Was ist Steuerung in SharePoint?

Artikel
03/08/2023

GILT FÜR: yes-img-13 2013 yes-img-16 2016 yes-img-19 2019 yes-img-se Subscription Edition no-img-sop SharePoint in Microsoft 365

Als Steuerung wird das Gebilde aus Richtlinien, Rollen, Zuständigkeiten und Prozessen bezeichnet, das die Zusammenarbeit der Geschäftsbereiche und IT-Teams eines Unternehmens zur Umsetzung seiner Ziele lenkt. Für jede Organisation gelten spezielle Anforderungen und Ziele, die den jeweiligen Steuerungsansatz beeinflussen. Größere Organisationen benötigen in der Regel eine umfassendere und detailliertere Steuerung als kleinere Organisationen. Eine gute Steuerungsplanung hat folgende Ziele:

Optimierung der Bereitstellung von Produkten und Technologien, wie z. B. SharePoint.
Aufrechterhaltung der Sicherheit und Vorschrifteneinhaltung der Systeme Ihrer Organisation
Sicherstellung der bestmöglichen Rendite für Ihre Investitionen in IT-Technologie.

Hinweis

Das Poster "What is governance?" bietet einen Überblick über diesen Inhalt. Laden Sie die PDF-Version oder dieVisio-Version herunter.

Steuerungsteam

Die Steuerungsrichtlinien müssen auf die Ziele Ihrer Organisation abgestimmt sein und bei sich ändernden Anforderungen aktualisiert werden. Wir empfehlen ein Team aus verschiedenen Geschäftsbereichen in Ihrer Organisation zu bilden, das diese Richtlinien entiwickelt und pflegt. Ziehen Sie möglichst viele Personen mit den folgenden Positionen hinzu:

Rolle	Zuständigkeit
Führungskräfte	Wichtige Führungskräfte sollten die allgemeinen Ziele des Steuerungskomitees definieren und in bestimmten Abständen den Erfolg der implementierten Methoden und Richtlinien auswerten.
Mitarbeiter der Finanzabteilung	Leitende Mitarbeiter aus der Finanzabteilung sollten sicherstellen, dass durch die Steuerungsregeln und -prozesse die Rendite der Investition Ihrer Organisation in SharePoint gesteigert wird.
Geschäftsbereichsleiter	Geschäftsbereichsleiter repräsentieren die Teams, die die Hauptaufgaben des Unternehmens ausführen und die Anforderungen im Hinblick auf die Architektur und Funktionalität der Bereitstellung bestimmen. Sie strukturieren zusammen mit Informationsarchitekten die Informationsarchitektur und Taxonomiestandards. Außerdem arbeiten sie zusammen mit IT-Führungskräften Vereinbarungen zum Servicelevel und andere Supportrichtlinien aus.
IT-Führungskräfte	IT-Führungskräfte helfen bei der Entwicklung von Serviceangeboten, bestimmen, wie IT-Ziele zu erreichen sind (z. B. Verbessern der Sicherheit und Aufrechterhalten der Zuverlässigkeit), und unterstützen gleichzeitig die von den Unternehmensteams benötigten Features.
Softwareentwicklungsleiter	Softwareentwicklungsleiter helfen zu bestimmen, welche Anpassungstools genehmigt werden, wie die Codesicherheit überprüft werden soll und welche bewährten Methoden im Zusammenhang mit Code befolgt werden sollen.
Technische Spezialisten	Technische Spezialisten sind für das Entwerfen, Erstellen und Ausführen von IT-Diensten und -Lösungen zuständig.
Schulungsleiter	Die Aufgabe von Schulungsleitern ist das Entwickeln eines Schulungsplans für Ihre Organisation.
Einflussreiche Information Worker	Die Mitarbeiter Ihrer Organisation, die die täglich anfallende Arbeit leisten, sollten dazu beitragen, dass die Dienste und die Informationsarchitektur ihren Anforderungen entsprechen.
Informationsarchitekten oder Taxonomieexperten	Mitglieder dieser Gruppen entwerfen Informationssysteme und Taxonomien. Basierend auf ihrer Analyse der Informationsbedürfnisse der Zielgruppe entwickeln sie Pläne zur Unterstützung von Unternehmenszielen und definieren Websitearchitektur und Navigation.
Compliance-Beauftragte	Die Steuerung umfasst das Sicherstellen, dass eine Organisation die behördlichen und rechtlichen Vorschriften erfüllt und seine Unternehmensdaten verwaltet. Wenn es in Ihrer Organisation Positionen gibt, die für die Einhaltung dieser Anforderungen oder die rechtliche Aufsicht zuständig sind, sollten Sie die Mitarbeiter aus diesen Fachbereichen in das Steuerungskomitee aufnehmen.

In Ihrer Organisation gibt es ggf. nicht alle diese Positionen oder es wird ein anderer Name dafür verwendet.

Steuerung und Schulungen

Strukturierte Schulungen, gute Ressourcen und eine effektive Suchfunktion sind Schlüssel zur Benutzerakzeptanz. Wir empfehlen, den Mitarbeitern Ihrer Organisation Folgendes zu bieten:

Angebot	Grund
Schulungen zu Produkten und Diensten	Durch Schulungen im Rahmen Ihres Steuerungsplans zu SharePoint können Sie die Akzeptanz fördern und Supportkosten senken.
Aufklärung über Ihre Steuerungsrichtlinien	Durch eine entsprechende Schulung der Benutzer können Sie die Einhaltung Ihrer Richtlinien verbessern, die Zufriedenheit mit Ihren Diensten steigern und Supportkosten senken.
Inhalte zur Unterstützung Ihrer Dienste und Richtlinien	Das Vorhalten von Ressourcen und Informationen hoher Qualität hilft den Benutzern, die Antworten zu finden, sobald sie Fragen zu einem Dienst, einem Prozess oder einer Richtlinie haben.
Eine überlegte Suchinfrastruktur	Dank einer überlegten Suchinfrastuktur finden Ihre Benutzer die benötigten Informationen zum gewünschten Zeitpunkt.

Bewährte Methoden für Steuerungspläne

Ein effektiver Steuerungsplan antizipiert die Anforderungen und Ziele der Geschäftsbereiche und der IT-Teams des Unternehmens. Da in jedem Unternehmen unterschiedliche Anforderungen gelten, müssen Sie den Steuerungsplan durch Befolgen der folgenden Schritte zuschneiden.

Bestimmen der anfänglichen Prinzipien und Ziele. Das Steuerungskomitee sollte eine Steuerungsvision, Richtlinien und Standards entwickeln, die gemessen werden können, um die Einhaltung von Vorschriften nachzuverfolgen und die Vorteile für das Unternehmen zu quantifizieren. Beispielsweise sollten im Plan Dienstleistungsanforderungen für technische und geschäftliche Aspekte der Bereitstellung von SharePoint festgelegt werden.
Klassifizieren der geschäftlichen Informationen. Organisieren Sie Ihre Informationen entsprechend einer vorhandenen Taxonomie, oder erstellen Sie eine benutzerdefinierte Taxonomie für alle Informationen, die zur Unterstützung der Geschäftslösung erforderlich sind. Nachdem Sie die Informationen organisiert haben, entwerfen Sie eine Informationsarchitektur zu ihrer Verwaltung. Bestimmen Sie anschließend die geeignetsten IT-Dienste zu ihrer Unterstützung.
Entwickeln sie eine Bildungsstrategie. Das menschliche Element ist nach dem Governanceplan die wichtigste Komponente für den Erfolg oder Misserfolg einer SharePoint-Bereitstellung. Ein umfassender Schulungsplan sollte zeigen, wie SharePoint gemäß den Standards und Methoden verwendet wird, die Sie implementieren, und erklären, warum diese Standards und Methoden wichtig sind. Ihr Plan sollte die Arten von Schulungen abdecken, die für bestimmte Benutzergruppen erforderlich sind, und geeignete Trainingstools beschreiben. Beispielsweise kann Ihre IT-Abteilung eine Seite mit häufig gestellten Fragen (FAQ) zu ihren SharePoint-Dienstangeboten verwalten, oder Ihr Geschäftsbereich bietet Onlineschulungen an, die zeigen, wie ein neuer Dokumentverwaltungsprozess eingerichtet und verwendet wird.
Entwickeln eines laufenden Plans. Eine erfolgreiche Steuerung ist ein laufender Prozess. Das Steuerungskomitee sollte sich regelmäßig treffen, um neue Anforderungen in den Steuerungsplan einzubinden, Steuerungsprinzipien erneut auszuwerten und anzupassen und Konflikte zwischen Geschäftsbereichen um IT-Ressourcen zu lösen. Das Komitee sollte den Verantwortlichen regelmäßig Bericht erstatten, um die Zuständigkeit zu stärken und die Einhaltung der Vorschriften im gesamten Unternehmen zu fördern. Dieser Prozess scheint zwar kompliziert, aber das Ziel besteht darin, die Rendite Ihrer Investition in SharePoint zu steigern, den Nutzen Ihrer SharePoint-Lösung zu optimieren und die Produktivität Ihrer Organisation zu steigern.