Dokumentverwaltung (Übersicht) (SharePoint Server 2010)
Gilt für: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010
Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-30
Dieser Artikel enthält eine allgemeine Beschreibung der verschiedenen Elemente einer Dokumentverwaltungslösung auf der Grundlage von Microsoft SharePoint Server 2010.
Inhalt dieses Artikels
Elemente eines Dokumentverwaltungssystems
Planungsprozess
Mit der Dokumentverwaltung wird der Lebenszyklus der Dokumente in einer Organisation gesteuert – d. h. die Erstellung, Überprüfung, Veröffentlichung und Vernichtung oder Aufbewahrung. Der Begriff "Verwaltung" impliziert zwar eine Steuerung der Informationen durch die obere Ebene der Organisation, ein effizientes Dokumentverwaltungssystem sollte jedoch die Kultur der Organisation widerspiegeln, die es verwendet. Die verwendeten Tools für die Dokumentverwaltung sollten so flexibel sein, dass Sie den Lebenszyklus eines Dokuments genau steuern können, wenn dies der Kultur und den Zielen Ihres Unternehmens entspricht. Es sollte jedoch auch möglich sein, ein lose strukturiertes System zu implementieren, sofern dies für Ihr Unternehmen angemessener ist.
Elemente eines Dokumentverwaltungssystems
Eine effiziente Dokumentverwaltungslösung umfasst folgende Angaben:
Die Typen von Dokumenten und den anderen Inhalt, der in einer Organisation erstellt werden kann
Die Vorlagen, die für die einzelnen Dokumenttypen verwendet werden sollen
Die Metadaten, die für die einzelnen Dokumenttypen bereitgestellt werden sollen
Die Speicherorte für ein Dokument in den einzelnen Phasen seines Lebenszyklus
Die Art der Steuerung des Zugriffs auf ein Dokument in den einzelnen Phasen des Lebenszyklus des Dokuments
Die Art der Weitergabe von Dokumenten in der Organisation, während sich die Teammitglieder an der Erstellung, Prüfung, Genehmigung, Veröffentlichung und Disposition der Dokumente beteiligen
Die auf die Dokumente anzuwendenden Richtlinien, damit dokumentbezogene Aktionen überwacht werden, Dokumente ordnungsgemäß aufbewahrt bzw. entsorgt werden und für die Organisation wichtige Inhalte geschützt werden
Ob ein Dokument beim Übergang in die nächste Phase des Lebenszyklus in ein anderes Format konvertiert werden muss
Die Art und Weise der Behandlung von Dokumenten als Unternehmensdatensätze, die entsprechend rechtlicher Vorschriften und Unternehmensrichtlinien aufbewahrt werden müssen
Im Umfang von SharePoint Server 2010 sind Features enthalten, die alle diese Aspekte der Dokumentverwaltung implementieren. Damit Information Worker diese Möglichkeiten einfach nutzen können, ohne ihre Gewohnheiten in den alltäglichen Tätigkeiten und den vertrauten Tools aufgeben zu müssen, umfassen die Anwendungen in das Microsoft Office System (z. B. Microsoft Outlook und Microsoft Word) auch Features, die die einzelnen Phasen im Lebenszyklus eines Dokuments unterstützen.
Planungsprozess
Der Planungsprozess für die Dokumentverwaltung besteht aus folgenden Hauptschritten:
Ermitteln der Dokumentverwaltungsrollen Stellen Sie sicher, dass in Ihren Plänen das Feedback der Hauptbeteiligten Ihrer Organisation berücksichtigt wird, dass die Lösung von einem geeigneten Team implementiert wird und dass Sie wissen, wer an den Dokumentverwaltungsprozessen beteiligt ist. Weitere Informationen zum Aufbauen eines Planungsteams für die Dokumentverwaltung finden Sie unter Identifizieren der Benutzer und Analysieren der Dokumentverwendung.
Analysieren der Dokumentverwendung Nachdem Sie ermittelt haben, wer an den Dokumenten arbeitet, bestimmen Sie die Dokumenttypen, an denen diese Personen arbeiten, und die Art der Verwendung der Dokumenttypen. Weitere Informationen finden Sie unter Identifizieren der Benutzer und Analysieren der Dokumentverwendung.
Planen der Verwaltung von Dokumenten Sie können Dokumente in Websitesammlungen, Websites und Bibliotheken verwalten. In SharePoint Server 2010 stehen verschiedene Features für die Dokumentverwaltung und -speicherung zur Verfügung – angefangen bei speziellen Websites wie dem Datensatzrepository bis hin zu lose strukturierten Dokumentbibliotheken für die schnelle Erstellung und Zusammenarbeit an Dokumenten. In einer Bibliothek können Sie Inhalt weiter in Ordnern und Unterordnern verwalten. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Dokumentbibliotheken (SharePoint Server 2010) und "Planen der Speicherung von Unternehmensinhalten und der Versionskontrolle".
Planen der Weitergabe von Inhalt zwischen Standorten Möglicherweise ist es erforderlich, ein Dokument in verschiedenen Phasen seines Lebenszyklus von einer Website oder Bibliothek zu einer anderen zu verschieben oder zu kopieren. Beispielsweise kann der Veröffentlichungsprozess das Verschieben eines Dokuments von einer Stagingwebsite auf eine öffentliche Internetwebsite umfassen. Wenn Inhalt beim Verschieben zwischen Websites von einem Format in ein anderes konvertiert werden muss, möchten Sie möglicherweise auch Inhaltskonvertierungen planen. Weitere Informationen finden Sie unter "Planen des Datenflusses von Inhalten" im Thema Planen von Dokumentbibliotheken (SharePoint Server 2010).
Planen von Inhaltstypen Verwenden Sie Inhaltstypen, um Informationen zu Dokumenttypen zu verwalten, beispielsweise Metadaten, Dokumentvorlagen, Richtlinien und Workflowprozesse. Dies ist ein grundlegender Schritt bei der Verwaltung Ihrer Dokumente und für die einheitliche Verwendung in der gesamten Organisation. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Inhaltstypen und Workflows (SharePoint Server 2010).
Planen von Workflows Wenn Sie Workflows für Ihre Organisation planen, können Sie die Art und Weise steuern und nachverfolgen, in der Dokumente von einem Teammitglied an ein anderes weitergegeben werden, während die einzelnen Beteiligten im Lebenszyklus eines Dokuments mit anderen Teammitgliedern zusammenarbeiten. Im Umfang von SharePoint Server 2010 sind Workflows für allgemeine Aufgaben wie das Prüfen und Genehmigen von Dokumenten enthalten. In SharePoint Server 2010 wird zudem das Erstellen und Installieren von benutzerdefinierten Workflows unterstützt. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Inhaltstypen und Workflows (SharePoint Server 2010).
Planen der Inhaltssteuerung Sie können das geeignete Maß an Steuerung basierend auf dem Inhaltstyp oder dem Speicherort planen. Beispielsweise können Sie mithilfe der Verwaltung von Informationsrechten für eine Dokumentbibliothek planen, dass Eincheck- und Auscheckvorgänge erforderlich sind und dass Dokumente vor nicht autorisierter Verteilung geschützt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Dokumentbibliotheken (SharePoint Server 2010) und Planen von Informationsverwaltungsrichtlinien (SharePoint Server 2010).
Planen von Richtlinien Planen Sie für jeden Inhaltstyp Informationsverwaltungsrichtlinien, um sicherzustellen, dass Dokumente ordnungsgemäß überwacht, aufbewahrt, bezeichnet und anderweitig den institutionellen und rechtlichen Anforderungen Ihrer Organisation entsprechend gehandhabt werden. Im Umfang von SharePoint Server 2010 sind Richtlinien enthalten, die die Überwachung, die Aufbewahrung von Dokumenten, das Bezeichnen von Dokumenten sowie Barcodes implementieren (damit wird sichergestellt, dass gedruckter Inhalt mit entsprechenden elektronischen Versionen in Zusammenhang gebracht werden kann). Weitere Informationen finden Sie unter Planen von Informationsverwaltungsrichtlinien (SharePoint Server 2010).