Datensatzverwaltung (Übersicht) (SharePoint Server 2010)

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Gilt für: SharePoint Server 2010

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-30

Inhalt dieses Artikels:

  • Elemente eines Datensatzverwaltungssystems

  • Übersicht zur Planung der Datensatzverwaltung

Elemente eines Datensatzverwaltungssystems

Ein Datensatz ist ein Dokument oder eine elektronische oder physische Entität in einer Organisation, das bzw. die als Nachweis für eine durch das Unternehmen ausgeführte Aktivität oder Transaktion dient. Datensätze müssen für einen gewissen Zeitraum aufbewahrt werden. Im Rahmen des Datensatzverwaltungsprozesses führt eine Organisation die folgenden Aktionen aus:

  • Bestimmen der Informationstypen, die als Datensätze betrachtet werden.

  • Bestimmen, wie die aktiven, als Datensätze gespeicherten Dokumente während ihrer Verwendung verarbeitet werden sollen. Dazu zählt auch die Bestimmung der Art und Weise, wie die aktiven Dokumente gesammelt werden sollen, nachdem sie als Datensätze deklariert werden.

  • Bestimmen der Art und Weise und des Zeitraums für die Aufbewahrung der einzelnen Datensatztypen, um die rechtlichen, geschäftlichen und behördlichen Anforderungen zu erfüllen.

  • Forschen nach und Implementieren von technischen Lösungen und Geschäftsprozessen, um sicherzustellen, dass die Organisation ihren Verpflichtungen bezüglich der Datensatzverwaltung auf eine kosteneffektive und nicht störende Art und Weise nachkommt.

  • Ausführen datensatzbezogener Aufgaben, beispielsweise Löschen abgelaufener Datensätze oder Suchen und Schützen von Datensätzen in Bezug auf externe Ereignisse (z. B. Gerichtsverfahren).

Das Bestimmen der Dokumente und anderer physikalischer und elektronischer Objekte, die in Ihrer Organisation als Datensätze verwendet werden, ist die Aufgabe der Compliance Officer, Datensatzverwalter und Rechtsanwälte des Unternehmens. Durch die sorgfältige Kategorisierung sämtlicher Unternehmensinhalte in Ihrer Organisation können diese Personen sicherstellen, dass die Dokumente für einen geeigneten Zeitraum beibehalten werden. Mit einem gut entworfenen Datensatzverwaltungssystem kann eine Organisation rechtlich geschützt werden, und die Organisation kann die Einhaltung von behördlichen Regulierungen nachweisen. Darüber hinaus wird die Effizienz in der Organisation gesteigert, indem die Disposition veralteter Elemente gefördert wird, bei denen es sich nicht um Datensätze handelt.

Elemente eines Datensatzverwaltungssystems

Ein Datensatzverwaltungssystem enthält folgende Elemente:

  • Eine Inhaltsanalyse, mit der Inhalte im Unternehmen beschrieben und kategorisiert werden, die möglicherweise als Datensätze verwendet werden sollen, mit der Quellspeicherorte angegeben werden und mit der beschrieben wird, wie die Inhalte in die Datensatzverwaltungsanwendung verschoben werden.

  • Einen Dateiplan, mit dem für jede Datensatzart im Unternehmen angegeben wird, wo diese als Datensatz beibehalten werden soll, welche Richtlinien darauf angewendet werden sollen, wie lange die Datensätze beibehalten werden müssen, wie sie entsorgt werden sollen und wer für deren Verwaltung verantwortlich ist.

  • Ein Einhaltungsanforderungsdokument, in dem die Regeln definiert werden, die für die IT-Systeme der Organisation eingehalten werden müssen, zusammen mit den Methoden, mit denen die Vorgehensweise der Teammitglieder des Unternehmens sichergestellt wird.

  • Eine Methode zum Sammeln von nicht mehr aktiven Datensätzen aus allen Datensatzquellen, z. B. von Zusammenarbeitsservern, Dateiservern und E-Mail-Systemen.

  • Eine Methode für die Überwachung von Datensätzen, während sie aktiv sind

  • Eine Methode zum Erfassen der Metadaten von Datensätzen und Überwachungsverläufen sowie deren Verwaltung

  • Ein Prozess zum Beibehalten von Datensätzen (Aussetzen der Disposition), wenn Fälle wie Rechtsstreitigkeiten eintreten.

  • Ein System zum Überwachen und zur Berichterstellung für die Handhabung von Datensätzen, mit dem sichergestellt werden soll, dass die Mitarbeiter sie den festgelegten Richtlinien und Vorgängen entsprechend ablegen, auf sie zugreifen und sie verwalten.

Im Lieferumfang von Microsoft SharePoint Server 2010 sind Features enthalten, mit deren Hilfe Organisationen integrierte Datensatzverwaltungssysteme und -prozesse implementieren können.

Übersicht zur Planung der Datensatzverwaltung

In diesem Thema werden die Planungsschritte beschrieben, die Sie ausführen müssen, um sicherzustellen, dass mit dem von Ihnen auf der Grundlage von SharePoint Server 2010 implementierten Datensatzverwaltungssystem die Datensatzverwaltungsziele Ihrer Organisation erreicht werden. Im Folgenden wird eine Vorschau des Planungsprozesses für die Datensatzverwaltung dargestellt:

  1. Identifizieren von Datensatzverwaltungsrollen Für eine erfolgreiche Datensatzverwaltung sind spezielle Rollen erforderlich. Beispiele:

    • Datensatzverwalter und Compliance Officer, die die Datensätze in der Organisation kategorisieren und den Datensatzverwaltungsvorgang ausführen

    • IT-Mitarbeiter, die die Systeme implementieren, mit denen die Datensatzverwaltung effizient unterstützt wird

    • Inhalts-Manager, die identifizieren, wo die Informationen der Organisation aufbewahrt werden, und die ihre Teams dazu verpflichten, die Datensatzverwaltungsvorschriften zu befolgen

  2. Analysieren der Inhalte der Organisation Bevor ein Dateiplan erstellt wird, führen Datensatzverwalter und Inhalts-Manager Umfragen zur Dokumentverwendung in der Organisation aus, um zu bestimmen, welche Dokumente und welche anderen Elemente als Datensätze verwendet werden können.

  3. Entwickeln eines Dateiplans Nachdem Sie die Inhalte Ihrer Organisation analysiert und Beibehaltungszeitpläne bestimmt haben, füllen Sie den Rest des Dateiplans aus. Dateipläne sind von Organisation zu Organisation unterschiedlich, im Allgemeinen werden mit diesen Plänen jedoch die Elemente beschrieben, die vom Unternehmen als Datensätze anerkannt werden, es wird angegeben, wo sie gespeichert werden, die entsprechenden Beibehaltungszeiträume werden beschrieben, und es werden weitere Informationen angegeben, z. B. dazu, wer für die Datensatzverwaltung verantwortlich ist und zu welcher größeren Kategorie von Datensätzen diese Datensätze gehören.

  4. Entwickeln von Beibehaltungszeitplänen Bestimmen Sie für jeden Datensatztyp, wann dieser nicht mehr aktiv ist (verwendet wird), wie lange der Datensatz danach beibehalten werden soll und wie er letztendlich vernichtet werden soll.

  5. Auswerten und Optimieren von Dokumentverwaltungsmethoden Stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Richtlinien in Dokumentrepositorys angewendet werden. Stellen Sie beispielsweise sicher, dass Inhalte ordnungsgemäß überwacht werden, sodass entsprechende Überwachungen zusammen mit Datensätzen beibehalten werden.

  6. Entwerfen der Datensatzverwaltungslösung Bestimmen Sie, ob ein Datensatzarchiv erstellt werden soll und/oder ob Datensätze direkt verwaltet werden sollen. Entwerfen Sie anhand Ihres Dateiplans das Datensatzarchiv, oder bestimmen Sie, wie vorhandene Websites zum Speichern von Datensätzen verwendet werden sollen. Definieren Sie Inhaltstypen, Bibliotheken, Richtlinien und ggf. Metadaten zur Festlegung des Speicherorts, an den ein Dokument weitergeleitet werden soll.

  7. Planen, wie aus Inhalten Datensätze werden Falls Sie SharePoint Server 2010 für die aktive Dokumentverwaltung und die Datensatzverwaltung verwenden, können Sie benutzerdefinierte Workflows erstellen, um Dokumente in ein Datensatzarchiv zu verschieben. Wenn Sie SharePoint Server 2010 oder ein externes Dokumentverwaltungssystem verwenden, können Sie Schnittstellen planen und entwickeln, mit denen Inhalte aus diesen Systemen in das Datensatzarchiv verlagert werden oder mit denen ein Dokument als Datensatz deklariert, aber nicht verschoben wird.

  8. Planen der E-Mail-Integration Bestimmen Sie, ob Sie E-Mail-Datensätze in SharePoint Server 2010 oder aber in der E-Mail-Anwendung selbst verwalten werden.

  9. Planen der Einhaltung für soziale Inhalte Falls in Ihrem Unternehmen Medien für soziale Netzwerke wie z. B. Blogs, Wikis oder Websites vom Typ Meine Website verwendet werden, bestimmen Sie, wie aus diesen Inhalten Datensätze werden.

  10. Planen der Einhaltungsberichterstellung und -dokumentation Wenn Sie überprüfen möchten, ob in Ihrer Organisation die erforderlichen Datensatzverwaltungsmethoden ausgeführt werden, und wenn Sie diese Methoden kommunizieren möchten, sollten Sie Ihre Datensatzverwaltungspläne und -prozesse dokumentieren. Wenn Ihr Unternehmen in datensatzbezogene Rechtsstreitigkeiten involviert wird, müssen Sie möglicherweise diese Datensatzverwaltungsrichtlinien, Implementierungspläne und Daten zur Effektivität vorweisen.

See Also

Concepts

Erstellen eines Dateiplans zum Verwalten von Datensätzen in SharePoint Server 2010
Planen der Datensatzsammlung (SharePoint Server 2010)