Standardeinstellungen für die Dokumentverwaltung (Office SharePoint Server)
Inhalt dieses Artikels:
Funktionen der Dokumentverwaltung
Websiteinhaltstypen
Versionierungseinstellungen
Standardmäßige Workfloweinstellungen
Anpassen der Einstellungen für den Workflow "Genehmigung"
Anpassen der Einstellungen für den Workflow "Feedback sammeln"
Anpassen der Einstellungen für den Workflow "Drei Status"
Bei der Dokumentenverwaltung in Microsoft Office SharePoint Server 2007 geht es schwerpunktmäßig um die Speicherung und Organisation von Dokumenten zur Unterstützung der laufenden Arbeit, einschließlich Inhaltserstellung und Freigabe innerhalb einer Organisation.
Funktionen der Dokumentverwaltung
Speichern, Organisieren und Suchen von Dokumenten für die Dokumentcenterwebsite
Sicherstellen der Konsistenz von Dokumenten mithilfe von Inhaltstypen
Verwalten von Metadaten für Dokumente
Schützen von Dokumenten vor nicht autorisiertem Zugriff oder unbefugter Verwendung
Sicherstellen von konsistenten Geschäftsprozessen (Workflows) für die Dokumentverarbeitung
Websiteinhaltstypen
Ein Inhaltstyp ist eine Gruppe von wiederverwendbaren Einstellungen, die gemeinsame Verhaltensweisen für einen bestimmten Inhaltstyp beschreiben. Inhaltstypen ermöglichen Organisationen das Organisieren, Verwalten und Verarbeiten von Inhalten in einer Websitesammlung. Die Konsistenz von Dokumenten kann mithilfe von Inhaltstypen sichergestellt werden. Ein Inhaltstyp kann für jede Art von Dokument oder Informationsprodukt definiert werden, die in der Organisation erstellt wird, um sicherzustellen, dass diese unterschiedlichen Dokumentarten einheitlich behandelt werden.
Inhaltstypen werden hierarchisch angeordnet. Dank dieser Hierarchie kann ein Inhaltstyp seine Merkmale von einem anderen Inhaltstyp erben. Auf diese Weise können Klassen von Dokumenten Merkmale organisationsweit gemeinsam nutzen. Merkmale können jedoch auch auf bestimmte Websites oder Listen zugeschnitten werden.
Neue Websiteinhaltstypen basieren auf einem übergeordneten Inhaltstyp. Beim Erstellen eines neuen Websiteinhaltstyps müssen Sie einen vorhandenen Websiteinhaltstyp auswählen, auf dessen Grundlage der neue Websiteinhaltstyp erstellt werden soll. Der neue Websiteinhaltstyp, den Sie erstellen, erbt die Attribute des übergeordneten Elements. Unter anderem können die folgenden Attribute von einem übergeordneten Inhaltstyp geerbt werden:
Dokumentvorlage
Einstellung Schreibgeschützt
Workflows
Spalten
Erweiterbare Attribute, die durch andere Anwendungen hinzugefügt wurden
Nach dem Erstellen eines neuen Websiteinhaltstyps können Sie ihn verändern, beispielsweise durch Hinzufügen oder Entfernen von Spalten. Beachten Sie, dass direkte Änderungen an einem untergeordneten Inhaltstyp sich nicht auf den übergeordneten Inhaltstyp auswirken, auf dem er basiert. Wenn Sie allerdings einen übergeordneten Inhaltstyp aktualisieren, können Sie auswählen, ob diese Änderungen in den Listen- und Websiteinhaltstypen aktualisiert werden, die von diesem übergeordneten Inhaltstyp erben.
Sie haben auf allen Seiten mit Einstellungen für Inhaltstypen die Option, Listeninhaltstypen und untergeordnete Websiteinhaltstypen zu aktualisieren. Wenn Sie alle Inhaltstypen aktualisieren möchten, die von ihren übergeordneten Inhaltstypen erben, werden sämtliche Einstellungen auf der Seite für alle Listeninhaltstypen und untergeordneten Websiteinhaltstypen aktualisiert, die dem geänderten Inhaltstyp untergeordnet sind. Damit werden alle bisherigen Einstellungen für die Listen- und Websiteinhaltstypen überschrieben, die von diesem übergeordneten Element erben. Beachten Sie, dass alle Attribute eines Inhaltstyps, die im übergeordneten Inhaltstyp vorhanden sind, im untergeordneten Typ aktualisiert werden können, mit Ausnahme von Name, Beschreibung und Gruppe. Spalten oder Einstellungen, die nicht im übergeordneten Typ vorhanden sind, können nicht aktualisiert werden. Damit Änderungen an den übergeordneten Inhaltstypen nicht die Einstellungen für die untergeordneten Inhaltstypen überschreiben, können Sie untergeordnete Inhaltstypen als schreibgeschützt markieren. Dies ist zwar durchaus sinnvoll, schränkt aber in manchen Fällen auch die Möglichkeit ein, die Inhaltstyphierarchie zentral zu verwalten.
Websiteinhaltstypen werden in Gruppen gespeichert. Beim Erstellen eines neuen Websiteinhaltstyps wählen Sie aus, ob er in einer vorhandenen oder einer neuen Gruppe gespeichert werden soll. Wenn die neue Websitespalte nicht von anderen verwendet werden soll, erstellen Sie eine Gruppe namens suffixed _Hidden, und speichern Sie die Websitespalte in dieser Gruppe.
Einstellungen für das Erstellen eines Websiteinhaltstyps
Name und Beschreibung
Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung für den Inhaltstyp ein. Die Beschreibung wird auf der neuen Schaltfläche angezeigt. Wählen Sie in der Liste Übergeordneten Inhaltstyp auswählen aus die Gruppe aus, auf der der neue Inhaltstyp basieren soll.
Hinweis
Die Gruppe Spezielle Inhaltstypen enthält Inhaltstypen, die das Verhalten der Liste oder Bibliothek ändern, wenn sie hinzugefügt werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Name |
Geben Sie den Namen des neuen Dokuments an. |
Beschreibung |
Geben Sie die Beschreibung des neuen Dokuments an. |
Übergeordneter Inhaltstyp |
Wählen Sie den übergeordneten Inhaltstyp aus, auf dem der neue Inhaltstyp basieren soll, z. B. Dokumentinhaltstypen oder Listeninhaltstypen. Hinweis Die Liste der übergeordneten Inhaltstypen ist unterschiedlich, je nachdem, welche Option Sie im vorherigen Schritt ausgewählt haben. |
Gruppe
In diesem Abschnitt können Sie auswählen, ob dieser neue Websiteinhaltstyp in einer vorhandenen oder einer neuen Gruppe gespeichert werden soll.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Legen Sie diesen Websiteinhaltstyp hier ab
|
Geben Sie an, ob dieser neue Websiteinhaltstyp in einer vorhandenen Gruppe, z. B. als Dokumentinhaltstyp oder benutzerdefinierter Inhaltstyp, in einer anderen Gruppe oder in einer neuen Gruppe gespeichert werden soll. |
Erweiterte Einstellungen für Websiteinhaltstypen
Dokumentvorlage
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Geben Sie die URL einer vorhandenen Dokumentvorlage ein |
Geben Sie die URL einer vorhandenen Dokumentvorlage ein, oder laden Sie eine neue Dokumentvorlage hoch. In der folgenden Liste sind die Arten von URLs aufgeführt, die Sie verwenden können.
.gif "Caution") Vorsicht:
Selbst wenn Sie einen Inhaltstyp als schreibgeschützt markieren, können die Einstellungen des übergeordneten Elements weiterhin Einstellungen des untergeordneten Elements überschreiben, wenn Sie das übergeordnete Element explizit auf nicht schreibgeschützt festlegen und dann die Änderungen für die untergeordneten Inhaltstypen aktualisieren.
|
Neue Dokumentvorlage hochladen |
Klicken Sie auf Durchsuchen, um die neue Dokumentvorlage auszuwählen. |
Schreibgeschützt
Wählen Sie aus, ob der Inhaltstyp verändert werden kann. Diese Einstellung kann später auf dieser Seite von allen Personen mit der Berechtigung zum Bearbeiten des Inhaltstyps geändert werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Soll dieser Inhaltstyp schreibgeschützt sein?
|
Wählen Sie Ja aus, um den Inhaltstyp als schreibgeschützt festzulegen. Wählen Sie andernfalls Nein aus. |
Websites und Listen aktualisieren
Geben Sie an, ob alle untergeordneten Website- und Listeninhaltstypen, die diesen Typ verwenden, mit den Einstellungen auf dieser Seite aktualisiert werden sollen. Dieser Vorgang kann sehr lange dauern, und Anpassungen an den untergeordneten Website- und Listeninhaltstypen gehen verloren.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Sollen alle Inhaltstypen, die Einstellungen von diesem Typ erben, aktualisiert werden?
|
Wählen Sie Ja aus, um alle Inhaltstypen zu aktualisieren, die von diesem Typ erben. Wählen Sie andernfalls Nein aus. |
Versionierungseinstellungen
Wenn Versionen für Listen oder Bibliotheken nachverfolgt werden, werden die Überarbeitungen der Elemente oder Dateien und deren Eigenschaften gespeichert. Dadurch können Sie überarbeitete Inhalte besser verwalten und sogar eine frühere Version wiederherstellen. Die Versionsverwaltung ist besonders hilfreich, wenn mehrere Personen an Projekten zusammenarbeiten oder wenn Informationen mehrere Phasen der Entwicklung und Prüfung durchlaufen.
Die Versionsverwaltung ist für Listenelemente in allen Standardlistentypen – einschließlich Kalendern, Problemverfolgungslisten und benutzerdefinierten Listen – und für alle Dateitypen verfügbar, die in Bibliotheken gespeichert werden können, einschließlich Webpartseiten.
Die Versionsverwaltung bietet Ihnen die folgenden Möglichkeiten:
Aufzeichnen eines Versionsverlaufs bei aktivierter Versionsverwaltung. Sie sehen, wann und von wem ein Element oder eine Datei geändert wurde. Sie können auch anzeigen, wann Eigenschaften oder Informationen über die Datei geändert wurden. Wenn beispielsweise jemand das Fälligkeitsdatum eines Listenelements ändert, wird dies im Versionsverlauf angezeigt. Für Dateien werden außerdem Kommentare angezeigt, die Personen zu Ihren Änderungen hinzugefügt haben.
Wiederherstellen einer früheren Version als aktuelle Version für den Fall, dass Ihnen in der aktuellen Version ein Fehler unterläuft oder Sie einen gelöschten Teil eines Dokuments wiederherstellen müssen. Sie können Ihre aktuelle Version durch eine frühere Version ersetzen. Die aktuelle Version wird dann Teil des Versionsverlaufs.
Anzeigen einer früheren Version. Sie können eine frühere Version beispielsweise anzeigen, um eine frühere Richtlinie zu überprüfen, ohne die aktuelle Version zu überschreiben. Bei ASPX-Dateien können Sie nur Details zu den Änderungen anzeigen, die an den Dateien vorgenommen wurden, nicht aber die tatsächlichen Seiten, die mit den Dateien erstellt werden.
In den folgenden Tabellen werden die Versionierungseinstellungen für eine Dokumentbibliothek beschrieben.
Inhaltsgenehmigung
Nach dem Deaktivieren der Inhaltsgenehmigung werden ausstehende und abgelehnte Elemente möglicherweise in öffentlichen Ansichten angezeigt.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Inhaltsgenehmigung für gesendete Elemente erforderlich
|
Geben Sie an, ob neue Elemente oder Änderungen an vorhandenen Elementen im Entwurfszustand bleiben sollen, bis sie genehmigt wurden. |
Dokument-Versionsverlauf
Wenn Sie die Versionen von Dateien und Listenelementen nachverfolgen, wird jede Version mit einer Nummer versehen und als Teil eines Versionsverlaufs gespeichert. Benutzer in der Organisation können den Versionsverlauf anzeigen und bei Bedarf frühere Versionen wiederherstellen. Sie können mehrere Einstellungen für die Versionsverwaltung konfigurieren, u. a., welche Art von Versionen und wie viele Versionen beibehalten werden sollen. Zudem können Sie Einstellungen konfigurieren, die mit der Versionsverwaltung interagieren, z. B., dass Inhalte genehmigt oder Dateien ausgecheckt werden müssen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Jedes Mal eine neue Version erstellen, wenn Sie eine Datei in dieser Dokumentbibliothek bearbeiten
|
|
Geben Sie optional einen Grenzwert für die Anzahl von Versionen an, die beibehalten werden
|
Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Anzahl der Hauptversionen nachzuverfolgen. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Entwürfe für die Anzahl der Hauptversionen beizubehalten. Hinweis Beide Optionen sind deaktiviert, wenn die Versionsverwaltung nicht aktiviert ist. |
Entwurfselementsicherheit
Entwürfe sind Nebenversionen oder noch nicht genehmigte Elemente.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Wer Entwurfselemente in 'Dokumentbibliothek' anzeigen darf
Hinweis Alle diese Optionen sind deaktiviert, wenn im Abschnitt Inhaltsgenehmigung die Option Nein aktiviert ist. |
Geben Sie an, welche Benutzer Entwürfe in dDokumentbibliothek anzeigen dürfen. |
Auschecken erfordern
Wenn Auschecken erforderlich ist, wird verhindert, dass mehrere Personen gleichzeitig Änderungen vornehmen, wodurch mögliche Konflikte und Verwechslungen vermieden werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Auschecken von Dokumenten erfordern, bevor sie bearbeitet werden können?
|
Geben Sie an, ob Benutzer Dokumente auschecken müssen, bevor sie Änderungen in dieser Dokumentbibliothek vornehmen können. |
Standardmäßige Workfloweinstellungen
Die Standardworkflows in Microsoft Office SharePoint Server 2007 bestehen aus Einstellungen, die allen Workflows gemeinsam sind, und anderen spezifischen Einstellungen für den einzelnen Workflow. Für allgemeine dokumentbezogene Geschäftsprozesse verfügt Microsoft Office SharePoint Server 2007 über integrierte Workflows, mit denen Organisationen Aufgaben wie die Dokumentüberprüfung und -genehmigung und das Sammeln von Signaturen verwalten können. Ein Workflow wird als automatisches Verschieben von Dokumenten oder Objekten durch eine Abfolge von Aktionen oder Aufgaben im Zusammenhang mit einem Geschäftsprozess definiert. Workflows ermöglichen eine effizientere Verwaltung von dokumentbezogenen Geschäftsprozessen, da sie die menschlichen Aufgaben innerhalb dieser Prozesse automatisch nachverfolgen und verwalten.
Weitere Informationen zu Workflows finden Sie unter Einführung in Workflows (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=123306&clcid=0x407).
In den folgenden Tabellen werden die Einstellungen beschrieben, mit denen ein Workflow zu einer Dokumentbibliothek hinzugefügt wird.
Workflow
Eine Microsoft Office SharePoint Server 2007-Website enthält mehrere Workflows für allgemeine Geschäftsszenarien. Dieser Workflow leitet ein Dokument oder ein Element zur Genehmigung an eine Gruppe von Personen weiter. Standardmäßig ist der Workflow Genehmigung dem Dokumentinhaltstyp zugeordnet und steht daher in Dokumentbibliotheken automatisch zur Verfügung. Eine Version des Workflows Genehmigung ist auch standardmäßig mit der Seitenbibliothek auf einer Veröffentlichungswebsite verknüpft und kann zum Verwalten des Genehmigungsprozesses für die Veröffentlichung von Webseiten verwendet werden.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Wählen Sie eine Workflowvorlage aus
|
Wählen Sie eine beliebige Workflowvorlage aus den verschiedenen Optionen aus. |
Genehmigung |
Dieser Workflow leitet ein Dokument zur Genehmigung weiter. Die genehmigenden Personen können das Dokument dann genehmigen oder ablehnen, die Genehmigungsaufgabe erneut zuweisen oder Änderungen am Dokument anfordern. |
Feedback sammeln |
Dieser Workflow leitet ein Dokument oder ein Element zur Einholung von Feedback an eine Gruppe von Personen weiter. Bearbeiter können Feedback geben, das anschließend zusammengestellt und an die Person gesendet wird, die den Workflow initiiert hat. Standardmäßig ist der Workflow Feedback sammeln dem Dokumentinhaltstyp zugeordnet und steht daher in Dokumentbibliotheken automatisch zur Verfügung. |
Signaturen sammeln |
Dieser Workflow leitet ein Microsoft Office-Dokument an eine Gruppe von Personen weiter, um deren digitale Signaturen zu sammeln. Dieser Workflow muss in einem Clientprogramm gestartet werden, das Teil von 2007 Microsoft Office System ist. Die Teilnehmer müssen ihre Signaturaufgaben abschließen, indem sie das Dokument in der entsprechenden Microsoft Office-Anwendung mit ihrer digitalen Signatur versehen. Standardmäßig ist der Workflow Signaturen sammeln dem Dokumentinhaltstyp zugeordnet und steht daher in Dokumentbibliotheken automatisch zur Verfügung. Der Workflow Signaturen sammeln wird allerdings nur für ein Dokument in der Dokumentbibliothek angezeigt, wenn das Dokument mindestens eine Microsoft Office-Signaturzeile enthält. |
Dispositionsgenehmigung |
Dieser Workflow unterstützt Datensatzverwaltungsprozesse und verwaltet den Dokumentablauf und die Aufbewahrung, indem Teilnehmer entscheiden können, ob sie die abgelaufenen Dokumente beibehalten oder löschen möchten. Der Workflow Dispositionsgenehmigung ist hauptsächlich zur Verwendung innerhalb einer Datenarchiv-Website vorgesehen. |
Drei Status |
Dieser Workflow verwaltet die Geschäftsprozesse, nach denen Organisationen eine große Menge von Problemen oder Elementen nachverfolgen müssen, z. B. Kundensupportprobleme, Vertriebskontakte oder Projektvorgänge. |
Gruppengenehmigung |
Dieser Workflow ähnelt dem Workflow Genehmigung, verwendet jedoch eine bestimmte Dokumentbibliothek und bietet eine personalisierte Ansicht der Genehmigungsprozesse, an denen ein Benutzer beteiligt ist. Dieser Workflow stellt ein hierarchisches Organigramm bereit, aus dem die genehmigenden Personen ausgewählt werden können. Die genehmigenden Personen können anstelle einer Signatur ein Stempelsteuerelement verwenden. Diese Lösung steht nur für ostasiatische Versionen von Microsoft Office SharePoint Server 2007 zur Verfügung. |
Übersetzungsverwaltung |
Dieser Workflow verwaltet die manuelle Dokumentübersetzung, indem Kopien des zu übersetzenden Dokuments erstellt und Übersetzungsaufgaben Übersetzern zugewiesen werden. Dieser Workflow steht nur für Übersetzungsverwaltungsbibliotheken zur Verfügung. |
Name
Geben Sie im Abschnitt Name einen eindeutigen Namen für den Workflow ein. Der Name kennzeichnet diesen Workflow für Benutzer dieses Inhaltstyps.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Geben Sie einen eindeutigen Namen für diesen Workflow ein |
Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Workflow an. |
Aufgabenliste
Sie können die Standardaufgabenliste verwenden oder eine neue erstellen. Wenn Sie die Standardaufgabenliste verwenden, können Workflowteilnehmer ihre Workflowaufgaben leicht mithilfe der Ansicht Meine Aufgaben in der Aufgabenliste suchen und anzeigen.
Wenn die Aufgaben für diesen Workflow sensible oder vertrauliche Daten enthalten, die Sie von der allgemeinen Aufgabenliste trennen müssen, sollten Sie eine neue Aufgabenliste erstellen.
Wenn Ihre Organisation über zahlreiche Workflows verfügt oder Workflows zahlreiche Aufgaben umfassen, sollten Sie eine neue Aufgabenliste erstellen. Erstellen Sie in diesem Fall Aufgabenlisten für jeden Workflow.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Geben Sie den Namen der Aufgabenliste ein |
Eine Aufgabenliste mit diesem Namen wird verwendet, wenn dieser Websiteinhaltstyp auf eine Liste angewendet wird. |
Verlaufsliste
Wählen Sie im Abschnitt Verlaufsliste eine Verlaufsliste aus, die für diesen Workflow verwendet werden soll. Die Verlaufsliste enthält alle Ereignisse, die in den verschiedenen Workflowinstanzen auftreten. Sie können die Standardverlaufsliste verwenden oder eine neue erstellen. Falls die Organisation zahlreiche Workflows einsetzen wird, sollten Sie für jeden Workflow eine eigene Verlaufsliste erstellen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Geben Sie den Namen der Verlaufsliste ein |
Eine Verlaufsliste mit diesem Namen wird verwendet, wenn dieser Websiteinhaltstyp auf eine Liste angewendet wird. |
Startoptionen
Geben Sie an, wie, wann oder von wem ein Workflow gestartet werden kann.
Hinweis
Die Option Diesen Workflow starten, um die Veröffentlichung einer Hauptversion eines Elements zu genehmigen ist nur verfügbar, wenn die Unterstützung für Haupt- und Nebenversionsverwaltung für die Bibliothek aktiviert ist und die ausgewählte Workflowvorlage für die Inhaltsgenehmigung verwendet werden kann.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Manuelles Starten dieses Workflows durch einen authentifizierten Benutzer mit Berechtigungen zum Bearbeiten von Elementen zulassen (standardmäßig aktiviert) Zum Starten dieses Workflows sind Berechtigungen zum Verwalten von Listen erforderlich |
Wählen Sie diese Option aus, wenn ein authentifizierter Benutzer den Workflow manuell starten muss. Das Kontrollkästchen Zum Starten dieses Workflows sind Berechtigungen zum Verwalten von Listen erforderlich ist standardmäßig deaktiviert. |
Diesen Workflow starten, wenn ein neues Element erstellt wird Hinweis Diese Option ist für die Workflowvorlage Signaturen sammeln nicht verfügbar. |
Wählen Sie diese Option aus, wenn ein neues Element erstellt wird. |
Diesen Workflow starten, wenn ein Element geändert wird Hinweis Diese Option ist für die Workflowvorlagen Signaturen sammeln und Drei Status nicht verfügbar. |
Wählen Sie diese Option aus, wenn ein Element geändert wird. |
Listen- und Websiteinhaltstypen aktualisieren
Geben Sie an, ob alle untergeordneten Website- und Listeninhaltstypen, die diesen Typ verwenden, mit den Einstellungen auf dieser Seite aktualisiert werden sollen. Dieser Vorgang dauert sehr lange, und Anpassungen an den Werten der untergeordneten Website- und Listeninhaltstypen gehen verloren.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Diesen Workflow in allen Inhaltstypen auf dieser Basis ändern?
|
Wählen Sie diese Option aus, um alle untergeordneten Website- und Listeninhaltstypen zu aktualisieren, die diesen Workflowtyp verwenden. |
Wenn für die vordefinierten Workflows zusätzliche Anpassungsoptionen zur Verfügung stehen, geben Sie die gewünschten Optionen auf der Seite Anpassen für den Workflow an. Weitere Informationen zum Arbeiten mit vordefinierten Workflows finden Sie in den Artikeln, die im Abschnitt "Siehe auch" am Ende dieses Artikels aufgeführt sind.
Anpassen der Einstellungen für den Workflow "Genehmigung"
Der Workflow Genehmigung unterstützt Geschäftsprozesse, bei denen ein Dokument oder ein Element zur Genehmigung an Kollegen oder Manager gesendet wird. Die genehmigenden Personen können das Dokument dann genehmigen oder ablehnen, die Genehmigungsaufgabe erneut zuweisen oder Änderungen am Dokument anfordern. Der Workflow Genehmigung erhöht die Effizienz von Genehmigungsgeschäftsprozessen, indem alle menschlichen Aufgaben im Prozess verwaltet und überwacht werden und nach Abschluss des Prozesses ein Datensatz dafür beibehalten wird.
In der folgenden Tabelle werden die benutzerdefinierten Einstellungen für den Workflow Genehmigung beschrieben.
Workflowaufgaben
Geben Sie an, wie Aufgaben an die Teilnehmer weitergeleitet werden und ob Aufgaben delegiert werden dürfen. Geben Sie außerdem an, ob die Teilnehmer Änderungen am Dokument anfordern können, bevor sie ihre Aufgaben abschließen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Aufgaben zuweisen zu
|
Weisen Sie Aufgaben allen Teilnehmern gleichzeitig zu (paralleler Workflow). Weisen Sie Aufgaben jeweils einem Teilnehmer zu (serieller Workflow). Wenn Sie den Workflow als seriellen Workflow definieren, muss ein Teilnehmer eine Aufgabe abschließen, bevor der nächste Teilnehmer eine Aufgabe empfängt. Hinweis Standardmäßig ist Jeweils ein Teilnehmer aktiviert. |
Workflowteilnehmer dürfen
|
Ermöglichen Sie es Workflowteilnehmern, ihre Aufgaben anderen Personen zuzuweisen. Ermöglichen Sie es Workflowteilnehmern, eine Änderung am zu genehmigenden Dokument oder Element anzufordern, bevor sie eine Aufgabe abschließen. Hinweis Beide Kontrollkästchen sind standardmäßig aktiviert. |
Standardmäßige Workflowstartwerte
Wenn Sie Gruppen als Workflowteilnehmer einbinden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Eine einzelne Aufgabe jeder eingegebenen Gruppe zuweisen (Gruppen nicht erweitern), falls der Gruppe nur eine Aufgabenbenachrichtigung anstelle von einzelnen Aufgabenbenachrichtigungen für jedes Gruppenmitglied zugewiesen werden sollen.
Geben Sie für einen seriellen Workflow eine Zahl ein, und wählen Sie dann entweder Tag(e) oder Woche(n) als Schrittweite der Zeit aus.
Für einen parallelen Workflow geben Sie ein Datum im Feld Aufgaben sind fällig bis ein, oder wählen Sie das Datum aus.
Wenn andere Personen beim Start des Workflows Benachrichtigungen (keine Aufgabenzuweisungen) empfangen sollen, geben Sie deren Namen im Feld Cc ein, oder klicken Sie auf Cc, um Personen und Gruppen aus dem Verzeichnisdienst auszuwählen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Geben Sie die Namen der Personen ein, die beim Starten dieses Workflows teilnehmen sollen. Fügen Sie Namen in der Reihenfolge hinzu, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen (für serielle Workflows).
|
Klicken Sie auf Genehmigende Personen, um Personen und Gruppen aus dem Verzeichnisdienst auszuwählen. Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie Gruppen als Workflowteilnehmer angeben möchten und der Gruppe nur ein Vorgang anstelle einzelner Vorgänge für jedes Gruppenmitglied zugewiesen werden sollen. Die Option Teilnehmerliste darf beim Starten dieses Workflows geändert werden ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie nicht möchten, dass die Personen, die den Workflow starten, Teilnehmer ändern oder hinzufügen können, deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. |
Geben Sie eine Nachricht ein, die in die Anforderung eingeschlossen werden soll |
Geben Sie in diesem Textfeld eine Nachricht ein, die in Ihrer Anforderung enthalten sein muss. |
Fälligkeitsdatum |
Wenn ein Fälligkeitsdatum angegeben wird und E-Mails auf dem Server aktiviert sind, erhalten die Teilnehmer an diesem Datum eine Erinnerung, falls ihre Aufgabe nicht abgeschlossen ist. |
Aufgaben sind fällig am (parallel) |
Gibt das Datum an, an dem jede Aufgabe fällig ist. |
Jede Person kann ihre Aufgabe im folgenden Zeitraum fertig stellen (seriell) |
Gibt die zulässige Dauer für jede Aufgabe an und legt fest, wie diese gemessen werden soll. |
Andere Personen benachrichtigen |
Benachrichtigt andere Personen zu Beginn des Workflows, ohne ihnen Aufgaben zuzuweisen. Wenn andere Personen benachrichtigt werden sollen, fügen Sie deren Namen ebenfalls im Feld Cc hinzu. |
Abschließen des Workflows
Geben Sie an, wann der Workflow abgeschlossen werden soll. Wenn Sie keine Optionen auswählen, wird der Workflow abgeschlossen, sobald alle Vorgänge abgeschlossen sind.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Diesen Workflow abschließen, wenn
|
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Folgende Anzahl von Aufgaben sind fertig gestellt, und geben Sie eine Zahl ein, um die Anzahl der abgeschlossenen Aufgaben zum Abschließen des Workflows festzulegen. Hinweis Diese Option ist standardmäßig deaktiviert, da es sich um einen seriellen Workflow handelt. |
|
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dokument ist abgelehnt, um anzugeben, dass ein Workflow abgeschlossen ist, sobald das Dokument oder Element abgelehnt wird. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dokument ist geändert, um anzugeben, dass ein Workflow abgeschlossen ist, sobald das Dokument oder Element geändert wird. |
Workflowaktivitäten nach Abschluss
Geben Sie die Aktionen an, die ausgeführt werden sollen, nachdem der Workflow erfolgreich abgeschlossen wurde
Wählen Sie diese Option aus, wenn die Inhaltsgenehmigung durch den Workflow verwaltet werden soll und Sie das Kontrollkästchen Diesen Workflow starten, um die Veröffentlichung einer Hauptversion eines Elements zu genehmigen auf der Seite Workflow hinzufügen aktiviert haben.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Nach Abschluss des Workflows
|
Wählen Sie diese Option aus, um den Genehmigungsstatus zu aktualisieren, nachdem der Workflow abgeschlossen ist. |
Anpassen der Einstellungen für den Workflow "Feedback sammeln"
Der Workflow Feedback sammeln leitet ein Dokument oder ein Element, das in einer Liste oder Bibliothek gespeichert ist, an eine Gruppe von Personen weiter, um ihr Überprüfungsfeedback zu sammeln. Standardmäßig ist der Workflow Feedback sammeln dem Dokumentinhaltstyp zugeordnet und steht daher in Dokumentbibliotheken automatisch zur Verfügung.
In der folgenden Tabelle werden die benutzerdefinierten Einstellungen für den Workflow Feedback sammeln beschrieben.
Workflowaufgaben
Geben Sie an, wie Aufgaben an die Teilnehmer weitergeleitet werden und ob Aufgaben delegiert werden dürfen. Geben Sie außerdem an, ob die Teilnehmer Änderungen am Dokument anfordern können, bevor sie ihre Aufgaben abschließen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Aufgaben zuweisen zu
|
Weisen Sie Aufgaben allen Teilnehmern gleichzeitig zu (paralleler Workflow). Weisen Sie Aufgaben jeweils einem Teilnehmer zu (serieller Workflow). Wenn Sie den Workflow als seriellen Workflow definieren, muss ein Teilnehmer eine Aufgabe abschließen, bevor der nächste Teilnehmer eine Aufgabe empfängt. Hinweis Die Option Alle Teilnehmer gleichzeitig ist standardmäßig aktiviert. |
Workflowteilnehmer dürfen
|
Ermöglichen Sie es Workflowteilnehmern, ihre Aufgaben anderen Personen zuzuweisen. Ermöglichen Sie es Workflowteilnehmern, eine Änderung am zu genehmigenden Dokument oder Element anzufordern, bevor sie eine Aufgabe abschließen. Hinweis Beide Kontrollkästchen sind standardmäßig aktiviert. |
Standardmäßige Workflowstartwerte
Wenn Sie Gruppen als Workflowteilnehmer einbinden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Eine einzelne Aufgabe jeder eingegebenen Gruppe zuweisen (Gruppen nicht erweitern), falls der Gruppe nur eine Aufgabenbenachrichtigung anstelle von einzelnen Aufgabenbenachrichtigungen für jedes Gruppenmitglied zugewiesen werden sollen.
Geben Sie für einen seriellen Workflow eine Zahl ein, und wählen Sie dann entweder Tag(e) oder Woche(n) als Schrittweite der Zeit aus.
Für einen parallelen Workflow geben Sie ein Datum unter Aufgaben sind fällig bis ein, oder wählen Sie das Datum aus.
Wenn andere Personen beim Start des Workflows Benachrichtigungen (keine Aufgabenzuweisungen) empfangen sollen, geben Sie deren Namen im Feld Cc ein, oder klicken Sie auf Cc, um Personen und Gruppen aus dem Verzeichnisdienst auszuwählen.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Geben Sie die Namen der Personen ein, die beim Starten des Workflows teilnehmen sollen. Fügen Sie die Namen in der Reihenfolge hinzu, in der die Aufgaben zugewiesen werden sollen (für serielle Workflows).
|
Klicken Sie auf Genehmigende Personen, um Personen und Gruppen aus dem Verzeichnisdienst auszuwählen. Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie Gruppen als Workflowteilnehmer angeben möchten und der Gruppe nur ein Vorgang anstelle einzelner Vorgänge für jedes Gruppenmitglied zugewiesen werden sollen. Die Option Teilnehmerliste darf beim Starten dieses Workflows geändert werden ist standardmäßig aktiviert. Wenn Sie nicht möchten, dass die Personen, die den Workflow starten, Teilnehmer ändern oder hinzufügen können, deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen. |
Geben Sie eine Nachricht ein, die in die Anforderung eingeschlossen werden soll |
Geben Sie in diesem Textfeld eine Nachricht ein, die in Ihrer Anforderung enthalten sein muss. |
Fälligkeitsdatum |
Wenn ein Fälligkeitsdatum angegeben wird und E-Mails auf dem Server aktiviert sind, erhalten die Teilnehmer an diesem Datum eine Erinnerung, falls ihre Aufgabe nicht abgeschlossen ist. |
Aufgaben sind fällig am (parallel) |
Gibt das Datum an, an dem jede Aufgabe fällig ist. |
Jede Person kann ihre Aufgabe im folgenden Zeitraum fertig stellen (seriell) |
Gibt die zulässige Dauer für jede Aufgabe an und legt fest, wie diese gemessen werden soll. |
Andere Personen benachrichtigen |
Benachrichtigen Sie andere Personen zu Beginn des Workflows, ohne ihnen Aufgaben zuzuweisen. Wenn andere Personen benachrichtigt werden sollen, fügen Sie deren Namen ebenfalls im Feld Cc hinzu. |
Abschließen des Workflows
Geben Sie an, wann der Workflow abgeschlossen werden soll. Wenn Sie keine Optionen auswählen, wird der Workflow abgeschlossen, sobald alle Vorgänge abgeschlossen sind.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Diesen Workflow abschließen, wenn
|
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Folgende Anzahl von Aufgaben sind fertig gestellt, und geben Sie eine Zahl ein, um die Anzahl der abgeschlossenen Aufgaben zum Abschließen des Workflows festzulegen. Hinweis Diese Option ist standardmäßig aktiviert. Bei seriellen Workflows ist diese Option nicht verfügbar. |
|
Das Kontrollkästchen Dokument ist abgelehnt ist standardmäßig deaktiviert, da es sich um einen seriellen Workflow handelt. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Dokument ist geändert, um anzugeben, dass ein Workflow abgeschlossen ist, sobald das Dokument oder Element geändert wird. |
Workflowaktivitäten nach Abschluss
Geben Sie die Aktionen an, die ausgeführt werden sollen, nachdem der Workflow erfolgreich abgeschlossen wurde
Wählen Sie diese Option aus, wenn die Inhaltsgenehmigung durch den Workflow verwaltet werden soll und Sie das Kontrollkästchen Diesen Workflow starten, um die Veröffentlichung einer Hauptversion eines Elements zu genehmigen auf der Seite Workflow hinzufügen aktiviert haben.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Nach Abschluss des Workflows
|
Wählen Sie diese Option aus, um den Genehmigungsstatus zu aktualisieren, nachdem der Workflow abgeschlossen ist. |
Anpassen der Einstellungen für den Workflow "Drei Status"
Der Workflow Drei Status soll den Status eines Listenelements über drei Zustände (Phasen) hinweg nachverfolgen. Er kann zum Verwalten von Geschäftsprozessen verwendet werden, nach denen Organisationen eine große Menge von Problemen oder Elementen nachverfolgen müssen, z. B. Kundensupportprobleme, Vertriebskontakte oder Projektvorgänge.
In der folgenden Tabelle werden die benutzerdefinierten Einstellungen für den Workflow Drei Status beschrieben.
Workflowstatus
Bei einer Problemliste wird der Status eines Elements mit dem Feld Status angegeben. Dabei gilt Folgendes:
Ursprünglicher Zustand = Aktiv
Zwischenzeitlicher Zustand = Gelöst
Endzustand = Geschlossen
Während das Element die verschiedenen Phasen des Workflows durchläuft, wird es automatisch aktualisiert.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Wählen Sie ein Auswahlfeld aus
Der Listen- oder Inhaltstyp erfordert mindestens einen einzelnen Wert und ein Auswahlfeld mit mindestens drei Auswahlmöglichkeiten. |
Wählen Sie ein Auswahlfeld aus, und wählen Sie dann einen Wert für den ursprünglichen und zwischenzeitlichen Zustand sowie den Endzustand aus. |
Angeben, was beim Initiieren eines Workflows passieren soll
Wenn ein Workflow für ein Problem in einer Problemliste initiiert wird, wird in Microsoft Office SharePoint Server 2007 eine Aufgabe für den zugewiesenen Benutzer erstellt. Wenn der Benutzer die Aufgabe abgeschlossen hat, ändert der Workflow seinen Status vom ursprünglichen Zustand (Aktiv) in den zwischenzeitlichen Zustand (Gelöst). Sie können auch eine E-Mail-Benachrichtigung an den Benutzer senden, um ihn über die zugewiesene Aufgabe zu informieren.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Aufgabendetails
|
Geben Sie im Aufgabentitel alle nötigen Informationen ein. Wenn Sie das Kontrollkästchen Listenfeld einschließen aktivieren, werden die Titelinformationen für das Listenelement in die benutzerdefinierte Mitteilung eingefügt. |
Beschreibung der Aufgabe
|
Geben Sie alle gewünschten Informationen in die Beschreibung der Aufgabe ein. Wenn Sie das Kontrollkästchen Listenfeld einschließen aktivieren, werden die Titelinformationen für das Listenelement in die benutzerdefinierte Mitteilung eingefügt. Wenn Sie das Kontrollkästchen Hyperlink zu Listenelement einfügen aktivieren, wird ein Link zum Listenelement in die Beschreibung eingefügt. |
|
Wenn Sie ein Fälligkeitsdatum für die Aufgabe angeben müssen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Listenfeld einschließen, und wählen Sie dann die Datumsspalte aus der Liste aus, die die Informationen zum Fälligkeitsdatum enthält, die Sie einschließen müssen. |
|
Wenn Sie die Aufgabe einer Person in der Liste zuweisen möchten, klicken Sie auf Listenfeld einschließen. Wählen Sie dann die Spalte in der Liste aus, die die Benutzerinformationen enthält, die Sie verwenden möchten. Beim Starten des Workflows wird die erste Aufgabe der Person zugewiesen, deren Name in dieser Spalte für den Workflow angezeigt wird. |
|
Geben Sie den Namen der Person ein, an die Sie eine E-Mail-Benachrichtigung über die zu sendende Workflowaufgabe senden möchten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen 'Aufgabe zugewiesen an' einschließen, wenn Sie die E-Mail-Benachrichtigung an den Aufgabenbesitzer senden möchten. |
Geben Sie die gewünschte Betreffzeile für die E-Mail-Benachrichtigung ein. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aufgabentitel verwenden, wenn Sie den Aufgabentitel in die Betreffzeile der E-Mail-Benachrichtigung übernehmen möchten. |
|
Geben Sie die Informationen ein, die im Nachrichtenkörper der E-Mail-Benachrichtigung angezeigt werden sollen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Hyperlink zu Listenelement einfügen, wenn Sie eine Verknüpfung zu dem Listenelement in die Nachricht einfügen möchten. |
Angeben, was passieren soll, wenn ein Workflow in den zwischenzeitlichen Zustand wechselt
Wenn beispielsweise ein Problem in einer Problemliste den Status Gelöst erreicht, wird eine Aufgabe für den zugewiesenen Benutzer erstellt. Wenn der Benutzer die Aufgabe abgeschlossen hat, ändert der Workflow seinen Status vom zwischenzeitlichen Zustand (Gelöst) in den Endzustand (Geschlossen). Sie können auch eine E-Mail-Benachrichtigung an den Benutzer senden, um ihn über die zugewiesene Aufgabe zu informieren.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
Aufgabendetails
|
Geben Sie im Aufgabentitel alle gewünschten Informationen ein. Wenn Sie das Kontrollkästchen Listenfeld einschließen aktivieren, werden die Titelinformationen für das Listenelement in die benutzerdefinierte Mitteilung eingefügt. |
Beschreibung der Aufgabe
|
Geben Sie alle gewünschten Informationen in die Beschreibung der Aufgabe ein. Wenn Sie das Kontrollkästchen Listenfeld einschließen aktivieren, werden die Titelinformationen für das Listenelement in die benutzerdefinierte Mitteilung eingefügt. Wenn Sie das Kontrollkästchen Hyperlink zu Listenelement einfügen aktivieren, wird ein Link zum Listenelement in die Beschreibung eingefügt. |
|
Listenfeld einschließen – Wenn Sie ein Fälligkeitsdatum für die Aufgabe angeben möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Listenfeld einschließen, und wählen Sie dann die Datumsspalte aus der Liste aus, die die Informationen zum Fälligkeitsdatum enthält, die Sie einschließen möchten. |
|
Wenn Sie die Aufgabe einer Person in der Liste zuweisen möchten, klicken Sie auf Listenfeld einschließen. Wählen Sie dann die Spalte in der Liste aus, die die Benutzerinformationen enthält, die Sie verwenden möchten. Beim Starten des Workflows wird die erste Aufgabe der Person zugewiesen, deren Name in dieser Spalte für das Workflowelement angezeigt wird. Wenn Sie diese Aufgabe in allen Instanzen dieses Workflows einer bestimmten Person oder Gruppe zuweisen möchten, klicken Sie auf Benutzerdefiniert. Geben Sie dann den Namen der Person oder Gruppe, der Sie die Aufgabe zuweisen möchten, oder wählen Sie sie aus. |
|
Geben Sie den Namen der Person ein, an die Sie eine E-Mail-Benachrichtigung über die zu sendende Workflowaufgabe senden möchten. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen 'Aufgabe zugewiesen an' einschließen, wenn Sie die E-Mail-Benachrichtigung an den Aufgabenbesitzer senden müssen. Geben Sie die gewünschte Betreffzeile für die E-Mail-Benachrichtigung ein. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aufgabentitel verwenden, wenn Sie den Aufgabentitel in die Betreffzeile der E-Mail-Benachrichtigung übernehmen möchten. Geben Sie die Informationen ein, die im Nachrichtenkörper der E-Mail-Benachrichtigung angezeigt werden sollen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Hyperlink zu Listenelement einfügen, wenn Sie eine Verknüpfung zu dem Listenelement in die Nachricht einfügen möchten. |
Siehe auch
Weitere Ressourcen
Einführung in Workflows
Verwenden eines Genehmigungsworkflows
Verwenden eines Workflows zum Sammeln von Feedback
Verwenden eines Workflows mit drei Status