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Aufbewahrungstags und Aufbewahrungsrichtlinien

 

Gilt für: Exchange Server 2013, Exchange Online

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2014-06-27

In Microsoft Exchange Server 2013 und Exchange Online unterstützt die Messaging-Datensatzverwaltung (Messaging Records Management, MRM) Organisationen dabei, den E-Mail-Lebenszyklus zu verwalten und die rechtlichen Risiken zu verringern, die mit der E-Mail-Kommunikation und anderen Kommunikationsmethoden einhergehen. MRM vereinfacht die Aufbewahrung von Nachrichten, die zum Erfüllen der Anforderungen von Unternehmensrichtlinien, amtlichen Vorschriften oder rechtlichen Vorgaben notwendig sind, sowie das Entfernen von Inhalten, die keinen juristischen oder geschäftlichen Nutzen mehr haben.

Möchten Sie wissen, welche Verwaltungsaufgaben es im Zusammenhang mit MRM gibt? Weitere Informationen finden Sie unter Verfahren der Messaging-Datensatzverwaltung.

Inhalt

Strategie für die Messaging-Datensatzverwaltung

Anforderungen

Aufbewahrungstags

Aufbewahrungsrichtlinien

Assistent für verwaltete Ordner

Anhalten der Aufbewahrungszeit

In Exchange 2013 und Exchange Online wird MRM mithilfe von Aufbewahrungstags und Aufbewahrungsrichtlinien implementiert. Bevor die einzelnen Aufbewahrungsfunktionen ausführlicher behandelt werden, ist es zunächst wichtig, die Verwendung der Funktionen in der MRM-Gesamtstrategie zu verstehen. Diese Strategie basiert auf Folgendem:

  • Zuweisen von Aufbewahrungsrichtlinientags zu Standardordnern, beispielsweise dem Posteingang und dem Ordner für gelöschte Elemente.

  • Anwenden von Standardrichtlinientags auf Postfächer, um die Aufbewahrung aller nicht markierten Elemente zu verwalten.

  • Möglichkeit für Benutzer, benutzerdefinierten Ordnern und einzelnen Elementen persönliche Tags zuzuweisen.

  • Trennen der MRM-Funktionalität von den Verwaltungs- und Archivierungsvorgängen, die Benutzer für ihren Posteingang durchführen. Benutzer müssen Nachrichten nicht anhand von Aufbewahrungsanforderungen in verwalteten Ordnern ablegen. Einzelne Nachrichten können ein anderes Aufbewahrungstag aufweisen als die Ordner, in denen sie enthalten sind.

Die folgende Abbildung zeigt die Aufgaben im Zusammenhang mit der Implementierung dieser Strategie.

Strategie zur Messaging-Datensatzverwaltung

Verwenden von Aufbewahrungsrichtlinien für Nachrichten

Strategie für die Messaging-Datensatzverwaltung

In der folgenden Tabelle sind die Anforderungen für den Postfachserver und die Clientanwendung aufgeführt.

Anforderungen für Aufbewahrungstags und Aufbewahrungsrichtlinien

Ort Anforderung

Postfachserver

Exchange 2010 oder höher erforderlich.

Clientanwendung (zum Anzeigen von Aufbewahrungstags und Anwenden von persönlichen Tags)

Nur für Benutzer von Microsoft Outlook 2010 (und höher) und für Microsoft Office Outlook Web App-Benutzer werden persönliche Tags angewendet und die Aufbewahrungstags angezeigt, die ihren Postfachordnern oder -elementen zugeordnet sind.

HinweisAnmerkung:
Da die Aufbewahrungsrichtlinien auf Postfachservern verarbeitet werden, sind sie von der Outlook-Version unabhängig, die von den Benutzern im Unternehmen verwendet wird. Sie können weiterhin Aufbewahrungsrichtlinien auf Benutzerpostfächer anwenden, die Microsoft Office Outlook 2007 und frühere Versionen ausführen. In diesen Fällen gelten die Aufbewahrungsrichtlinientags für die Standardordner im Postfach, und das Standardrichtlinientag gilt für nicht markierte Postfachelemente.

Strategie für die Messaging-Datensatzverwaltung

Wie in der vorhergehenden Abbildung veranschaulicht, werden Aufbewahrungstags dazu verwendet, Aufbewahrungseinstellungen auf Ordner und einzelne Elemente wie E-Mail- und Voicemailnachrichten anzuwenden. Mit diesen Einstellungen wird angegeben, wie lange eine Nachricht in einem Postfach verbleibt und welche Aktion durchgeführt werden soll, wenn der angegebene Aufbewahrungszeitraum der Nachricht abgelaufen ist. Wenn der Aufbewahrungszeitraum einer Nachricht abläuft, wird sie in das Compliance-Archiv des Benutzers verschoben oder gelöscht.

Im Gegensatz zu verwalteten Ordnern (die in Exchange Server 2007 eingeführte Messaging-Datensatzverwaltungsfunktion) ermöglichen es die Aufbewahrungstags den Benutzern, ihre eigenen Postfachordner und einzelnen Elemente für die Aufbewahrung zu markieren. Die Benutzer müssen Elemente nicht länger in verwalteten Ordnern archivieren, die von einem Administrator auf Grundlage der Anforderungen für die Nachrichtenaufbewahrung bereitgestellt werden.

Es gibt drei Typen von Aufbewahrungstags:

  • Standardrichtlinientags   Standardrichtlinientags gelten für nicht markierte Postfachelemente im gesamten Postfach. Nicht markierte Elemente sind Postfachelemente, auf die noch kein Aufbewahrungstag angewendet wurde, weder durch Vererbung vom übergeordneten Ordner noch durch den Benutzer.

  • Aufbewahrungsrichtlinientags   Diese Tags wenden Aufbewahrungseinstellungen auf Standardordner an, beispielsweise auf Posteingang, Gelöschte Elemente und Gesendete Elemente. Postfachelemente in einem Standardordner, auf die ein Aufbewahrungsrichtlinientag angewendet wird, erben das Tag des Ordners. Benutzer können ein auf einen Standardordner angewendetes Aufbewahrungsrichtlinientag nicht anwenden oder ändern, aber sie können ein anderes Tag auf die Elemente in einem Standardordner anwenden.

    Sie können Aufbewahrungsrichtlinientags für die in der folgenden Tabelle aufgeführten Ordner erstellen.

    Ordner, in denen Sie Aufbewahrungsrichtlinientags erstellen können

    Ordnername Details

    Kalender

    In diesem Standardordner werden Besprechungen und Termine gespeichert.

    Aufgezeichnete Unterhaltungen

    Dieser Ordner wird von Microsoft Lync (ehemals Microsoft Office Communicator) erstellt. Obwohl dieser Ordner von Outlook nicht als Standardordner behandelt wird, wird er von Exchange als spezieller Ordner behandelt, auf den Aufbewahrungsrichtlinientags angewendet werden können.

    Gelöschte Elemente

    In diesem Standardordner werden die Elemente gespeichert, die aus anderen Ordnern im Postfach gelöscht wurden. Outlook- und Outlook Web App-Benutzer können diesen Ordner manuell leeren. Sie können Outlook auch derart konfigurieren, dass der Ordner beim Schließen von Outlook geleert wird.

    Entwürfe

    In diesem Ordner werden Nachrichtenentwürfe gespeichert, die vom Benutzer noch nicht gesendet wurden. In Outlook Web App wird dieser Ordner auch zum Speichern von Nachrichten verwendet, die vom Benutzer gesendet, aber noch nicht an den Hub-Transport-Server übermittelt wurden.

    Posteingang

    In diesem Standardordner werden Nachrichten gespeichert, die an ein Postfach zugestellt wurden.

    Journal

    Dieser Standardordner enthält vom Benutzer ausgewählte Aktionen. Diese Aktionen werden automatisch von Outlook aufgezeichnet und in einer Zeitachsenansicht angezeigt.

    Junk-E-Mail

    In diesem Standardordner werden Nachrichten gespeichert, die vom Inhaltsfilter auf einem Exchange-Server oder vom Antispamfilter in Outlook als Junk-E-Mails gekennzeichnet wurden.

    Notizen

    In diesem Ordner werden die von Benutzern in Outlook erstellten Notizen gespeichert. Diese Notizen werden auch in Outlook Web App angezeigt.

    Postausgang

    In diesem Standardordner werden vom Benutzer gesendete Nachrichten temporär gespeichert, bis diese an einen Hub-Transport-Server übermittelt werden. Eine Kopie der gesendeten Nachrichten wird im Standardordner "Gesendete Elemente" gespeichert. Da die Nachrichten nur für kurze Zeit in diesem Ordner verbleiben, ist es nicht erforderlich, ein Aufbewahrungsrichtlinientag für diesen Ordner zu erstellen.

    RSS-Feeds

    In diesem Standardordner sind die RSS-Feeds enthalten.

    Wiederherstellbare Elemente

    Hierbei handelt es sich um einen versteckten Ordner in der Nicht-IPM-Unterstruktur. Er enthält die Unterordner "Deletions", "Versions", "Purges" und "Audits". Durch Aufbewahrungstags für diesen Ordner werden Elemente aus dem Ordner "Wiederherstellbare Elemente" im primären Postfach des Benutzers in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" im Archivpostfach des Benutzers verschoben. Sie können Tags für diesen Ordner nur die Aufbewahrungsaktion In Archiv verschieben zuweisen. Weitere Informationen finden Sie unter Ordner "Wiederherstellbare Elemente".

    Gesendete Elemente

    In diesem Standardordner werden Nachrichten gespeichert, die an einen Hub-Transport-Server übermittelt wurden.

    Synchronisierungsprobleme

    In diesem Ordner sind Synchronisierungsprotokolle enthalten. Weitere Informationen finden Sie unter Ordner für Synchronisierungsfehler.

    Aufgaben

    Dieser Standardordner wird verwendet, um Aufgaben zu speichern.

    WichtigWichtig:
    Für einen Standardordnertyp können Sie höchstens ein Aufbewahrungsrichtlinientag in eine Aufbewahrungsrichtlinie einschließen. Wenn eine Aufbewahrungsrichtlinie beispielsweise über ein Tag für den Posteingang verfügt, können Sie ihr kein weiteres Aufbewahrungsrichtlinientag vom Typ "Posteingang" hinzufügen.
    In Exchange 2013 und Exchange Online gilt ein Standardrichtlinientag für die Standardordner "Kalender" und "Aufgaben". Dies kann dazu führen, dass Elemente basierend auf den Einstellungen des Standardrichtlinientags gelöscht oder in das Archiv verschoben werden. Um zu verhindern, dass die Einstellungen des Standardrichtlinientags das Löschen von Elementen aus diesen Ordnern bewirken, erstellen Sie Aufbewahrungsrichtlinientags mit deaktivierter Aufbewahrung. Um zu verhindern, dass die Einstellungen des Standardrichtlinientags das Verschieben von Elementen in einen Standardordner verhindern, können Benutzer dem Standardordner eine persönliches Tag zum Deaktivieren hinzufügen. Einzelheiten finden Sie im Blogbeitrag zum Verhindern der Archivierung von Elementen in einem Standardordner in Exchange 2010.
    Sie können Aufbewahrungsrichtlinientags nicht auf den Ordner "Kontakte" anwenden.
  • Persönliche Tags   Persönliche Tags stehen Benutzern von Outlook 2010 und Outlook Web App als Bestandteil ihrer Aufbewahrungsrichtlinie zur Verfügung. Benutzer können persönliche Tags auf von ihnen erstellte Ordner oder auf einzelne Elemente anwenden (auch wenn auf diese Elemente bereits ein anderes Tag angewendet wurde). In Outlook 2010 und Outlook Web App werden persönliche Tags mit der Aktion In Archiv verschieben als Archivrichtlinie und persönliche Tags mit der Aktion Löschen und Wiederherstellung zulassen oder Endgültig löschen als Aufbewahrungsrichtlinie angezeigt, wie in der folgenden Abbildung dargestellt ist.

    Persönliche Tags in Outlook 2010 und Outlook Web App

    Nachrichten, auf die persönliche Tags angewendet sind, werden immer auf der Basis der Einstellungen der persönlichen Tags verarbeitet. In Abhängigkeit von den persönlichen Tags, die Sie erstellen, können Benutzer ein persönliches Tag auf eine Nachricht anwenden, sodass diese früher oder später verschoben oder gelöscht werden, als durch das Standardrichtlinientag oder die Aufbewahrungsrichtlinientags angegeben ist, die auf das Postfach dieses Benutzers angewendet wurden. Sie können außerdem persönliche Tags erstellen, in denen die Aufbewahrung deaktiviert ist. Hierdurch ist es Benutzern möglich, Elemente so zu kennzeichnen, dass diese nie in ein Archiv verschoben werden oder nie ablaufen.

    HinweisAnmerkung:
    Benutzer können Archivrichtlinien auf Standardordner, auf von Benutzern erstellte Ordner oder Unterordner und auf einzelne Elemente anwenden. Benutzer können eine Aufbewahrungsrichtlinie auf von Benutzern erstellte Ordner oder Unterordner und auf einzelne Elemente (was auch Unterordner und Elemente in einem Unterordner einschließt), jedoch nicht auf Standardordner anwenden.

    Benutzer können mithilfe der Exchange-Verwaltungskonsole zusätzliche persönliche Tags auswählen, die nicht mit ihrer Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft sind. Die ausgewählten Tags sind anschließend in Outlook 2010 und Outlook Web App verfügbar. Damit Benutzer zusätzliche Tags in der Exchange-Verwaltungskonsole auswählen können, müssen Sie die Rolle "MyRetentionPolicies" zur Rollenzuweisungsrichtlinie des Benutzers hinzufügen. Weitere Informationen zu Rollenzuweisungsrichtlinien für Benutzer finden Sie unter Grundlegendes zu Zuweisungsrichtlinien für Verwaltungsrollen. Wenn Sie Benutzern die Auswahl zusätzlicher persönlicher Tags erlauben, werden alle persönlichen Tags in Ihrer Exchange-Organisation für die Benutzer verfügbar.

    HinweisAnmerkung:
    Persönliche Tags sind ein Premium-Feature. Für Postfächer mit Richtlinien, die diese Tags enthalten (oder diese Tags aufweisen, weil Benutzer die Tags zu ihrem Postfach hinzugefügt haben), ist eine Exchange Enterprise-Clientzugriffslizenz (CAL) erforderlich.

Wenn Sie ein Aufbewahrungstag aktivieren, müssen Sie einen Aufbewahrungszeitraum für das Tag angeben. Dieser Zeitraum gibt die Anzahl der Tage an, die eine Nachricht aufbewahrt wird, nachdem sie im Postfach des Benutzers eingegangen ist.

Der Aufbewahrungszeitraum für nicht wiederkehrende Elemente (z. B. E-Mail-Nachrichten) wird anders berechnet als für Elemente mit Enddatum oder für Serienelemente (z. B. Besprechungen und Aufgaben). Informationen zum Berechnen des Aufbewahrungszeitraums für verschiedene Elementtypen finden Sie unter Berechnung von Aufbewahrungszeiträumen.

Sie können auch Aufbewahrungstags mit deaktivierter Aufbewahrung erstellen oder die Tags nach der Erstellung deaktivieren. Da Nachrichten mit deaktiviertem Tag nicht vom Assistenten für verwaltete Ordner verarbeitet werden, wird keine Aufbewahrungsaktion durchgeführt. Daher können Benutzer ein deaktiviertes persönliches Tag als Nie verschieben- oder Nie löschen-Tag verwenden, um ein Standardrichtlinientag oder ein Aufbewahrungsrichtlinientag außer Kraft zu setzen, das ansonsten auf die Nachricht angewendet werden würde.

Wenn Sie ein Aufbewahrungsrichtlinientag erstellen oder konfigurieren, können Sie eine der folgenden Aktionen auswählen, um anzugeben, welche Aufbewahrungsaktion durchgeführt werden soll, wenn ein Postfachelement das Ende des Aufbewahrungszeitraums erreicht:

  • In Archiv verschieben   Mit diesem Vorgang wird eine Nachricht in das Archivpostfach des Benutzers verschoben. Tags, auf die diese Aktion angewendet wird, werden als Archivtags bezeichnet. Nachrichten werden in einen Ordner im Archivpostfach verschoben, dessen Name mit dem Namen des Quellordners im primären Postfach des Benutzers übereinstimmt. Dadurch können die Benutzer Nachrichten in ihrem Archivpostfach ganz einfach finden. Die Aktion In Archiv verschieben ist nur für Standardrichtlinientags und persönliche Tags verfügbar. Sie können mithilfe der Aktion In Archiv verschieben kein Aufbewahrungsrichtlinientag erstellen. Wenn der Postfachbenutzer über kein Archivpostfach verfügt, wird keine Aktion durchgeführt. Weitere Informationen zu Archivpostfächern finden Sie unter Compliance-Archivierung.

  • Löschen und Wiederherstellung zulassen   Diese Aktion emuliert das Verhalten beim Leeren des Ordners "Gelöschte Elemente". Tags, auf die diese Aktion angewendet wird, werden als Löschungstags bezeichnet. Wenn diese Aktion durchgeführt wird und die Aufbewahrung für gelöschte Elemente für die Postfachdatenbank oder den Benutzer konfiguriert ist, werden Nachrichten in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben. Der Ordner "Wiederherstellbare Elemente" (früher als "Dumpster" bezeichnet) bietet dem Benutzer eine weitere Möglichkeit, um gelöschte Nachrichten wiederherzustellen. Dazu greift der Benutzer auf das Dialogfeld Gelöschte Elemente wiederherstellen in Outlook 2010 oder Outlook Web App zu. Weitere Informationen zu wiederherstellbaren Elementen finden Sie unter Ordner "Wiederherstellbare Elemente".

  • Endgültig löschen   Mit diesem Vorgang wird eine Nachricht endgültig gelöscht. Ebenso wie Tags mit der Aktion Löschen und Wiederherstellung zulassen werden Tags, auf die diese Aktion angewendet wird, als Löschungstags bezeichnet. Wenn diese Aktion auf eine Nachricht angewendet wird, wird die Nachricht aus dem Postfach entfernt. Diese Aktion entspricht dem Entfernen einer gelöschten Nachricht aus dem Ordner "Wiederherstellbare Elemente". Danach kann der Benutzer die Nachricht nicht mehr wiederherstellen.

  • Als nach dem Aufbewahrungslimit liegend markieren   Diese Aktion ist in der Exchange-Verwaltungskonsole nicht verfügbar. Sie müssen die Shell verwenden. Mit dieser Aktion wird eine Nachricht als abgelaufen markiert, sobald sie ihr Aufbewahrungslimit erreicht hat. In Outlook 2010 (oder höher) und Outlook Web App werden abgelaufene Elemente mit der Benachrichtigung "Dieses Element ist abgelaufen" und "Dieses Element läuft in 0 Tagen ab" angezeigt. In Outlook 2007 werden als abgelaufen gekennzeichnete Elemente mithilfe von durchgestrichenem Text angezeigt.

    WichtigWichtig:
    Wenn ein Compliance-Archiv oder ein Beweissicherungsverfahren für einen Postfachbenutzer aktiviert ist, werden endgültig gelöschte Elemente im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" aufbewahrt, bis das Beweissicherungsverfahren eingestellt wird. Bei der Compliance-eDiscovery-Suche werden endgültig gelöschte Nachrichten weiterhin in den Suchergebnissen angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Compliance-Archiv und Compliance-eDiscovery.
    Wenn die Wiederherstellung einzelner Elemente für das Postfach aktiviert ist, werden endgültig gelöschte Elemente im Speicher "Wiederherstellbare Elemente" aufbewahrt, bis das Ende des Aufbewahrungszeitraums für gelöschte Elemente für die Postfachdatenbank erreicht wird (oder das Ende des Aufbewahrungszeitraums für gelöschte Elemente für das Postfach, sofern angegeben). Weitere Informationen finden Sie unter Ordner "Wiederherstellbare Elemente".

Weitere Informationen zum Erstellen von Aufbewahrungstags finden Sie unter Erstellen einer Aufbewahrungsrichtlinie.

Strategie für die Messaging-Datensatzverwaltung

Zur Anwendung von mindestens einem Aufbewahrungstag auf ein Postfach müssen Sie die Tags zu einer Aufbewahrungsrichtlinie hinzufügen und anschließend die Richtlinie auf das Postfach anwenden. Ein Postfach kann nur eine Aufbewahrungsrichtlinie aufweisen. Aufbewahrungstags können jederzeit mit einer Aufbewahrungsrichtlinie verknüpft bzw. eine derartige Verknüpfung kann jederzeit aufgehoben werden. Die Änderungen werden dann für alle Postfächer automatisch wirksam, auf die die Richtlinie angewendet wird.

Eine Aufbewahrungsrichtlinie kann die folgenden Aufbewahrungstags aufweisen:

  • Ein Aufbewahrungsrichtlinientag für jeden unterstützten Standardordner

    HinweisAnmerkung:
    Sie können nicht mehr als ein Aufbewahrungsrichtlinientag für einen bestimmten Standardordner (z. B. Gelöschte Elemente) mit derselben Aufbewahrungsrichtlinie verknüpfen.
  • Ein Standardrichtlinientag mit der Aktion In Archiv verschieben

  • Ein Standardrichtlinientag mit der Aktion Löschen und Wiederherstellung zulassen oder Endgültig löschen

  • Ein Standardrichtlinientag für Voicemailnachrichten mit der Aktion Löschen und Wiederherstellung zulassen oder Endgültig löschen

  • Eine beliebige Anzahl von persönlichen Tags

Sie können einer Aufbewahrungsrichtlinie zwar beliebig viele persönliche Tags hinzufügen; viele persönliche Tags mit unterschiedlichen Aufbewahrungseinstellungen können Benutzer aber zusätzlich verwirren. Es wird empfohlen, mit einer Aufbewahrungsrichtlinie nicht mehr als 10 persönliche Tags zu verknüpfen.

HinweisAnmerkung:
Auch wenn Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie nicht zwingend mit Aufbewahrungstags verknüpfen müssen; wird ein solches Szenario trotzdem nicht empfohlen. Wenn keine Aufbewahrungstags mit Postfächern mit Aufbewahrungsrichtlinien verknüpft sind, kann dies dazu führen, dass die Postfachelemente niemals ablaufen.

Eine Aufbewahrungsrichtlinie kann sowohl Archivtags (Tags, mit denen Elemente in das persönliche Archivpostfach verschoben werden) als auch Löschungstags (Tags, die Elemente löschen) enthalten. Auf ein Postfachelement können ebenfalls beide Arten von Tags angewendet werden. Archivpostfächer verfügen über keine separate Aufbewahrungsrichtlinie. Dieselbe Aufbewahrungsrichtlinie wird auf das primäre und das Archivpostfach angewendet.

Wenn Sie planen, Aufbewahrungsrichtlinien zu erstellen, müssen Sie berücksichtigen, ob diese sowohl Archiv- als auch Löschungstags einbeziehen werden. Wie bereits erwähnt, kann eine Aufbewahrungsrichtlinie über ein Standardrichtlinientag, das die Aktion In Archiv verschieben verwendet, und über ein Standardrichtlinientag verfügen, das entweder die Aktion Löschen und Wiederherstellung zulassen oder Endgültig löschen verwendet. Das Standardrichtlinientag mit der Aktion In Archiv verschieben muss einen kürzeren Aufbewahrungszeitraum aufweisen als das Standardrichtlinientag mit einem Löschvorgang. Sie können z. B. ein Standardrichtlinientag mit der Aktion In Archiv verschieben verwenden, um Elemente in zwei Jahren in das Archivpostfach zu verschieben, während Sie ein Standardrichtlinientag mit einem Löschvorgang verwenden, um Elemente in sieben Jahren aus dem Postfach zu entfernen. Elemente in primären und Archivpostfächern werden nach sieben Jahren gelöscht.

Eine Liste der Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit den Aufbewahrungsrichtlinien finden Sie unter Verfahren der Messaging-Datensatzverwaltung.

Exchange-Setup erstellt eine MRM-Standardrichtlinie für die Aufbewahrung. Wenn Sie ein Compliance-Archiv für ein Postfach aktivieren, wird die MRM-Standardrichtlinie automatisch auf das Postfach angewendet, wenn es nicht bereits über eine Aufbewahrungsrichtlinie verfügt. Wenn Sie auf das Postfach später eine Aufbewahrungsrichtlinie anwenden, sind Tags aus der MRM-Standardrichtlinie nicht länger für das Postfach verfügbar. Vorhandene Elemente, auf die Tags aus der MRM-Standardrichtlinie angewendet wurden, werden weiterhin verarbeitet und auf Basis des Tags in das Archiv verschoben oder gelöscht.

HinweisAnmerkung:
In Exchange 2010 lautete der Name der MRM-Standardrichtlinie "Standardarchiv- und -aufbewahrungsrichtlinie".

In der folgenden Tabelle sind die Standardaufbewahrungstags aufgeführt, die mit der MRM-Standardrichtlinie verknüpft sind.

Mit der MRM-Standardrichtlinie verknüpfte Aufbewahrungstags

Name Typ Aufbewahrungszeitraum (Tage) Aufbewahrungsaktion

Standard, 2 Jahre, in Archiv verschieben

Standardrichtlinientag

730

In Archiv verschieben

Persönlich, 1 Jahr, in Archiv verschieben

Persönliches Tag

365

In Archiv verschieben

Persönlich, 5 Jahre, in Archiv verschieben

Persönliches Tag

1,825

In Archiv verschieben

Persönlich, nie in Archiv verschieben

Persönliches Tag

Nicht zutreffend

In Archiv verschieben

Wiederherstellbare Elemente, 14 Tage, in Archiv verschieben

Ordner "Wiederherstellbare Elemente"

14

In Archiv verschieben

1 Woche, löschen

Persönliches Tag

7

Löschen und Wiederherstellung zulassen

1 Monat, löschen

Persönliches Tag

30

Löschen und Wiederherstellung zulassen

6 Monate, löschen

Persönliches Tag

180

Löschen und Wiederherstellung zulassen

1 Jahr, löschen

Persönliches Tag

365

Löschen und Wiederherstellung zulassen

5 Jahre, löschen

Persönliches Tag

1,825

Löschen und Wiederherstellung zulassen

Nie löschen

Persönliches Tag

Nicht zutreffend

Löschen und Wiederherstellung zulassen

Strategie für die Messaging-Datensatzverwaltung

Der Assistent für verwaltete Ordner, ein auf Postfachservern ausgeführter Postfach-Assistent, verarbeitet Postfächer, auf die eine Aufbewahrungsrichtlinie angewendet wird.

Der Assistent für verwaltete Ordner wendet die Aufbewahrungsrichtlinie an, indem die Elemente im Postfach untersucht werden und somit ermittelt wird, ob diese aufbewahrt werden müssen. Elemente, die der Aufbewahrung unterliegen, werden dann mit den entsprechenden Aufbewahrungstags versehen, und die angegebene Aufbewahrungsaktion wird für Elemente ausgeführt, deren Aufbewahrungslimit überschritten wurde.

Der Assistent für verwaltete Ordner ist ein einschränkungsbasierter Assistent. Einschränkungsbasierte Assistenten sind immer aktiv und müssen nicht eingeplant werden. Die Systemressourcen, die von ihnen beansprucht werden können, sind eingeschränkt. Sie können den Assistenten für verwaltete Ordner so konfigurieren, dass dieser alle Postfächer auf dem Postfachserver innerhalb eines bestimmten Zeitraums verarbeitet (auch als Arbeitszyklus bezeichnet). Zusätzlich aktualisiert der Assistent in einem angegebenen Intervall (auch als Arbeitszyklusprüfpunkt bezeichnet) die Liste der zu verarbeitenden Postfächer. Während der Aktualisierung fügt der Assistent neu erstellte oder verschobene Postfächer zur Warteschlange hinzu. Er weist vorhandenen Postfächern auch neue Prioritäten zu, die aufgrund von Fehlern nicht erfolgreich verarbeitet wurden und verschiebt sie in der Warteschlange nach vorne, damit Sie im gleichen Arbeitszyklus verarbeitet werden können.

Sie können auch das Cmdlet Start-ManagedFolderAssistant verwenden, um den Assistenten für die Verarbeitung eines Postfachs manuell auszulösen. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren des Assistenten für verwaltete Ordner.

HinweisAnmerkung:
Der Assistent für verwaltete Ordner führt keine Aktion für Nachrichten aus, die nicht der Aufbewahrung unterliegen, was durch Deaktivieren des Aufbewahrungstags angegeben wird. Sie können ein Aufbewahrungstag auch deaktivieren, um die Verarbeitung von Elementen mit diesem Tag temporär einzustellen.

Ein Postfachelement, das von einem Ordner in einen anderen verschoben wird, erbt ggf. alle Tags, die auf den Zielordner angewendet wurden. Wenn ein Element in einen Ordner verschoben wird, dem kein Tag zugewiesen wurde, wird das Standardrichtlinientag angewendet. Wenn dem Element ein Tag explizit zugewiesen wurde, hat dieses Tag immer Vorrang gegenüber allen Tags auf Ordnerebene sowie gegenüber dem Standardtag.

Wenn ein Aufbewahrungstag aus der auf ein Postfach angewendeten Aufbewahrungsrichtlinie entfernt wird, steht das Tag nicht mehr für den Benutzer zur Verfügung und kann nicht auf Elemente im Postfach angewendet werden.

Vorhandene Elemente, auf die dieses Tag angewendet wurde, werden weiterhin anhand dieser Einstellungen vom Assistenten für verwaltete Ordner verwaltet, und alle im Tag angegebenen Aufbewahrungsaktionen werden auf diese Nachrichten angewendet.

Wenn Sie das Tag jedoch löschen, wird die in Active Directory gespeicherte Definition entfernt. Das führt dazu, dass der Assistent für verwaltete Ordner alle Elemente in einem Postfach verarbeitet und diejenigen mit einem neuen Tag versieht, auf die das entfernte Tag angewendet wurde. Je nach Anzahl von Postfächern und Nachrichten kann dieser Prozess erhebliche Ressourcen auf allen Postfachservern in Anspruch nehmen, die Postfächer mit Aufbewahrungsrichtlinien enthalten, in denen das entfernte Tag enthalten war.

WichtigWichtig:
Wenn ein Aufbewahrungstag aus einer Aufbewahrungsrichtlinie entfernt wird, verlieren ggf. alle vorhandenen Postfachelemente, auf die das Tag angewendet wurde, ihre Gültigkeit weiterhin laut den Einstellungen im Tag. Wenn Sie verhindern möchten, dass die Einstellungen des Tags weiterhin auf Elemente angewendet werden, sollten Sie das Tag löschen. Indem Sie ein Tag löschen, entfernen Sie es aus allen Aufbewahrungsrichtlinien, in denen es enthalten ist.

Wenn Sie ein Aufbewahrungstag deaktivieren, ignoriert der Assistent für verwaltete Ordner Elemente, auf die dieses Tag angewendet wurde. Elemente mit einem Aufbewahrungstag, für das die Aufbewahrung deaktiviert ist, werden in Abhängigkeit von der angegebenen Aufbewahrungsaktion entweder nie verschoben oder nie gelöscht. Da diese Elemente weiterhin als mit einem Tag markierte Elemente angesehen werden, wird auf sie nicht das Standardrichtlinientag angewendet. Wenn Sie beispielsweise eine Problembehandlung für Einstellungen von Aufbewahrungstags durchführen möchten, können Sie ein Aufbewahrungstag vorübergehend deaktivieren, um zu verhindern, dass der Assistent für verwaltete Ordner Nachrichten mit diesem Tag verarbeitet.

HinweisAnmerkung:
Der Aufbewahrungszeitraum für ein deaktiviertes Aufbewahrungstag wird dem Benutzer als Nie angezeigt. Wenn ein Benutzer ein Element markiert, von dem er annimmt, dass es nie gelöscht wird, kann das nachträgliche Aktivieren des Tags dazu führen, dass Elemente ungewollt gelöscht werden. Das Gleiche gilt für Tags mit der Aktion In Archiv verschieben.

Strategie für die Messaging-Datensatzverwaltung

Wenn Benutzer sich vorübergehend nicht am Arbeitsplatz befinden und nicht über Zugriff auf ihre E-Mails verfügen, können Aufbewahrungseinstellungen auf neue Nachrichten angewendet werden, bevor der jeweilige Benutzer zum Arbeitsplatz zurückkehrt oder über E-Mail-Zugriff verfügt. Abhängig von der Aufbewahrungsrichtlinie können Nachrichten gelöscht oder in das persönliche Archiv des Benutzers verschoben werden. Sie können die Verarbeitung eines Postfachs durch Aufbewahrungsrichtlinien für einen angegebenen Zeitraum anhalten, indem Sie die Aufbewahrungszeit für das Postfach anhalten. Wenn Sie die Aufbewahrungszeit für ein Postfach anhalten, können Sie außerdem einen Aufbewahrungskommentar angeben, mit dem der Postfachbenutzer (oder ein anderer Benutzer, der zum Zugreifen auf das Postfach autorisiert ist) über das Anhalten der Aufbewahrungszeit informiert wird (einschließlich des geplanten Anfangs und Endes). Aufbewahrungskommentare werden auf unterstützten Outlook-Clients angezeigt. Sie können den Aufbewahrungskommentar auch in die bevorzugte Sprache des Benutzers lokalisieren.

HinweisAnmerkung:
Das Anhalten der Aufbewahrungszeit für ein Postfach hat keine Auswirkung auf die Verarbeitung von Speicherkontingenten für das Postfach. Abhängig von der Speicherverwendung des Postfachs und den anwendbaren Postfachkontingenten sollten Sie möglicherweise das Speicherkontingent des Postfachs für Benutzer erhöhen, die für längere Zeit in Urlaub sind oder nicht über Zugriff auf E-Mail verfügen. Weitere Informationen zu Speicherkontingenten für Postfächer finden Sie unter Konfigurieren von Speicherkontingenten für ein Postfach.

Für Benutzer, die lange nicht am Arbeitsplatz sind, können sich sehr viele E-Mails ansammeln. Abhängig von der Anzahl der E-Mails und der Dauer der Abwesenheit können diese Benutzer einige Wochen benötigen, um ihre Nachrichten durchzusehen. Berücksichtigen Sie in diesen Fällen die zusätzliche Zeit, die die Benutzer möglicherweise benötigen, um ihre E-Mails aufzuarbeiten, bevor Sie das Anhalten der Aufbewahrungszeit beenden.

Wenn in Ihrem Unternehmen keine Messaging-Datensatzverwaltung implementiert wurde und die Benutzer mit deren Funktionen nicht vertraut sind, können Sie während der anfänglichen Aufwärm- und Schulungsphase für die Bereitstellung der Messaging-Datensatzverwaltung auch Aufbewahrungszeiten verwenden. Sie können Aufbewahrungsrichtlinien erstellen und bereitstellen sowie die Benutzer über die Richtlinien in Kenntnis setzen, ohne zu riskieren, dass Elemente verschoben oder gelöscht werden, bevor diese von Benutzern markiert werden können. Wenige Tage vor dem Ende der Aufwärm- und Schulungsphase sollten Sie die Benutzer an die Aufwärmfrist erinnern. Nachdem die Frist abgelaufen ist, können Sie die Aufbewahrungszeit für Postfächer entfernen, wodurch der Assistent für verwaltete Ordner die Möglichkeit erhält, Postfachelemente zu verarbeiten und die angegebene Aufbewahrungsaktion durchzuführen.

Weitere Informationen zum Anhalten der Aufbewahrungszeit für ein Postfach finden Sie unter Anhalten der Aufbewahrungszeit für ein Postfach.

Strategie für die Messaging-Datensatzverwaltung

 
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