Planen von "Eingehende E-Mail" (Windows SharePoint Services)

Inhalt dieses Artikels:

• Über "Eingehende E-Mail"

• Wichtige Entscheidungen beim Planen von "Eingehende E-Mail"

• Konfigurationsoptionen und Einstellungsmodi

• Vor dem Konfigurieren von "Eingehende E-Mail"

• Planen des Microsoft SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdiensts

• Arbeitsblatt

Über "Eingehende E-Mail"

"Eingehende E-Mail" ist ein Feature von Windows SharePoint Services 3.0, mit dem von SharePoint-Websites E-Mail-Nachrichten und -Anhänge in Listen und Bibliotheken empfangen und gespeichert werden. Mit diesem neuen Feature können Teams E-Mails speichern, die sie an andere Teammitglieder senden, ohne die SharePoint-Website aufzurufen und den in der E-Mail gesendeten Inhalt hochzuladen. Ermöglicht wird dies dadurch, dass den meisten Typen von Listen und Bibliotheken eine eindeutige E-Mail-Adresse zugewiesen werden kann.

Dieser Artikel richtet sich an Server- und Farmadministratoren und bietet Unterstützung bei den erforderlichen Entscheidungen vor dem Bereitstellen des Features Eingehende E-Mail in einer Organisation.

Wichtige Entscheidungen beim Planen von "Eingehende E-Mail"

Beim Planen des Features Eingehende E-Mail müssen Sie unter anderem folgende wichtige Entscheidungen treffen:

• Sollen E-Mails von allen E-Mail-Servern oder nur von sicheren E-Mail-Servern akzeptiert werden?

• Sollen Verteilerlisten und Kontakte auf der Grundlage von SharePoint-Websites mit dem Verzeichnisverwaltungsdienst erstellt werden?

• Welcher Ordner soll vom System auf eingehende E-Mails überprüft werden?

• Welche E-Mail-Serveradresse soll auf Webseiten angezeigt werden, wenn Benutzer eingehende E-Mail-Adressen für Websites, Listen oder Gruppen erstellen?

Für die Implementierung bestimmter Szenarien, beispielsweise die Verwendung des Verzeichnisverwaltungsdiensts, werden mehrere IT-Spezialisten benötigt. Dennoch können Sie auch ohne IT-Mitarbeiter ein einfaches Szenario implementieren, in dem das Feature Eingehende E-Mail verwendet wird.

Einfaches Szenario

Wenn in einer Organisation keine IT-Spezialisten beschäftigt sind, können Sie ein einfaches Szenario für das Feature Eingehende E-Mail einrichten, indem Sie den SMTP-Dienst (Simple Mail Transfer Protocol) auf dem Server mit Windows SharePoint Services 3.0 installieren und das Feature Eingehende E-Mail im Modus für automatische Einstellungen mit den Standardeinstellungen konfigurieren. In diesem Szenario werden E-Mails direkt an den SMTP-Server gesendet, und Windows SharePoint Services 3.0 überprüft den Ablageordner für eingehende E-Mails, der vom SMTP-Dienst automatisch konfiguriert wird, regelmäßig auf neue E-Mails.

Das Auswählen des Modus Automatische Einstellungen und das Übernehmen der Standardeinstellungen stellen die einfachste Methode zum Aktivieren des Features Eingehende E-Mail dar, da sämtliche Konfigurationseinstellungen automatisch vorgenommen werden und deshalb nur geringe Fachkenntnisse erforderlich sind. Diese Konfiguration ist in den meisten Organisationen ausreichend.

Führen Sie folgende Schritte aus, um ein einfaches Szenario mit dem aktivierten Feature Eingehende E-Mail zu implementieren:

1. Der Serveradministrator installiert mithilfe des Assistenten für Windows-Komponenten die Komponente E-Mail-Dienste auf dem Server, auf dem eingehenden E-Mails empfangen werden sollen. Dadurch wird der SMTP-Dienst auf dem Server installiert und gestartet.

2. Der Farmadministrator aktiviert das Feature Eingehende E-Mail im Modus Automatische Einstellungen und übernimmt die Standardwerte.

3. Der Websitesammlungsadministrator aktiviert das Feature Eingehende E-Mail für die Bibliotheken und Listen, in denen die eingehenden E-Mails gespeichert werden sollen, und weist den einzelnen Bibliotheken und Listen eine eindeutige E-Mail-Adresse im Format Adresse@SMTPserveraddress zu. Beispiel: GemeinsameDateien@SMTPserver.contoso.com.

Wenn Benutzer E-Mails an die Adresse einer Liste oder Bibliothek senden, wird von Windows SharePoint Services 3.0 erkannt, dass neue E-Mails übermittelt wurden, und diese werden auf Grundlage der E-Mail-Adresse an die entsprechende Liste oder Bibliothek gesendet.

Erweiterte Szenarien

Für Administratoren mit fortgeschrittenen Kenntnissen sind weitere Optionen verfügbar, für deren Bereitstellung mehr Erfahrung als für das einfache Szenario mit den Standardoptionen erforderlich ist. In diesem Abschnitt werden folgende Konfigurationsoptionen beschrieben:

• Sicherer E-Mail-Server

• E-Mail-Ablageordner

• Microsoft SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst

• Anzeigeadresse des Posteingangsservers

Sicherer E-Mail-Server

Sie können Windows SharePoint Services 3.0 so konfigurieren, dass E-Mails von allen E-Mail-Servern oder nur E-Mails akzeptiert werden, die über eine sichere E-Mail-Serveranwendung weitergeleitet wurden, z. B. Microsoft Exchange Server.

Für diese Option muss ein IT-Spezialist die E-Mail-Weiterleitung über einen sicheren E-Mail-Server konfigurieren. Sie ist nur im automatischen Modus verfügbar.

Das Weiterleiten von E-Mails über einen sicheren E-Mail-Server bietet folgende Vorteile:

• Benutzerauthentifizierung   Vom SMTP-Dienst können keine Benutzer authentifiziert werden, die E-Mails an Ihre Website senden. Mit Exchange Server ist dies jedoch möglich. Der Serveradministrator kann auf der Website für die SharePoint-Zentraladministration angeben, dass das System E-Mails von authentifizierten Benutzern nur akzeptiert, wenn die E-Mails über Exchange Server gesendet wurden.

• Spamfilter   Exchange Server enthält einen Spamfilter, mit dem unerwünschte kommerzielle E-Mails gelöscht werden, bevor diese an den Adressaten weitergeleitet werden, im vorliegenden Fall an den Server, auf dem Windows SharePoint Services 3.0 ausgeführt wird. Ein anderes Verfahren zum Reduzieren von Spam besteht darin, den Mitgliedern der Teamwebsite das Archivieren von E-Mails nur in Listen zu gestatten, für die Sie den Mitgliedern Schreibberechtigungen erteilt haben.

• Virenschutz   Exchange Server bietet Virenschutz für E-Mails, die über den entsprechenden Server weitergeleitet werden.

E-Mail-Ablageordner

Sie können den Speicherort angeben, von dem in Windows SharePoint Services 3.0 eingehende E-Mails abgerufen werden. Diese Option ermöglicht das Abrufen eingehender E-Mails von einer Netzwerkfreigabe auf einem anderen Server mit Windows SharePoint Services 3.0. Dies wird jedoch nicht empfohlen, weil Windows SharePoint Services 3.0 keine Konfigurationsänderungen auf dem Remote-E-Mail-Server erkennen kann, über den die E-Mails an den Ablageordner gesendet werden. Wenn also ein Administrator den E-Mail-Server so konfiguriert, dass E-Mails nicht mehr an diesen Ordner gesendet werden, kann die geänderte Konfiguration von Windows SharePoint Services 3.0 nicht erkannt werden, und die Dateien können nicht vom neuen Speicherort abgerufen werden.

Sie können auch mit dem SMTP-Dienst E-Mails empfangen und einen Ordner für das Ablegen von E-Mails angeben, in dem E-Mails abgelegt werden, anstatt die Standardeinstellung des SMTP-Diensts zu übernehmen. Dies ist hilfreich, wenn der Datenträger des Standardordners belegt oder fast vollständig belegt ist.

Microsoft SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst

Der Microsoft SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst stellt über eine Verbindung von SharePoint-Websites mit dem Benutzerverzeichnis Ihrer Organisation erweiterte E-Mail-Features bereit. Über diesen Dienst können die Benutzer auf der Grundlage von SharePoint-Websites E-Mail-Verteilergruppen erstellen und verwalten. Mit diesem Dienst werden auch Kontakte im Benutzerverzeichnis der Organisation erstellt, sodass die Benutzer E-Mail-aktivierte SharePoint-Listen in ihren Adressbüchern finden können.

Ein typisches Szenario zum Erstellen einer Verzeichnisverwaltung umfasst folgende Schritte:

1. Ein Websitesammlungsadministrator erstellt eine neue SharePoint-Gruppe.

2. Der Administrator erstellt eine Verteilerliste, ordnet diese der entsprechenden SharePoint-Gruppe zu und weist der Verteilerliste eine E-Mail-Adresse zu.

3. In SharePoint-Gruppen werden Benutzer vom Administrator hinzugefügt und entfernt. Durch den SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst werden die Benutzer automatisch in den Verteilerlisten hinzugefügt und entfernt, die im Active Directory-Verzeichnisdienst gespeichert sind. Da Verteilerlisten mit einer bestimmten SharePoint-Gruppe verknüpft sind, sind diese für alle Mitglieder der SharePoint-Gruppe verfügbar.

4. Da der SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst verwendet wird, werden standardmäßig E-Mail-Adressen für Diskussionsrunden und Kalender auf Teamwebsites automatisch erstellt und außerdem der Teamverteilerliste hinzugefügt. Die E-Mail-Adressen für diese beiden Listen weisen standardmäßig das folgende Format auf: Gruppenadresse.discussions und Gruppenadresse.calendar.

5. Durch das Einfügen von E-Mail-Adressen für Diskussionsrunden und Kalender in die Verteilerliste werden alle an diese Verteilerliste gesendeten E-Mails und Besprechungsanfragen auf der Teamwebsite archiviert.

Weitere Informationen zum Planen des SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdiensts finden Sie weiter unten in diesem Artikel im Abschnitt "Planen des Microsoft SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdiensts".

Anzeigeadresse des Posteingangsservers

Administratoren können die E-Mail-Serveradresse angeben, die auf Webseiten angezeigt wird, wenn Benutzer eine eingehende E-Mail-Adresse für eine Website, Liste oder Gruppe erstellen. Diese Einstellung wird häufig in Kombination mit dem Microsoft SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst verwendet, um für Benutzer eine leichter einzugebende E-Mail-Serveradresse bereitzustellen.

Konfigurationsoptionen und Einstellungsmodi

Als Farmadministrator können Sie beim Aktivieren des Features Eingehende E-Mail den Modus Automatische Einstellungen oder Erweiterten Einstellungen auswählen. Sie können im Modus Automatische Einstellungen die Standardeinstellungen übernehmen, wie oben im Abschnitt "Einfaches Szenario" beschrieben, jedoch auch zusätzliche Optionen auswählen.

In der folgenden Tabelle werden die Konfigurationsoptionen beschrieben. Außerdem wird darauf hingewiesen, ob die Optionen in der Zentraladministration auf der Seite Einstellungen für eingehende E-Mail konfigurieren im Modus Automatische Einstellungen oder Erweiterte Einstellungen konfiguriert werden.

Farmadministratoren können sowohl im Modus Erweiterte Einstellungen als auch im Modus Automatische Einstellungen den Microsoft SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst und die auf Webseiten anzuzeigende E-Mail-Serveradresse konfigurieren. Die beiden Modi unterscheiden sich dadurch, dass im Modus Automatische Einstellungen nicht die E-Mail-Server ausgewählt werden, von denen E-Mails akzeptiert werden, sondern dass ein E-Mail-Ablageordner angegeben werden kann. In Windows SharePoint Services 3.0 werden anhand dieses E-Mail-Ablageordners neue E-Mail-Nachrichten erkannt.

Vor dem Konfigurieren von "Eingehende E-Mail"

Führen Sie vor dem Konfigurieren von Eingehende E-Mail folgende Aufgaben aus:

• Installieren Sie den SMTP-Dienst auf jedem Server, auf dem eingehende E-Mails empfangen und verarbeitet werden sollen. Sie können aber auch eine andere Methode bereitstellen, mit der E-Mails an den E-Mail-Ablageordner übermittelt werden.

• Wenn Sie den SMTP-Dienst auf dem Server verwenden, auf dem Windows SharePoint Services 3.0 ausgeführt wird, müssen Sie sicherstellen, dass dort auch der Windows SharePoint Services-Webanwendungsdienst ausgeführt wird. Erst dadurch können auf dem Webserver empfangene E-Mails von Windows SharePoint Services 3.0 verarbeitet werden.

Weitere Informationen zum Installieren des SMTP-Diensts finden Sie in der Windows-Hilfe.

Planen des Microsoft SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdiensts

Sie können den SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdienst im Modus Automatische Einstellungen oder Erweiterte Einstellungen konfigurieren und auf dem Server oder in der Serverfarm aktivieren, auf dem bzw. in der Windows SharePoint Services 3.0 ausgeführt wird. Möglich ist aber auch die Verwendung eines SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdiensts, der in einer anderen Farm ausgeführt wird. Dies ist mit dem Vorteil verbunden, dass die Active Directory-Berechtigungen zentral (d. h. in der anderen Serverfarm) verwaltet werden.

Zum Aktivieren des Diensts auf Ihrem Server oder in Ihrer Serverfarm, auf dem bzw. in der Windows SharePoint Services 3.0 ausgeführt wird, muss das von Windows SharePoint Services 3.0 verwendete Anwendungspoolkonto für die SharePoint-Zentraladministration über Schreibzugriff auf den Container verfügen, den Sie in Active Directory angeben. Hierzu muss ein Active Directory-Administrator die Organisationseinheit (OU) und die Berechtigungen für die Organisationseinheit einrichten. Wenn bereits eine Organisationseinheit vorhanden ist, bietet die Verwendung des Microsoft SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdiensts in einer Remotefarm den Vorteil, dass keinerlei Unterstützung durch einen Active Directory-Administrator zum Erstellen und Konfigurieren der Organisationseinheit erforderlich ist.

Konfigurationsoptionen für den Verzeichnisverwaltungsdienst

Beim Konfigurieren des Microsoft SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdiensts zum Erstellen von Verteilergruppen und Kontakten in Active Directory müssen Sie folgende Informationen angeben:

• Den Namen des Active Directory-Containers, in dem neue Verteilergruppen und Kontakte erstellt werden sollen. Syntax:

  OU=Name des Containers, DC=Domänenname, DC=Name der Top-Level-Domäne

• Den Namen des SMTP-Servers, der für eingehende E-Mails verwendet werden soll (oder übernehmen Sie den Standard-SMTP-Server, falls vorhanden). Syntax:

  Server.Unterdomäne.Domäne.Top-Level-Domäne

  Beispiel: SharePointServer.support.contoso.com

• Ob nur von authentifizierten Benutzern gesendete Nachrichten akzeptiert werden.

• Ob Benutzern das Erstellen von Verteilergruppen auf der Grundlage von SharePoint-Websites gestattet wird. Wenn diese Option aktiviert wird, können Sie außerdem festlegen, ob die Benutzer die folgenden Aktionen ausführen dürfen:

  • Erstellen einer neuen Verteilergruppe

  • Ändern der E-Mail-Adresse einer Verteilergruppe

  • Ändern des Titels und der Beschreibung einer Verteilergruppe

  • Löschen einer Verteilergruppe

Beim Konfigurieren des Microsoft SharePoint-Verzeichnisverwaltungsdiensts zum Erstellen von Verteilergruppen und Kontakten über eine Remoteversion des Diensts müssen Sie folgende Informationen angeben:

• Die URL des Remote-Verzeichnisverwaltungsdiensts. Beispiel: http://server:adminport/_vti_bin/SharePointEmailWS.asmx.

• Den Namen des SMTP-Servers, der für eingehende E-Mails verwendet werden soll.

• Ob nur von authentifizierten Benutzern gesendete Nachrichten akzeptiert werden.

• Ob Benutzern das Erstellen von Verteilergruppen auf der Grundlage von SharePoint-Websites gestattet wird.

Arbeitsblatt

Protokollieren Sie Ihre Entscheidungen zur Verwendung des Features Eingehende E-Mail auf dem folgenden Arbeitsblatt:

• Arbeitsblatt "Planen des Features 'Eingehende E-Mail'" (in englischer Sprache)