Planen von InfoPath Forms Services

  • Artikel

Artikel in diesem Kapitel:

Inhalt dieses Artikels:

  • Artikel zur InfoPath Forms Services-Planung

  • Szenarioplanung

Mit InfoPath Forms Services können Sie Formularvorlagen veröffentlichen, die in Microsoft Office InfoPath 2007 geöffnet oder in einem Webbrowser gerendert werden können.

Hinweis

InfoPath Forms Services ist eine Komponente von Microsoft Office SharePoint Server 2007 und darf nicht mit Microsoft Office Forms Server 2007, einem eigenen Produkt, verwechselt werden.

Für diese Technologie sind eine bestimmte Serverkonfiguration, bestimmte Serverressourcen und eine Reservierung von Netzwerkbandbreite erforderlich. Zudem müssen Sie Erwägungen der Sicherheit und der Benutzerverwaltung berücksichtigen und die Bereitstellung, Verfügbarkeit und Verwaltung von Formularvorlagen sorgfältig planen. Sie brauchen InfoPath Forms Services nicht separat zu installieren, da die Komponente mit Windows SharePoint Services installiert wird. Die effektivste Verwendung von InfoPath Forms Services erreichen Sie bei guter Planung. Die Planungsaufgaben wurden in Artikeln angeordnet, sodass Sie die Planungsinformationen für die einzelnen Schritte leichter nachvollziehen können.

Hinweis

Zwischen "Formularen" und "Formularvorlagen" muss unterschieden werden. Ein Formular stellt eine Instanz einer Formularvorlage dar, die aufgerufen wird, wenn das Formular in einer Dokumentbibliothek oder beim Öffnen einer Webseite mit einem Formular geöffnet wird. Eine Formularvorlage ist eine *XSN*-Datei, die sich auf einem Server befindet und den Code zum Generieren eines Formulars enthält.

Beispiele für Geschäftsszenarien in InfoPath Forms Services finden Sie in diesem Artikel unter Szenarioplanung.

Artikel zur InfoPath Forms Services-Planung

Vorbereitungsmaßnahmen zum Entwerfen von Formularvorlagen

Planen der benötigten Formularvorlagen (Office SharePoint Server)Dieser Artikel enthält Informationen zum Planen der einzelnen Formularvorlagen, die Sie erstellen müssen. Außerdem finden Sie Angaben zu den aktuellen Formularen, die importiert werden können beziehungsweise die manuell neu erstellt werden müssen, sowie zu den Faktoren, die dabei berücksichtigt werden sollten.

Planen des Benennens von Formularvorlagen (Office SharePoint Server) In diesem Artikel finden Sie Informationen zum Festlegen einer Namenskonvention für Formularvorlagen.

Planen des Entwurfs von Formularvorlagen

Planen von Infrastrukturanforderungen für den Entwurf von Formularvorlagen (Office SharePoint Server) Bevor Sie beginnen, Formularvorlagen in einer InfoPath Forms Services-Produktionsumgebung bereitzustellen, lesen Sie diesen Artikel, um sich über die Server-, Sicherheits- und Netzwerkanforderungen zur Unterstützung Ihrer Bereitstellung zu informieren.

Planen von benutzerdefinierten Formularvorlagen (Office SharePoint Server) Lesen Sie diesen Artikel, um sich über das Entwickeln benutzerdefinierter Formularvorlagen für bestimmte Formularanforderungen zu informieren.

Planen serverseitiger Datenverbindungen für Formularvorlagen (Office SharePoint Server) In diesem Artikel ist die Funktionsweise serverseitiger Datenverbindungen beim Bereitstellen einer Formularvorlage beschrieben, zudem finden Sie Informationen zum Planen der benötigten Datenverbindungen.

Planen der Bereitstellung von Formularvorlagen

Planen der Bereitstellung von Formularvorlagen (Office SharePoint Server) In diesem Artikel finden Sie Informationen zum Bereitstellungsprozess für die beiden Kategorien browserkompatibler Formularvorlagen: Benutzerformularvorlagen und vom Administrator genehmigte Formularvorlagen.

Planen der Bereitstellung der vom Administrator genehmigten Formularvorlagen (Office SharePoint Server) Lesen Sie diesen Artikel, um sich über das Planen der Bereitstellung von Formularvorlagen zu informieren, die Geschäftslogik – beispielsweise eine kompilierte DLL mit verwaltetem Code (Formularcode) – enthalten, die volle Vertrauenswürdigkeit erfordern oder für die eine vom Administrator verwaltete Datenverbindung verwendet wird.

Planung der Serverunterstützung und -wartung

Planen der Aktualisierung von Formularvorlagen (Office SharePoint Server) Lesen Sie diesen Artikel, um sich über das Planen der Aktualisierung vom Administrator bereitgestellter Formularvorlagen zu informieren.

Planen des Zurückziehens von Formularvorlagen (Office SharePoint Server) Lesen Sie diesen Artikel, um sich über das Planen der Deaktivierung veralteter Formularvorlagen zu informieren.

Planen der Versionskontrolle für Formularvorlagen (Office SharePoint Server) Lesen Sie diesen Artikel, um sich über das Planen der Aktivierung der Versionsverwaltung zu informieren. Dabei wird von den Dokumentbibliotheken jedes Mal eine neuen Version der Formularvorlage erstellt, wenn die Vorlage bearbeitet und gespeichert wird, und Vorgängerversionen werden je nach Festlegung des Administrators beibehalten.

Planen des mobilen Gerätezugriffs auf Formularvorlagen (Office SharePoint Server) Lesen Sie diesen Artikel, um sich über das Planen des Zugriffs auf browserfähige Formulare von mobilen Geräten zu informieren, beispielsweise von Handheld PDAs, die HTML, CHTML oder XHTML unterstützen.

Bewährte Methoden für InfoPath Forms Services Lesen Sie diesen Artikel, um sich über bewährte Methoden für InfoPath Forms Services zu informieren.

Szenarioplanung

Sie sollen vor dem Implementieren von InfoPath Forms Services in Ihrer Organisation eine sorgfältige Planung vornehmen. Berücksichtigen Sie dabei, dass mit InfoPath Forms Services folgende Aufgaben ausgeführt werden können:

  • Integrieren in andere Anwendungen in Microsoft Office SharePoint Server 2007.

  • Integrieren in andere Systeme, beispielsweise E-Mail-Systeme.

  • Abrufen von Daten aus oder Verschieben von Daten in Datenbanken.

Durch mehrere Faktoren kann sich dieser Vorgang als komplex und anspruchsvoll erweisen. In der Organisation muss entschieden werden, zu welchem Zweck Formulare im Unternehmen verwendet werden sollen. Formulare können in vielen Organisationen sehr wichtige Geschäftselemente bilden.

In vielen Organisationen werden Szenarioplanungen für strategische Entscheidungen zur Verwendungsweise von Formularen verwendet. Die grundlegende Methode besteht darin, dass ein Team ein Szenario generiert, in das bekannte Fakten über die Zukunft integriert sind. Das Szenario kann beispielsweise folgende Elemente enthalten:

  • Systemkapazität

  • Netzwerktopologie

  • Anzahl der Benutzer

  • Standort der Benutzer

  • Serverkonfiguration

  • Integration älterer Systeme

  • Komplexität von Formularen

  • Sitzungsdauer

Dieser Abschnitt enthält einige Beispielszenarien für die Verwendung von InfoPath Forms Services.

Szenario 1: Einreichen einer Spesenabrechnung

A. Datum Corporation, ein landesweit tätiger Anbieter von Computerausstattungen und IT-Dienstleistungen, vertreibt Computer, Netzwerkhardware und IT-Serviceverträge. Bei A. Datum Corporation sind 10.000 Mitarbeiter in Nordamerika tätig. In vielen Teams von A. Datum Corporation, unter anderem in den Bereichen Marketing, Vertrieb und unterstützende Beratung, fallen berufliche Ausgaben an, die gemeldet werden. Diese Teams bilden ungefähr ein Drittel der Belegschaft von A. Datum.

Situation

A. Datum Corporation hat für Geschäftsdaten und betriebliche Abläufe mySAP ERP eingeführt. Nun soll in der Umgebung InfoPath Forms Services hinzugefügt werden, um Datenverbindungen mit den Back-End-Systemen verwenden zu können. Durch Bereitstellen von InfoPath Forms Services soll A. Datum in den Genuss der folgenden Vorteile kommen:

  • Vorgangsoptimierung beim Einreichen, Überprüfen und Genehmigen von Spesenabrechnungen sowie bei der Rückerstattung der Spesen

  • Erhöhen der Datengenauigkeit durch Datenvalidierung und in das Formular integrierte Geschäftsdatenlogik

  • Möglichkeit, Spesenabrechnungen online oder offline auszufüllen

  • Erzwingen von Spesenrichtlinienregeln im Unternehmen, wenn die Spesenabrechnung eingereicht wird

  • Bereitstellen sofortigen Zugriffs auf den Status von Spesenabrechnungen und auf Spesendaten

Darüber hinaus sollen bei A. Datum die Vorteile durch Microsoft Office SharePoint Server 2007 genutzt werden können, beispielsweise Dokumentverwaltung, Teamzusammenarbeit und mit SharePoint-Websites verfügbare Workflowfeatures. Das Unternehmen plant die Anbindung der SharePoint-Websites an das SAP-Portal, sodass die Inhalte zusammen mit weiteren Geschäftsinformationen durchsucht und indiziert werden können.

Lösung: Formulare zur internen Verwendung

Die IT-Abteilung von A. Datum Corporation ist für die Bereitstellung und Verwaltung von InfoPath Forms Services sowie für die Verbindung des Programms mit SAP verantwortlich. Eine Hauptsorge bildet dabei die Verfügbarkeit und Sicherheit der unternehmenswichtigen Informationen. Die Abteilung ist dafür verantwortlich, für eine reibungslose Endbenutzerumgebung und akzeptable Reaktionszeiten zu sorgen. Zeitstudien haben ergeben, dass Benutzer etwa 30 Minuten benötigen, um eine Spesenabrechnung auszufüllen. Zur Unterstützung neuer Spesenabrechnungsformulare bereitet die IT-Abteilung Folgendes vor:

  • Bereitstellen von Intranetzugriff für Mitarbeiter, die im Firmennetzwerk auf die Formulare zugreifen

  • Bereitstellen von DFÜ-Zugriff auf einen RAS-Server für Mitarbeiter außerhalb der Unternehmensfirewall

  • Bereitstellen des Microsoft Office InfoPath 2007-Clients für Mitarbeiter, die Offlinefunktionen benötigen

  • Bereitstellen dieser Lösung in einer mittleren Serverfarm

Szenario 2: Verarbeitung von Versicherungsansprüchen

In der Computerumgebung einer großen Organisation wird Microsoft Office SharePoint Server 2007 eingeführt, um es Kunden, Versicherungsvertretern und Partnerunternehmen zu ermöglichen, Onlineformulare für die Verarbeitung von Versicherungsansprüchen zu verwenden. In der Organisation wurde intern InfoPath 2003 verwendet, jedoch sollen die Formulare für die Verwendung in Browsern aktiviert werden.

Situation

Humongous Insurance ist ein großes, multinationales Unternehmen, das Versicherungsprodukte für Schiffs-, Fahrzeug- und Hauseigentümer anbietet. Diese Produkte werden sowohl an Einzelkunden als auch an Unternehmen verkauft. Die Belegschaft von Humongous Insurance ist groß und mobil und besteht aus über 10.000 Personen, unter anderem Verkäufern, Schadensregulierern, Anwälten, IT-Mitarbeitern, Mitarbeitern im Personalwesen und Finanzfachleuten. Humongous Insurance ist in den USA ansässig, besitzt jedoch Niederlassungen in Kanada und mehreren lateinamerikanischen Ländern.

Lösung 1: Formulare zur internen Verwendung

Der versicherte Kunde wendet sich per Telefon an seinen Humongous Insurance-Vertreter, um einen Anspruch anzumelden. Der Vertreter ruft die Unternehmenswebsite für Ansprüche auf und füllt das Anspruchsformular für den Kunden aus. Den Anspruch leitet der Vertreter per E-Mail an den Schadensregulierer weiter, der eine Überprüfung ausführt. Die Schadensregulierer genehmigt Reparaturen und Kosten. Er füllt das in der E-Mail gesendete Formular aus und sendet dieses an den Vertreter zurück. Der Vertreter überprüft das Formular auf Richtigkeit und leitet dieses anschließend an die Buchhaltungsabteilung zur Zahlungsverarbeitung weiter. Ein Mitarbeiter der Buchhaltungsabteilung genehmigt einen Scheck und archiviert das Anspruchsformular. Das Formular wird in der Anspruchsdatenbank von Humongous Insurance als XML-Dokument gespeichert. Die Reparaturen werden ausgeführt, und der Kundin wird der Deckungsbetrag erstattet. Relevante Kontoinformationen werden entsprechend aktualisiert.

Lösung 2: Von Kunden auszufüllende Formulare

Eine Kundin von Humongous Insurance kann einen Anspruch auch über das Internet anmelden. Für diese Meldung ist die Kundin nicht an die regulären Geschäftszeiten gebunden. Die Kundin kann die Humongous Insurance-Website aufrufen, ein Konto einrichten, sich anmelden und den Anspruch anmelden. In diesem Fall füllt die Kundin das Formular aus, das normalerweise vom Vertreter ausgefüllt wird. Wenn die Kundin das Formular absendet, wird dieses per E-Mail an den Schadensregulierer gesendet, eine Kopie der E-Mail wird an den Vertreter gesendet. Der Schadensregulierer sendet das Formular an den Vertreter zurück, wenn zusätzliche Informationen benötigt werden. Ab diesem Punkt wird das Anspruchsformular auf dieselbe Weise behandelt wie ein Anspruch, der über einen Telefonanruf angemeldet wurde.

Szenario 3: Onlineausstellung behördlicher Genehmigungen

In einer lokalen Behörde werden Microsoft Office SharePoint Server 2007 und InfoPath Forms Services verwendet, um für Auftragnehmer über das Internet Genehmigungsanträge und Genehmigungen bereitzustellen.

Situation

Ein Auftragnehmer aus der Elektrobranche bewirbt sich erfolgreich um einen Auftrag für die Modernisierung der elektrischen Anlagen in einem Privathaus und beantragt für diese Arbeit eine Genehmigung der lokalen Behörde. Der Auftragnehmer ruft die Website der für Elektroanlagen verantwortlichen Abteilung der Bauaufsicht auf, um per Onlineservice eine Genehmigung zu beantragen. Der Auftragnehmer hat sich zuvor für die Verwendung dieses Diensts registriert. Seine Unternehmensinformationen sowie ein früherer Genehmigungsantrag sind bereits gespeichert.

Lösung 1: Von Kunden auszufüllende Formulare

Die im Webformular für den Genehmigungsantrag eingegebenen Daten werden an eine XML-Datenbank im Netzwerk der Bauaufsicht übermittelt. Nachdem die Antragsdaten gesendet wurden, wird automatisch ein neuer Genehmigungsantrag für einen SharePoint-Arbeitsbereich als Verknüpfung mit einem mehrteiligen InfoPath-Formular ausgefüllt. Wenn das Formular geöffnet wird, werden die Unternehmensdaten des Antrag stellenden Auftragnehmers sowie die Antragsdaten der Genehmigung in den Feldern der ersten Ansicht des Formulars eingetragen. Diese Ansicht ist mit dem Formular identisch, das vom Auftragnehmer ausgefüllt wurde.

Lösung 2: Workflow für die Formularverarbeitung

Als Teil des Vorgangs muss die für Elektroanlagen verantwortliche Abteilung der Bauaufsicht den Eingang des Antrags formal bestätigen. Der empfangende Mitarbeiter überprüft die Informationen auf Vollständigkeit und signiert das Antragsformular digital, um den Empfang zu bestätigen. Ein genaues Abbild des Antragsformulars wird als Empfangsbestätigung der Abteilung per E-Mail an den Auftragnehmer gesendet. In InfoPath werden Datenadapter für den Zugriff auf entscheidungsrelevante Daten verwendet. Diese Informationen werden von InfoPath aus anderen internen Datenquellen der Behörde in das Formular in anderen Ansichten importiert. Der Behördenmitarbeiter überprüft diese anderen Daten, bewertet den Antrag anhand dieser zusammengeführten Informationen und genehmigt den Antrag oder lehnt diesen ab. Wenn der Antrag genehmigt wird, wird eine Genehmigung für den Elektrobereich mit den Kontaktdaten und relevanten Informationen des Antragstellers aufgefüllt und in HTML gerendert. Die Genehmigung wird auf der Homepage des Auftragnehmers auf der SharePoint-Website der Bauaufsichtsbehörde veröffentlicht, wo diese vom Auftragnehmer angezeigt und als Anschlag am Bauobjekt gedruckt werden kann.

Herunterladen dieses Buchs

Dieses Thema wurde zum leichteren Lesen und Ausdrucken in das folgende Buch zum Herunterladen aufgenommen:

Die vollständige Liste der verfügbaren Bücher finden Sie unter Bücher zum Herunterladen für Office SharePoint Server 2007.