Planen einer formulargesteuerten Anwendung

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Gilt für: SharePoint Server 2010

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-30

Viele SharePoint Server-Anwendungen enthalten InfoPath-Formulare. Bei einem Teil dieser Anwendungen handelt es sich um formulargesteuerte Anwendungen, die in der Regel die folgenden Merkmale aufweisen:

  • Sie dienen zum Automatisieren eines Geschäftsprozesses, wie z. B. dem Erteilen eines Auftrags oder dem Beurteilen von Mitarbeiterleistungen.

  • Es gibt strukturierte Hauptinformationen, von denen Instanzen für den Geschäftsprozess verschiedene Aktivitäten durchlaufen.

Jede formulargesteuerte Anwendung ist zwar einzigartig, aber formulargesteuerte Anwendungen weisen oft eine allgemeine Entwurfsstruktur auf. Falls Ihre Anwendung diesem allgemeinen Entwurf entspricht, können Sie möglicherweise den in diesem Artikel vorgestellten Entwurf verwenden und an Ihre speziellen Anforderungen anpassen.

In diesem Artikel wird ein Entwurf für einen bestimmten Microsoft SharePoint Server 2010-Anwendungstyp beschrieben, der Formulare verwendet. Das Entwerfen anderer SharePoint Server-Anwendungstypen oder das Entwerfen der Formulare selbst ist nicht Gegenstand dieses Artikels. Weitere Informationen zum Entwerfen von Microsoft InfoPath 2010-Formularen finden Sie unter Office.com (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=187550&clcid=0x407).

Inhalt dieses Artikels

  • Struktur einer formulargesteuerten Anwendung

  • Informationen zum Planen einer allgemeinen formulargesteuerten Anwendung

  • Identifizieren der Hauptinformationen

  • Verwenden einer Liste oder Formularbibliothek

  • Workflow

  • Zusätzliche Datenquellen

  • Portale

  • Zusammenfassung

Struktur einer formulargesteuerten Anwendung

Eine komplexe formulargesteuerte SharePoint Server-Anwendung kann die folgenden Komponenten enthalten:

  • Eine SharePoint-Website, in der die Anwendung gehostet wird.

  • Eine Formularvorlage, mit der die Hauptinformationen erfasst werden. Von der Formularvorlage kann es verschiedene Ansichten für unterschiedliche Benutzergruppen oder für unterschiedliche Phasen des Lebenszyklus der Informationen geben.

  • Eine SharePoint-Liste oder -Bibliothek, in der Instanzen der ausgefüllten Formularvorlage gespeichert werden (so genannte Formulare).

  • Einen Workflow, mit dessen Hilfe ein Element einen Geschäftsprozess durchläuft. Der Workflow wird gestartet, wenn ein neues Formular erstellt wird.

  • SharePoint-Listen mit ergänzenden Informationen, die zum Auffüllen der Felder in der Formularvorlage verwendet werden. Formulare und Workflows können diesen Listen zugeordnet werden, um die Informationen in der Liste zu verwalten.

  • Externe Datenbanken oder Branchenanwendungen, von denen Daten für die Formularvorlage oder den Workflow bereitgestellt werden.

  • Geschäftslogik in Form von Gültigkeitsprüfungsregeln in der Formularvorlage oder als Teil des Workflows.

  • Eine Webseite, die als Portal dient und mit der Benutzer eine neue Instanz der Formularvorlage erstellen und andere Informationen zu den Formulare anzeigen können. Es können mehrere Portale für unterschiedliche Zielgruppen vorhanden sein.

Ihre Anwendung muss nicht genau dieser Struktur entsprechen. Einige formulargesteuerte SharePoint Server-Anwendungen weisen nicht alle diese Komponenten auf, und in anderen Anwendungen gibt es geringfügige Abweichungen, wie z. B. mehrere Workflows.

Informationen zum Planen einer allgemeinen formulargesteuerten Anwendung

Wenn Sie eine allgemeine formulargesteuerte Anwendung entwerfen möchten, müssen Sie zunächst die Hauptinformationen für den Geschäftsprozess bestimmen. Anschließend entscheiden Sie, ob diese Informationen in einer SharePoint-Liste oder -Bibliothek gespeichert werden sollen, und definieren den zum Verarbeiten der Informationen verwendeten Workflow. Im nächsten Schritt bestimmen Sie zusätzliche erforderliche Datenquellen. Schließlich entwerfen Sie die Portale, über die Benutzer auf die Anwendung zugreifen.

Identifizieren der Hauptinformationen

Als ersten Schritt bei der Planung einer formulargesteuerten Anwendung müssen Sie die Hauptinformationen im Zusammenhang mit der Anwendung festlegen. In vielen Situationen sind diese Hauptinformationen offensichtlich. Beispielsweise ist bei einer Helpdeskanwendung die Hauptinformation wahrscheinlich eine Serviceanfrage. Bei einer Mitarbeiterleistungsbeurteilung ist die Hauptinformation wahrscheinlich ein Leistungsbeurteilungsformular. Bei einem Einkaufssystem ist die Hauptinformation wahrscheinlich ein Auftrag.

Identifizieren Sie die Hauptinformationen, die den Geschäftsprozess bestimmen. Falls die Hauptinformationen nicht offensichtlich sind, sollten Sie die folgenden Vorschläge berücksichtigen:

  • Wenn mit der Anwendung ein bestehender Prozess automatisiert wird, gibt es ein Dokument oder eine Datei, das bzw. die im Laufe dieses Prozesses von einer Person an eine andere Person übergeben wird? Dieses Dokument oder diese Datei stellt wahrscheinlich die Hauptinformation dar.

  • Wird ein Prozess gestartet, wenn ein Element erstellt wird oder wenn ein Element an einem bestimmten Ort erscheint? Dieses Element könnte die Hauptinformation darstellen.

  • Die Hauptinformationen weisen wahrscheinlich eine bestimmte Struktur auf und können im Laufe des Prozesses erweitert oder geändert werden. Beispielsweise enthält ein Auftrag den Namen und die Adresse des Kunden, eine Liste der Elemente zusammen mit der Menge und dem Preis sowie weitere Details. Weitere Informationen wie z. B. eine Nachverfolgungsnummer wird dem Auftrag während der Bearbeitung hinzugefügt.

  • Die Hauptinformationen weisen wahrscheinlich einen Status auf, und dieser Status ändert sich im Laufe der Zeit.

Falls Sie die Hauptinformationen, die den Geschäftsprozess bestimmen, nicht ermitteln können, ist der in diesem Artikel vorgestellte Entwurf wahrscheinlich nicht für Ihre Anwendung geeignet.

Wenn Sie die Anwendungen implementieren, erstellen Sie eine Formularvorlage für diese Hauptinformationen. Diese Formularvorlage wird in diesem Artikel als "Kernformular" bezeichnet.

Verwenden einer Liste oder Formularbibliothek

Bestimmen Sie, ob Instanzen des Kernformulars in einer SharePoint-Liste oder in einer SharePoint Server-Formularbibliothek gespeichert werden.

Verwenden Sie möglichst eine Liste. Eine listenbasierte Lösung ist einfacher und effizienter. Es gibt jedoch Situationen, in denen eine Liste nicht verwendet werden kann. Verwenden Sie eine Formularbibliothek, falls eine der folgenden Bedingungen zutrifft:

  • Sie müssen ein Protokoll der Änderungen an Formularinstanzen verwalten.

  • Das Kernformular enthält wiederholte Abschnitte, wie z. B. eine beliebige Anzahl von Leistungen in einem Mitarbeiterbeurteilungsformular.

  • Das Kernformular weist geschachtelte Daten auf, wie z. B. ein Bestellformular mit einem Element, wobei ein Element den Produktcode, die Menge, die Größe und den Preis enthalten kann.

  • Das Kernformular enthält Code.

    In den folgenden Situationen kann ein Formular Code enthalten:

    • Das Formular enthält Schaltflächen, mit denen benutzerdefinierte Aktionen ausgeführt werden.

    • Der Wert eines Felds im Formular basiert auf einer komplexen Kombination anderer Werte im Formular.

  • Instanzen des Kernformulars werden digital signiert.

  • Sie müssen Daten zu jeder Instanz des Kernformulars im XML-Format speichern.

Wenn Sie Instanzen des Kernformulars in einer Liste speichern, wird jedes Feld im Kernformular in der Liste zu einer Spalte, und jede Instanz des Kernformulars wird zu einem Listenelement. Wenn Sie Instanzen des Kernformulars in einer Formularbibliothek speichern, wird jede Instanz zu einem XML-Dokument, und die Dokumente werden in der Bibliothek gespeichert.

Workflow

Der Geschäftsprozess wird gestartet, wenn etwas mit einer Instanz des Kernformulars passiert. Oft wird durch das Erstellen einer neuen Instanz des Kernformulars selbst der Geschäftsprozess gestartet. Durch andere Ereignisse wie z. B., wenn eine Instanz des Kernformulars geändert wird oder einer anderen Person zugewiesen wird, könnte aber auch ein Prozess gestartet werden.

Die Instanz des Kernformulars wird vom Geschäftsprozess an die Personen und Systeme weitergeleitet, die Aktionen ausführen müssen. Falls es sich beim Kernformular z. B. um eine Serviceanfrage handelt, kann durch das Erstellen einer neuen Serviceanfrage ein Prozess gestartet werden, mit dem die Serviceanfrage einem Servicemitarbeiter zugeteilt wird, damit er mit der Person, von der die Anfrage stammt, interagiert. Der Servicemitarbeiter kann in Abhängigkeit vom Ergebnis der Kommunikation mit dieser Person verschiedene Aktionen ausführen. Beispielsweise kann er die Anfrage an einen Vorgesetzten übergeben, als erledigt markieren, an die Auftragsabteilung weiterleiten, falls der Person ein Ersatz geschickt werden soll, usw.

Identifizieren Sie die Schritte und Entscheidungspunkte im Zusammenhang mit der Bearbeitung einer Instanz des Kernformulars. Diese Schrittabfolge wird in SharePoint Server als Workflow behandelt. Weitere Informationen zu Workflows finden Sie unter Planen von Workflows (SharePoint Server 2010).

Zusätzliche Datenquellen

Mit einer Formularvorlage können Daten aus externen Quellen abgerufen werden, wie z. B. einer Datenbank, einem Webdienst oder einer SharePoint-Liste. Externe Daten werden häufig zum Auffüllen eines Felds in der Formularvorlage mit einer Liste gültiger Werte (z. B. Kostenstellen) verwendet. Darüber hinaus könnten Sie mit einer Regel den Wert eines Felds basierend auf einer Kombination aus externen Daten und den Werten anderer Felder berechnen. Beispielsweise könnte der Wert des Felds Genehmigende Person mithilfe einer externen Datenquelle abgerufen werden, in der der Vorgesetzte des Mitarbeiters, dessen Name im Feld Abgesendet von eingegeben wurde, nachgeschlagen wird.

Identifizieren Sie die externen Daten, auf die das Kernformular zugreifen wird. Geben Sie für jede externe Datenquelle an, woher die Daten stammen. Stammen die Daten beispielsweise aus einer SharePoint-Liste, einer SQL-Datenbank, einem Branchensystem wie z. B. SAP oder aus einer anderen Quelle?

Hinweis

Auf manche Branchensystemdaten kann durch Erstellen eines externen Inhaltstyps direkt in SharePoint Server-Listen zugegriffen werden. Weitere Informationen zum Erstellen externer Inhaltstypen finden Sie unter Business Connectivity Services (Übersicht) (SharePoint Server 2010).

Überlegen Sie für alle SharePoint-Listen, mit denen Daten für das Kernformular bereitgestellt werden, wie Sie die Daten in der Liste verwalten werden. Werden Sie ein Formular erstellen, um neue Daten in die Liste einzugeben? Sind Workflows zum Verwalten von Elementen in der Liste erforderlich? Wenn z. B. im Kernformular eine Liste mit Kostenstellen verwendet wird, könnten Sie der Liste einen Genehmigungsworkflow hinzufügen.

Portale

Wer wird die Anwendung verwenden? Gibt es unterschiedliche Benutzerrollen, wobei Mitglieder einer Rolle andere Aktionen ausführen oder andere Informationen anzeigen als Benutzer anderer Rollen? Falls Benutzer mit unterschiedlichen Rollen die Anwendung unterschiedlich nutzen, sollten Sie eventuell für jede Rolle ein Portal erstellen. Passen Sie die in jedem Portal verfügbaren Aktionen und Informationen an die Rolle von Benutzern an, die das Portal verwenden.

Beispielsweise gibt es in einer Anwendung für die Mitarbeiterleistungsbeurteilung wahrscheinlich mindestens drei Rollen:

  • Mitarbeiter, die Leistungsbeurteilungsformulare ausfüllen.

  • Manager, die Leistungsbeurteilungsformularen Informationen hinzufügen und Leistungsbeurteilungen genehmigen.

  • Personalabteilungsmitarbeiter, die Berichte erstellen und Informationen aus Leistungsbeurteilungen zusammenstellen.

Die Mitarbeiter würden auf die Leistungsbeurteilungsanwendung über ein Mitarbeiterportal zugreifen, mit dem sie ein neues Leistungsbeurteilungsformular erstellen und nachverfolgen könnten, ob ihre eigene Leistungsbeurteilung von ihrem Vorgesetzten genehmigt wurde. Manager würden auf die Anwendung über ein Managerportal zugreifen, in dem eine Liste ihrer Mitarbeiter mit dem Hinweis, ob der Mitarbeiter bereits ein Leistungsbeurteilungsformular abgegeben hat, und ein Link zum Öffnen des Leistungsbeurteilungsformulars eines Mitarbeiters angezeigt werden könnten. Personalabteilungsmitarbeiter würden auf die Anwendung über ein Personalwesenportal zugreifen, in dem zusammenfassende Statistiken zur Anzahl der Leistungsbeurteilungsformulare, die genehmigt wurden, abgegeben, aber noch nicht genehmigt wurden, oder aber noch nicht abgegeben wurden, angezeigt werden.

Der einfachste zu erstellende Portaltyp ist eine einfache Ansicht der SharePoint-Liste oder -Bibliothek, in der Instanzen des Kernformulars gespeichert sind. Sie können einen Filter verwenden oder bedingte Formatierung anwenden, um die Ansicht an den jeweiligen Benutzer anzupassen.

Darüber hinaus können Sie eine benutzerdefinierte Webseite für jede Benutzerrolle erstellen und jedem Benutzer die seiner Rolle entsprechende URL für den Zugriff auf die Anwendung erteilen. Auf den Portalwebseiten können Sie folgende Elemente hinzufügen:

Zusammenfassung

Wenn Sie Merkmale Ihrer Anwendung bestimmen konnten, die weitgehend den vorangehenden Abschnitten entsprechen, können Sie die Anwendung wahrscheinlich als formulargesteuerte Anwendung implementieren. Erstellen Sie eine SharePoint-Website zum Hosten der Anwendung. Erstellen Sie eine Formularvorlage für das Kernformular; erstellen Sie eine Liste oder Bibliothek zum Speichern von Instanzen des Kernformulars; und ordnen Sie die Formularvorlage der Liste oder Bibliothek zu. Fügen Sie einen Workflow hinzu, der ausgelöst wird, wenn der Liste oder Bibliothek ein neues Formular hinzugefügt wird. Erstellen Sie zusätzliche Listen, die zum Bereitstellen von Daten für die Formularvorlage erforderlich sind, und füllen Sie sie auf. Erstellen Sie eines oder mehrere Portale, über die Benutzer mit der Anwendung interagieren werden.

See Also

Concepts

Informationen zu Formularen in SharePoint Server 2010
Verwaltung von InfoPath-Formularen (SharePoint Server 2010)