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Messaging-Datensatzverwaltung

 

Gilt für: Exchange Server 2013

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2012-11-20

Benutzer senden und empfangen jeden Tag E-Mails. Wenn diese große Menge an E-Mails, die jeden Tag verfasst und empfangen werden, nicht verwaltet wird, kann dies Benutzer belasten, ihre Produktivität beeinträchtigen und zu Risiken für Ihre Organisation führen. Daher ist die Verwaltung des E-Mail-Lebenszyklus eine entscheidende Komponente für die meisten Organisationen.

Messaging-Datensatzverwaltung (Messaging Records Management, MRM) ist die Technologie für die Verwaltung von Datensätzen in Microsoft Exchange Server 2013, die Organisationen dabei unterstützt, den E-Mail-Lebenszyklus zu verwalten und die mit E-Mail einhergehenden rechtlichen Risiken zu verringern. Die Bereitstellung von MRM kann Ihrer Organisation auf verschiedene Arten helfen:

  • Erfüllen von Unternehmensanforderungen   Abhängig von den Richtlinien für Nachrichten in Ihrer Organisation müssen Sie möglicherweise wichtige E-Mails für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Beispielsweise kann das Postfach eines Benutzers wichtige Nachrichten im Zusammenhang mit der Unternehmensstrategie, Transaktionen, Produktentwicklungen oder Kundeninteraktionen enthalten.

  • Erfüllen rechtlicher und behördlicher Auflagen   Für viele Organisationen gelten rechtliche oder behördliche Auflagen, aufgrund derer Nachrichten für einen bestimmten Zeitraum gespeichert und nach dieser Frist gelöscht werden müssen. Wenn Nachrichten länger als erforderlich gespeichert werden, können die rechtlichen oder finanziellen Risiken einer Organisation steigen.

  • Steigern der Benutzerproduktivität   Wenn das ständig steigende Volumen an E-Mails in den Postfächern Ihrer Benutzer nicht verwaltet wird, kann sich dies auch auf die Benutzerproduktivität auswirken. Auch wenn beispielsweise Newsletterabonnements und automatisierte Benachrichtigungen beim Empfang einen informativen Nutzen haben, werden sie nach dem Lesen möglicherweise nicht von den Benutzern entfernt (oder sie werden erst gar nicht gelesen). Viele dieser Arten von Nachrichten sollten nur einige Tage aufbewahrt werden. Wenn Sie solche Nachrichten mithilfe von MRM entfernen, können Sie den Informationsdatenmüll in den Postfächern der Benutzer reduzieren und dadurch deren Produktivität steigern.

  • Verbessern der Speicherverwaltung   Aufgrund ihrer Erfahrungen mit kostenlosen E-Mail-Diensten im privaten Bereich gehen viele Benutzer davon aus, dass alte Nachrichten für eine lange Zeit aufbewahrt werden können bzw. nie gelöscht werden müssen. Das Aufbewahren großer Postfächer wird zunehmend zur Norm, und Benutzer sollten nicht gezwungen werden, ihre Arbeitsgewohnheiten aufgrund von strikten Postfachkontingenten zu ändern. Wenn Nachrichten länger aufbewahrt werden als aus geschäftlicher oder rechtlicher Sicht erforderlich, steigen jedoch auch die Speicherkosten.

Möchten Sie wissen, welche Verwaltungsaufgaben es im Zusammenhang mit MRM gibt? Weitere Informationen finden Sie unter Verfahren der Messaging-Datensatzverwaltung.

In Exchange 2013 (und auch in Exchange 2010) wird MRM durch die Nutzung von Aufbewahrungstags und Aufbewahrungsrichtlinien erreicht. Aufbewahrungstags werden verwendet, um Aufbewahrungseinstellungen auf ein vollständiges Postfach und standardmäßige Postfachordner wie "Posteingang" und "Gelöschte Elemente" anzuwenden. Sie können außerdem Aufbewahrungstags erstellen und bereitstellen, die Benutzer mit Outlook 2010 und höher sowie Outlook Web App-Benutzer auf Ordner oder einzelne Nachrichten anwenden können. Nach der Erstellung fügen Sie Aufbewahrungstags zu einer Aufbewahrungsrichtlinie hinzu und wenden dann die Richtlinie auf Benutzer an. Der Assistent für verwaltete Ordner ist ein Postfach-Assistent, der auf Exchange 2013-Postfachservern ausgeführt wird, Postfächer verarbeitet und Aufbewahrungseinstellungen in der Aufbewahrungsrichtlinie des Benutzers anwendet. Weitere Informationen zu Aufbewahrungsrichtlinien finden Sie unter Aufbewahrungstags und Aufbewahrungsrichtlinien.

Wenn eine Nachricht den im jeweiligen Aufbewahrungstag angegebenen Aufbewahrungszeitraum erreicht, führt der Assistent für verwaltete Ordner die im Tag festgelegte Aufbewahrungsaktion aus. Nachrichten können dann endgültig gelöscht werden oder wiederherstellbar bleiben. Wenn für den Benutzer ein Archiv bereitgestellt wurde, können Sie mit Aufbewahrungstags auch Elemente in das Compliance-Archiv des Benutzers verschieben. Weitere Informationen zur Compliance-Archivierung in Exchange 2013 finden Sie unter Compliance-Archivierung.

HinweisAnmerkung:
Verwaltete Ordner, die in Exchange 2007 verfügbare und in Exchange 2010 eingestellte MRM-Funktion, sind in Exchange 2013 nicht verfügbar. Sie müssen Ihre Richtlinieneinstellungen für verwaltete Ordner in Aufbewahrungsrichtlinien umwandeln.

Mithilfe von Aufbewahrungsrichtlinien können Sie grundlegende Einstellungen für die Aufbewahrung von Nachrichten für ein vollständiges Postfach und für bestimmte Standardordner durchsetzen. Es gibt verschiedene Strategien für die MRM-Bereitstellung. Die gängigsten werden im Folgenden dargestellt:

Entfernen aller Nachrichten nach einem bestimmten Zeitraum. Bei dieser Strategie implementieren Sie eine MRM-Richtlinie, die alle Nachrichten nach einem bestimmten Zeitraum entfernt. Bei dieser Strategie erfolgt keine Klassifizierung der Nachrichten. Zur Implementierung dieser Richtlinie können Sie ein einziges Standardrichtlinientag für das Postfach erstellen. Damit wird jedoch nicht sichergestellt, dass die Nachrichten für den angegebenen Zeitraum aufbewahrt werden. Benutzer können weiterhin Nachrichten löschen, bevor die Aufbewahrungsfrist erreicht wurde.

Entfernen von Nachrichten basierend auf dem Speicherort des Ordners. Bei dieser Strategie implementieren Sie MRM-Richtlinien abhängig vom E-Mail-Speicherort. Beispielsweise können Sie angeben, dass Nachrichten im Posteingang für ein Jahr aufbewahrt werden, Nachrichten im Ordner für Junk-E-Mails aber nur 60 Tage. Zur Implementierung dieser Richtlinie können Sie eine Kombination aus Aufbewahrungsrichtlinientags für jeden Standardordner, den Sie konfigurieren möchten, und einem Standardrichtlinientag für das gesamte Postfach verwenden. Das Standardrichtlinientag gilt für alle benutzerdefinierten Ordner und alle Standardordner, auf die keine Aufbewahrungsrichtlinientags angewendet wurden.

HinweisAnmerkung:
In Exchange 2013 können Aufbewahrungsrichtlinientags für die Ordner "Kalender" und "Aufgaben" erstellt werden. Wenn Sie für Elemente in diesen oder anderen Standardordnern kein Aufbewahrungslimit festlegen möchten, können Sie für den jeweiligen Standardordner ein deaktiviertes Aufbewahrungstag erstellen.

Zulassen der Klassifizierung von Nachrichten durch Benutzer. Bei dieser Strategie implementieren Sie MRM-Richtlinien, die eine grundlegende Aufbewahrungseinstellung für alle Nachrichten enthalten, die es den Benutzern aber ermöglichen, Nachrichten basierend auf Unternehmensanforderungen oder Vorschriften zu klassifizieren. In diesem Fall werden die Benutzer zu einem wichtigen Bestandteil in Ihrer Strategie für die Datensatzverwaltung. Häufig wissen sie am besten, wie lange eine Nachricht aufbewahrt werden sollte.

In Exchange 2013 können Benutzer abweichende Aufbewahrungseinstellungen auf Nachrichten anwenden, die länger oder kürzer aufbewahrt werden müssen. Sie können diese Richtlinie mit einer Kombination der folgenden Tags implementieren:

  • Ein Standardrichtlinientag für das Postfach

  • Persönliche Tags, die Benutzer auf benutzerdefinierte Ordner oder einzelne Nachrichten anwenden können

  • (Optional) Zusätzliche Aufbewahrungsrichtlinientags, um für Elemente in bestimmten Standardordnern ein Aufbewahrungslimit festzulegen

Beispielsweise können Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie mit persönlichen Tags verwenden, die einen kürzeren Aufbewahrungszeitraum festlegen (z. B. 2 Tage, 1 Woche oder 1 Monat), sowie mit persönlichen Tags, in denen ein längerer Aufbewahrungszeitraum (z. B. 1 Jahr, 2 Jahre, 5 Jahre) definiert ist. Die Benutzer können persönliche Tags mit kürzeren Aufbewahrungszeiträumen auf Elemente wie Newsletterabonnements anwenden, die innerhalb von Tagen nach dem Empfang ihren Nutzen verlieren. Mithilfe von Tags mit längeren Zeiträumen können dagegen Elemente aufbewahrt werden, die einen großen geschäftlichen Nutzen aufweisen. Darüber hinaus kann der Vorgang mithilfe von Posteingangsregeln in Outlook und Outlook Web App automatisiert werden.

Speichern von Nachrichten für eDiscovery-Zwecke. Bei dieser Strategie implementieren Sie MRM-Richtlinien, mit denen Nachrichten nach einem angegebenen Zeitraum aus Postfächern entfernt werden. Sie werden aber im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" für Compliance-eDiscovery gespeichert, sogar wenn die Nachrichten vom Benutzer oder einem anderen Prozess gelöscht wurden.

In Exchange 2013 können Sie diese Anforderung erfüllen, indem Sie Aufbewahrungsrichtlinien mit einem Compliance-Archiv kombinieren. Über Aufbewahrungsrichtlinien werden Nachrichten nach dem angegebenen Zeitraum aus dem Postfach entfernt. Mit einem zeitbasierten Compliance-Archiv werden Nachrichten für diesen Zeitraum auch dann beibehalten, wenn sie gelöscht oder geändert wurden. Beispiel: Um Nachrichten für sieben Jahre aufzubewahren, können Sie eine Aufbewahrungsrichtlinie mit einem Standardrichtlinientag erstellen, über das Nachrichten nach sieben Jahren gelöscht werden. Gleichzeitig erstellen Sie ein Compliance-Archiv, in dem Nachrichten sieben Jahre aufbewahrt werden. Nachrichten, die von den Benutzern nicht entfernt werden, werden nach sieben Jahren gelöscht, und Nachrichten, die von den Benutzern vor dieser Frist gelöscht werden, werden für sieben Jahre im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" gespeichert. Weitere Informationen zu diesem Ordner finden Sie unter Ordner "Wiederherstellbare Elemente".

Optional können Sie es Benutzern mit Aufbewahrungsrichtlinientags und persönlichen Tags ermöglichen, ihre Postfächer zu bereinigen. Jedoch bleiben die gelöschten Nachrichten im Compliance-Archiv erhalten, bis der Aufbewahrungszeitraum beendet ist.

HinweisAnmerkung:
Ein zeitbasiertes Compliance-Archiv ist mit der sogenannten rollierenden gesetzlichen Aufbewahrungspflicht in Exchange 2010 vergleichbar (bitte beachten Sie, dass dies nicht der offizielle Begriff ist). Zur Implementierung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht wurde der Aufbewahrungszeitraum für gelöschte Elemente für eine Postfachdatenbank oder einzelne Postfächer konfiguriert. Bei der Aufbewahrung gelöschter Elemente werden gelöschte und geänderte Elemente jedoch basierend auf dem Löschdatum beibehalten. Das Compliance-Archiv bewahrt Elemente basierend auf dem Datum des Empfangs oder der Erstellung auf. Dadurch wird sichergestellt, dass Nachrichten mindestens für den angegebenen Zeitraum beibehalten werden.

Verschieben von Nachrichten in Archivpostfächer. Bei dieser Strategie implementieren Sie MRM-Richtlinien, mit denen Elemente in das Archivpostfach des Benutzers verschoben werden. Ein Archivpostfach bietet zusätzlichen Speicherplatz, sodass Benutzer ältere Inhalte oder Inhalte, auf die selten zugegriffen wird, aufbewahren können. Aufbewahrungstags, mit denen Elemente verschoben werden, werden auch als Archivrichtlinien bezeichnet. Zum Verschieben oder Löschen von Elementen in derselben Aufbewahrungsrichtlinie können Sie ein Standardrichtlinientag und persönliche Tags bzw. ein Standardrichtlinientag, Aufbewahrungsrichtlinientags und persönliche Tags kombinieren. Weitere Informationen zu Archivrichtlinien finden Sie unter Compliance-Archivierung.

Mit MRM können Sie in Exchange 2013 die Richtlinie für die Datensatzverwaltung implementieren, mit der die Anforderungen Ihrer Organisation am besten erfüllt werden. Wenn Sie sich mit MRM und Compliance-Archiven vertraut machen, sind Sie in der Lage, Ihre Ziele beim Verwalten des Postfachspeichers zu erreichen und Vorschriften im Hinblick auf die Nachrichtenaufbewahrung einzuhalten.

 
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