Planen physikalischer Datensätze (SharePoint Server 2010)
Gilt für: SharePoint Server 2010
Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-30
In SharePoint Server 2010 können physikalische und elektronische Datensätze im selben Datensatzarchiv, aber auf unterschiedliche Weise verwaltet werden. Elektronische Datensätze können direkt in Microsoft SharePoint Server gespeichert werden. Physikalische Datensätze müssen außerhalb von SharePoint Server gespeichert werden, z. B. in Behältern in einem Lager. Zur Verwaltung physikalischer Datensätze in SharePoint Server erstellen Sie ein Listenelement, verknüpfen es mit dem physikalischen Element und verwalten das Listenelement.
In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie SharePoint Server zum Planen der Verwaltung physikalischer Datensätze verwenden. Die spezifischen Verfahren zum Implementieren dieses Plans werden nicht in diesem Artikel erläutert. Bevor Sie die in diesem Thema beschriebenen Aktivitäten ausführen, sollten Sie bereits einen Dateiplan erstellt haben. Weitere Informationen zu Dateiplänen finden Sie unter Erstellen eines Dateiplans zum Verwalten von Datensätzen in SharePoint Server 2010.
Inhalt dieses Artikels
Identifizieren der Datensatztypen
Identifizieren der Eigenschaften der verschiedenen Datensatztypen
Organisieren der Inhaltstypen
Organisieren des Datensatzarchivs
Arbeitsblatt
Identifizieren der Datensatztypen
In Ihrem Dateiplan sollten die physikalischen Elementtypen identifiziert werden, die von Ihrer Organisation als Datensätze betrachtet werden. Falls dies nicht der Fall ist, aktualisieren Sie den Dateiplan, um physikalische Datensätze einzuschließen. Geben Sie für jeden physikalischen Datensatztyp im Dateiplan den Medientyp an. Beispielsweise können signierte rechtliche Vereinbarungen ausgedruckte Unterlagen sein; technische Modelle können großformatige Blaupausen sein.
Weitere Informationen zu Dateiplänen finden Sie unter Erstellen eines Dateiplans zum Verwalten von Datensätzen in SharePoint Server 2010.
Identifizieren der Eigenschaften der verschiedenen Datensatztypen
Alle Datensätze desselben Typs sollten dieselben Eigenschaften aufweisen. Bei der Planung dieses Schritts sollten Sie die folgenden Eigenschaften von physikalischen Datensätzen berücksichtigen:
Attribute (welche in SharePoint Server zu Spalten werden)
Prozesse (welche in SharePoint Server zu Workflows werden)
Informationsverwaltungsrichtlinien
Formulare
Identifizieren Sie für jeden Datensatztyp die Attribute, die Sie für Datensätze dieses Typs aufzeichnen möchten. Diese Attribute sind Spalten des SharePoint Server-Inhaltstyps, der diesen Datensatztyp repräsentiert. Informationen, die Sie zum Kategorisieren von Datensätzen verwenden, können ein Attribut sein. Daten, nach denen Personen suchen, können ebenfalls ein Attribut sein. Mit anderen Attributen physikalischer Datensätze wird der Datensatz in SharePoint Server, repräsentiert durch ein Element in einer Liste, an das in einem physikalischen Speicherort gespeicherte physikalische Objekt gebunden. Der Speicherort und eine Methode zum Identifizieren des physikalischen Objekts sind wahrscheinlich Attribute, die Sie aufzeichnen sollten.
Wie bei elektronischen Datensätzen sollten Sie vermutlich bestimmte Richtlinien auf physikalische Datensätze anwenden. Für alle Datensätze gibt es wahrscheinlich eine Ablaufrichtlinie und eine Überwachungsrichtlinie. Insbesondere physikalische Datensätze können eine Richtlinie aufweisen, die einen Barcode erfordert. Ein Bild des an das physikalische Objekt angefügten Barcodes kann dem Listenelement zugeordnet sein, das den physikalischen Datensatz repräsentiert. Aufgrund einer Beschriftungsrichtlinie muss möglicherweise jedes physikalische Objekt mit denselben Attributen beschriftet werden, die dem Listenelement zugeordnet sind, das das physikalische Objekt repräsentiert. Geben Sie für jeden physischen Datensatztyp an, ob die Ablauf-, Überwachungs-, Barcode- und Beschriftungsrichtlinien erforderlich sind. Beachten Sie außerdem etwaige zusätzliche erforderliche Richtlinien.
Ein physikalischer Datensatz in SharePoint Server (ein Element in einer Liste) ist nur ein Platzhalter für den eigentlichen Datensatz, d. h. es handelt sich nicht tatsächlich um das physikalische Objekt. Deshalb werden Sie wahrscheinlich Prozesse zum Synchronisieren der physikalischen Elemente mit Aktionen, die für die Listenelemente ausgeführt werden, hinzufügen. Diese Prozesse entsprechen SharePoint Server-Workflows. Identifizieren Sie die Prozesse, die den verschiedenen Datensatztypen zugeordnet werden sollen. Dies sind gängige Prozesse für physikalische Datensätze:
Löschen des physikalischen Datensatzes, wenn das Listenelement, das den Datensatz repräsentiert, abgelaufen ist.
Verschieben des physikalischen Objekts in einen Speicherort, wenn der Liste ein neues Element hinzugefügt wird.
Abrufen des physikalischen Objekts.
Gibt es Formulare, die diesen Datensatztypen zugeordnet werden sollen? Möglicherweise benötigen Sie ein Formular für jeden identifizierten Prozess. Sie können aber auch ein Formular verwenden, um den Zugriff auf die physikalischen Datensätze zu ermöglichen.
Verwenden Sie die Registerkarte Physical records (Physikalische Datensätze) des Arbeitsblatts im Abschnitt Arbeitsblatt zum Aufzeichnen der Informationen, die Sie zu jedem physikalischen Datensatztyp identifiziert haben. Geben Sie den Inhaltstyp für den Datensatztyp noch nicht ein.
Organisieren der Inhaltstypen
Die einfachste Methode für das Zuordnen von Inhaltstypen zu physikalischen Datensätzen ist die Verwendung eines Inhaltstyps pro physikalischem Datensatztyp. Wenn jedoch mehrere physikalische Datensatztypen dieselben Spalten, Workflows, Informationsverwaltungsrichtlinien und Formulare nutzen, können Sie einen einzelnen Inhaltstyp verwenden, um alle ähnlichen physikalischen Datensatztypen zu repräsentieren.
Organisieren Sie die Inhaltstypen. Sie können einen Inhaltstyp erstellen, von dem alle anderen Inhaltstypen für physikalische Datensätze abgeleitet werden. Dieser übergeordnete Inhaltstyp würde vom Elementinhaltstyp abgeleitet. Fügen Sie dem übergeordneten Inhaltstyp Eigenschaften (Spalten, Informationsverwaltungsrichtlinien, Workflows und Formulare) hinzu, die von den Inhaltstypen für alle physikalischen Datensätze gemeinsam verwendet werden.
Es gibt zwei Methoden, um die Inhaltstypen zu organisieren, nachdem Sie den übergeordneten Inhaltstyp erstellt haben.
Erstellen Sie eine flache Struktur, in der jeder Inhaltstyp, der einen physikalischen Datensatztyp repräsentiert, ein untergeordnetes Element des zuvor erstellten übergeordneten Inhaltstyps darstellt.
Erstellen Sie eine vom übergeordneten Inhaltstyp abgeleitete Hierarchie basierend auf den Ähnlichkeiten zwischen den Eigenschaften der Inhaltstypen.
Identifizieren Sie in der Spalte Content Types des Arbeitsblatts jeden Inhaltstyp, der einen physikalischen Datensatztyp repräsentiert. Geben Sie für jeden Inhaltstyp den übergeordneten Inhaltstyp an. Geben Sie in der Spalte Columns die Namen aller Spalten ein, die auf der Inhaltstypebene definiert sind. Geben Sie nicht die Namen von Spalten ein, die von anderen Inhaltstypen geerbt wurden. Geben Sie in der Spalte Workflows die Namen aller Workflows ein, die auf der Inhaltstypebene definiert sind. Geben Sie in der Spalte Information Management Policies die Namen aller Informationsverwaltungsrichtlinien ein, die auf der Inhaltstypebene definiert sind. Geben Sie in der Spalte Forms die Namen aller Formulare ein, die auf der Inhaltstypebene definiert sind.
Organisieren des Datensatzarchivs
Es ist üblich, separate Archive für physikalische und elektronische Datensätze zu verwenden. Sie können jedoch eine Elementliste bzw. Elementlisten, die physikalische Datensätze repräsentiert bzw. repräsentieren, in Kombination mit den Dokumentbibliotheken, die elektronische Datensätze enthalten, verwenden.
Nachdem Sie entschieden haben, in welchem Datensatzarchiv physikalische Datensätze gespeichert werden sollen, bestimmen Sie, wie die Listen innerhalb des Datensatzarchivs organisiert werden sollen. Sie können Ordner innerhalb von Listen erstellen und mithilfe der Ordner eine tiefere Organisationsstruktur für physikalische Datensätze erstellen. Beachten Sie bei der Entscheidung, welche Listen erstellt werden sollen, dass sowohl die Metadatennavigation als auch Workflows auf Listen angewendet werden können.
Es folgen einige Möglichkeiten zum Organisieren von Listen und Ordnern:
Nach dem Datensatztyp
Auf die gleiche Weise wie die physikalischen Objekte organisiert sind (z. B. könnte ein Ordner einen Behälter darstellen, und die Elemente im Ordner könnten die Objekte in dem Behälter darstellen)
Mithilfe eines unternehmensbezogenen Organisationsschemas, wie z. B. nach dem Projekt oder nach der Abteilung
Nach dem Jahr
Physikalische Datensätze werden nicht mit der Option Senden an in das Datensatzarchiv verschoben. Deshalb kann die Inhaltsorganisation nicht für physikalische Datensätze verwendet werden. Der Datensatzverwalter, der die physikalischen Datensätze erstellt, muss stattdessen die Datensätze im entsprechenden Ordner der entsprechenden Liste speichern.
Geben Sie auf der Registerkarte Lists and folders des Arbeitsblatts die URL aller von Ihnen identifizierten Listen ein. Bestimmen Sie für jede Liste in der Spalte Content Types die in der Liste zulässigen Inhaltstypen. Verwenden Sie die Spalten Folder Level 1, Folder Level 2, Folder Level 3 und Folder Level 4 zum Aufzeichnen der Hierarchie von Ordnern und Unterordnern in der Liste. Fügen Sie weitere Spalten hinzu, wenn Sie die Ordner mehr als vier Ebenen tief schachteln möchten.
Arbeitsblatt
Verwenden Sie das folgende Arbeitsblatt zum Planen physikalischer Datensätze:
Arbeitsblatt "Planen physikalischer Datensätze" (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=179986&clcid=0x407)
See Also
Concepts
Erstellen eines Dateiplans zum Verwalten von Datensätzen in SharePoint Server 2010