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Grundlegendes zur Suche in mehreren Postfächern

Exchange 2010
 

Gilt für: Exchange Server 2010 SP3, Exchange Server 2010 SP2

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2014-01-13

Wenn in Ihrer Organisation rechtliche Bestimmungen im Hinblick auf die Offenlegung erfüllt werden müssen (im Rahmen von Organisationsrichtlinien, Einhaltungsanforderungen oder Rechtsstreitigkeiten), können Sie mit der Microsoft Exchange Server 2010-Suche in mehreren Postfächern nach relevanten Inhalten innerhalb von Exchange-Postfächern suchen.

Für die Suche in mehreren Postfächern werden die von der Exchange-Suche erstellten Inhaltsindizes verwendet. Die Exchange-Systemsteuerung (Exchange Control Panel, ECP) stellt eine benutzerfreundliche Oberfläche zum Suchen für nicht technisches Personal wie Mitarbeiter der Rechtsabteilung, Richtlinienbeauftragte, Datensatzmanager und Mitarbeiter der Personalabteilung (Human Resources, HR) bereit. Die rollenbasierte Zugriffssteuerung (Role Based Access Control, RBAC) stellt die Verwaltungsrollengruppe Discoveryverwaltung zum Delegieren von Suchaufgaben an nicht technische Mitarbeiter bereit, ohne dass erhöhte Rechte erteilt werden müssen, mit denen ein Benutzer möglicherweise Änderungen an der Exchange-Konfiguration vornehmen kann.

Inhalt

Verwendungsmöglichkeiten für die Suche in mehreren Postfächern

Exchange-Suche und erweiterte Abfragesyntax

Die Rollengruppe "Discoveryverwaltung" und Verwaltungsrollen

Discoverypostfächer

Durchführen einer Discoverysuche

Anzeigen von Suchergebnissen

Protokollierung von Discoverysuchvorgängen

Rechtliche Aufbewahrungspflicht und Discovery

Möchten Sie wissen, welche Verwaltungsaufgaben es im Zusammenhang mit der Postfachsuche über mehrere Postfächer gibt? Informationen hierzu finden Sie unter Verwalten der Postfachsuche über mehrere Postfächer.

Die Suche in mehreren Postfächern wird u. a. für die folgenden Zwecke eingesetzt:

  • Offenlegungspflicht   Die Erfüllung rechtlicher Offenlegungsanforderungen für Messaging-Datensätze ist eine der wichtigsten Aufgaben in Organisationen, die in Rechtsstreitigkeiten involviert sind. Ohne ein dediziertes Tool kann das Durchsuchen von Messaging-Datensätzen in mehreren Postfächern, die sich in verschiedenen Postfachdatenbanken befinden können, eine zeit- und ressourcenintensive Aufgabe darstellen. Mithilfe der Suche in mehreren Postfächern können Sie eine große Anzahl von Nachrichten in Postfächern auf einem oder mehreren Exchange 2010-Servern durchsuchen, die sich an unterschiedlichen Standorten befinden können.

  • Interne Untersuchungen   Die Suche in mehreren Postfächern kann Sie dabei unterstützen, Anforderungen von Managern oder Mitarbeitern der Rechtsabteilung im Rahmen interner Untersuchungen einfacher nachzukommen.

  • Überwachung für die Personalabteilung   Mithilfe der Suche in mehreren Postfächern können Anforderungen der Personalabteilung erfüllt werden, z. B. standardmäßige E-Mail-Überwachungsanforderungen oder eine bestimmte Suche.

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Für die Suche in mehreren Postfächern werden die von der Exchange-Suche erstellten Inhaltsindizes verwendet. Damit die für die Suche in mehreren Postfächern erforderlichen umfassenden Suchfunktionen bereitgestellt werden können, wurden der Exchange-Suche neue Funktionen hinzugefügt. Dank eines einzigen Inhaltsindizierungsmoduls müssen keine zusätzlichen Ressourcen zum Durchforsten und Indizieren von Postfachdatenbanken für die Suche in mehreren Postfächern verwendet werden, wenn Mitarbeiter von IT-Abteilungen Discoveryanforderungen erhalten.

Weitere Informationen zur Exchange-Suche finden Sie unter Grundlegendes zur Exchange-Suche.

Für die Suche in mehreren Postfächern wird zudem die erweiterte Abfragesyntax verwendet, die auch bei der Windows-Suche und der Sofortsuche in Microsoft Office Outlook 2007 und Outlook 2010 eingesetzt wird. Benutzer, die bereits mit der erweiterten Abfragesyntax vertraut sind, können problemlos leistungsstarke Suchabfragen zum Durchsuchen der Inhaltsindizes erstellen.

Weitere Informationen zur erweiterten Abfragesyntax finden Sie unter Programmgesteuerte Verwendung der erweiterten Abfragesyntax.

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Damit Benutzer Discoverysuchläufe durchführen können, müssen Sie die Benutzer der RBAC-Rollengruppe Discoveryverwaltung hinzufügen. Diese Rollengruppe umfasst zwei Verwaltungsrollen: die Rolle "Postfachsuche", mit der ein Benutzer eine Discoverysuche ausführen kann, und die Rolle "Rechtliche Aufbewahrungspflicht", mit der ein Benutzer für ein Postfach die Aufbewahrung für eventuelle Rechtsstreitigkeiten festlegen kann. Weitere Informationen zur RBAC-Rollengruppe Discoveryverwaltung finden Sie unter Erkennungsverwaltung. Weitere Informationen zur rollenbasierten Zugriffssteuerung finden Sie unter Grundlegendes zur rollenbasierten Zugriffssteuerung.

Standardmäßig weist die Rollengruppe Discoveryverwaltung keine Mitglieder auf. Die Berechtigungen zum Ausführen von Aufgaben in Verbindung mit der Discoveryfunktion werden keinem Benutzer zugewiesen. Zudem sind Exchange-Administratoren standardmäßig nicht zum Ausführen einer Discoverysuche berechtigt. Exchange-Administratoren, die Mitglieder der Verwaltungsrollengruppe Organisationsverwaltung sind, können Benutzer zur Rollengruppe Discoveryverwaltung hinzufügen und benutzerdefinierte Rollengruppen erstellen, um den Bereich eines Discovery-Managers auf eine Untergruppe an Benutzern einzuschränken. Durch das Überwachen von Änderungen an RBAC-Rollen wird sichergestellt, dass die richtigen Datensätze gespeichert werden, um die Zuweisung der Rollengruppe Discoveryverwaltung nachverfolgen zu können. Weitere Informationen finden Sie unter Übersicht über die Administrator-Überwachungsprotokollierung.

WichtigWichtig:
Wenn ein Benutzer nicht zur Rollengruppe Discoveryverwaltung hinzugefügt oder ihm nicht die Rolle "Postfachsuche" zugewiesen wurde, wird die Benutzeroberfläche der Suche in mehreren Postfächern dem Benutzer in der Exchange-Systemsteuerung nicht angezeigt, und die Cmdlets für die Suche in mehreren Postfächern sind in der Exchange-Verwaltungsshell nicht verfügbar.

Weitere Informationen zum Hinzufügen von Benutzern zur Rollengruppe Discoveryverwaltung finden Sie unter Hinzufügen eines Benutzers zur Rollengruppe "Discoveryverwaltung".

VorsichtVorsicht:
Die Suche in mehreren Postfächern ist eine leistungsfähige Funktion, mit der ein Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen potenziell auf alle Messaging-Datensätze zugreifen kann, die innerhalb der Exchange 2010-Organisation gespeichert sind. Es ist wichtig, die Discoveryaktivitäten zu kontrollieren und zu überwachen. Diese Aktivitäten umfassen das Hinzufügen von Mitgliedern zur Rollengruppe Discoveryverwaltung oder einer anderen Rollengruppe mit der Verwaltungsrolle Postfachsuche, das Zuweisen der Verwaltungsrolle Postfachsuche sowie das Zuweisen der Berechtigung für den Postfachzugriff zu Discoverypostfächern.

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Wenn Sie eine Discoverysuche durchführen, müssen Sie ein Zielpostfach angeben, in dem die Suchergebnisse gespeichert werden sollen. Bei einem Discoverypostfach handelt es sich um einen speziellen Exchange 2010-Postfachtyp, mit dem die folgenden Funktionen bereitgestellt werden:

  • Einfache und sichere Zielpostfachauswahl   Wenn Sie die ECP zum Erstellen einer Discoverysuche verwenden, stehen nur Discoverypostfächer als Repository zum Speichern der Suchergebnisse zur Verfügung. Sie müssen keine potenziell lange Liste der in der Organisation verfügbaren Postfächer durchsehen. Dadurch wird auch die Möglichkeit vermieden, dass ein Discoverymanager versehentlich das Postfach eines anderen Benutzers oder ein ungesichertes Postfach auswählt, um darin potenziell vertrauliche Nachrichteninhalte zu speichern.

  • Große Postfachspeicherkontingente   Das Zielpostfach muss eine ausreichende Kapazität zum Speichern einer großen Menge an Nachrichtendaten bieten, die möglicherweise bei einer Discoverysuche zurückgegeben werden. Discoverypostfächer verfügen standardmäßig über ein Postfachspeicherkontingent von 50 GB. Sie können dieses Kontingent zwar erhöhen, wobei Discoverypostfächer mit mehr als 50 GB jedoch nicht unterstützt werden.

    HinweisAnmerkung:
    In Exchange 2010 Service Pack 1 (SP1) kann ein Discovery-Manager einen Schätzwert für die Suchergebnisse abrufen, um die Gesamtanzahl und Größe der bei einer Discoverysuche zurückgegebenen Elemente zu ermitteln.
  • Standardmäßige Sicherheit   Wie allen Postfachtypen ist auch einem Discoverypostfach ein Active Directory-Benutzerkonto zugeordnet. Dieses Konto ist jedoch standardmäßig deaktiviert. Nur explizit zum Zugreifen auf ein Discoverypostfach autorisierte Benutzer haben Zugriff auf dieses Postfach. Mitgliedern der Rollengruppe Discoveryverwaltung sind Berechtigungen für den Vollzugriff auf das Standarddiscoverypostfach zugewiesen. Für weitere Discoverypostfächer, die Sie ggf. erstellen, werden Benutzern keine Postfachzugriffsberechtigungen zugewiesen.

    WichtigWichtig:
    In Exchange 2010 SP1 können Sie die Postfachüberwachungsprotokollierung aktivieren, um den Zugriff auf Postfächer und Aktionen wie den Ordner- oder Nachrichtenzugriff sowie Löschvorgänge von Postfachbesitzern, Stellvertretern und Administratoren zu überwachen. Weitere Informationen finden Sie unter Grundlegendes zur Postfachüberwachungsprotokollierung.
  • E-Mail-Zustellung deaktiviert   Wenngleich Discoverypostfächer in Exchange-Adresslisten angezeigt werden, können Benutzer keine E-Mails an diese Postfächer senden. Die E-Mail-Zustellung an Discoverypostfächer ist aufgrund von Zustellungseinschränkungen unzulässig. Dadurch bleibt die Integrität der Suchergebnisse erhalten.

Von Exchange 2010-Setup wird ein Discoverypostfach mit dem Anzeigenamen Discoverysuchpostfach erstellt. Mithilfe der Shell können Sie weitere Discoverypostfächer erstellen. Standardmäßig werden den von Ihnen zusätzlich erstellten Discoverypostfächern keine Postfachzugriffsberechtigungen zugewiesen. Ausführliche Informationen zum Erstellen eines Discoverypostfachs finden Sie unter Erstellen eines Discoverypostfachs.

Für die Suche in mehreren Postfächern wird außerdem ein Systempostfach mit dem Anzeigenamen SystemMailbox{e0dc1c29-89c3-4034-b678-e6c29d823ed9} zum Speichern von Metadaten der Suche in mehreren Postfächern verwendet. Systempostfächer werden weder in der Exchange-Verwaltungskonsole (Exchange Management Console, EMC) noch in Exchange-Adresslisten angezeigt. Bevor Sie eine Postfachdatenbank, in der sich das Systempostfach für die Suche in mehreren Postfächern befindet, entfernen können, müssen Sie das Postfach in eine andere Postfachdatenbank verschieben.

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Benutzer, die zur Rollengruppe Discoveryverwaltung hinzugefügt wurden, können Discoverysuchvorgänge ausführen. Weitere Informationen zur Rollengruppe Discoveryverwaltung finden Sie weiter oben in diesem Thema unter Die Rollengruppe "Discoveryverwaltung" und Verwaltungsrollen.

Sie können eine Discoverysuche mithilfe der webbasierten Benutzeroberfläche in der ECP (wie in der folgenden Abbildung veranschaulicht) durchführen. Dadurch wird das Verwenden der Suche in mehreren Postfächern für nicht technische Benutzer wie Datensatzmanager, Richtlinienbeauftragte oder Mitarbeiter der Rechts- und Personalabteilung vereinfacht. Sie können Discoverysuchläufe auch mit der Shell durchführen.

HinweisAnmerkung:
In einer Hybridbereitstellung – dies ist eine Umgebung, in der einige Postfächer auf lokalen Postfachservern und andere Postfächer in einer cloudbasierten Organisation vorliegen – können Sie Discoverysuchläufe für cloudbasierte Postfächer mithilfe der Exchange-Systemsteuerung in Ihrer lokalen Organisation durchführen. Wenn Sie Nachrichten in ein Discoverypostfach kopieren möchten, müssen Sie ein lokales Discoverypostfach auswählen. Nachrichten aus cloudbasierten Postfächern, die in Suchergebnissen zurückgegeben werden, werden in das angegebene lokale Discoverypostfach kopiert.
Weitere Informationen zu Hybridbereitstellungen finden Sie unter Grundlagen der Koexistenz.

Benutzeroberfläche der Discoverysuche

Durchführen einer Postfachsuche

Beim Durchführen einer Suche wird ein Suchobjekt in Exchange 2010 erstellt. Dieses Objekt kann bearbeitet werden, um die Suche zu starten, zu beenden, zu ändern und zu entfernen. Die von einer Discoverysuche zurückgegebenen Elemente werden in das als Zielpostfach für die Suche ausgewählte Discoverypostfach kopiert. Es können mehrere Suchvorgänge gleichzeitig ausgeführt werden.

HinweisAnmerkung:
Die Suche in mehreren Postfächern ist eine Funktion von Exchange 2010. Nur Postfächer auf Exchange 2010-Servern können mithilfe der Suche in mehreren Postfächern durchsucht werden. In einem einzelnen Suchvorgang können maximal 25.000 Postfächer durchsucht werden. Wenn Sie mehr als 25.000 Postfächer durchsuchen müssen, können Sie die Suche in mehrere Suchvorgänge aufteilen. Sie können beispielsweise Benutzerpostfächer in einer bestimmten Verteilergruppe oder dynamischen Verteilergruppe durchsuchen.
Bei der Suche in mehreren Postfächern werden keine Nachrichten in PST-Dateien durchsucht. Wir empfehlen die Bereitstellung von Archivpostfächern für Benutzer, um die Verwaltungskosten und die im Zusammenhang mit der Offenlegungspflicht anfallenden Kosten zu senken. Weitere Informationen zu Archivpostfächern finden Sie unter Grundlegendes zu persönlichen Archiven.

Für die Durchführung einer Discoverysuche gilt Folgendes:

  • Schlüsselwörter   Sie können Schlüsselwörter und Ausdrücke angeben, nach denen der Nachrichteninhalt durchsucht werden soll. Sie können auch die logischen Operatoren AND, OR und NOT verwenden. Wenn Sie nach einer genauen Übereinstimmung eines Ausdrucks, der mehrere Wörter enthält, suchen möchten, müssen Sie den Ausdruck in Anführungszeichen setzen. Wenn Sie z. B. nach der Zeichenfolge "plan and competition" suchen, werden Nachrichten mit einer exakten Übereinstimmung für diese Zeichenfolge zurückgegeben. Wenn Sie hingegen plan AND competition angeben, werden Nachrichten zurückgegeben, die die Wörter plan und competition an einer beliebigen Position innerhalb der Nachricht enthalten. Sie können auch die erweiterte Abfragesyntax (Advance Query Syntax, AQS) verwenden. Ausführliche Informationen finden Sie unter Programmgesteuerte Verwendung der erweiterten Abfragesyntax. Weitere Informationen zu erweiterten Schlüsselwortsuchen finden Sie unter Erweiterte Schlüsselwortsuchen.

    HinweisAnmerkung:
    Die Suche in mehreren Postfächern bietet keine Unterstützung für reguläre Ausdrücke.

    Logische Operatoren wie AND und OR müssen in Großbuchstaben angegeben werden, damit diese nicht als Suchzeichenfolgen, sondern als Operatoren behandelt werden. Zum Vermeiden von Fehlern oder Fehlinterpretationen sollten Sie bei jeder Suche mit mehreren logischen Operatoren (AND, OR, NOT usw.) eindeutige Klammern verwenden. Wenn Sie z. B. nach Nachrichten suchen, die entweder "WortA" oder "WortB" UND "WortC" oder "WortD" enthalten, verwenden Sie die folgende Syntax: (WortA OR WortB) AND (WortC OR WortD).

  • Absender oder Empfänger   Zum Einschränken einer Suche können Sie die Absender oder Empfänger von Nachrichten angeben. Sie können mithilfe von E-Mail-Adressen, Anzeigenamen oder des Namens einer Domäne nach Elementen suchen, die an alle Benutzer in der Domäne oder von diesen gesendet wurden. Um z. B. nach E-Mails zu suchen, die von beliebigen Absendern an Contoso, Ltd gesendet wurden, geben Sie in der Exchange-Systemsteuerung im Feld Von den Wert @contoso.com an. Sie können auch @contoso.com in der Shell im Parameter Senders angeben.

  • Datumsbereich   Standardmäßig sind mit der Suche in mehreren Postfächern ausgeführte Suchvorgänge nicht durch einen Datumsbereich eingeschränkt. Um nach Nachrichten zu suchen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums gesendet wurden, können Sie die Suche durch die Angabe von Start- und Enddaten einschränken. Wenn Sie kein Enddatum angeben, werden bei jedem erneuten Starten der Suche die neuesten Ergebnisse zurückgegeben.

  • Postfächer   Mit der Suche in mehreren Postfächern können alle Postfächer durchsucht werden, die sich auf Exchange 2010-Postfachservern in der Exchange-Organisation befinden. Alternativ können Sie auch die zu durchsuchenden Postfächer angeben. Sie können auch eine Verteilergruppe angeben, um Postfachbenutzer einzuschließen, die Mitglieder der Gruppe sind.

  • Persönliches Archiv   Wenn das persönliche Archiv für einen Postfachbenutzer aktiviert ist, wird bei der Suche in mehreren Postfächern standardmäßig auch das Archivpostfach durchsucht. Diese Einstellung kann in der Exchange-Systemsteuerung nicht außer Kraft gesetzt werden. Wenn Sie Archivpostfächer ausschließen möchten, müssen Sie die Suche mithilfe der Shell erstellen oder ändern.

  • Nachrichtentypen   Standardmäßig werden nur E-Mail-Nachrichten durchsucht. Sie können jedoch auch die folgenden Nachrichtentypen in die Suche einschließen: Kontakte, Dokumente, Instant Messaging-Unterhaltungen, Journale, Besprechungen und Notizen.

  • Anlagen   Mit der Suche in mehreren Postfächern können von der Exchange-Suche unterstützte Anlagen durchsucht werden. Unterstützung für weitere Dateitypen kann hinzugefügt werden. Hierzu müssen Sie Suchfilter (auch als iFilter bezeichnet) für den Dateityp auf den Postfachservern installieren.

  • Nicht durchsuchbare Elemente   Bei nicht durchsuchbaren Elementen handelt es sich um Postfachelemente, die von der Exchange-Suche nicht indiziert werden können. Ursachen hierfür können nicht installierte Suchfilter für eine angefügte Datei, Filterfehler und verschlüsselte Nachrichten sein. Beim Erstellen einer Discoverysuche können Sie nicht durchsuchbare Elemente in Suchergebnissen berücksichtigen.

  • Sichere Liste   Bestimmte Dateitypen enthalten keine indizierbaren Inhalte und können daher von der Exchange-Suche nicht indiziert werden. Diese Dateitypen werden nicht als Elemente betrachtet, die nicht durchsucht werden können. Postfachelemente, die diese Dateitypen enthalten, werden nicht in der Liste der nicht durchsuchbaren Elemente zurückgegeben. Weitere Informationen finden Sie unter Standardfilter für die Exchange-Suche.

  • Verschlüsselte Elemente   Da mittels S/MIME verschlüsselte Nachrichten nicht von der Exchange-Suche indiziert werden, können diese Nachrichten auch nicht von der Suche in mehreren Postfächern durchsucht werden. Wenn Sie die Option auswählen, um fehlerhafte Elemente in Suchergebnissen zu berücksichtigen, werden diese S/MIME-verschlüsselten Nachrichten als fehlerhafte Elemente zurückgegeben.

  • IRM-geschützte Elemente   Durch die Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) geschützte Nachrichten werden von der Exchange-Suche indiziert und daher auch in Discoverysuchergebnissen berücksichtigt. Nachrichten müssen mithilfe eines AD RMS-Servers (Active Directory Rights Management Service, Active Directory Rechteverwaltungsdienst) in derselben Active Directory-Gesamtstruktur wie der Exchange 2010-Postfachserver geschützt werden. Weitere Informationen zur Verwaltung von Informationsrechten finden Sie unter Rechteschutz.

    WichtigWichtig:
    Wenn die Exchange-Suche eine IRM-geschützte Nachricht nicht indizieren kann, weil entweder ein Entschlüsselungsfehler aufgetreten oder IRM deaktiviert ist, wird die geschützte Nachricht nicht zur Liste der fehlerhaften Elemente hinzugefügt. Wenn Sie die Option auswählen, um fehlerhafte Elemente in Suchergebnissen zu berücksichtigen, sind in den Ergebnissen möglicherweise keine geschützten Nachrichten enthalten, die nicht entschlüsselt werden konnten.
    Wenn Sie IRM-geschützte Nachrichten in eine Suche einbeziehen möchten, können Sie eine andere Discoverysuche erstellen, um Nachrichten mit RPMSG-Anlagen zurückzugeben. Mit der Abfragezeichenfolge attachment:rpmsg können Sie alle geschützte Nachrichten durchsuchen. Dabei werden unabhängig von einer Indizierung alle IRM-geschützten Nachrichten aus den durchsuchten Postfächern zurückgegeben. Dies kann in Szenarien, in denen für eine Suche Nachrichten (einschließlich geschützter Nachrichten, die erfolgreich indiziert wurden) zurückgegeben werden, die den Suchkriterien entsprechen, zu doppelt vorhandenen Suchergebnissen führen. Bei der Suche werden keine geschützten Nachrichten zurückgegeben, die nicht indiziert werden konnten. Beim Durchführen einer zweiten Suche nach allen geschützten Nachrichten werden auch geschützte Nachrichten berücksichtigt, die erfolgreich indiziert und von der ersten Suche zurückgegeben wurden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, dass die von der zweiten Suche zurückgegebenen geschützten Nachrichten nicht den für die erste Suche verwendeten Suchkriterien (z. B. Schlüsselwörter) entsprechen.
  • Deduplizierung   In Exchange 2010 SP1 kann die Deduplizierung für Discoverysuchergebnisse aktiviert werden, um nur eine Instanz einer eindeutigen Nachricht in das Discoverypostfach zu kopieren. Die Deduplizierung bietet die folgenden Vorteile:

    • Niedrigere Speicheranforderungen und geringere Größe des Discoverypostfachs aufgrund der verringerten Anzahl von kopierten Nachrichten.

    • Geringere Arbeitslast für Discovery-Manager, Rechtsberater und andere Personen, die die Ergebnisse der Discoverysuche durchsehen.

    • Geringere Discoverykosten, abhängig von der Anzahl von doppelten Elementen in den Suchergebnissen.

    Wenn Sie ein Discoverypostfach auf einem Exchange 2010-Server auswählen, der nicht auf Exchange 2010 SP1 aktualisiert wurde, wird keine Deduplizierung der Suchergebnisse ausgeführt. Zur Verwendung der Deduplizierung müssen Sie ein Discoverypostfach auf einem Exchange 2010 SP1-Postfachserver auswählen.

  • Schätzwert für die Suchergebnisse   Beim Erstellen einer Discoverysuche in Exchange 2010 SP1 kann der Discovery-Manager die Option zur Anzeige eines Schätzwerts für die Suchergebnisse auswählen, bevor er entscheidet, ob die von der Suche zurückgegebenen Nachrichten in das Discoverypostfach kopiert werden sollen. Dieser Schätzwert umfasst die Gesamtanzahl der von der Suche zurückgegebenen Elemente, die Gesamtgröße sowie eine Aufschlüsselung der für jeden angegebenen Suchbegriff zurückgegebenen Elemente. Ein Schätzwert für die Suchergebnisse bietet die folgenden Vorteile:

    • Der Discovery-Manager kann ermitteln, wie effektiv die Suchabfrage ist. Unter Verwendung von Schätzwerten für die Suchergebnisse kann ein Discovery-Manager eine what-if-Analyse für Suchabfragen und Suchbegriffe ausführen und anschließend effektivere Abfragen erstellen.

    • Der Discovery-Manager kann das Kopieren einer großen Anzahl von Elementen vermeiden, die möglicherweise nicht die Anforderungen oder den Zweck der Suche erfüllen, aber dennoch überprüft werden müssen.

    • Wenn bei einer Suchabfrage eine große Anzahl von Elementen zurückgegeben wird, die kopiert werden müssen, kann der Discovery-Manager gemeinsam mit dem Exchange-Administrator ermitteln, ob ausreichend Speicherplatz zum Speichern der Ergebnisse im Discoverypostfach verfügbar ist.

    HinweisAnmerkung:
    Die Deduplizierung wird beim Berechnen der Schätzwerte für die Suchergebnisse nicht berücksichtigt. Wenn Sie die Suche erneut mit der Option zum Kopieren von Nachrichten in ein Discoverypostfach ausführen, kann die tatsächliche Anzahl von kopierten Nachrichten geringer sein als der Schätzwert, der bei Verwendung der Option zum ausschließlichen Ermitteln des Schätzwerts zurückgegeben wurde.

Ausführliche Informationen zum Durchführen einer Discoverysuche finden Sie unter Erstellen einer Discoverysuche.

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Suchergebnisse werden in das Discoverypostfach kopiert, das als Zielpostfach für die Suche ausgewählt wurde. Wenn Sie nicht das Standard-Discoverysuchpostfach als Zielpostfach verwenden, müssen Sie autorisierten Benutzern Postfachzugriffsberechtigungen zuweisen, damit sie auf das von Ihnen ausgewählte Discoverypostfach zugreifen können. Autorisierte Benutzer können über Microsoft Office Outlook Web App oder Outlook auf das Postfach zugreifen.

Informationen zum Zuweisen von Postfachberechtigungen für den Vollzugriff auf ein Postfach finden Sie unter Verwalten von Berechtigungen für den Vollzugriff.

Wenn ein Discovery-Manager die Option zum Kopieren der Suchergebnisse in ein Discoverypostfach wählt, wird im Zielpostfach ein Ordner mit demselben Namen wie dem Namen der Suche erstellt. Damit Sie aus diesem Postfach zurückgegebene Nachrichten speichern können, wird ein Unterordner für jedes durchsuchte Postfach erstellt. Der Ordnername setzt sich aus dem Anzeigenamen des Postfachbenutzers sowie dem Datum und der Uhrzeit der Erstellung der Suche zusammen. Die Nachrichten werden in einen Ordner kopiert, der denselben Namen aufweist wie das jeweilige Verzeichnis im durchsuchten Postfach. Wenn der Suche beispielsweise der Name "Discovery-ProjectContoso" zugewiesen ist und eine Nachricht zurückgegeben wird, die sich in Paul Shens primärem Postfach im Ordner "Posteingang" befindet, lautet die im Discoverypostfach erstellte Ordnerhierarchie wie folgt: Discovery-ProjectContoso -> Paul Shen-9/4/2009 3:57:10 PM -> Primäres Postfach > Posteingang. Alle Nachrichtenflags, einschließlich Flags mit den Statusangaben "Gelesen"/"Ungelesen" sowie Flags zur Nachverfolgung, werden beibehalten.

HinweisAnmerkung:
Wenn der Discovery-Manager die Deduplizierungsoption wählt, wird eine einzige Instanz von Nachrichten, die an mehreren Speicherorten für alle durchsuchten Postfächer gefunden wurden, in den Ordner Results - <Zeitstempel> kopiert. Wählt der Discovery-Manager die Option zur vollständigen Protokollierung für die Suche, enthält das Suchprotokoll einen Eintrag für jede Instanz der Nachricht.

In Exchange 2010 SP1 kann ein Discovery-Manager beim Überprüfen der in ein Discoverypostfach kopierten Nachrichten Anmerkungen zu einer Nachricht hinzufügen. Der Discovery-Manager kann das Discoverypostfach anschließend nach Nachrichten durchsuchen, die über Anmerkungen mit bestimmten Wörtern oder Sätzen verfügen.

Discovery-Manager können mithilfe von Anmerkungen eine Fallnummer oder eine eindeutige ID mit einer Nachricht verknüpfen, sodass problemlos nach allen Elementen mit dieser Nummer gesucht werden kann.

HinweisAnmerkung:
Anmerkungen werden mit der Nachricht im Discoverypostfach gespeichert. Beim Zustellen von Nachrichten an Dritte sollten Sie bedenken, dass diese möglicherweise auf die Informationen in Anmerkungen zugreifen können. Es wird empfohlen, keine vertraulichen Informationen in Anmerkungen zu speichern.

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Es sind zwei Protokollierungstypen für Discoverysuchvorgänge verfügbar:

  • Grundlegende Protokollierung   Die grundlegende Protokollierung ist standardmäßig für alle Postfachsuchvorgänge aktiviert. Sie schließt Informationen über die Suche und den Benutzer ein, der die Suche durchgeführt hat. Die mit der grundlegenden Protokollierung erfassten Informationen werden im Nachrichtentext der E-Mail angezeigt, die an das Postfach gesendet wird, in dem die Suchergebnisse gespeichert werden. Diese Nachricht befindet sich in dem Ordner, der zum Speichern der Suchergebnisse erstellt wurde.

  • Vollständige Protokollierung   Die vollständige Protokollierung umfasst Informationen über alle von der Suche zurückgegebenen Nachrichten. Diese Informationen werden in einer durch Trennzeichen getrennten Datei (CSV-Datei) bereitgestellt, die an die E-Mail-Nachricht angefügt wird, die die grundlegenden Protokollierungsinformationen enthält. Der Name der Suche wird als Name der CSV-Datei verwendet. Diese Informationen können aus Gründen der Einhaltung von Vorschriften oder für Aufzeichnungszwecke erforderlich sein. Zum Aktivieren der vollständigen Protokollierung wählen Sie in der Exchange-Systemsteuerung die Option Vollständige Protokollierung aktivieren, oder geben Sie die Protokollierungsstufe über den Parameter LogLevel in der Shell an. In Exchange 2010 SP1 ist die CSV-Protokolldatei in einer komprimierten Datei (ZIP) enthalten.

HinweisAnmerkung:
Beim Verwenden der Shell zum Erstellen oder Ändern einer Suche können Sie die Protokollierung auch deaktivieren.

Ausführliche Informationen finden Sie unter Protokollierung der Suche in mehreren Postfächern.

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Im Rahmen von Discoveryanforderungen ist es möglicherweise erforderlich, dass Sie Postfachinhalte aufbewahren, bis ein Rechtsstreit beendet ist. Dabei müssen auch Nachrichten aufbewahrt werden, die vom Postfachbenutzer gelöscht oder geändert wurden. In Exchange 2010 wird dies über die rechtliche Aufbewahrungspflicht erreicht.

Wenn ein Postfach der rechtlichen Aufbewahrungspflicht unterliegt, werden Nachrichten und andere Postfachelemente, die ein Benutzer löscht, sowie alle Änderungen an bestimmten Eigenschaften von Postfachelementen im Ordner Wiederherstellbare Elemente beibehalten. Weitere Informationen zur rechtlichen Aufbewahrungspflicht finden Sie unter Grundlegendes zur rechtlichen Aufbewahrungspflicht. Ausführliche Informationen zum Festlegen der rechtlichen Aufbewahrungspflicht für ein Postfach finden Sie unter Festlegen der rechtlichen Aufbewahrungspflicht für ein Postfach.

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Wenn ein Mitarbeiter eine Organisation verlässt, wird das Mitarbeiterpostfach in der Regel deaktiviert oder entfernt. Wenn Sie ein Postfach deaktivieren, wird es vom Benutzerkonto getrennt, verbleibt jedoch für einen bestimmten Zeitraum (standardmäßig 30 Tage) weiterhin in der Postfachdatenbank. Der Assistent für verwaltete Ordner verarbeitet keine getrennten Postfächer, und Beibehaltungsrichtlinien oder Postfachrichtlinien für verwaltete Ordner werden in diesem Zeitraum nicht angewendet. Sie können die Inhalte eines getrennten Postfachs nicht durchsuchen. Bei Ablauf des Aufbewahrungszeitraums für gelöschte Postfächer wird das Postfach aus der Postfachdatenbank entfernt.

Wenn es in Ihrer Organisation erforderlich ist, Aufbewahrungseinstellungen auf Nachrichten von Mitarbeitern anzuwenden, die nicht länger in der Organisation tätig sind, oder wenn Sie ein Postfach eines ehemaligen Mitarbeiters für eine fortlaufende oder zukünftige Discoverysuche beibehalten müssen, dürfen Sie das Postfach weder deaktivieren noch entfernen. Sie können die folgenden Schritte ausführen, um sicherzustellen, dass kein Zugriff auf das Postfach möglich ist und keine neuen Nachrichten an das Postfach übermittelt werden.

  1. Deaktivieren Sie das Active Directory-Benutzerkonto über das Snap-In Active Directory-Benutzer und -Computer oder andere Active Directory-Tools oder -Skripts für die Kontobereitstellung. Auf diese Weise wird eine Postfachanmeldung mit dem zugeordneten Benutzerkonto verhindert.

    WichtigWichtig:
    Benutzer mit der Berechtigung "Vollzugriff" können weiterhin auf das Postfach zugreifen. Um einen Zugriff durch andere Benutzer zu verhindern, müssen Sie für diese die Berechtigung "Vollzugriff" für das Postfach entfernen. Weitere Informationen zum Entfernen der Berechtigung "Vollzugriff" für ein Postfach finden Sie unter Verwalten von Berechtigungen für den Vollzugriff.
  2. Legen Sie den Grenzwert für die Größe der Nachrichten, die über das Postfach gesendet oder empfangen werden können, auf einen sehr niedrigen Wert fest, beispielsweise auf 1 KB. Auf diese Weise wird verhindert, dass neue E-Mails über das Postfach gesendet oder empfangen werden. Weitere Informationen zum Konfigurieren von Größenbegrenzungen für Nachrichten eines Postfachs finden Sie unter Konfigurieren von Beschränkungen der Nachrichtengröße für ein Postfach oder einen E-Mail-aktivierten Öffentlichen Ordner.

  3. Konfigurieren Sie Übermittlungseinschränkungen für das Postfach, sodass niemand Nachrichten an das Postfach senden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren von Einschränkungen für die Nachrichtenübermittlung.

WichtigWichtig:
Sie müssen die oben genannten Schritte und weitere Prozesse zur Kontoverwaltung ausführen, die in Ihrer Organisation erforderlich sind, jedoch ohne das Postfach oder das zugeordnete Benutzerkonto zu deaktivieren oder zu entfernen.

Wenn Sie die Postfachaufbewahrung zur Verwaltung der Nachrichtenaufbewahrung oder für die Discoverysuche implementieren möchten, müssen Sie die Mitarbeiterfluktuation berücksichtigen. Die langfristige Aufbewahrung von Postfächern ehemaliger Mitarbeiter belegt zusätzlichen Speicherplatz auf den Postfachservern und vergrößert die Active Directory-Datenbank, da das zugeordnete Benutzerkonto für denselben Zeitraum beibehalten werden muss. Zusätzlich kann es erforderlich sein, die Prozesse für Kontobereitstellung und -verwaltung in Ihrer Organisation zu ändern.

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