Erstellen eines Kommunikationsplans für das Upgrade auf SharePoint 2013

GILT FÜR:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint in Microsoft 365

Es ist wichtig, die Benutzer über den Upgradeprozess von SharePoint 2010-Produkte auf SharePoint 2013 zu informieren. Websitebenutzer müssen wissen, was sie erwartet, wenn sie ihre Website besuchen, nachdem die Umgebung aktualisiert wurde. Websitebesitzer müssen wissen, wie sie bei der Vorbereitung des Upgrades helfen können und welche Schritte sie zum Upgrade ihrer Websitesammlungen in SharePoint 2013 und Meine Websites in SharePoint 2013 ausführen müssen. Darüber hinaus müssen sowohl Websitebenutzer als auch Eigentümer von Websites über den Zeitpunkt des Upgrades informiert sein. Als Teil des Planungsprozesses sollte Folgendes ermittelt werden:

• Welche Personen gehören zum Upgradeteam, welche anderen Personen sind beteiligt, und wer wird von dem Upgrade betroffen sein?

• Welche Informationen braucht das Upgradeteam und zu welchen Zeitpunkten?

• Welche Informationen benötigen die Websitebenutzer und andere Interessengruppen und zu welchen Zeitpunkten?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie der Kommunikationsplan aufgesetzt werden muss, damit das Upgradeteam, die Benutzer und alle anderen Beteiligten wissen, was vor, während und nach dem Upgrade auf sie zukommt.

Wer ist Mitglied des Upgradeteams?

Bei kleinen Bereitstellungen ohne jegliche Anpassungen der Websites kann das Upgradeteam aus nur einer Person bestehen. Im Gegensatz dazu können bei größeren Bereitstellungen mehrere Personen mit unterschiedlichen Rollen erforderlich sein, wie in der folgenden Liste beschrieben.

• Serveradministratoren Serveradministratoren führen den überwiegenden Teil der Aufgaben im Rahmen des Upgrades aus. Mindestens ein Mitglied des Upgradeteams muss Serveradministrator sein, da für die Ausführung des Installations-Assistenten eine Person erforderlich ist, die auf jedem der Front-End-Webserver Mitglied der Gruppe der Administratoren ist.

  Hinweis

  Farmadministratoren müssen nicht unbedingt lokale Administratoren für den Server sein.

• Datenbankadministratoren Wenn Sie ein eigenes Datenbankadministrationsteam haben, müssen Sie sich für die Zeitplanung und Durchführung des Upgrades mit diesem Team abstimmen.

• Serversicherheitsteams Sie müssen sich mit den Sicherheitsteams abstimmen, z. B. mit dem Active Directory-Verzeichnisdienstteam (AD DS), um Konten und Berechtigungen zu überprüfen oder die neuen Richtlinieneinstellungen zu nutzen, die Sie für SharePoint 2013 anwenden können.

• Netzwerkteams Sie müssen sich mit den Netzwerkteams abstimmen. Dies gilt insbesondere, wenn ein DNS-Verweiswechsel auf Ihre neue Farm erforderlich ist oder neue Server zur Netzwerkinfrastruktur hinzugefügt werden.

• Clientbereitstellungsteam Tauschen Sie sich mit den Clientbereitstellungsteam aus, um die Bereitstellung von neuen Client- und Serveranwendungen zu koordinieren. Die Clientbereitstellung muss möglicherweise vor dem Upgrade erfolgen, sie kann aber auch eine Option sein, die den Benutzern nach dem Upgrade ihrer Websites zur Verfügung steht.

• Dienstadministratoren Sie müssen sich mit den Administratoren für Dienstanwendungen (z. B. für Business Data Connectivity Service) abstimmen, um sicherzustellen, dass sie auf das Upgrade vorbereitet sind und in der neuen Version die entsprechenden Einstellungen überprüfen oder konfigurieren können.

• Führungskräfte und Personal im IT- oder Anwendungshelpdesk Wenn Ihr Unternehmen über einen Helpdesk verfügt, müssen Sie sicherstellen, dass die entsprechenden Mitarbeiter über die Zeitplanung für das Upgrade in Kenntnis gesetzt und auf Fragen nach dem Upgrade vorbereitet sind. Der Helpdesk sollte ein wichtiger Akteur für die Planung und Tests sein, damit er die potenziellen Änderungen eines Upgrades und die Auswirkungen auf die Benutzer verstehen kann.

• Websitesammlungsbesitzer Sie müssen Websitesammlungsbesitzer über den Zeitpunkt des Upgrades benachrichtigen. Setzen Sie sie über Probleme in Kenntnis, die Sie beim Ausführen der Prüfungen vor dem Upgrade oder beim Upgrade ihrer Websites festgestellt haben. Setzen Sie die Websitesammlungsbesitzer außerdem über ihre Rolle beim Upgrade in Kenntnis. Websitesammlungsbesitzer können ihre eigenen Websites in SharePoint 2013 aktualisieren. Websitesammlungsbesitzer können Integritätsprüfungen ausführen und Upgradeauswertungswebsites überprüfen, bevor sie ihre Websites aktualisieren.

• Websitedesigner und -entwickler sowie Drittanbieter von Lösungen Wenn Ihre Websites mit benutzerdefinierten Vorlagen, Webparts, Webdiensten oder anderen angepassten Elementen verbunden sind, müssen Sie mit den entsprechenden Websitedesignern und -entwicklern oder Lösungsdrittanbietern zusammenarbeiten. Da benutzerdefinierte Elemente in einer aktualisierten Umgebung Fehler verursachen können oder nicht erwartungsgemäß ausgeführt werden, müssen Sie sich vergewissern, dass Designer oder Entwickler neue Versionen der benutzerdefinierten Elemente erstellen können oder sicherstellen, dass diese Elemente ordnungsgemäß aktualisiert wurden. Da deren Arbeit einen großen Einfluss auf den Upgradezeitplan haben kann, sollten Sie mit diesen Beteiligten so früh wie möglich zusammenarbeiten. Weitere Informationen zu potenziellen Problemen mit benutzerdefinierten Elementen finden Sie unter Use a trial upgrade to SharePoint 2013 to find potential issues.

• Websitebenutzer Websitebenutzer müssen zwar nicht unbedingt in die Entscheidungen zum Upgradeprozess einbezogen werden, sie müssen aber über den Zeitpunkt des Upgrades und die möglichen Auswirkungen informiert werden.

• Sponsoren und andere Beteiligte Möglicherweise sind auch andere Personen Ihrer Organisation an der Planung des Upgrades beteiligt. Vergewissern Sie sich, dass Sie sie entsprechend in Ihren Kommunikationsplan einbeziehen.

  Hinweis

  Die einzelnen Rollen eines Upgradeteams können durch ein oder mehrere Mitglieder besetzt sein. Dies ist von Ihrer Organisation abhängig.

Zeitpunkt und Inhalt der Kommunikation mit dem Upgradeteam

Im Allgemeinen legen die Serveradministratoren und die Administratoren für Dienstanwendungen den Zeitplan für das Upgrade fest, und die Websitebesitzer werden erst kurz vor Beginn des Prozesses benachrichtigt. Da die Teammitglieder jedoch zu bestimmten Zeitpunkten des gesamten Upgradeprozesses bestimmte Aufgaben ausführen müssen, ist es von großer Bedeutung, dass Sie über einen detaillierten Plan zur Kommunikation des Upgradefortschritts verfügen, sodass alle beteiligten Teammitglieder wissen, wann sie ihre jeweiligen Aufgaben ausführen müssen.

Das gesamte Upgradeteam muss zusammenarbeiten, um die Datums- und Uhrzeitangaben für die Durchführung des Upgrades zu bestimmen. Es wird empfohlen, ein Upgradefenster auszuwählen, das ausgeführt werden soll, wenn die Websitenutzung am niedrigsten ist. Bei kleinen Einzelserverbereitstellungen kann das Upgrade in weniger als einem Tag abgeschlossen sein. Größere Bereitstellungen können bis zu einem Wochenende mehr Zeit in Anspruch nehmen. Es gibt keine Möglichkeit, die genaue Dauer zu bestimmen, die für ein Upgrade einer bestimmten Websitesammlung erforderlich ist. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, mit anderen Teammitgliedern zu kommunizieren, die am Upgradeprozess beteiligt sind, zusätzlich zu den Benutzern. Der Tag oder die Tage, die Sie für das Upgrade auswählen, sollten weit genug in der Zukunft sein, damit das Upgradeteam genügend Zeit hat, um alle vorbereitenden Schritte auszuführen. Wenn Sie die Zeitachse planen, stellen Sie sicher, dass Sie Zeit für die Überprüfung der aktualisierten Websites und Zeit für die Implementierung von Änderungen oder für die Neugestaltung von Websites einplanen.

An den folgenden Punkten des Upgradeprozesses ist die Kommunikation mit den Besitzern, Designern und Entwicklern von Websites unerlässlich:

• Vor dem Testupgrade, sodass sie den allgemeinen Zeitplan und ihre Rollen in dem Prozess kennen.

• Nachdem Sie ein Testupgrade durchgeführt haben, um Probleme zu finden. Beispielsweise sollten Probleme wie benutzerdefinierte Websitevorlagen oder benutzerdefinierte Webparts dem entsprechenden Websitebesitzer, Designer oder Entwickler gemeldet werden, bevor Sie das Upgrade planen, um ihm Zeit zu geben, die Probleme zu untersuchen und erste Schritte zu ergreifen. Oder ein Entwickler kann entscheiden, dass es ratsam wäre, ein Webpart vor dem Upgrade neu zu erstellen. Und Websitebesitzer möchten möglicherweise alle Anpassungen beachten, die an ihren Websites vorgenommen wurden, z. B. Websitevorlagen und Änderungen an den wichtigsten ASPX-Dateien (Active Server Page Extension).

• Nachdem die Umgebung aktualisiert wurde, sodass sie die Websites überprüfen und etwaige erforderliche Änderungen durchführen können.

• Wenn Sie bereit sind, dass sie das Upgrade der Websitesammlungen durchführen.

Zeitpunkt und Inhalt der Kommunikation mit Websitebenutzern

Es ist gleichermaßen wichtig, mit den Benutzern der Websites zu kommunizieren, um sie über Folgendes zu informieren:

• Wenn die Umgebung aktualisiert wird Sie müssen sie insbesondere auch dann informieren, wenn ihre Websites während des Upgrades nicht verfügbar sind.

• Wenn ihre Websites aktualisiert werden Websitesammlungsbesitzer sollten die Zeitplanung zum Upgrade der Websitesammlungen an ihre Websitebenutzer kommunizieren. Wenn Sie, als Serverfarmadministrator, eine Website aktualisieren, sollten Sie kommunizieren, wann dies der Fall ist.

• Mögliche Auswirkungen des Upgrades und wissenswerte Informationen über die neue Umgebung Die Website wird beispielsweise ein neues Aussehen aufweisen und über geringfügig andere Funktionen auf der neuen Benutzeroberfläche verfügen. Sie können sie auch auf verfügbare Inhalte hinweisen, beispielsweise auf Artikel mit Neuigkeiten. Weitere Informationen zu Featureänderungen finden Sie unter Einblick in SharePoint Server.

• Wo erhalten die Benutzer Hilfe Falls die Benutzer nach dem Upgrade auf ein Problem mit ihrer Website stoßen, wo erhalten sie dann Unterstützung?

Sie können die neue Systemstatusleiste in der Websitesammlung verwenden, um Benutzer über diese Elemente zu benachrichtigen. Weitere Informationen zum Einrichten von Benachrichtigungen in der Statusleiste finden Sie unter Plan for site collection upgrades in SharePoint 2013 im Artikel Plan for site collection upgrades in SharePoint 2013.

Siehe auch

Weitere Ressourcen

Overview of the upgrade process from SharePoint 2010 to SharePoint 2013