Konfigurieren von Beibehaltungseinstellungen und AutoArchivierung in Outlook 2007
Letzte Aktualisierung: September 2007
Betrifft: Office Resource Kit
Letztes Änderungsdatum des Themas: 2015-03-09
Inhalt dieses Artikels:
Konfigurieren von Beibehaltungseinstellungen
Konfigurieren von Einstellungen für die AutoArchivierung
Funktionsweise der AutoArchivierung in Outlook
Funktionsweise der Beibehaltungseinstellungen in Outlook
Arbeiten mit der Outlook-Archivierung und der Exchange-Dokumentverwaltung
In Microsoft Office Outlook 2007 bestimmen u. a. Beibehaltungseinstellungen und AutoArchivierung, wie E-Mail-Nachrichten in Benutzerpostfächern verwaltet werden. Sie können für Benutzer in Ihrer Organisation Einstellungen für diese Features konfigurieren und beispielsweise festlegen, wie häufig die AutoArchivierung ausgeführt wird und ob Benutzer vor dem Ausführen der AutoArchivierung zur Bestätigung aufgefordert werden.
Falls Sie für Benutzer sowohl Einstellungen für die Exchange Server-Dokumentverwaltung als auch für die Outlook-Beibehaltung und die AutoArchivierung konfigurieren, beachten Sie, dass die Exchange-Einstellungen das Verhalten der Beibehaltung und AutoArchivierung in Outlook beeinflussen können. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Arbeiten mit der Outlook-Archivierung und der Exchange-Dokumentverwaltung weiter unten in diesem Artikel.
.gif "Note") Hinweis: |
|---|
| Dieser Artikel richtet sich an Outlook-Administratoren. Informationen zum Konfigurieren von Optionen für die AutoArchivierung in Outlook auf dem Computer finden Sie unter AutoArchivierung (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=100151&clcid=0x407). |
Konfigurieren von Beibehaltungseinstellungen
Sie können die Einstellungen zum Anpassen von Beibehaltungseinstellungen mithilfe der Gruppenrichtlinienvorlage (Outlk12.adm) sperren. Oder Sie können mithilfe des Office-Anpassungstools (OAT) Standardeinstellungen konfigurieren. In diesem Fall können Benutzer die Einstellungen ändern. Die OAT-Einstellungen befinden sich auf der Seite Benutzereinstellungen ändern des OAT.
Die Outlook-Vorlage und andere administrative Dateien können im Microsoft Download Center unter Administrative Vorlagendateien (ADM, ADMX, ADML) für 2007 Office System und Office-Anpassungstool Version 2.0 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=78161\&clcid=0x407) heruntergeladen werden.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um Beibehaltungseinstellungen mithilfe von Gruppenrichtlinien anzupassen.
Anpassen von Beibehaltungseinstellungen mithilfe von Gruppenrichtlinien
Laden Sie die Office Outlook 2007-Vorlage (Outlk12.adm) in die Gruppenrichtlinien.
Zum Anpassen der Funktionsweise von Beibehaltungseinstellungen doppelklicken Sie unter Benutzerkonfiguration\Administrative Vorlagen\Microsoft Office Outlook 2007\Extras | Optionen\Andere\AutoArchivierung auf Beibehaltungseinstellungen.
Klicken Sie auf Aktiviert, und konfigurieren Sie dann die Optionen für Beibehaltungseinstellungen. Beispielsweise können Sie Beibehaltungseinstellungen aktivieren, indem Sie Aufbewahrungsrichtlinien aktivieren aktivieren.
Klicken Sie auf OK.
Die konfigurierbaren Einstellungen für Beibehaltungseinstellungen sind in der folgenden Tabelle aufgeführt. Beachten Sie, dass Beibehaltungseinstellungen die Archivierungseinstellungen für Ordner ersetzen.
| Option für die AutoArchivierung | Beschreibung |
|---|---|
Aufbewahrungsrichtlinien aktivieren |
Aktiviert Beibehaltungseinstellungen für Benutzerpostfächer. |
Maximale Aufbewahrungszeit in Tagen von Elementen in |
Gibt die Anzahl von Tagen an, die Elemente im Posteingang, in sämtlichen anderen E-Mail-Ordnern sowie Kalenderelemente in beliebigen Ordnern und alle anderen Ordner, für die AutoArchivierung aktiviert ist, beibehalten werden. |
Für Elemente, die nicht beibehalten werden |
Gibt an, ob Elemente in den Ordner Gelöschte Objekte verschoben oder dauerhaft gelöscht werden. |
URL mit Information zu den Aufbewahrungsrichtlinien für Unternehmen |
Gibt eine Website an, auf der die Aufbewahrungsrichtlinien der Organisation beschrieben sind. Es ist keine Standard-URL verfügbar. |
Konfigurieren von Einstellungen für die AutoArchivierung
Sie können die Einstellungen zum Anpassen der AutoArchivierung mithilfe der Gruppenrichtlinienvorlage (Outlk12.adm) sperren. Oder Sie können mithilfe des Office-Anpassungstools (OAT) Standardeinstellungen konfigurieren. In diesem Fall können Benutzer die Einstellungen ändern. Die OAT-Einstellungen befinden sich auf der Seite Benutzereinstellungen ändern des OAT.
Die Outlook-Vorlage und andere ADM-Dateien können im Microsoft Download Center unter Administrative Vorlagendateien (ADM, ADMX, ADML) für 2007 Office System und Office-Anpassungstool Version 2.0 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=78161\&clcid=0x407) heruntergeladen werden.
Gehen Sie folgendermaßen vor, um Einstellungen für die AutoArchivierung mithilfe von Gruppenrichtlinien anzupassen.
Anpassen von Optionen für die AutoArchivierung mithilfe von Gruppenrichtlinien
Laden Sie die Office Outlook 2007-Vorlage (Outlk12.adm) in die Gruppenrichtlinien.
Zum Anpassen der Funktionsweise der AutoArchivierung doppelklicken Sie unter Benutzerkonfiguration\Administrative Vorlagen\Microsoft Office Outlook 2007\Extras | Optionen\Andere\AutoArchivierung auf Einstellungen für AutoArchivierung.
Klicken Sie auf Aktiviert, und konfigurieren Sie dann die Optionen für die AutoArchivierung. Beispielsweise können Sie die AutoArchivierung aktivieren, indem Sie AutoArchivierung aktivieren aktivieren und ein Archivierungsintervall angeben. Wählen Sie dazu im Feld AutoArchivierung alle <x> Tage den gewünschten Wert aus.
Klicken Sie auf OK.
Die konfigurierbaren Einstellungen für die AutoArchivierung sind in der folgenden Tabelle aufgeführt.
| Option für die AutoArchivierung | Beschreibung |
|---|---|
AutoArchivierung aktivieren |
Legt fest, dass die AutoArchivierung für Benutzer mit der unter AutoArchivierung alle <x> Tage angegebenen Häufigkeit ausgeführt wird. |
AutoArchivierung alle <x> Tage |
Gibt ein Intervall für die AutoArchivierung in Tagen an. |
AutoArchivierung nach Bestätigung beginnen |
Benachrichtigt die Benutzer, dass die AutoArchivierung ausgeführt wird, anstatt sie im Hintergrund auszuführen. |
Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mail-Ordner) |
Löscht abgelaufene E-Mail-Nachrichten, statt sie in einen Archivordner zu verschieben. |
Alte Elemente archivieren oder löschen |
Verschiebt Outlook-Elemente in die Archivdatei oder löscht die Elemente. |
Archivordner in Ordnerliste anzeigen |
Zeigt den Archivordner in der Outlook-Ordnerliste des Benutzers an. |
Elemente löschen, wenn älter als |
Gibt an, wie lange Elemente vor dem Archivieren oder Löschen beibehalten werden. |
Alte Elemente endgültig löschen |
Löscht Elemente endgültig, anstatt sie in den Ordner Gelöschte Objekte zu verschieben. |
Funktionsweise der AutoArchivierung in Outlook
Outlook-Postfächer werden immer größer, je mehr Elemente Benutzer erstellen und empfangen. Damit die Postfächer verwaltbar bleiben werden, benötigen Benutzer einen anderen Ort zum Speichern (oder Archivieren) älterer Elemente, die zwar wichtig sind, aber nicht häufig verwendet werden. Normalerweise ist es am bequemsten, diese älteren Elemente automatisch in den Archivordner zu verschieben, und Elemente, deren Inhalt abgelaufen und nicht mehr gültig ist, zu löschen. Mit der AutoArchivierung wird dieser Prozess automatisch für Benutzer verwaltet.
Planen der automatischen Archivierung
Die AutoArchivierung ist standardmäßig aktiviert und wird automatisch in regelmäßigen Abständen ausgeführt. Dabei werden ältere und abgelaufene Elemente aus den Ordnern entfernt. Ältere Elemente sind Elemente, die das vom Benutzer angegebene Archivierungsalter erreicht haben (das Standardarchivierungsalter ist je nach Typ des Outlook-Elements unterschiedlich). Abgelaufene Elemente sind E-Mail-Nachrichten und Besprechungsanfragen, deren Inhalt nach einem bestimmten Datum nicht mehr gültig ist, z. B. ein E-Mail-Element, das vor zwei Monaten abgelaufen ist, aber weiterhin im Postfach des Benutzers angezeigt wird.
Benutzer können in Outlook beim Erstellen oder Senden oder zu einem späteren Zeitpunkt ein Ablaufdatum für Elemente angeben. Wenn das Element abläuft, ist es nicht mehr verfügbar und wird in Ordnerlisten durchgestrichen angezeigt.
Archivordnerpfad
Wenn die AutoArchivierung ausgeführt wird, können Elemente gelöscht oder in einen Archivordner verschoben werden, je nachdem, welche Einstellungen Sie angeben.
Die Archivdatei ist eine Outlook-Datendatei (PST-Datei), die in der Outlook-Ordnerliste als Archivordner angezeigt wird. Beim ersten Ausführen der AutoArchivierung wird die Archivdatei von Outlook automatisch am folgenden Speicherort erstellt:
**%UserProfile%\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\Archive.pst
Funktionsweise der Beibehaltungseinstellungen in Outlook
Zusätzlich zu den Einstellungen für die AutoArchivierung können Sie auch Aufbewahrungsrichtlinieneinstellungen für Elemente in Benutzerpostfächern aktivieren. Aufbewahrungsrichtlinieneinstellungen unterstützen Benutzer bei der Einhaltung der Aufbewahrungsrichtlinien, die das Unternehmen für die Dokumentaufbewahrung definiert.
| Hinweis: |
|---|
| Da Aufbewahrungsrichtlinieneinstellungen Teil der AutoArchivierung-Funktionalität von Outlook sind, werden Beibehaltungseinstellungen nur in Verbindung mit der AutoArchivierung ausgeführt. Bei der manuellen Archivierung werden die Beibehaltungseinstellungen nicht erzwungen. |
Aufbewahrungsrichtlinieneinstellungen in Outlook können entsprechend den Unternehmensrichtlinien konfiguriert werden, um die Benutzer anzuhalten, Dokumente und Elemente nur für einen festen Zeitraum beizubehalten. Für die Implementierung von Beibehaltungseinstellungen muss die AutoArchivierung aktiviert sein, allerdings haben Beibehaltungseinstellungen Vorrang vor Einstellungen für die AutoArchivierung.
Arbeiten mit der Outlook-Archivierung und der Exchange-Dokumentverwaltung
Wenn Microsoft Exchange zur Implementierung von Dokumentverwaltungsfeatures konfiguriert wurde, mit denen Ablaufdaten für E-Mail-Nachrichten in Benutzerpostfächern festgelegt werden, müssen Sie sicherstellen, dass die Outlook-Archivierungseinstellungen so konfiguriert sind, dass das Ablaufen und Archivieren oder Löschen von Elementen für die Benutzer nachvollziehbar sind.
Standardmäßig setzen in den meisten Konfigurationen Exchange-Aufbewahrungsrichtlinien die Outlook-Beibehaltungseinstellungen außer Kraft. Benutzer, die nicht beachten, dass Exchange-Richtlinien Vorrang haben, können möglicherweise Outlook-Elemente verlieren. Dies kann geschehen, wenn Benutzer erwarten, dass Elemente gemäß ihren Einstellungen für die AutoArchivierung in eine Outlook-Datendatei verschoben werden, die Elemente aber stattdessen durch die Exchange-Dokumentverwaltung entfernt werden.
Damit es in diesem Szenario nicht zu Missverständnissen kommt, deaktivieren Sie die Option zum Konfigurieren der manuellen Archivierung. Gehen Sie folgendermaßen vor, um die manuelle Archivierung mithilfe von Gruppenrichtlinien zu deaktivieren.
Deaktivieren der manuellen Archivierung mithilfe von Gruppenrichtlinien
Laden Sie die Office Outlook 2007-Vorlage (Outlk12.adm) in die Gruppenrichtlinien.
Doppelklicken Sie unter Benutzerkonfiguration\Administrative Vorlagen\Microsoft Office Outlook 2007\Extras | Optionen\Andere\AutoArchivierung auf Datei"|"Archivieren" deaktivieren.
Klicken Sie auf Aktiviert.
Klicken Sie auf OK.