen. Bisher war die Durchsetzung derartiger Richtlinien jedoch häufig komplex und ineffektiv. Die Überwachung der Benutzerkonformität war schwierig, und das Einhalten von rechtlich bedingten Aufträgen zur Offenlegung war teuer und zeitaufwendig. Versuche, den Nachrichtenverwaltungsprozess zu automatisieren, wurden nur mit begrenztem Erfolg umgesetzt. Die MRM-Funktionen in Exchange 2007 begegnen diesen Herausforderungen und schwächen sie ab.

Die Strategie, die Exchange 2007-Nachrichtenverwaltung und Richtliniendurchsetzung zuverlässiger, effektiver und einfacher zu gestalten, basiert auf drei Prinzipien:

• Benutzer klassifizieren die eigenen Nachrichten.

• Veraltete Nachrichten werden entfernt.

• Erforderliche Nachrichten werden aufbewahrt.

Benutzer klassifizieren die eigenen Nachrichten

Bei Exchange 2007 nehmen die Benutzer am MRM-Prozess teil, indem sie die eigenen Nachrichten klassifizieren und sie in besondere Postfachordner sortieren, die als verwaltete Ordner bezeichnet werden. Durch diesen Sortierungsvorgang wird sichergestellt, dass die Nachrichten nach den Wünschen der Benutzer und den Anforderungen der Organisation klassifiziert werden, und er hilft, die Fehlbehandlung von Nachrichten zu vermeiden, die bei einer vollständig automatischen Lösung zur Nachrichtenverwaltung auftreten kann.

Verwaltete Ordner ähneln anderen Ordnern in den Postfächern der Benutzer, abgesehen davon, dass sie nicht verschoben, umbenannt oder (in den meisten Fällen) gelöscht werden können. Benutzer können Elemente ablegen, indem sie sie in dem verwalteten Ordner platzieren, der für die jeweilige Art von Inhalt passend ist. Nachrichten können außerdem mithilfe von Regeln in die entsprechenden Ordner sortiert werden.

Verwaltete Ordner können von Systemadministratoren (mithilfe der Exchange-Verwaltungskonsole oder der Exchange-Verwaltungsshell) zu den Postfächern der Benutzer hinzugefügt werden. Wenn die Organisation einen Webdienststandort zu diesem Zweck erstellt, können Benutzer verwaltete Ordner aus den eigenen Postfächern an diesem hinzufügen oder entfernen. Weitere Informationen über die Verwendung von Webdiensten mit Exchange 2007 finden Sie unter Web Services (englischsprachig).

Verwaltete Ordner für Benutzer von Microsoft Office Outlook 2007 können über Speichergrenzwerte verfügen und eine Beschreibung der für sie gültigen Richtlinie für die Nachrichtenverwaltung anzeigen. Verwaltete Ordner mit Größenbeschränkungen und Ordnerbeschreibungen können nicht Postfächern zugewiesen werden, auf die von früheren Versionen von Outlook zugegriffen wird.

MRM-Richtlinien können auf Ordnerbasis und gemäß dem Inhaltstyp erzwungen werden, wodurch Administratoren detaillierte Kontrolle über den Verwaltungsvorgang erhalten.

Weitere Informationen zum Erstellen von verwalteten benutzerdefinierten Ordnern finden Sie unter Erstellen eines verwalteten Ordners.

Veraltete Nachrichten werden entfernt

Mithilfe von Postfachrichtlinien für verwaltete Ordner können veraltete Inhalte aus Benutzerpostfächern verarbeitet und entfernt werden. Diese Richtlinien können nach dem Alter des Inhalts und dem Nachrichtentyp konfiguriert (beispielsweise Voicemail oder Termine) und auf jeden der Ordner in den Postfächern von Benutzern angewendet werden.

Zu den Aktionen, die beim Anwenden von MRM-Richtlinien ausgeführt werden können, gehören die Folgenden:

• Endgültiges Löschen von Inhalten oder Löschen von Inhalten in einer Weise, die eine Wiederherstellung mit dem Gelöschte Elemente wiederherstellen-Befehl in Outlook 2007 ermöglicht.

• Verschieben der Inhalte in einen verwalteten Ordner, der die Benutzerüberprüfung vor dem Löschen der Inhalte vorschreibt. Dadurch erhalten Benutzer die Möglichkeit, Elemente zu überprüfen, bevor sie dauerhaft entfernt werden.

• Markieren von Nachrichten nach Ablauf der Aufbewahrungszeit im Postfach des Benutzers in Outlook 2007, wodurch der Benutzer aufgefordert wird, eine beliebige vorgeschriebene Aktion auszuführen.

Weitere Informationen über die Verarbeitung von veralteten Nachrichten finden Sie unter Erstellen von Einstellungen für verwaltete Inhalte.

Erforderliche Nachrichten werden aufbewahrt

Sie können beliebige Inhalte aufbewahren, die Sie behalten möchten, indem Sie eine Postfachrichtlinie für verwaltete Ordner erstellen, durch die der Inhalt an einen anderen Speicherort kopiert (in einem Journal erfasst) wird. Dabei kann es sich um einen beliebigen Speicherort mit einer SMTP-E-Mail-Adresse (Simple Mail Transfer Protocol) handeln, einschließlich eines anderen Exchange-Postfachs. Daten, die an ein solches Repository gesendet werden, werden mit einem Etikett gestempelt, um ihre Klassifikationsinformationen zu erhalten.

Aufbewahrungseinstellungen können auf der Ordnerebene und nach dem Nachrichtentyp (z. B. Voicemail oder Termine) konfiguriert werden.

Weitere Informationen zum Konfigurieren von Aufbewahrungseinstellungen finden Sie unter Erstellen von Einstellungen für verwaltete Inhalte.

Clientzugriffslizenzen und MRM

Mit Exchange 2007 Service Pack 1 (SP1) können Sie MRM auf verwaltete Standardordner auf einem Exchange-Server anwenden, der über eine Exchange-Standard-Clientzugriffslizenz (CAL) verfügt. (Verwaltete Standardordner sind Ordner, die standardmäßig im Postfach eines Benutzers in Microsoft Office Outlook angezeigt werden, wie z. B. der Posteingang.) Dadurch bleibt die Parität mit der Funktionalität des Postfach-Managers von Exchange 2000 Server und Exchange Server 2003 erhalten. Sie können in Exchange 2007 SP1 beliebig viele verwaltete Standardordner erstellen.

Verwaltete benutzerdefinierte Ordner sind ein Premium-Feature von MRM, und für jedes Postfach, das verwaltete benutzerdefinierte Ordner aufweist, ist eine Exchange Server Enterprise-CAL erforderlich.

Weitere Informationen

Weitere Informationen zum Implementieren und Verwalten von MRM finden Sie unter Verwalten der Nachrichtendatensatzverwaltung.

Weitere Informationen über die verschiedenen Begriffe im Zusammenhang mit MRM finden Sie unter Verwaltung von Nachrichtendatensätzen - Terminologie.