Informationsverwaltung und Steuerung in SharePoint
GILT FÜR:
2013 2016 2019 Subscription Edition 
SharePoint in Microsoft 365
Wie werden Sie die Informationen in Ihrer Organisation steuern, z. B. Dokumente, Listen, Websites und Webseiten? Wie maximieren Sie die Nutzbarkeit und Verwaltbarkeit der Informationen? Wer hat Zugriff auf welche Informationen? Wie stellen Sie Informationen intern und extern zur Verfügung und für wen?
Was ist Informationsarchitektur?
Informationsarchitektur bestimmt, wie die Informationen der Website oder der Lösung (ihrer Webseiten, Dokumente, Listen und Daten) organisiert und den Websitebenutzern präsentiert werden. Informationsarchitektur wird häufig als hierarchische Liste von Inhalten, Suchschlüsselwörtern, Datentypen oder anderen Konzepten aufgezeichnet.
Bewerten Sie die Informationsarchitektur Ihrer Organisation, um sie so effizient wie möglich zu machen: Eine umfassende Bewertung der Informationsarchitektur hilft Ihnen, die Effizienzmöglichkeiten zu erkennen:
Verwenden Sie Metadaten, um die Suche nach und den Vergleich von verwandten Daten oder Inhalten zu vereinfachen.
Verwalten Sie Versionen und Datensätze, damit Sie die autoritative Version eines Dokuments sicher erkennen.
Katalogisieren und speichern Sie Informationen ordnungsgemäß, damit Entscheidungsträger die richtigen Daten finden, auf die sie sich stützen.
Entwerfen Sie die Navigation und präsentieren Sie Informationen in einer Weise, dass Benutzer wichtige Websites und Informationen schnell finden.
Integrieren Sie Ihre Informationsarchitektur in die Suchstrategie Ihrer Umgebung, damit Ihre Benutzer die richtigen Informationen finden können. Die Informationsarchitektur umfasst das Drahtmodell und die Websiteübersicht, Suche und Navigation, verwaltete Metadatentags und Inhaltstypen.
Legen Sie eine Publikationsstrategie fest: Verteilen Sie Erstellungsaufgaben, und verwenden Sie websiteübergreifende Veröffentlichung, um das Design der Website zu steuern und die Inhalte anzuzeigen.
Eine gute Informationsarchitektur fördert folgende Ziele:
Verwaltbarkeit Kann das IT-Team die Informationen effektiv implementieren und verwalten?
Erfüllung der Anforderungen Erfüllt die Informationsarchitektur die gesetzlichen Anforderungen, die Datenschutzbestimmungen und die Sicherheitsziele?
Erhöhung der geschäftlichen Effektivität Fördert die Architektur den Erfolg Ihrer Organisation?
Fragestellungen beim Entwurf einer Website oder Lösung:
Zugriff auf Informationen
Wenn Sie Ihre Lösung und Ihre Websites planen, bedenken Sie dabei auch den Zugang zu den Inhalten. Dies überlappt sich mit der IT-Steuerung bei Planung der Gesamtumgebung. Stellen Sie sich die folgenden Fragen:
Informationsverwaltung: Berechtigungen und Zielgruppen
| Frage | Weitere Informationen |
|---|---|
| Wie organisieren Sie Berechtigungen für eine Website? |
Übersicht über Websiteberechtigungen in SharePoint 2013 |
| Wie stellen Sie Inhalte für bestimmte Zielgruppen bereit? |
Planen von Zielgruppen und zielgruppenorientierter Bereitstellung von Inhalten (SharePoint Server 2010) |
| Sollten Sie die Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) zum Schutz von Inhalten verwenden? |
Planen der Verwaltung von Informationsrechten (SharePoint Server 2010) |
IT-Steuerung: Zugriff
| Frage | Weitere Informationen |
|---|---|
| Wie stellen Sie diesen Inhalt externen Benutzern zur Verfügung? |
SharePoint Server-Entwurfsbeispiele: Unternehmensportal und Extranetwebsites |
| Wie stellen Sie sicher, dass nur Personen, die wirklich Zugriff benötigen, diesen bekommen? |
Security and permissions (SharePoint 2013) |
Tools zur Informationsverwaltung
Steuern Sie Ihre Informationen mithilfe von Tools für die Informationsverwaltung. Dazu zählen:
| Tool | Weitere Informationen |
|---|---|
| Verwenden Sie Workflows und Genehmigungen für Dokumentcenter und Websiteseiten, sofern offizielle Dokumentation zu speichern ist. |
Planen von Inhaltstypen und Workflows in SharePoint 2013 |
| Verwenden Sie Genehmigungen für veröffentlichte Websites, um Seiten zu steuern. |
Planen von Internet-, Intranet- und Extranet-Veröffentlichungswebsites in SharePoint Server und Plan content types and workflows in SharePoint 2013 |
| Verwenden Sie Versionshistorie und -kontrolle zur Pflege der Historie und Masterunterlagen. |
Planen der Steuerelemente für Dokumentversionierung, Inhaltsgenehmigung und Auscheckvorgängen in SharePoint 2013 |
| Verwalten Sie Bibliotheken mithilfe von Inhaltsorganisation. |
Konfigurieren der Inhaltsorganisation für das Routing von Dokumenten |
| Verwenden Sie Websiterichtlinien, um Lebenszyklen von Websitesammlungen zu verwalten. |
Übersicht über Websiterichtlinien in SharePoint Server |
| Verwenden Sie Verwaltung von Informationsrechten und Überwachung, um wichtige Unternehmensaktiva sowie Websites, die sensible Informationen enthalten, zu sichern und zu prüfen. |
Anwenden von Information Rights Management auf eine Liste oder Bibliothek und Konfigurieren von Überwachungseinstellungen für eine Websitesammlung |
Stellen Sie Regeln oder Richtlinien für folgende Elementtypen auf: Seiten, Listen, -Dokumente, -Datensätze, aussagekräftige -Aktiva, Blogs und Wikis, -Feeds, anonyme Kommentare, anonymen Zugriff, -Ausdrücke und Ausdruckssätze und externe Daten ( Business Connectivity Services).
Für eine gute Informationsveraltung sollten Sie folgende Faktoren gegeneinander gut abwägen:
Verfügbarkeit Inhalte müssen dann verfügbar sein, wenn Benutzer sie benötigen, und dort bereitstehen, wo sie abgerufen werden können.
Zugriff Überlegen Sie, wer Zugriff auf den Inhalt hat. Wenn es sicher sein sollte, oder?
Redundanz Gemeinsam genutzte Kopien vermindern die Redundanz und stellen eine Dokumentversion bereit.
Überdenken Sie Ihre Prioritäten bei unterschiedlichen Inhalten, und stellen Sie sich diesbezüglich folgende Fragen:
Welcher dieser Faktoren hat höchste Priorität bei den einzelnen Inhaltstypen?
Ist Verfügbarkeit wichtiger als Zugriff?
Ist Zugriff wichtiger als Redundanz?
Welche Schwierigkeiten lassen Benutzer zu anderen Lösungen greifen?
Welche Kompromisse sind möglich oder wünschenswert?
Ressourcen bei der Planung der Informationsarchitektur
In der folgenden Tabelle werden die dem Informationsarchitekten verfügbaren Ressourcen für Ihre SharePoint-Lösung aufgelistet.
Ressourcen der Informationsarchitektur