Konfigurieren von Optionen für den Besprechungsarbeitsbereich in Outlook 2007
Letzte Aktualisierung: April 2009
Betrifft: Office Resource Kit
Letztes Änderungsdatum des Themas: 2015-03-09
Inhalt dieses Artikels:
Verwenden von Richtlinien zum Definieren von Serverlisten und anderen Benutzeroptionen
Konfigurieren der Besprechungsarbeitsbereich-Integration bei Verwendung eines POP-Servers
Anzeigen von Fehlerprotokollen
Ein Besprechungsarbeitsbereich ist eine Website zur zentralen Verwaltung von Besprechungsinformationen und -unterlagen. Vor der Besprechung verwenden Sie einen Arbeitsbereich zum Veröffentlichen der Tagesordnung, der Teilnehmerliste und der Dokumente, die besprochen werden sollen. Nach der Besprechung verwenden Sie den Arbeitsbereich zum Veröffentlichen der Besprechungsergebnisse und zum Nachverfolgen von Aufgaben. Senden Sie eine Microsoft Outlook-Besprechungsanfrage, um Personen zur Besprechung einzuladen. Fügen Sie der Nachricht einen Link zum Arbeitsbereich hinzu, wo sich die eingeladenen Personen informieren und die Besprechungsunterlagen einsehen können.
.gif "Note") Hinweis: |
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| Dieses Thema richtet sich an Outlook-Administratoren. |
Sie können zahlreiche Optionen zum Einrichten und Verwalten der Besprechungsarbeitsbereich-Bereitstellung mit Microsoft Office Outlook 2007 konfigurieren. Sie können verwalten, wie Benutzer beim Erstellen von Arbeitsbereichen für Outlook-Besprechungsanfragen Besprechungsarbeitsbereich-Server und andere Optionen auswählen. Sie können Besprechungsarbeitsbereiche konfigurieren, wenn Sie einen POP-Server als Messagingserver verwenden. Außerdem können Sie zur Behebung von Problemen mit der Konfiguration von Besprechungsarbeitsbereichen entsprechende Fehlermeldungen in einer Protokolldatei anzeigen.
| Hinweis: |
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| Standardmäßig muss Microsoft Exchange Server als Messagingserver konfiguriert werden, wenn Besprechungsarbeitsbereiche mit Outlook verwendet werden sollen. |
Ein Besprechungsarbeitsbereich ist eine spezielle Art von Microsoft Windows SharePoint Services-Website, die unter einer übergeordneten SharePoint-Website erstellt wird. Hilfe zum Besprechungsarbeitsbereich und zu SharePoint allgemein ist im Arbeitsbereich verfügbar.
| Hinweis: |
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| Wenn Windows SharePoint Services im Netzwerk installiert ist, können Benutzer innerhalb Ihres Unternehmens andere Benutzer in derselben Microsoft Windows NT-Gesamtstruktur zu einem Arbeitsbereich einladen. Weitere Informationen zu Domänen und Gesamtstrukturen finden Sie in der Windows-Hilfe in den Themen zu Active Directory. |
Verwenden von Richtlinien zum Definieren von Serverlisten und anderen Benutzeroptionen
Wenn Sie Besprechungsarbeitsbereich-Einstellungen für Gruppen von Benutzern in Ihrer Organisation mithilfe von Richtlinien erzwingen, können Sie Optionen konfigurieren. Beispielsweise können Sie die Liste der Besprechungsarbeitsbereich-Server definieren, die Benutzer auswählen können. Wenn Sie nicht möchten, dass Benutzer dieses Feature verwenden, können Sie den Zugriff auf Besprechungsarbeitsbereiche deaktivieren.
In einer Serverliste können Sie angeben, wie die Dropdownlisten, die bei der Arbeit mit Besprechungsarbeitsbereichen in Outlook angezeigt werden, vorab gefüllt werden sollen. Rufen Sie das Besprechungsarbeitsbereich-Feature auf, indem Sie in einer Outlook-Besprechungsanfrage auf Besprechungsarbeitsbereich klicken. Klicken Sie im Aufgabenbereich Besprechungsarbeitsbereich auf Einstellungen ändern. Wählen Sie im nächsten Aufgabenbereich einen Server in der Dropdownliste Adresse wählen aus.
Im selben Aufgabenbereich können Sie einen neuen Arbeitsbereich erstellen, indem Sie eine Vorlagensprache und einen Vorlagentyp aus Dropdownlisten auswählen. Sie können auch eine Verknüpfung mit einem vorhandenen Arbeitsbereich erstellen, indem Sie einen Arbeitsbereich in der Liste Arbeitsbereich wählen auswählen.
Sie können die gewünschten Listen und Einstellungen für Besprechungsarbeitsbereiche mithilfe von Gruppenrichtlinien konfigurieren. Beim Laden der 2007 Microsoft Office System-ADM-Dateien in die Gruppenrichtlinien werden die Richtlinien für Besprechungsarbeitsbereiche unter Benutzerkonfiguration\Administrative Vorlagen\Microsoft Office Outlook 2007\Besprechungsarbeitsbereich aufgeführt. Hier erstellen Sie auch eine neue Richtlinie zur Auflistung von Besprechungsarbeitsbereich-Servern und anderen Elementen in den Dropdownlisten im Aufgabenbereich Besprechungsarbeitsbereich.
Konfigurieren des Verhaltens der Serverliste für Besprechungsorganisatoren
Sie können festlegen, wie Besprechungsarbeitsbereich-Serverlisten Besprechungsorganisatoren in Outlook angezeigt werden. Beispielsweise kann in Serverlisten eine Liste der zuletzt verwendeten Server angezeigt werden, und die Liste der Server und Vorlagen kann jedes Mal, wenn ein Arbeitsbereich erstellt wird, aus der Standardliste übernommen werden. Sie können den Zugriff auf Besprechungsarbeitsbereiche auch verhindern, indem Sie die Option Besprechungsarbeitsbereich für Outlook-Besprechungsanfragen deaktivieren.
Indem Sie die Liste der Server angeben, stellen Sie sicher, dass die Serverliste vorab mit Standardservern und -vorlagen gefüllt wird. Außerdem können Sie steuern, ob Benutzer auch auf nicht angegebene Server zugreifen können. Über die Richtlinie zum Deaktivieren der Schaltfläche Besprechungsarbeitsbereich können Sie die Schaltfläche aus Outlook-Besprechungsanfragen entfernen. Doppelklicken Sie auf die Richtlinie, um das Dialogfeld Eigenschaften zu öffnen, und wählen Sie Aktiviert aus. Aktivieren Sie dann die Option Schaltfläche "Besprechungsarbeitsbereich" nicht im Besprechungsanfrageformular anzeigen.
Sie können Optionen für den Besprechungsarbeitsbereich konfigurieren. Wählen Sie mithilfe der Richtlinie Benutzereinträge in Serverliste deaktivieren eine Adress-Dropdownliste aus. Doppelklicken Sie auf die Richtlinie, um das Dialogfeld Eigenschaften zu öffnen, und wählen Sie Aktiviert aus. Wählen Sie in der Dropdownliste Aktivieren, um zu verhindern, dass Benutzer der Serverliste Einträge hinzufügen können eine der folgenden Optionen aus:
Veröffentlichungsstandard, andere zulassen – Sie können eine Liste der Standardserver definieren, die in der Dropdownliste angezeigt werden. Benutzer können im Dialogfeld Anderer Arbeitsbereich-Server andere Server angeben. Darüber hinaus werden auch weitere Windows SharePoint Services-Websites und Dokumentarbeitsbereich-Websites, die von Benutzern besucht werden, in der Serverliste aufgeführt. Bei dieser Einstellung wird keine benutzerspezifische Liste der zuletzt verwendeten Server erstellt.
Veröffentlichungsstandard, andere nicht zulassen – Die Liste der von Ihnen angegebenen Standardserver wird für Benutzer gesperrt. Benutzer haben keinen Zugriff auf das Dialogfeld Anderer Arbeitsbereich-Server, um Server hinzuzufügen, die nicht in der bereitgestellten Liste enthalten sind. Bei dieser Einstellung wird keine benutzerspezifische Liste der zuletzt verwendeten Server erstellt.
Angeben einer Liste von Servern und Standardvorlagen
Sie können eine Liste von Servern und entsprechenden Besprechungsarbeitsbereich-Vorlagen konfigurieren, die in einer Dropdownliste angezeigt werden, wenn ein Benutzer in einer Besprechungsanfrage auf Besprechungsarbeitsbereich klickt. Alle Einträge der Besprechungsarbeitsbereich-Serverliste werden in einem einzigen Registrierungsschlüssel bzw. einer einzigen Richtlinie gespeichert.
| Hinweis: |
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| Sie können mithilfe des Office-Anpassungstools (OAT) den Registrierungsschlüssel mit der Liste der Besprechungsarbeitsbereich-Server für Ihre Benutzer bereitstellen. Weitere Informationen zur Verwendung des OAT finden Sie unter Konfigurieren von Benutzereinstellungen für 2007 Office System. Weitere Informationen zum Bereitstellen von Registrierungsschlüsseln mithilfe des OAT finden Sie unter Office-Anpassungstool im 2007 Office System. |
Die Serverlistenrichtlinie hat ein bestimmtes Format, das eingehalten werden muss. Servernamen werden durch senkrechte Striche (|) ohne Wagenrücklauf- (CR) oder Zeilenvorschubzeichen (LF) voneinander getrennt. Pro Datensatz gibt es sechs Felder, wie unten beschrieben. Die Richtlinie enthält zwischen einem und fünf Datensätzen. Dies ist eine Liste der zuletzt verwendeten Server. Der erste Serverdatensatz (z. B. server1) ist der zuletzt verwendete Server, der fünfte Serverdatensatz (z. B. Server5) ist der älteste Serververweis.
Das Feld OrganizerName wird ignoriert, wenn Sie eine Richtlinie zum Angeben der Serverliste verwenden. Die anderen Felder müssen immer gültige Werte enthalten.
| Hinweis: |
|---|
| Im folgenden Registrierungsschlüssel können Sie die aktuellen Serverlisteneinstellungen auf jedem Computer anzeigen, auf dem Besprechungsarbeitsbereiche erstellt wurden: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Meetings\Profile\MRUInternal |
Verwenden Sie zum Angeben der Serverliste für den Besprechungsarbeitsbereich die Richtlinie Standardserver und -daten für Besprechungsarbeitsbereiche. Da die Richtlinienzeichenfolge komplex ist, sollten Sie die Einträge zunächst in einem Text-Editor (z. B. Microsoft Editor) eingeben und dann die gesamte Zeichenfolge in die Richtlinie einfügen. Nachdem Sie die Serverliste nach der unten beschriebenen Syntax erstellt haben, doppelklicken Sie auf die Richtlinie, um das Dialogfeld Eigenschaften zu öffnen. Wählen Sie Aktiviert aus. Fügen Sie im Feld Standard die gerade erstellte Serverlisten-Zeichenfolge ein.
Die Syntax für die Serverlisten-Zeichenfolge lautet wie folgt:
http://Server1 |Friendly name for server 1|TemplateLCID|TemplateID|TemplateName|OrganizerName|http://Server2 |Friendly name for server 2|TemplateLCID|TemplateID|TemplateName|OrganizerName|http://Server3 |Friendly name for server|
Die Liste wird mit der gleichen Struktur fortgesetzt und enthält einen Eintrag für jeden einzuschließenden Server.
Jeder Datensatz enthält sechs Felder:
Feld 1: Server URL
Feld 2: Server friendly name
Feld 3: TemplateLCID
Feld 4: TemplateID
Feld 5: TemplateName
Feld 6: OrganizerName
Die einzelnen Felder sind durch senkrechte Striche (|) voneinander getrennt. Jeder vollständige Datensatz wird vom nächsten Datensatz mit einem senkrechten Strich (|) hinter dem letzten Feld (OrganizerName) getrennt. Insgesamt enthält jeder Datensatz in der Einstellung sechs vertikale Striche.
Geben Sie für das Feld TemplateLCID einen Dezimalwert für die Sprache der Vorlage an, z. B. 1031 für Deutsch.
Für die anderen Vorlagenfelder können Sie einen Vorlagennamen und den entsprechenden TemplateID-Wert aus der folgenden Tabelle mit Standardvorlagen auswählen.
| TemplateName | TemplateID |
|---|---|
Standard-Besprechungsarbeitsbereich |
Mps#0 |
Leerer Besprechungsarbeitsbereich |
Mps#1 |
Entscheidung-Besprechungsarbeitsbereich |
Mps#2 |
Sozialer Besprechungsarbeitsbereich |
Mps#3 |
Mehrseitiger Besprechungsarbeitsbereich |
Mps#4 |
| Hinweis: |
|---|
| Sie können keine benutzerdefinierte Vorlage für Outlook-Besprechungsarbeitsbereiche mit Windows SharePoint Services verwenden. |
Nachfolgend sehen Sie ein Beispiel eines Serverlisteneintrags (OrganizerName ist leer):
http://server1/sites/design_team|The Juniper Project|1033|MPS#4|Multipage Meeting
Konfigurieren der Besprechungsarbeitsbereich-Integration bei Verwendung eines POP-Servers
Sie können die Besprechungsarbeitsbereichs-Integration für Outlook konfigurieren, wenn Sie einen POP-Server als Messagingserver verwenden. Durch die POP-Serverkonfiguration kann Outlook Besprechungsarbeitsbereichs-Eigenschaften für Besprechungsorganisatoren und Besprechungsteilnehmer transportieren und beibehalten, die einen POP-Server verwenden.
| Hinweis: |
|---|
| Die Verwendung von Stellvertretern in Outlook in Verbindung mit einem Besprechungsarbeitsbereich wird in POP-Serverkonfigurationen nicht unterstützt. |
Dieser Abschnitt enthält Verweise auf Referenzinformationen, die Sie beim Konfigurieren des POP-Servers für die Verwendung von TNEF unterstützen können. Außerdem werden in diesem Abschnitt Schritte beschrieben, die Besprechungsorganisatoren ausführen müssen, damit Besprechungsanfragen mithilfe von Rich-Transport gesendet werden.
Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um Besprechungsarbeitsbereiche mit einem POP-Server zu verwenden:
Der POP-Server muss zur Unterstützung von TNEF (Transport-Neutral Encapsulation Format) konfiguriert sein.
Outlook-Besprechungsanfragen müssen mithilfe von Rich-Transport gesendet werden.
Im folgenden Szenario werden die Abläufe aus Sicht des Benutzers beschrieben, wenn Besprechungsarbeitsbereiche in Besprechungsanfragen enthalten sind und Outlook mit einem POP-Server verwendet wird.
Der Besprechungsorganisator initiiert eine Besprechungsanfrage in Outlook und erstellt darin einen Besprechungsarbeitsbereich bzw. einen Link zu einem Besprechungsarbeitsbereich.
Der Teilnehmer empfängt die Besprechungsanfrage und sieht im Nachrichtentext eine Besprechungsarbeitsbereich-Tabelle. Die Tabelle sollte eine Verknüpfung zum Besprechungsarbeitsbereich enthalten.
Die Besprechungsarbeitsbereichs-Eigenschaften werden dauerhaft im Kalender des Teilnehmers gespeichert.
Die Antwort des Teilnehmers wird an den Besprechungsarbeitsbereich-Server gesendet.
Weitere Informationen zur TNEF-Unterstützung
TNEF ist ein Format zur Konvertierung einer Reihe von MAPI-Eigenschaften – einer MAPI-Nachricht – in einen seriellen Datenstrom. Die TNEF-Funktionen werden hauptsächlich von Transportanbietern verwendet, die MAPI-Nachrichteneigenschaften für die Übertragung über ein Messagingsystem codieren müssen, das diese Eigenschaften nicht direkt unterstützt. Beispielsweise verwendet ein SMTP-basierter Transport TNEF zum Codieren von Eigenschaften wie PR_SENT_REPRESENTING, für die keine direkten Entsprechungen in der Struktur der SMTP-Nachricht vorhanden sind.
Weitere Informationen zur Verwendung von TNEF finden Sie im Anhang zu Transport-Neutral Encapsulation Format (TNEF) (in englischer Sprache) im Messaging AP SDK auf der TechNet-Website.
TNEF muss aktiviert sein, damit Besprechungsarbeitsbereiche in Outlook-Besprechungsanfragen einwandfrei funktionsfähig sind, wenn ein POP-Server als Messagingserver verwendet wird. Die Besprechungsarbeitsbereichs-Eigenschaften werden in einer MAPI-Eigenschaft gespeichert, die mit dem Besprechungsanfrageformular verknüpft ist. TNEF ist für den Transport der Eigenschaften vom Besprechungsorganisator an den Besprechungsteilnehmer erforderlich. Wenn der Besprechungsteilnehmer die Besprechungsarbeitsbereichs-Eigenschaften empfängt (nach dem Transport der Eigenschaften mithilfe von TNEF), werden die Eigenschaften von Outlook in der Besprechungsanfrage im Client des Teilnehmers gespeichert.
Sicherstellen, dass Rich-Transport verwendet wird
Besprechungsorganisatoren, die Besprechungsarbeitsbereiche in Verbindung mit POP-Messagingservern verwenden möchten, müssen sicherstellen, dass Rich-Transport und nicht Nur-Text-Transport zum Senden der Besprechungsanfrage an Empfänger verwendet wird. Mithilfe von Rich-Transport werden RTF-Attribute und iCalendar-Informationen zusammen übertragen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Besprechungsarbeitsbereichs-Eigenschaften, die an die Besprechungsanfrage angefügt sind, beim E-Mail-Transport vom Organisator zum Teilnehmer beibehalten werden. Der Besprechungsorganisator muss die folgenden Schritte ausführen, um sicherzustellen, dass Rich-Transport für die Besprechungsanfrage verwendet wird:
Verwenden von RTF (Rich-Text-Format) beim Senden von Besprechungsanfragen
Kein Anfügen eines iCalendar (iCal) an die Besprechungsanfrage. (Das iCalendar-Format ist ein gängiges Format für Internetkalender.)
Diese Anforderungen gelten nur, wenn ein POP-Messagingserver verwendet wird. Wenn der Organisator Exchange Server verwendet, sind diese Anforderungen nicht erforderlich.
Festlegen von Rich-Text-Format
Rich-Text-Format für Besprechungsanfragen in Outlook kann individuell pro Besprechungsanfrage oder als Standard für alle Outlook-Nachrichten einschließlich Besprechungsanfragen festgelegt werden.
So legen Sie Rich-Text-Format für eine einzelne Besprechungsanfrage fest
Doppelklicken Sie in der Besprechungsanfrage im Feld An auf den Benutzernamen.
Klicken Sie im Dialogfeld E-Mail-Eigenschaften unter Internetformat auf Im Outlook-Rich-Text-Format senden.
Sie können Outlook auch so konfigurieren, dass RTF für alle Internetnachrichten einschließlich Besprechungsanfragen verwendet wird.
So legen Sie Rich-Text-Format als Standard für alle Internetnachrichten fest
Klicken Sie in Outlook im Menü Extras auf Optionen und dann auf die Registerkarte E-Mail-Format.
Klicken Sie auf Internetformat.
Wählen Sie in der Dropdownliste neben Outlook Rich-Text-Optionen die Option Im Outlook-Rich-Text-Format senden aus.
Unterbinden des Sendens einer iCalendar-Anlage
Deaktivieren Sie in der Besprechungsanfrage im Menü Extras die Option Als iCalendar senden, um anzugeben, dass keine iCalendar-Anlage mit der Besprechungsanfrage gesendet wird. Dadurch wird die Übertragung der iCalendar-Eigenschaften im MIME-Header erzwungen. Diese Option ist nicht verfügbar, wenn Outlook in Verbindung mit Exchange Server verwendet wird.
Anzeigen von Fehlerprotokollen
Einige Besprechungsarbeitsbereich-Fehler werden standardmäßig unterdrückt, um die Benutzer nicht zu verwirren. Besprechungsarbeitsbereich-Fehler werden jedoch in das Windows-Ereignisprotokoll geschrieben, um Sie bei der Problembehandlung zu unterstützen.
Benutzer im Besprechungsarbeitsbereich erhalten eine Fehlermeldung, wenn beim Erstellen oder später bei der Verwendung eines Arbeitsbereichs ein Problem auftritt (z. B. bei einem Fehler des Besprechungsarbeitsbereich-Servers). Falls Probleme unabhängig vom Initiieren einer Besprechung oder Erstellen eines Arbeitsbereichs auftreten, können Benutzer möglicherweise nicht verstehen, wo das Problem liegt und wie sie es ggf. beheben können. Da diese Fehler asynchron auftreten, ist es in einigen Fällen möglicherweise nicht offensichtlich, dass der Fehler durch eine Aktion zum Aktualisieren einer Besprechung ausgelöst wurde.
Wenn Benutzer das Problem selbst beheben können, werden immer entsprechende Fehlermeldungen angezeigt. Fehlermeldungen, die Benutzer verwirren könnten, werden standardmäßig unterdrückt.
Wenn Sie Probleme mit einem Besprechungsarbeitsbereich beheben müssen, ist es möglicherweise hilfreich, das Windows-Ereignisprotokoll zu überprüfen. Sie können die Protokolldateien in der Windows-Ereignisanzeige anzeigen. Zum Öffnen der Ereignisanzeige doppelklicken Sie in der Systemsteuerung nacheinander auf Verwaltung und auf Ereignisanzeige. Protokollinformationen zu Outlook können Sie anzeigen, indem Sie im linken Bereich auf Anwendungsprotokoll klicken.
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