A. Datum Corporation hat für Geschäftsdaten und betriebliche Abläufe mySAP ERP eingeführt. Nun soll in der Umgebung InfoPath Forms Services hinzugefügt werden, um Datenverbindungen mit den Back-End-Systemen verwenden zu können. Durch Bereitstellen von InfoPath Forms Services soll A. Datum in den Genuss der folgenden Vorteile kommen:

• Vorgangsoptimierung beim Einreichen, Überprüfen und Genehmigen von Spesenabrechnungen sowie bei der Rückerstattung der Spesen

• Erhöhen der Datengenauigkeit durch Datenvalidierung und in das Formular integrierte Geschäftsdatenlogik

• Möglichkeit, Spesenabrechnungen online oder offline auszufüllen

• Erzwingen von Spesenrichtlinienregeln im Unternehmen, wenn die Spesenabrechnung eingereicht wird

• Bereitstellen sofortigen Zugriffs auf den Status von Spesenabrechnungen und auf Spesendaten

Darüber hinaus sollen bei A. Datum die Vorteile durch Microsoft Office SharePoint Server 2007 genutzt werden können, beispielsweise Dokumentverwaltung, Teamzusammenarbeit und mit SharePoint-Websites verfügbare Workflowfeatures. Das Unternehmen plant die Anbindung der SharePoint-Websites an das SAP-Portal, sodass die Inhalte zusammen mit weiteren Geschäftsinformationen durchsucht und indiziert werden können.

Die IT-Abteilung von A. Datum Corporation ist für die Bereitstellung und Verwaltung von InfoPath Forms Services sowie für die Verbindung des Programms mit SAP verantwortlich. Eine Hauptsorge bildet dabei die Verfügbarkeit und Sicherheit der unternehmenswichtigen Informationen. Die Abteilung ist dafür verantwortlich, für eine reibungslose Endbenutzerumgebung und akzeptable Reaktionszeiten zu sorgen. Zeitstudien haben ergeben, dass Benutzer etwa 30 Minuten benötigen, um eine Spesenabrechnung auszufüllen. Zur Unterstützung neuer Spesenabrechnungsformulare bereitet die IT-Abteilung Folgendes vor:

• Bereitstellen von Intranetzugriff für Mitarbeiter, die im Firmennetzwerk auf die Formulare zugreifen

• Bereitstellen von DFÜ-Zugriff auf einen RAS-Server für Mitarbeiter außerhalb der Unternehmensfirewall

• Bereitstellen des Microsoft Office InfoPath 2007-Clients für Mitarbeiter, die Offlinefunktionen benötigen

• Bereitstellen dieser Lösung in einer mittleren Serverfarm

Humongous Insurance ist ein großes, multinationales Unternehmen, das Versicherungsprodukte für Schiffs-, Fahrzeug- und Hauseigentümer anbietet. Diese Produkte werden sowohl an Einzelkunden als auch an Unternehmen verkauft. Die Belegschaft von Humongous Insurance ist groß und mobil und besteht aus über 10.000 Personen, unter anderem Verkäufern, Schadensregulierern, Anwälten, IT-Mitarbeitern, Mitarbeitern im Personalwesen und Finanzfachleuten. Humongous Insurance ist in den USA ansässig, besitzt jedoch Niederlassungen in Kanada und mehreren lateinamerikanischen Ländern.

Der versicherte Kunde wendet sich per Telefon an seinen Humongous Insurance-Vertreter, um einen Anspruch anzumelden. Der Vertreter ruft die Unternehmenswebsite für Ansprüche auf und füllt das Anspruchsformular für den Kunden aus. Den Anspruch leitet der Vertreter per E-Mail an den Schadensregulierer weiter, der eine Überprüfung ausführt. Die Schadensregulierer genehmigt Reparaturen und Kosten. Er füllt das in der E-Mail gesendete Formular aus und sendet dieses an den Vertreter zurück. Der Vertreter überprüft das Formular auf Richtigkeit und leitet dieses anschließend an die Buchhaltungsabteilung zur Zahlungsverarbeitung weiter. Ein Mitarbeiter der Buchhaltungsabteilung genehmigt einen Scheck und archiviert das Anspruchsformular. Das Formular wird in der Anspruchsdatenbank von Humongous Insurance als XML-Dokument gespeichert. Die Reparaturen werden ausgeführt, und der Kundin wird der Deckungsbetrag erstattet. Relevante Kontoinformationen werden entsprechend aktualisiert.

Eine Kundin von Humongous Insurance kann einen Anspruch auch über das Internet anmelden. Für diese Meldung ist die Kundin nicht an die regulären Geschäftszeiten gebunden. Die Kundin kann die Humongous Insurance-Website aufrufen, ein Konto einrichten, sich anmelden und den Anspruch anmelden. In diesem Fall füllt die Kundin das Formular aus, das normalerweise vom Vertreter ausgefüllt wird. Wenn die Kundin das Formular absendet, wird dieses per E-Mail an den Schadensregulierer gesendet, eine Kopie der E-Mail wird an den Vertreter gesendet. Der Schadensregulierer sendet das Formular an den Vertreter zurück, wenn zusätzliche Informationen benötigt werden. Ab diesem Punkt wird das Anspruchsformular auf dieselbe Weise behandelt wie ein Anspruch, der über einen Telefonanruf angemeldet wurde.

Ein Auftragnehmer aus der Elektrobranche bewirbt sich erfolgreich um einen Auftrag für die Modernisierung der elektrischen Anlagen in einem Privathaus und beantragt für diese Arbeit eine Genehmigung der lokalen Behörde. Der Auftragnehmer ruft die Website der für Elektroanlagen verantwortlichen Abteilung der Bauaufsicht auf, um per Onlineservice eine Genehmigung zu beantragen. Der Auftragnehmer hat sich zuvor für die Verwendung dieses Diensts registriert. Seine Unternehmensinformationen sowie ein früherer Genehmigungsantrag sind bereits gespeichert.

Die im Webformular für den Genehmigungsantrag eingegebenen Daten werden an eine XML-Datenbank im Netzwerk der Bauaufsicht übermittelt. Nachdem die Antragsdaten gesendet wurden, wird automatisch ein neuer Genehmigungsantrag für einen SharePoint-Arbeitsbereich als Verknüpfung mit einem mehrteiligen InfoPath-Formular ausgefüllt. Wenn das Formular geöffnet wird, werden die Unternehmensdaten des Antrag stellenden Auftragnehmers sowie die Antragsdaten der Genehmigung in den Feldern der ersten Ansicht des Formulars eingetragen. Diese Ansicht ist mit dem Formular identisch, das vom Auftragnehmer ausgefüllt wurde.

Als Teil des Vorgangs muss die für Elektroanlagen verantwortliche Abteilung der Bauaufsicht den Eingang des Antrags formal bestätigen. Der empfangende Mitarbeiter überprüft die Informationen auf Vollständigkeit und signiert das Antragsformular digital, um den Empfang zu bestätigen. Ein genaues Abbild des Antragsformulars wird als Empfangsbestätigung der Abteilung per E-Mail an den Auftragnehmer gesendet. In InfoPath werden Datenadapter für den Zugriff auf entscheidungsrelevante Daten verwendet. Diese Informationen werden von InfoPath aus anderen internen Datenquellen der Behörde in das Formular in anderen Ansichten importiert. Der Behördenmitarbeiter überprüft diese anderen Daten, bewertet den Antrag anhand dieser zusammengeführten Informationen und genehmigt den Antrag oder lehnt diesen ab. Wenn der Antrag genehmigt wird, wird eine Genehmigung für den Elektrobereich mit den Kontaktdaten und relevanten Informationen des Antragstellers aufgefüllt und in HTML gerendert. Die Genehmigung wird auf der Homepage des Auftragnehmers auf der SharePoint-Website der Bauaufsichtsbehörde veröffentlicht, wo diese vom Auftragnehmer angezeigt und als Anschlag am Bauobjekt gedruckt werden kann.