Erstellen einer Angebotsanforderung

Gilt für: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2

In diesem Thema wird erläutert, wie eine Angebotsanforderung (RFQ) erstellt wird.

Diese Aufgabe ist Teil eines größeren Prozesses.

Die folgende Abbildung zeigt den vollständigen Prozess zum Erstellen einer Angebotsanforderung, das Zugänglichmachen für Kreditoren und das Beurteilen von Angeboten, die von Kreditoren zurückgegeben werden. Diese Verfahren umfasst die nummerierten Schritte.

Erforderliche Komponenten

In der folgenden Tabelle werden die Voraussetzungen angezeigt, die vorhanden sein müssen, bevor Sie beginnen können.

1. Die Eingangsfelder in einer Angebotsanforderung vorbereiten

Zusätzlich zu den Informationen über die Waren oder Dienstleistungen, für die Sie Angebote anfordern, enthält eine Angebotsanforderung Informationen zum Auftrag selbst. Sie geben Sie beispielsweise Lieferungsanforderungen an und laden bestimmte Kreditoren ein, Angebote zu platzieren. Diese Informationen können im Formular Neue Angebotsanforderung eingegeben werden.

Um die Eingangsfelder in der Angebotsanforderung zu erstellen, führen Sie folgende Schritte aus:

1. Klicken Sie auf Beschaffung > Häufig > Angebotsanforderungen > Alle Angebotsanforderungen.

2. Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf der Registerkarte Angebot auf Angebotsanforderung.

3. Wählen Sie im Formular Neue Angebotsanforderung einen Bestelltyp unter den folgenden Optionen aus:

   • Bestellung – Ein Vertrag über den Erwerb von Produkten in einer bestimmten Menge oder mit einem bestimmten Wert von einem Kreditor.

   • Rahmenbestellung – Ein Vertrag über den Erwerb von Produkten in einer bestimmten Menge oder mit einem bestimmten Wert über einen gewissen Zeitraum. Wenn Sie diese Art von Einkauf auswählen, müssen Sie auch den Datumsbereich für die Rahmenbestellung und den Namen des Mitarbeiters auswählen, der mit der Verwaltung der Rahmenbestellung betraut ist.

     Hinweis

     Bestellanforderung – Dieser Typ wird automatisch ausgewählt, wenn die Angebotsanforderung direkt aus einer Bestellanforderung erstellt wird. Wenn Sie diesen Typ manuell auswählen, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Weitere Informationen finden Sie unter Angebotsanforderung aus einer Bestellanforderung erstellen.

4. Wählen Sie im Feld Währung die Währung aus. Die Standardwährung ist die Währung der juristischen Person.

5. Geben Sie im Feld Lieferdatum das Datum ein, zu dem Sie die angeforderten Artikel erhalten möchten.

6. Geben Sie im Feld Ablaufdatum und -uhrzeit das Datum und die Uhrzeit an, bis zu denen die Kreditoren auf die Angebotsanforderung antworten müssen.

7. Wählen Sie im Feld Projektkennung ein Projekt aus, wenn die Artikel in der Angebotsanforderung für ein Projekt bestimmt sind.

8. Wenn sich diese von der Adresse der juristischen Person unterscheidet, kllicken Sie auf Lieferadresse, und geben Sie eine Lieferadresse an.

9. Wenn es eine Einkäufergruppe für die Person gibt, die die Artikel anfordert, wählen Sie sie im Feld Einkäufergruppe aus.

10. Wählen Sie im Feld Sprache die Sprache aus, in der Sie Angebote erhalten möchten. Ein Kreditor kann die Sprache in dem Angebot ändern.

11. Geben Sie im Feld Dokumenttitel eine freundliche Beschreibung der Angebotsanforderung ein.

    Hinweis

    Schritte 11-13 gelten, wenn Sie AX 2012 R3 ausführen.

12. Wählen Sie in der Liste Anforderungstyp den gewünschten Typ aus ,wie Angebotsanforderung. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Verwenden eines Anforderungstyps.

    Wenn eine Auswertungsmethode dem Typ zugeordnet ist, ist diese der Standardwert für die Angebotsanforderung, die Sie erstellen. Sie können die Bewertungsmethode später ändern, wenn Sie möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Verwenden von Bewertungskriterien und -methoden.

13. Wenn eine bestimmte Abteilung die Anforderung stellt, geben Sie sie in dem Feld Anforderungsabteilung an.

14. Klicken Sie auf OK, um die Angebotsanforderung zu erstellen. Die Informationen werden in den Angebotsanforderungskopf übertragen. Der höchste und niedrigste Status der Angebotsanforderungt ist Erstellt.

2. Die Details für angeforderte Waren oder Services angeben

Nachdem Sie die grundlegenden Informationen zu Ihrer Angebotsanforderung angegeben haben, geben Sie die Waren oder Dienstleistungen an, für die Kreditoren Angebote abgeben sollen.

Um die Einzelheiten der Anforderung bereitzustellen, führen Sie folgende Schritte aus:

1. Wählen Sie im Formular Details zur Angebotsanforderung auf dem Inforegister Angebotsanforderungspositionen einen Positionstyp aus:

   • Artikel – Ein Artikel, der in Microsoft Dynamics AX als Bestand verfolgt wird und über eine Artikelnummer verfügt. Artikel ist der Standardpositionstyp.

   • Kategorie - Ein nicht lagerbezogener Artikel oder Service, den Sie manuell von einer Hierarchie der Beschaffungskategorien eingeben.

2. Dieser Schritt gilt, wenn Sie AX 2012 R3 ausführen. Um es Kreditoren zu ermöglichen, versiegelte Angebote zu versenden, wählen Sie in Angebotsanforderungskopf in der Liste Angebotstyp Geschlossen aus. Die Angebote, die Sie erhalten, sind dann verschlüsselt und unzugägnlich, bis die Angebotstabellierung beginnt, nach dem Abschlussdatum der Angebotsanforderung.

   Hinweis

   Kreditoren können die Funktion "Versiegeltes Angebot" nur mit dem Kreditorenportal auf Enterprise Portal für Microsoft Dynamics AX verwenden. Diese Funktion ist mit Sites Services für Microsoft Dynamics ERP nicht verfügbar.

3. Dieser Schritt gilt, wenn Sie AX 2012 R3 ausführen. Wenn Sie möchten, dass der Kreditor Ersatz oder Alternativen bereitstellen kann, aktivieren Sie auf dem Inforegister Allgemeines das Kontrollkästchen Alternativen für Antwortpositionen zulassen. Eine Alternative ist pro Kategorieposition zulässig.

4. Geben Sie Informationen wie Lagerungsdimensionen, Menge, Einheit, Preis und Rabatt für die Position ein. Wenn die Informationen vom Kreditor angegeben werden sollen, lassen Sie die Felder leer.

   Das Ablaufdatum der Angebotsanforderung und das angeforderte Lieferdatum werden aus der Kopfzeile der Angebotsanforderung kopiert. Sie können die Daten für die einzelnen Positionen ändern.

5. Klicken Sie auf Position hinzufügen so oft wie erforderlich. Jeder Position wird eine Nummer zugewiesen, die auf allen Angebotsanforderungsbezogenen Dokumenten erscheint.

   Hinweis

   Wenn Sie AX 2012 R3 ausführen, können Sie die Positionsnummer verwenden, um in allen zugehörigen Dokumenten zu sortieren und zu filtern. Die Anzahl wird in Schritten von 10 erhöht. Wenn Sie eine neue Position zwischen zwei vorhandenen Positionen hinzufügen, wird ihr eine Zahl zwischen den beiden Positionen zugewiesen. Wenn beispielsweise die ursprüngliche Anforderung drei Positionen beinhaltet, werden sie als 10, 20 und 30 nummeriert. Und wenn Sie eine Position zwischen Position 10 und 20 hinzufügen, wird dieser die Nummer 15 zugewiesen.

   Sie können auch die Liste neu nummerieren, wodurch die Positionen erneut zugewiesen werden, die durch 10 erhöht werden. Bis Sie die Anforderung veröffentlichen oder übermitteln, können Sie weitere Positionen hinzufügen und die Liste neu nummerieren. Jedoch nachdem Sie eine Einkaufbestätigung ausstellen, können Sie die Liste nicht neu nummerieren.

6. Um Kreditoren hinzuzufügen, verwenden Sie eine der folgenden Methoden:

   • Wenn Sie AX 2012 R3 ausführen, können Sie Kreditoren der Angebotsanforderung automatisch hinzufügen, basierend auf der Beschaffungskategorie der angeforderten Artikel. Klicken Sie auf dem Inforegister Kreditoren automatisch hinzufügen auf Kreditor.

   • Wählen Sie alternativ auf dem Inforegister Kreditor im Feld Kreditorenkonto einen Kreditor aus. Die Kontaktinformationen werden der Angebotsanforderung hinzugefügt. Der Status lautet Erstellt. Das bedeutet, dass die Kreditorinformationen in der Angebotsanforderung gespeichert wurden, die Angebotsanforderung jedoch noch nicht an den Kreditor gesendet oder auf dem Kreditorenportal veröffentlicht wurde. Sie können einer Angebotsanforderung einen Kreditor unabhängig vom Kreditorstatus hinzufügen.

     Hinweis

     Kreditorenspezifische Informationen wie Zahlungsbedingungen oder die Währung werden nicht in die Angebotsanforderung eingeschlossen.

7. Dem Kopf und den Positionen von Angebotsanforderungen können Dokumente zugeordnet werden.

   • Klicken Sie zum Anfügen eines Dokuments zum Angebotsanforderungskopf im Aktivitätsbereich auf Anhänge.

   • Klicken Sie auf dem Inforegister Angebotsanforderungspositionen auf das Symbol Dokumente in der Position, um ein Dokument an eine Angebotsanforderungsposition anzufügen.

8. Dieser Schritt gilt, wenn Sie AX 2012 R3 ausführen. Wenn es einen Fragebogen gibt, den Kreditoren als Teil des Angebots ausfüllen sollen, können Sie ihn der Angebotsanforderung zuordnen, indem Sie auf die Registerkarte Fragebogen und anschließend auf Hinzufügen klicken. Weitere Informationen zu Fragebögen in AX 2012 R3 finden Sie unter Verwenden von Fragebögen.

3. Antworten auf eine Angebotsanforderung festlegen

Sie können die Informationen angeben, die Sie von Kreditoren erhalten möchten, wenn diese auf eine Angebotsanforderung antworten. Die im Formular Standardmäßige Felder für die Antwort auf Angebotsanforderung ausgewählten Felder werden auf den an Kreditoren gesendeten Antwortbogen für die Angebotsanforderung gedruckt.

Sie können auch die standardmäßigen Felder festlegen, die für alle Antworten auf Angebotsanforderungen (Angebote) gelten. Weitere Informationen finden Sie unter Antworten auf eine Angebotsanforderung festlegen.

Verwenden Sie dieses Verfahren, um Antwortfelder einer bestimmten Angebotsanforderung anhand der Standardeinstellungen zu ändern.

1. Klicken Sie auf Beschaffung > Häufig > Angebotsanforderungen > Alle Angebotsanforderungen.

2. Wählen Sie die Angebotsanforderung aus, mit der Sie arbeiten möchten.

3. Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf der Registerkarte Angebot auf Antwort auf Angebotsanforderung konfigurieren.

4. Im Formular Standardmäßige Felder für die Antwort auf Angebotsanforderung aktivieren oder deaktivieren Sie die Kontrollkästchen für die Informationen, die Sie von Kreditoren in deren Angebotsen erhalten möchten.

4. Angebotsanforderung und Antwortbogen für Angebotsanforderung senden

Nachdem Sie alle Details angegeben haben, müssen Kreditoren die Angebotsanforderung anzeigen können.

Antwortbögen für Angebotsanforderungen enthalten Felder, die von den Kreditoren auszufüllen sind, an die die Angebotsanforderung gesendet wird. Für jeden Händler wird eine Angebotsanforderung und ein Antwortbogen erstellt. Zudem wird eine Angebotsanforderungserfassung erstellt. Die Angebotsanforderungserfassung enthält sowohl die Angebotsanforderung als auch den Antwortbogen. Um die Angebotsanforderung für die Kreditoren verfügbar zu machen, die in der Angebotsanforderungsanfrage ausgewählt sind, führen Sie folgende Schritte aus:

1. Klicken Sie auf Beschaffung > Häufig > Angebotsanforderungen > Alle Angebotsanforderungen.

2. Wählen Sie die Angebotsanforderung aus, mit der Sie arbeiten möchten. Der niedrigste Status der Angebotsanforderung muss Erstellt oder Versendet sein.

   Wenn der niedrigste Status einer Position Erstellt ist, gibt es mindestens einen Kreditor, an den sie nicht gesendet wurde. Wenn der niedrigste Status Versendet ist, hat mindestens ein Kreditor nicht geantwortet, und Sie können ihm die Angebotsanforderung erneut übermitteln.

3. Klicken Sie im Aktivitätsbereich auf Versenden.

4. Prüfen Sie im Formular Angebotsanforderung wird gesendet., ob es sich bei den aufgelisteten Kreditoren um diejenigen handelt, an die Sie die Angebotsanforderung senden möchten. Um Kreditoren zu entfernen, wählen Sie den Kreditor aus, und klicken Sie anschließend auf Löschen.

   Hinweis

   Kreditoren, die Sie löschen, indem Sie das Formular Angebotsanforderung wird gesendet. verwenden,werden nicht aus der Angebotsanforderung entfernt, und sie können die Angebotsanforderung auf den Listen Alle Angebotsanforderungen und Geschlossene Angebotsanforderungen im Kreditorenportal sehen.

5. Wählen Sie im unteren Bereich die Angebotsanforderungspositionen, die gesendet werden sollen, und löschen Sie alle Positionen, die nicht gesendet werden sollen.

6. Wenn Sie die Angebotsanforderung und das Antwortblatt drucken möchten, fahren Sie mit Schritt 5 fort, „Angebotsanforderung und Antwortbogen für Angebotsanforderung drucken“. Klicken Sie andernfalls im Formular Angebotsanforderung wird gesendet. auf OK, um die Angebotsanforderung an die ausgewählten Kreditoren zu senden.

   Hinweis

   Wenn installiert ist und die Angebotsanforderungssperre in Beschaffungsparameter aktiviert ist, können nur bestimmte Felder bearbeitet werden. Die Angebotsanforderung bleibt in diesen gesperrten Status, es sei denn, Sie erstellen eine Ergänzung. Weitere Informationen finden Sie unter Ändern einer Angebotsanforderung.

5. [Optional] Angebotsanforderung und Antwortbogen für Angebotsanforderung drucken

Wenn Sie die Angebotsanforderung drucken, wenn Sie sie übermitteln, werden eine Angebotsanforderung und ein Antwortblatt für jeden Kreditor gedruckt, und eine Angebotsanforderungserfassung wird erstellt. Die Angebotsanforderungserfassung enthält sowohl die Angebotsanforderung als auch den Antwortbogen. Bei jeder Aktualisierung einer Angebotsanforderung im Formular Angebotsanforderung wird gesendet. wird eine Angebotsanforderungserfassung erstellt.

Gehen Sie folgendermaßen vor, um Ihre Angebotsanforderung zu drucken.

1. Klicken Sie auf Drucken, nachdem Sie im unteren Bereich die Angebotsanforderungspositionen, die gesendet werden sollen, ausgewählt und alle Positionen gelöscht haben, die nicht gesendet werden sollen.

2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Angebotsanforderung drucken, um die ausgewählte Angebotsanforderung zu drucken, und das Kontrollkästchen Antwortbogen für Angebotsanforderung drucken, um einen Antwortbogen für die Angebotsanforderung zu drucken. Weitere Informationen zum Definieren von Feldern im Antwortbogen für Angebotsanforderung finden Sie unter Antworten auf eine Angebotsanforderung festlegen.

3. Aktivieren Sie zum Drucken der Preise und Mengen der Angebotsanforderung das Kontrollkästchen Preise/Mengen der Angebotsanforderung drucken.

   Um auszuwählen wie Antwortblätter gedruckt werden sollen, klicken Sie auf Erweiterte Druckoptionen.

4. Klicken Sie zum Drucken der Angebotsanforderung und des Antwortbogens auf OK.

   Pro Kreditor wird eine Angebotsanforderung gedruckt. Der niedrigste Status der Positionen lautet hierbei Erstellt oder Versendet und der höchste Status lautet Erstellt oder Versendet. Stornierte Positionen und Positionen mit erfassten Antworten werden nicht gedruckt. Bei jeder Aktualisierung einer Angebotsanforderung im Formular Angebotsanforderung wird gesendet. wird eine Angebotsanforderungserfassung erstellt.

5. Klicken Sie im Formular Angebotsanforderung wird gesendet. auf OK, um die Angebotsanforderung an die ausgewählten Kreditoten zu senden.

6. Die Angebotsanforderung veröffentlichen (öffentlicher Sektor)

Für Öffentlicher Sektor in Microsoft Dynamics AX 2012 R3 können Sie Ihre Angebotsanforderung für jeden Kreditor verfügbar machen, der das Kreditorenportal besucht, und sie gleichzeitig an Kreditoren senden, die in der Angebotsanforderungsanfrage ausgewählt wurden, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

1. Klicken Sie auf Beschaffung > Häufig > Angebotsanforderungen > Alle Angebotsanforderungen.

2. Wählen Sie die Angebotsanforderung aus, mit der Sie arbeiten möchten.

3. Klicken Sie im Aktivitätsbereich in der Gruppe Bearbeiten auf Senden und im Kreditorenportal veröffentlichen.

4. Klicken Sie im Formular Angebotsanforderung senden und veröffentlichen auf OK und anschließend auf OK im Infolog, das angezeigt wird.

Die Angebotsanforderung wird in der Liste Offene Angebotsanforderungen angezeigt. Alle Kreditoren, die Zugriff auf das Portal besitzen, können die Angebotsanforderung anzeigen. Angebotsanforderungserfassungen werden immer dann erstellt, wenn Sie eine Angebotsanforderung aktualisieren, indem Sie das Formular Angebotsanforderung senden und veröffentlichen verwenden.

Nächster Schritt

Sie können eine Angebotsanforderung ändern, die bereits an Kreditoren gesendet wurde, und sie erneut senden. Wenn Sie im öffentlichen Sektor sind und die Angebotsanforderung im Kreditorenportal veröffentlicht wurde, können Sie die geänderte Version erneut veröffentlichen. Weitere Informationen finden Sie unter Ändern einer Angebotsanforderung.

In der Regel ist der nächste Schritt, die Angebote zu vergleichen und überprüfen, die Ihnen zurücksendet werden. Dazu können Bewertung und Ranking der Angebote gehören. Sie können dann Positionen in den Angeboten von einem oder mehreren Kreditoren ablehnen oder akzeptieren. Sie können sie auch Angebote an Kreditoren zurücksenden, um weitere Informationen anzufordern. Weitere Informationen zu diesen Schritten finden Sie unter Angebote vergleichen und Vertrag erteilen. Informationen zu den Schritten, die Kreditoren unternehmen, um auf die Angebotsanforderung zu antworten, finden Sie unter Info über Kreditorenangebote.

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