Messagingdatensatzverwaltung in Exchange Online
Hinweis
Zum proaktiven Aufbewahren oder Löschen von Postfachinhalten für die Informationsgovernance in Microsoft 365 wird empfohlen, Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen aus dem Microsoft Purview-Complianceportal anstelle der auf dieser Seite beschriebenen Verwaltung von Nachrichtendatensätzen zu verwenden. Sie sollten jedoch weiterhin die Verwaltung von Nachrichtendatensätzen verwenden, um Nachrichten in Archivpostfächer zu verschieben.
Wenn Sie derzeit die Messagingdatensatzverwaltung verwenden, funktioniert dieses ältere Feature weiterhin parallel zu Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen. Es wird jedoch empfohlen, in Zukunft stattdessen Aufbewahrungsrichtlinien und -bezeichnungen zu verwenden. Sie bieten einen einzigen Mechanismus, um die Aufbewahrung und Löschung von Inhalten in Microsoft 365 zentral zu verwalten.
Benutzer senden und empfangen jeden Tag E-Mails. Wenn diese große Menge an E-Mails, die jeden Tag verfasst und empfangen werden, nicht verwaltet wird, kann dies Benutzer belasten, ihre Produktivität beeinträchtigen und zu Risiken für Ihre Organisation führen. Daher ist die Verwaltung des E-Mail-Lebenszyklus eine entscheidende Komponente für die meisten Organisationen.
Messaging-Datensatzverwaltung (Messaging Records Management, MRM) ist die Datensatzverwaltungstechnologie in Exchange Server und Exchange Online, die Organisationen dabei unterstützt, den E-Mail-Lebenszyklus zu verwalten und die mit E-Mail verbundenen rechtlichen Risiken zu reduzieren. Die Bereitstellung von MRM kann Ihrer Organisation auf verschiedene Arten helfen:
Geschäftliche Anforderungen erfüllen: Abhängig von den Messagingrichtlinien Ihrer Organisation müssen Sie wichtige E-Mail-Nachrichten möglicherweise für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Beispielsweise kann das Postfach eines Benutzers wichtige Nachrichten im Zusammenhang mit der Unternehmensstrategie, Transaktionen, Produktentwicklungen oder Kundeninteraktionen enthalten.
Erfüllen von gesetzlichen und behördlichen Anforderungen: Viele Organisationen haben eine gesetzliche oder behördliche Anforderung, Nachrichten für einen bestimmten Zeitraum zu speichern und Nachrichten zu entfernen, die älter als dieser Zeitraum sind. Wenn Nachrichten länger als erforderlich gespeichert werden, können die rechtlichen oder finanziellen Risiken einer Organisation steigen.
Steigern der Benutzerproduktivität: Wenn sie nicht verwaltet werden, kann sich das ständig wachsende E-Mail-Volumen in den Postfächern Ihrer Benutzer auch auf deren Produktivität auswirken. Auch wenn beispielsweise Newsletterabonnements und automatisierte Benachrichtigungen beim Empfang einen informativen Nutzen haben, werden sie nach dem Lesen möglicherweise nicht von den Benutzern entfernt (oder sie werden erst gar nicht gelesen). Viele dieser Arten von Nachrichten sollten nur einige Tage aufbewahrt werden. Wenn Sie solche Nachrichten mithilfe von MRM entfernen, können Sie den Informationsdatenmüll in den Postfächern der Benutzer reduzieren und dadurch deren Produktivität steigern.
Verbessern der Speicherverwaltung: Aufgrund der Erwartungen, die von kostenlosen E-Mail-Diensten für Verbraucher gesteuert werden, behalten viele Benutzer alte Nachrichten für einen längeren Zeitraum bei oder entfernen sie nie. Die Verwaltung großer Postfächer wird zunehmend zum Standard, und Benutzer sollten nicht gezwungen werden, ihre Arbeitsgewohnheiten basierend auf restriktiven Postfachkontingenten zu ändern. Die Aufbewahrung von Nachrichten über den zeitraum hinaus, der aus geschäftlichen, rechtlichen oder behördlichen Gründen erforderlich ist, erhöht jedoch auch die Speicherkosten.
Mit MRM können Sie die Richtlinie für die Datensatzverwaltung implementieren, mit der die Anforderungen Ihrer Organisation am besten erfüllt werden. Wenn Sie sich mit MRM und Compliance-Archiven vertraut machen, sind Sie in der Lage, Ihre Ziele beim Verwalten des Postfachspeichers zu erreichen und Vorschriften im Hinblick auf die Nachrichtenaufbewahrung einzuhalten.
Suchen Sie nach Verwaltungsaufgaben im Zusammenhang mit MRM? Weitere Informationen finden Sie unter Verfahren zur Verwaltung von Nachrichtendatensätzen.
MRM in Exchange Server und Exchange Online
In Exchange Server und Exchange Online wird MRM durch die Verwendung von Aufbewahrungstags und Aufbewahrungsrichtlinien erreicht. Aufbewahrungstags werden verwendet, um Aufbewahrungseinstellungen auf ein vollständiges Postfach und standardmäßige Postfachordner wie "Posteingang" und "Gelöschte Elemente" anzuwenden. Sie können auch Aufbewahrungstags erstellen und bereitstellen, die Outlook 2010 und höher sowie Outlook im Web Benutzer (früher als Outlook Web App bezeichnet) verwenden können, um sie auf Ordner oder einzelne Nachrichten anzuwenden. Nach der Erstellung fügen Sie Aufbewahrungstags zu einer Aufbewahrungsrichtlinie hinzu und wenden dann die Richtlinie auf Benutzer an. Der Assistent für verwaltete Ordner verarbeitet Postfächer und wendet Aufbewahrungseinstellungen in der Aufbewahrungsrichtlinie des Benutzers an. Weitere Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien finden Sie unter Aufbewahrungstags und Aufbewahrungsrichtlinien.
Wenn eine Nachricht den im jeweiligen Aufbewahrungstag angegebenen Aufbewahrungszeitraum erreicht, führt der Assistent für verwaltete Ordner die im Tag festgelegte Aufbewahrungsaktion aus. Nachrichten können dann endgültig gelöscht werden oder wiederherstellbar bleiben. Wenn für den Benutzer ein Archiv bereitgestellt wurde, können Sie mit Aufbewahrungstags auch Elemente in das Compliance-Archiv des Benutzers verschieben.
MRM-Strategien
Sie können Aufbewahrungsrichtlinien verwenden, um die grundlegende Nachrichtenaufbewahrung für ein gesamtes Postfach oder für bestimmte Standardordner zu erzwingen. Obwohl es mehrere Strategien für die Bereitstellung von MRM gibt, finden Sie hier einige der häufigsten:
Alle Nachrichten nach einem bestimmten Zeitraum entfernen: In dieser Strategie implementieren Sie eine einzelne MRM-Richtlinie, die alle Nachrichten nach einem bestimmten Zeitraum entfernt. Bei dieser Strategie erfolgt keine Klassifizierung der Nachrichten. Zur Implementierung dieser Richtlinie können Sie ein einziges Standardrichtlinientag für das Postfach erstellen. Damit wird jedoch nicht sichergestellt, dass die Nachrichten für den angegebenen Zeitraum aufbewahrt werden. Benutzer können weiterhin Nachrichten löschen, bevor die Aufbewahrungsfrist erreicht wurde.
Verschieben von Nachrichten in Archivpostfächer: Bei dieser Strategie implementieren Sie MRM-Richtlinien, die Elemente in das Archivpostfach des Benutzers verschieben. Ein Archivpostfach bietet zusätzlichen Speicher für Benutzer, um alte und selten aufgerufene Inhalte zu verwalten. Aufbewahrungstags, mit denen Elemente verschoben werden, werden auch als Archivrichtlinien bezeichnet. Innerhalb derselben Aufbewahrungsrichtlinie können Sie ein DPT und persönliche Tags zum Verschieben von Elementen und ein DPT, RPTs und persönliche Tags kombinieren, um Elemente zu löschen. Weitere Informationen zu Archivierungsrichtlinien finden Sie unter:
Exchange Server 2016: Direkte Archivierung
Exchange Online: Archivpostfächer in Exchange Online
Hinweis
In einer Exchange-Hybridbereitstellung können Sie ein cloudbasiertes Archivpostfach für ein lokales primäres Postfach aktiveren. Beim Zuweisen einer Archivrichtlinie zu einem lokalen Postfach werden die Elemente zum cloudbasierten Archiv verschoben. Wenn ein Element in das Archivpostfach verschoben wird, wird im lokalen Postfach keine Kopie davon beibehalten. Wenn das lokale Postfach ausgesetzt wird, werden Elemente anhand einer Archivrichtlinie weiterhin in das cloudbasierte Archivpostfach verschoben, in dem sie so lange aufbewahrt werden, wie dies durch die In-Situ-Speicherung festgelegt wurde.
Entfernen von Nachrichten basierend auf dem Ordnerspeicherort: In dieser Strategie implementieren Sie MRM-Richtlinien basierend auf dem E-Mail-Speicherort. Beispielsweise können Sie angeben, dass Nachrichten im Posteingang für ein Jahr aufbewahrt werden, Nachrichten im Ordner für Junk-E-Mails aber nur 60 Tage. Zur Implementierung dieser Richtlinie können Sie eine Kombination aus Aufbewahrungsrichtlinientags für jeden Standardordner, den Sie konfigurieren möchten, und einem Standardrichtlinientag für das gesamte Postfach verwenden. Das Standardrichtlinientag gilt für alle benutzerdefinierten Ordner und alle Standardordner, auf die keine Aufbewahrungsrichtlinientags angewendet wurden.
Hinweis
In Exchange Server können Sie RPTs für die Ordner Kalender und Aufgaben erstellen. Wenn Sie für Elemente in diesen oder anderen Standardordnern kein Aufbewahrungslimit festlegen möchten, können Sie für den jeweiligen Standardordner ein deaktiviertes Aufbewahrungstag erstellen.
Benutzern das Klassifizieren von Nachrichten erlauben: In dieser Strategie implementieren Sie MRM-Richtlinien, die eine Baselineaufbewahrungseinstellung für alle Nachrichten enthalten, benutzern jedoch das Klassifizieren von Nachrichten basierend auf geschäftlichen oder behördlichen Anforderungen ermöglichen. In diesem Fall werden Benutzer zu einem wichtigen Bestandteil Ihrer Datensatzverwaltungsstrategie– häufig haben sie das beste Verständnis für den Aufbewahrungswert einer Nachricht.
Benutzer können unterschiedliche Aufbewahrungseinstellungen auf Nachrichten anwenden, die für einen längeren oder kürzeren Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Sie können diese Richtlinie mit einer Kombination der folgenden Tags implementieren:
Ein Standardrichtlinientag für das Postfach
Persönliche Tags, die Benutzer auf benutzerdefinierte Ordner oder einzelne Nachrichten anwenden können
(Optional) Zusätzliche Aufbewahrungsrichtlinientags, um für Elemente in bestimmten Standardordnern ein Aufbewahrungslimit festzulegen
Sie können beispielsweise eine Aufbewahrungsrichtlinie mit persönlichen Tags verwenden, die einen kürzeren Aufbewahrungszeitraum haben (z. B. zwei Tage, eine Woche oder einen Monat), sowie persönliche Tags mit einem längeren Aufbewahrungszeitraum (z. B. eins, zwei oder fünf Jahre). Benutzer können persönliche Tags mit den kürzeren Aufbewahrungsfristen für Elemente wie Newsletterabonnements anwenden, die innerhalb von Tagen nach erhalt ihren Wert verlieren können, und die Tags mit längeren Zeiträumen anwenden, um Artikel zu erhalten, die einen hohen Geschäftswert haben. Sie können den Prozess auch automatisieren, indem sie Posteingangsregeln in Outlook verwenden, um ein persönliches Tag auf Nachrichten anzuwenden, die den Regelbedingungen entsprechen.
Aufbewahrung von Nachrichten für eDiscovery-Zwecke: Bei dieser Strategie implementieren Sie MRM-Richtlinien, die Nachrichten nach einem bestimmten Zeitraum aus Postfächern entfernen, sie aber auch für in-Situ-eDiscovery-Zwecke im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" aufbewahren, auch wenn die Nachrichten vom Benutzer oder einem anderen Prozess gelöscht wurden.
Sie können diese Anforderung erfüllen, indem Sie eine Kombination aus Aufbewahrungsrichtlinien und In-Situ-Aufbewahrung und Beweissicherungsverfahren oder Beweissicherungsverfahren verwenden. Über Aufbewahrungsrichtlinien werden Nachrichten nach dem angegebenen Zeitraum aus dem Postfach entfernt. Ein zeitbasiertes In-Place Halte- oder Beweissicherungsverfahren behält Nachrichten bei, die vor diesem Zeitraum gelöscht oder geändert wurden. Wenn Sie Beispielsweise Nachrichten sieben Jahre lang aufbewahren möchten, können Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie mit einem DPT erstellen, die Nachrichten in sieben Jahren löscht, und Beweissicherungsverfahren, um Nachrichten sieben Jahre lang aufzubewahren. Nachrichten, die nicht von Benutzern entfernt werden, werden nach sieben Jahren gelöscht. Nachrichten, die von Benutzern vor dem Sieben-Jahres-Zeitraum gelöscht wurden, werden sieben Jahre lang im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" aufbewahrt. Weitere Informationen zu diesem Ordner finden Sie unter Ordner "Wiederherstellbare Elemente" in Exchange Online.
Optional können Sie es Benutzern mit Aufbewahrungsrichtlinientags und persönlichen Tags ermöglichen, ihre Postfächer zu bereinigen. Jedoch bleiben die gelöschten Nachrichten im In-Situ-Speicher und im Beweissicherungsverfahren erhalten, bis der Aufbewahrungszeitraum beendet ist.
Hinweis
Ein zeitbasierter In-Situ-Speicher oder ein Beweissicherungsverfahren ist mit der sogenannten rollierenden gesetzlichen Aufbewahrungspflicht in Exchange 2010 vergleichbar (bitte beachten Sie, dass dies nicht der offizielle Begriff ist). Zur Implementierung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht wurde der Aufbewahrungszeitraum für gelöschte Elemente für eine Postfachdatenbank oder einzelne Postfächer konfiguriert. Bei der Aufbewahrung gelöschter Elemente werden gelöschte und geänderte Elemente jedoch basierend auf dem Löschdatum beibehalten. Der In-Situ-Speicher und das Beweissicherungsverfahren bewahren Elemente basierend auf dem Datum des Empfangs oder der Erstellung auf. Dadurch wird sichergestellt, dass Nachrichten mindestens für den angegebenen Zeitraum beibehalten werden.