Einstellungen für die Informationsverwaltungsrichtlinie (Office SharePoint Server)

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Inhalt dieses Artikels:

  • Standardeinstellungen für die Informationsverwaltungsrichtlinie

  • Definieren oder Bearbeiten einer Richtlinieneinstellung

Eine Informationsverwaltungsrichtlinie besteht aus einem Satz von Regeln für einen bestimmten wichtigen Inhaltstyp. Mithilfe von Informationsverwaltungsrichtlinien kontrollieren und bewerten Administratoren, wer auf die Informationen zugreifen kann, wie lange Informationen beibehalten werden, sowie inwieweit die Richtlinie eingehalten wird. Richtlinien werden meist von Compliance Officers, Datensatzverwaltern, IT-Mitarbeitern und anderen Personen mit ähnlichen Aufgaben erstellt und durchgesetzt.

Mit Microsoft Office SharePoint Server 2007 können Sie Richtlinien anwenden, mit denen Sie Inhalte entsprechend Ihrer Unternehmensabläufe verwalten können. Microsoft Office SharePoint Server 2007 enthält verschiedene Richtlinienfeatures, die Sie an Ihre Anforderungen anpassen können, sowie ein Erweiterungsframework, mit dem Sie eigene Richtlinien und Richtlinienfeatures erstellen, anpassen und bereitstellen können.

Die Verwendung von Informationsverwaltungsrichtlinien bietet die folgenden Vorteile:

  • Administratoren können die Regeln für einen Inhaltstyp zentral festlegen und verwalten, einschließlich client- und serverseitiger Richtlinienfeatures.

  • Richtlinien werden in Microsoft Office SharePoint Server 2007 und in heruntergeladenen Microsoft Office System-Inhalten auf Inhalt angewendet. Administratoren können darauf vertrauen, dass auf Inhalt angewendete Richtlinien immer erzwungen werden, unabhängig davon, wo der Inhalt innerhalb Ihres Unternehmens weitergeleitet wird.

  • Unternehmensrichtlinien werden automatisch und transparent eingehalten und erfordern deshalb kaum ein Eingreifen seitens der Endbenutzer.

In den folgenden Abschnitten wird die benutzerdefinierte Einstellung für einen Workflow mit drei Status beschrieben.

Standardeinstellungen für die Informationsverwaltungsrichtlinie

Richtlinie angeben

Geben Sie die Informationsverwaltungsrichtlinie für diesen Inhaltstyp an. Wenn Sie eine der vordefinierten Richtlinien dieser Site verwenden möchten, wählen Sie Siterichtlinie verwenden aus. Sie können die Richtlinieneinstellungen auch direkt erstellen oder bearbeiten.

Feld Beschreibung

Sie können die Richtlinie mithilfe der folgenden Methoden angeben:

  • Keine

  • Richtlinie definieren

  • Websitesammlungsrichtlinie verwenden

Gibt die verschiedenen Optionen zum Erstellen und Bearbeiten der Richtlinieneinstellungen an.

Hinweis

Die Richtlinie Websitesammlungsrichtlinie verwenden ist standardmäßig deaktiviert

Definieren oder Bearbeiten einer Richtlinieneinstellung

In den folgenden Tabellen werden die Einstellungen zum Definieren und Bearbeiten einer Richtlinie beschrieben.

Name und administrative Beschreibung

Der Name und die administrative Beschreibung werden Listen-Managern angezeigt, wenn sie Richtlinien in einem Listen- oder Inhaltstyp konfigurieren.

Feld Beschreibung

Name

Geben Sie den Namen des Dokuments an.

Administrative Beschreibung

Geben Sie die administrative Beschreibung des Dokuments an.

Richtlinienanweisung

Die Richtlinienanweisung wird angezeigt, wenn Endbenutzer Elemente öffnen, für die diese Richtlinie gilt. Die Richtlinienanweisung kann erläutern, welche Richtlinien für den Inhalt gelten, oder wichtige Informationen bereitstellen, die Benutzer berücksichtigen müssen.

Feld Beschreibung

Richtlinienanweisung

Diese Anweisung wird angezeigt, wenn Benutzer Dokumente oder Elemente öffnen, für die diese Richtlinie gilt. Sie sollte die Richtlinienfeatures, die für den Inhalt gelten, oder die für den Inhalt erforderliche spezielle Behandlung erläutern. Eine Richtlinienanweisung kann bis zu 512 Zeichen lang sein.

Bezeichnungen

Sie können einem Dokument eine Bezeichnung hinzufügen, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen zum Dokument beim Drucken enthalten sind. Geben Sie im Feld Bezeichnungsformat den Text ein, der auf der Bezeichnung angezeigt werden soll. Sie können eine beliebige Kombination von festem Text oder Dokumenteigenschaften verwenden, mit Ausnahme von berechneten oder integrierten Eigenschaften wie einer GUID oder CreatedBy. Zum Starten einer neuen Zeile geben Sie die Zeichensequenz \n ein.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Benutzer auffordern, vor dem Speichern oder Drucken eine Bezeichnung einzufügen, um die Benutzer aufzufordern, einem Dokument eine Bezeichnung hinzuzufügen.

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen nicht, wenn Bezeichnungen optional sein sollen.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Änderungen an Bezeichnungen nach dem Hinzufügen verhindern, um eine Bezeichnung zu sperren, damit sie nach dem Einfügen nicht geändert werden kann.

Hinweis

Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen nicht, falls die Bezeichnung aktualisiert werden soll, wenn die Eigenschaften für dieses Dokument oder Element aktualisiert werden.

Feld Beschreibung

Bezeichnungen aktivieren

  • Benutzer auffordern, vor dem Speichern oder Drucken eine Bezeichnung einzufügen

  • Änderungen an Bezeichnungen nach dem Hinzufügen verhindern

Wählen Sie diese Option aus, um eine Bezeichnung für das Dokument anzugeben.

Bezeichnungsformat

  • Darstellung

    • Schriftart

    • Größe

    • Format

    • Ausrichtung

Wählen Sie im Abschnitt Darstellung den gewünschten Schriftgrad und Schriftschnitt aus, und geben Sie an, ob die Bezeichnung innerhalb des Dokuments links, zentriert oder rechts positioniert werden soll. Wählen Sie eine Schriftart und ein Format aus, die auf den Benutzercomputern verfügbar sind. Es hängt vom Schriftgrad ab, wie viel Text auf der Bezeichnung angezeigt werden kann.

Bezeichnungsgröße

  • Höhe

  • Breite

Geben Sie im Abschnitt Bezeichnungsgröße die Höhe und Breite der Bezeichnung ein. Die Höhe bzw. Breite kann zwischen 0,25 Zoll und 20 Zoll betragen. Der Bezeichnungstext wird in der Bezeichnung stets vertikal zentriert.

Vorschau

Klicken Sie auf die Schaltfläche Aktualisieren, um eine Vorschau des im Feld Bezeichnungsformat angegeben Inhalts anzuzeigen.

Überwachung

Mithilfe des Überwachungsrichtlinienfeatures können Organisationen Überwachungspfade für Dokumente erstellen und analysieren sowie Elemente wie beispielsweise Aufgabenlisten, Problemlisten, Diskussionsgruppen und Kalender auflisten. Mit diesem Richtlinienfeature wird ein Überwachungsprotokoll bereitgestellt, das Ereignisse wie beispielsweise, wenn Inhalt angezeigt, bearbeitet oder gelöscht wird, aufzeichnet. Wenn die Überwachung im Rahmen der Informationsverwaltungsrichtlinie aktiviert ist, können Administratoren die Überwachungsdaten in Berichten zur Richtlinienverwendung anzeigen, die auf Microsoft Office Excel basieren und die aktuelle Richtlinienverwendung zusammenfassen. Administratoren können mithilfe dieser Berichte feststellen, wie Informationen innerhalb der Organisation verwendet werden. Darüber hinaus helfen diese Berichte Organisationen beim Überprüfen und Dokumentieren der Richtlinieneinhaltung sowie beim Analysieren potenzieller Probleme.

Im Überwachungsprotokoll werden folgende Informationen aufgezeichnet: Ereignisname, Datum und Uhrzeit des Ereignisses sowie der Systemname des Benutzers, der die Aktion ausgeführt hat.

Feld Beschreibung

Überwachung aktivieren

  • Geben Sie das zu überwachende Ereignis an:

    • Dokumente werden geöffnet oder heruntergeladen, Elemente werden in Listen angezeigt oder Elementeigenschaften werden angezeigt

    • Elemente werden bearbeitet

    • Elemente werden ein- oder ausgecheckt

    • Elemente werden an eine andere Position auf der Website verschoben oder kopiert

    • Elemente werden gelöscht oder wiederhergestellt

Wählen Sie diese Option aus, um die Ereignisse anzugeben, die für Dokumente und Elemente, für die diese Richtlinie gilt, überwacht werden müssen.

Ablauf

Mit dem Ablauffeature wird der Beibehaltungszeitraum und die Aktion, die bei Erreichen des Ablaufdatums durch den Inhalt ausgeführt werden soll, festgelegt.

Klicken Sie auf Ein Zeitraum basierend auf den Eigenschaften des Elements, und wählen Sie das Dokument oder die Elementaktion (z. B. Erstellt oder Geändert) sowie den Zeitraum (z. B. Anzahl der Tage, Monate oder Jahre), nach dem das Element ablaufen soll.

Klicken Sie auf Programmgesteuert festlegen (z. B. durch einen Workflow), um den Ablauf mithilfe eines Workflows oder einer benutzerdefinierten Beibehaltungsformel zu bestimmen.

Um eine bestimmte Aktion (z. B. Löschen) auf das Dokument oder Element anzuwenden, wenn dieses abläuft, klicken Sie auf Diese Aktion ausführen, und wählen Sie eine Aktion aus der Liste aus.

Zum Starten eines Workflows für das Dokument oder Element klicken Sie auf Diesen Workflow starten, und wählen Sie den Namen des Workflows aus.

Hinweis

Diese Option ist nur verfügbar, wenn Sie eine Richtlinie für eine Liste, eine Bibliothek oder einen Inhaltstyp definieren, der bzw. dem bereits ein Workflow zugeordnet ist.

Feld Beschreibung

Ablauf aktivieren

  • Beibehaltungszeitraum:

    • Ein Zeitraum basierend auf den Eigenschaften des Elements

    • Programmgesteuert festlegen (z. B. durch einen Workflow)

  • Bei Ablauf des Elements:

    • Diese Aktion ausführen

    • Diesen Workflow starten

Wählen Sie diese Option aus, um ein Ablaufdatum für diesen Workflow anzugeben.

Barcodes

Diese Option weist jedem Dokument oder Element einen Barcode zu. Optional können Benutzer von Microsoft Office-Anwendungen gezwungen werden, diese Barcodes in Dokumenten einzufügen.

Feld Beschreibung

Barcodes aktivieren

  • Benutzer auffordern, vor dem Speichern oder Drucken einen Barcode hinzuzufügen

Wählen Sie diese Option aus, um die Benutzer aufzufordern, vor dem Speichern oder Drucken des Workflows einen Barcode hinzuzufügen.