Planen der Integration von Anwesenheitsinformationen (Office SharePoint Server)
Inhalt dieses Artikels:
Informationen zur Onlineanwesenheit
Vorteile der Integration der Onlineanwesenheit
Organisatorische Überlegungen
Softwareanforderungen
E-Mail-Kontoanforderungen
Anhand von Informationen zur Onlineanwesenheit können Personen, die Zugriff auf Ihre Website haben, erkennen, wer online ist, und diesen Personen Sofortnachrichten senden. Die Onlineanwesenheit kann ein leistungsstarkes Tool für die Zusammenarbeit sein, mit dem die Mitglieder einer Website schnell herausfinden können, wer zum Beantworten von Fragen verfügbar ist.
Dieser Artikel enthält Informationen zur Onlineanwesenheit, und es wird beschrieben, wie diese in einer Organisation verwendet werden kann und welche Software erforderlich ist, damit sie aktiviert werden kann.
Informationen zur Onlineanwesenheit
Mithilfe der Onlineanwesenheit können einzelne Personen erkennen, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt online und für eine Kommunikation verfügbar ist. Durch das Aktivieren der Onlineanwesenheit (und das Installieren der erforderlichen Software) wird überall in einer Websitesammlung neben dem Namen einer Person eine Onlinestatusanzeige hinzugefügt. Diese Statusanzeige gibt an, ob die Person offline oder online ist und zum Beantworten von Fragen über einen Instant Messaging-Client zur Verfügung steht. Wenn eine Person online ist, können Sie auf die Onlinestatusanzeige klicken und eine Sofortnachricht senden. Dank dieses direkten Zugriffs auf sachkundige Quellen können Teammitglieder effektiver und effizienter zusammenarbeiten.
Überall dort, wo auf einer Website der Name eines Mitglieds angezeigt wird, ist das Menü der Onlinestatusanzeige verfügbar. Die Onlinestatusanzeige ist in den Active Directory-Verzeichnisdienst, Microsoft Exchange Server und MSN Messenger integriert und stellt Informationen wie zum Büro und zum Frei-/Gebucht-Status bereit. Sie ist also ein hilfreiches Tool zum Planen von Besprechungen und Senden von E-Mails, auch wenn eine Person offline ist.
Der Onlinestatus wird mithilfe eines ActiveX-Steuerelements wiedergegeben, das mit Microsoft Office installiert wird. Mit dem ActiveX-Steuerelement kann der Onlinestatus angezeigt werden. Mit ihm wird die erfasste E-Mail-Adresse für den Benutzer überprüft und eine Abfrage an den Anwesenheitsserver für diesen Client gesendet, um den Onlinestatus zu überprüfen. Das ActiveX-Steuerelement speichert keine Onlineinformationen oder E-Mail-Adressen; es leitet lediglich Abfragen von der Website an die E-Mail-Adresse und gibt den entsprechenden Status wieder.
Die Onlineanwesenheit ist standardmäßig aktiviert. Allerdings müssen sowohl die Software- als auch E-Mail-Kontoanforderungen erfüllt sein, damit Endbenutzer diese Funktion verwenden können.
Vorteile der Integration der Onlineanwesenheit
Der Vorteil der Aktivierung der Anwesenheit besteht darin, dass die Zusammenarbeit zwischen Gruppenmitgliedern verbessert und die Effizienz in Geschäftsprozessen gesteigert werden kann. Durch die Integration von Instant Messaging und Anwesenheitsinformationen in eine SharePoint-Website können Gruppenmitglieder erkennen, wer online ist und ob eine Person zum Beantworten einer kurzen Frage oder für eine kurze Besprechung zur Verfügung steht. Arbeitsprozesse können dadurch rationalisiert werden, dass Teammitglieder sofort über Dokument- oder Zeitplanänderungen informiert werden, und mithilfe von Instant Messaging können Gruppensitzungen festgesetzt werden.
Organisatorische Überlegungen
Da die Onlineanwesenheit auf Ebene der Webanwendung aktiviert wird, ist sie auch für alle Websites und Unterwebsites des jeweiligen virtuellen Servers aktiviert. Daher muss unbedingt sichergestellt werden, dass alle Websitesammlungen innerhalb des virtuellen Servers für die Freigabe dieser Transparenz festgelegt sind.
Zwar können durch das Aktivieren der Onlineanwesenheit in vielen Umgebungen, in denen die Zusammenarbeit eine große Rolle spielt, zahlreiche Vorteile erzielt werden; es gilt jedoch, die Vorteile einer verbesserten Zusammenarbeit zwischen Gruppenmitglieder und die Anforderungen hinsichtlich Sicherheit und Kompatibilität abzuwägen, insbesondere, was die Bereitstellung eines Instant Messaging-Clients anbelangt. Bei der Planung der Integration der Anwesenheit muss sichergestellt werden, dass sowohl interne als auch externe Verbindungen über den Instant Messaging-Client der unternehmensweit geltenden Richtlinie für Sicherheit entsprechen und behördliche Vorschriften und Geschäftspraktiken befolgt werden.
In manchen stark regulierten Branchen müssen Instant Messaging-Unterhaltungen in Übereinstimmung mit den Anforderungen für die elektronische Kommunikation aufbewahrt werden. Unternehmen, die den Bestimmungen des Sarbanes-Oxley Act unterliegen, sind dazu verpflichtet, Instant Messaging-Unterhaltungen im Rahmen der geforderten Aufbewahrung von Datensätzen zu archivieren.
Softwareanforderungen
Da der Onlinestatus durch Office wiedergegeben wird, muss auf allen Clientcomputern Office 2003 oder höher installiert sein. Zusätzlich muss einer der folgenden Instant Messaging-Clients auf den Clientcomputern installiert sein, damit die Kommunikation in Echtzeit möglich ist:
Microsoft Windows Messenger, Version 4.6
MSN Messenger, Version 4.6 oder höher
Microsoft Office Communicator 2005 oder höher
Wenn MSN Messenger oder Windows Messenger auf dem Clientcomputer installiert ist, wird dem Endbenutzer standardmäßig nur der Onlinestatus von Messenger-Kontakten angezeigt. Wenn Office Communicator installiert ist, sieht der Endbenutzer den Onlinestatus aller Benutzer mit Berechtigungen für die Websitesammlung.
E-Mail-Kontoanforderungen
Damit der Onlinestatus angezeigt wird, verwendet das Anwesenheitsfeature eine SIP-Adresse (Session Initiation Protocol) für die Kommunikation mit dem Instant Messaging-Client. Wenn keine SIP-Adresse verfügbar ist, kann eine .NET-Adresse (MSN Messenger) oder eine Exchange-Sofortnachrichtenadresse (Windows Messenger) individuell konfiguriert werden. Allerdings können nur SIP-Adressen zusätzliche Anwesenheitsfeatures nutzen, z. B. die Möglichkeit, E-Mails zu senden und zu empfangen sowie Frei/Gebucht-Informationen in der Onlinestatusanzeige anzuzeigen.
Herunterladen dieses Buchs
Dieses Thema wurde zum leichteren Lesen und Ausdrucken in das folgende Buch zum Herunterladen aufgenommen:
Die vollständige Liste der verfügbaren Bücher finden Sie unter Bücher zum Herunterladen für Office SharePoint Server 2007.