Identifizieren der Benutzer und Analysieren der Dokumentverwendung

Gilt für: SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-30

Der erste Schritt bei der Planung einer Dokumentverwaltungslösung besteht darin, die Benutzer zu bestimmen und die Art der Verwendung von Dokumenten zu analysieren. Dieser Artikel enthält Anleitungen zum Bestimmen der Benutzer und zum Analysieren der Dokumentverwendung für eine Lösung auf der Grundlage von Microsoft SharePoint Server 2010.

Inhalt dieses Artikels:

• Bestimmen von Benutzern

• Analysieren der Dokumentverwendung

• Arbeitsblätter

Bestimmen von Benutzern

Zur Bestimmung der Beteiligten und Teilnehmer Ihrer Dokumentverwaltungslösung können Sie eine Umfrage verwenden. Diese kann beispielsweise die folgenden Fragen enthalten:

• Wer erstellt in Ihrer Organisation Dokumente?

• Welche Dokumenttypen werden erstellt?

• Wer überprüft die Dokumente?

• Wer bearbeitet die Dokumente?

• Wer verwendet Dokumente?

• Wer genehmigt die Veröffentlichung von Dokumenten?

• Wer entwirft die zum Hosten von Dokumenten verwendeten Websites?

• Wer legt die Richtlinien für die Verwaltung von Dokumenten fest?

• Wer verwaltet in Ihrer Organisation Datensätze?

• Wer übernimmt die Bereitstellung und Wartung der Server, auf denen Dokumente gespeichert werden?

Beispielarbeitsblatt "An der Dokumentverwaltung beteiligte Personen":

Die Bestimmung der am Inhalt beteiligten Personen kann Ihnen dabei helfen, eine umfassende Dokumentverwaltungslösung zu erhalten, und dazu beitragen, dass die entworfenen Websites und Dokumentbibliotheken den Bedürfnissen und Prozessen Ihres Unternehmens bezüglich der Inhaltserstellung und -verwaltung gerecht werden.

Analysieren der Dokumentverwendung

Nachdem Sie die an Ihren Inhalten beteiligten Personen identifiziert haben, holen Sie Informationen von den Beteiligten ein, anhand derer Sie analysieren können, wie Dokumente in Ihrer Organisation verwendet werden. Hierbei handelt es sich um einen wichtigen Bestandteil des Planungsprozesses, da Sie mithilfe der Analyse folgende Kriterien ermitteln können:

• Geplante Strukturierung der Dokumentbibliotheken

• Zu verwendende Websitevorlagen

• Anzahl der erforderlichen Websites

• Die auf die Websites anzuwendenden Informationsverwaltungsrichtlinien

• Die für die Implementierung Ihrer Lösung erforderliche physische Servertopologie

Folgende Informationen müssen zusammengetragen werden:

• Dokumenttyp, z. B. Hinweis zur Analyse des Eigenkapitals, Mitarbeiterleistungsbewertung, internes Memo oder Produktspezifikation

• Zweck des jeweiligen Dokumenttyps, z. B. "stellt Kunden Empfehlungen zum Eigenkapital zusammen mit hilfreichen Daten bereit"

• Autor jedes Dokumenttyps (es ist hilfreich, statt des Namens die Rolle des Autors aufzuführen, z. B. "Finanzanalytiker" oder "Produktmanager")

• Format des Dokuments: Wenn das Dokument an einem Punkt des Lebenszyklus in ein anderes Format konvertiert werden muss, zeichnen Sie diese Informationen auf.

• Benutzer des jeweiligen Dokumenttyps, z. B. "Kunden" oder "Teammitglieder"

• Weitere Rollen, die auf den Lebenszyklus des Dokuments anwendbar sind, z. B. "technischer Lektor" oder "Redakteur"

• Speicherort des Dokuments, z. B. "Clientcomputer", "Webserver" oder "Dateiserver": Beachten Sie, dass auf diese Frage mehrere Antworten möglich sein können, beispielsweise dann, wenn ein Dokument auf einem Clientcomputer erstellt und anschließend auf einem Webserver veröffentlicht wird.

• Die Art der Anzeige des Dokuments durch die Leser, z. B. auf einer Webseite oder über eine Dateifreigabe

Beispielarbeitsblatt zur Dokumentverwendung:

Analyse Aufgrund der unterschiedlichen Formate für die Erstellung und für die Veröffentlichung ist eine Formatkonvertierung erforderlich. Wegen der vielen Bearbeiter ist mindestens ein Workflow (auf dem Server implementierter Geschäftsprozess) erforderlich. Aufgrund der 4 Standorte (Erstellungswebsite, Testwebsite, Internet und Datensatzrepository) sind Mechanismen zum Verschieben der Inhalte von einem Standort an einen anderen erforderlich. Durch die Notwendigkeit, die Inhalte in einem Datensatzrepository des Unternehmens zu archivieren, und aufgrund der behördlichen Implikationen der Veröffentlichung von Hinweisen zu Eigenkapital sind Unternehmensrichtlinien und bewährte Methoden (z. B. Inhaltsüberwachung und -beibehaltung) erforderlich.

Analyse Für zwei Autoren und mehrere Bearbeiter ist mindestens ein Workflow erforderlich. Das Dokument wird von verschiedenen Personen bearbeitet, befindet sich dann auf einem Webserver des Unternehmens (vermutlich gut gesichert) und wird in einem Datensatzrepository archiviert. Aufgrund des Datenschutzes für diese Inhalte ist die Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) auf den Desktop- und Servercomputern erforderlich – zusätzlich zu Unternehmensrichtlinien und bewährten Methoden (z. B. Überwachung), die die Privatsphäre des Mitarbeiters und den gesetzlichen Status des Unternehmens schützen.

Arbeitsblätter

Verwenden Sie die folgenden Arbeitsblätter, um die in diesem Artikel behandelten Informationen zu dokumentieren:

• Arbeitsblatt "An der Dokumentverwaltung beteiligte Personen" (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165871&clcid=0x407)

• Arbeitsblatt zum Analysieren der Dokumentverwendung (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=165873&clcid=0x407)