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Verwalten von digitalen Objekten (Übersicht) (SharePoint Server 2010)

Veröffentlicht: 12. Mai 2010

In diesem Artikel werden die digitalen Objekte (auch als Rich-Medien bezeichnet) beschrieben sowie wichtige Begriffe im Zusammenhang mit der Verwaltung digitaler Objekte in Microsoft SharePoint Server 2010 definiert. Darüber hinaus werden Aspekte der Verwaltung digitialer Objekte mithilfe der Objektbibliothek in SharePoint Server 2010 erläutert, die primären Benutzer einer digitalen Objektbibliothek werden beschrieben, und häufige Szenarien für die Verwendung der Objektbibliothek in SharePoint Server 2010 werden skizziert.

Weitere Informationen zum Planen einer Lösung für die Verwaltung digitaler Objekte finden Sie unter Planen digitaler Objektbibliotheken (SharePoint Server 2010).

Es ist ein Trend erkennbar, dass immer mehr Büroangestellte Bilder und sonstige Rich-Media-Objekte im Rahmen ihrer täglichen Aufgaben erstellen oder wiederverwenden. In vielen Fällen ist jedoch kein gemeinsames Repository auf Abteilungs- oder Unternehmensebene vorhanden, das zum Speichern dieser Objekte optimiert ist. Mit einem gemeinsamen Repository können Benutzer Rich-Media-Objekte, die von anderen Benutzern erstellt wurden, auf einfache Weise auffinden und wiederverwenden. Mit der Objektbibliothek in SharePoint Server 2010 kann eine Organisation Zeit und andere Ressourcen sparen, indem ein Repository speziell zum Speichern und Verwalten digitaler Objekt bereitgestellt wird. Die Benutzer müssen nicht mehr in mehreren Speicherorten im Netzwerk nach Objekten suchen oder Objekte ganz neu erstellen. Durch die Verwendung eines zentralen Repositorys für die Verwaltung digitaler Objekte hat die Organisation außerdem eine bessere Kontrolle über Inhalte, bei denen Marken eine wichtige Rolle spielen, und kann sicherstellen, dass den entsprechenden Benutzern nur genehmigte Objekte für Produkte zur Verfügung gestellt werden.

Inhalt dieses Artikels:

Informationen zur Verwaltung digitaler Objekte

Ein digitales Objekt ist eine Bild-, Audio- oder Videodatei oder ein sonstiges wiederverwendbares Inhaltsfragment, die bzw. das von einer Organisation in Anwendungen im gesamten Unternehmen verwendet wird. Mit der Objektbibliothek in SharePoint Server 2010 können Benutzer auf einfache Weise digitale Objekte erstellen und vorhandene digitale Objekte innerhalb der Organisation auffinden und wiederverwenden.

In SharePoint Server 2010 wird eine Objektbibliothek zum Speichern und Freigeben digitaler Objekte für Benutzer verwendet. Die Objektbibliothek ist eine angepasste SharePoint Server 2010-Bibliotheksvorlage für die Verwendung von Inhaltstypen speziell zum Speichern und Katalogisieren von Rich-Media-Objekten.

Eine effiziente Lösung für die Verwaltung digitaler Objekte umfasst folgende Angaben:

  • Die Metadaten, die für die einzelnen Objekttypen bereitgestellt werden sollen.

  • Der für die Objekte erforderliche Speicherplatz sowie die beim Bereitstellen der Objekte für die Benutzer zu berücksichtigenden Leistungsprobleme.

  • Die Speicherorte für die Objekte in den einzelnen Phasen des Lebenszyklus eines Objekts.

  • Die Art der Steuerung des Zugriffs auf ein Objekt in den einzelnen Phasen des Lebenszyklus des Objekts.

  • Die Art der Weitergabe von Objekten in der Organisation, während sich die Teammitglieder an der Erstellung, Prüfung, Genehmigung, Veröffentlichung und Vernichtung der Objekte beteiligen.

  • Die auf die Objekte anzuwendenden Richtlinien, damit objektbezogene Aktionen überwacht werden, Objekte ordnungsgemäß aufbewahrt bzw. entsorgt werden und für die Organisation wichtige Objekte geschützt werden.

  • Die Art und Weise der Behandlung von Objekten als Unternehmensdatensätze, die gemäß den Vorschriften und Unternehmensrichtlinien aufbewahrt werden müssen.

Weitere Informationen zum Planen einer Lösung für die digitalen Inventarverwaltungslösung mithilfe von SharePoint Server 2010 finden Sie unter Planen digitaler Objektbibliotheken (SharePoint Server 2010).

Benutzer einer Objektbibliothek

Die Benutzer einer Objektbibliothek in SharePoint Server 2010 können in der Regel einer der folgenden drei Kategorien zugeordnet werden:

  • Objektersteller Zu dieser Gruppe zählen Personen, die einzelne Objekte erstellen, wie z. B. Grafiker, Videoproduzenten oder Marketingtexter, und die Objekte an die Objektbibliothek übermitteln. Beispielsweise könnte ein Grafiker ein Produktlogo in mehreren Auflösungen und Größen sowie in Farbe und Schwarzweiß erstellen und anschließend alle Logoversionen in die Objektbibliothek hochladen, damit sie von anderen Mitgliedern eines Produktmarketingteams verwendet werden können.

  • Objektmanager Zu dieser Gruppe zählen Personen, die die Objekte in der Bibliothek verwalten. Sie sind verantwortlich für den End-to-End-Workflow ab dem Zeitpunkt, zu dem ein Objekt übermittelt wird, über die Veröffentlichung bis hin zum Ablaufzeitpunkt eines Objekts. Außerdem sind sie für das Verwalten und Organisieren von Objekten in der Bibliothek zuständig. Beispielsweise könnte ein Objektmanager mehrere Versionen eines Produktlogos entsprechend in der Bibliothek kategorisieren, wichtige Metadaten wie z. B. Schlüsselwörter hinzufügen und ein Datum festlegen, nach dem das Objekt nicht mehr verwendet werden kann.

  • Objektconsumer Zu dieser Gruppe zählen Personen, die Objekte in der Bibliothek suchen und verwenden müssen, um andere Arbeitsprodukte zu erstellen. Beispielsweise können Webdesigner ein Produktlogo aus der Objektbibliothek verwenden, wenn sie Marketingseiten für Produktwebsites erstellen.

In Abhängigkeit vom Szenario kann es Überschneidungen zwischen diesen Benutzergruppen geben. Beispielsweise könnten Benutzer mit der Berechtigung zum Hochladen von Objekten in die Bibliothek möglicherweise auch über die Berechtigung zum Kategorisieren und Verwalten der Objekte verfügen, die sie an das Archiv senden. Objektersteller können gleichzeitig Objektconsumer sein, wenn sie Objekte suchen und verwenden, die anderen Arbeitsprodukten hinzugefügt werden, die wiederum als separate Objekte hochgeladen werden. Beispielsweise könnte ein Videoproduzent beim Erstellen eines Marketingvideos für ein Produkt ein Produktlogo verwenden und anschließend das Video als separates Objekt in die Bibliothek hochladen.

Verwalten digitaler Objekte in SharePoint Server 2010

Von SharePoint Server 2010 wird die angepasste Bibliotheksvorlage "Objektbibliothek" für die Verwendung neuer Bild-, Audio- und Videoinhaltstypen speziell zum Speichern und Katalogisieren von Rich-Media-Objekten bereitgestellt. Diese neuen Inhaltstypen verwenden neue Spaltentypen wie z. B. Vorschau, Bildgröße, Bilderstellungsdatum und Länge (Sekunden), die zu den Metadaten für ein bestimmtes Objekt beitragen. Die Objektbibliothek weist außerdem einen Vorschaumodus auf, in dem eine Miniaturansicht und einige dieser Metadaten angezeigt werden, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf ein Objekt zeigen. Unternehmensschlüsselwörter können Objekten zugewiesen werden, damit sie mithilfe von Suchabfragen einfacher aufzufinden sind. Schlüsselwörter können von Objekterstellern zugewiesen werden, wenn ein neues Objekt hochgeladen wird, oder aber später von einem Objektmanager hinzugefügt werden. Die Benutzer können Objekte bewerten, wodurch zusätzliche Metadaten für Objekte bereitgestellt werden. Die Metadaten können dann verwendet werden, wenn Objekte in einem Webpart angezeigt werden. Wenn Sie z. B. über eine Bibliothek mit Schulungsvideos verfügen, die die Benutzer angeschaut und bewertet haben, können Sie mithilfe eines Webparts die am besten bewerteten Videos auf einer Webseite anzeigen.

Objektersteller und Objektmanager arbeiten direkt in der Objektbibliothek, um Objekte hochzuladen, zu kategorisieren und zu verwalten. Objektconsumer können die Bibliothek durchsuchen, um nach Objekten zum Einfügen in Projekten in anderen Anwendungen zu suchen. Consumer können eine Objektbibliothek in Microsoft Office-Anwendungen durchsuchen und ein Objekt in der geöffneten Anwendung einfügen, wie z. B. Microsoft Word oder Microsoft PowerPoint.

Es gibt vier verschiedene Möglichkeiten, um Benutzern digitale Objekte in SharePoint Server 2010 anzuzeigen:

  • Zulassen des Durchsuchens der Objektbibliothek durch die Benutzer

  • Einfügen eines Webparts auf einer Webseite einer Teamwebsite

  • Verwenden des Videofeldsteuerelements auf einer Veröffentlichungsseite einer Veröffentlichungssite

  • Verwenden des Webparts für Inhaltsabfragen

Die jeweilige Methode, die Sie zum Anzeigen von Objekten für Benutzer Ihrer Objektbibliothek verwenden, hängt ab von den Benutzern, wie sie Objekte aus der Bibliothek verwenden müssen sowie welche Methoden zum Anzeigen von Objekten am besten für ein Objektbibliotheksszenario geeignet sind.

Neben den Features, die Bestandteil der Objektbibliothek sind, können Sie Features von SharePoint Server nutzen, wie z. B. Workflows, Routing, Regeln und Richtlinien. Diese Features vereinfachen das Verwalten der in der Objektbibliothek eingefügten Objekte, das Nachverfolgen des Fortschritts von Objekten, das Automatisieren der Veröffentlichung von genehmigten Objekten sowie das Festlegen des Ablaufdatums für Objekte.

Szenarien für die Verwendung der Objektbibliothek

Die Objektbibliothek kann jeder SharePoint Server 2010-Websitesammlung oder -Website hinzugefügt werden und zum Bereitstellen digitaler Objekte für Benutzer in vielen Szenarien verwendet werden. In der folgenden Tabelle sind mögliche Szenarien beschrieben, in denen Sie eine digitale Objektbibliothek verwenden können.

Szenario Beschreibung

Bibliothek mit unternehmenseigenen Marken

Die Objektbibliothek wird zum Speichern unternehmenseigener Markenobjekte verwendet, wie z. B. Logos, Grafiken und sonstige digitale Objekte. Und moderate bis umfangreiche Workflows und Richtlinien werden zum Verwalten des Inhalts verwendet. Kreative Teams können digitale Objekte an die Objektbibliothek senden, wo sie überprüft und veröffentlicht werden. Inhaltsverwalter verwalten und bearbeiten die digitalen Objekte, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß markiert und organisiert wurden. Information Worker-Consumer und Extranetpartner, die auf offizielle, autorisierte Unternehmenslogos oder Markenobjekte zugreifen müssen, suchen mithilfe der Bibliothek nach dem erforderlichen Inhalt.

Geschäftsbereichsportal

Die Objektbibliothek wird als Repository für Bilder und Rich-Media-Dateien für eine einzelne Portalsite verwendet. In diesem Szenario kann jeder Mitwirkende oder Designer Logos und Bilder in die Bibliothek hochladen, die dann von anderen Personen angezeigt und verwendet werden können. Der Inhalt wird im Allgemeinen gemäß des Bedarfs der Mitwirkenden verwaltet, und es wird ein minimaler Workflow oder eine minimale Richtlinie zum Hinzufügen zur und zum Verwalten in der Bibliothek verwendet. Beispielsweise kann die Bibliothek des Geschäftsbereichsportals mehrere Mitwirkende, aber nur ein paar genehmigende Personen aufweisen. Autoren und Webdesigner der Website verwenden Inhalt in der Bibliothek, indem sie diesen anzeigen, herunterladen und in ihre Arbeitsprodukte einfügen, wie z. B. Dokumente oder Präsentationen.

Teamwebsite

Vergleichbar mit einem Geschäftsbereichsportal, aber kleiner. Die Objektbibliothek wird als Repository für Bilder und Rich-Media-Dateien für eine einzelne Teamwebsite verwendet. In diesem Szenario kann jedes Teammitglied Objekte in die Bibliothek hochladen, die dann von anderen Teammitgliedern angezeigt und verwendet werden können. Der Inhalt wird gemäß des Bedarfs der Mitwirkenden verwaltet, und es wird ein sehr minimaler Workflow oder eine sehr minimale Richtlinie zum Hinzufügen zur und zum Verwalten in der Bibliothek verwendet. Teammitglieder verwenden Inhalt in der Bibliothek, indem sie diesen anzeigen, herunterladen und in ihre Arbeitsprodukte einfügen, wie z. B. Dokumente oder Präsentationen.

Unternehmensarchiv

Die Objektbibliothek wird ausschließlich als Archiv verwendet, in dem Bilder, Videos, Dokumente und sonstige Objekte katalogisiert werden, die für eine Organisation historischen Wert besitzen. Die Benutzer können aktuelle und alte Elemente senden, die von Verwaltern erfasst, geprüft, organisiert und markiert werden, die die Bibliothek verwalten, damit andere Benutzer archivierten Inhalt durchsuchen, suchen und anzeigen können.

Medienfreigabewebsite eines Geschäftsbereichs

Die Objektbibliothek wird zum Speichern von Audio- und Videodateien verwendet. In diesem Szenario kann jeder einen Beitrag zur Bibliothek leisten, und es erfolgt eine geringfügige oder keine Verwaltung der Elemente in der Bibliothek. Bewertungen sind für die Bibliothek möglich und mit den thematischen Kategorien von Objekten kombiniert, um die Struktur und Präsentation von Objekten in der Bibliothek festzulegen.

Änderungsverlauf

Datum Beschreibung

2010/05/12

Erstveröffentlichung

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