Verwenden eines SharePoint Server-Datensatzarchivs oder direktes Verwalten von Datensätzen
GILT FÜR:
2013 2016 2019 Subscription Edition 
SharePoint in Microsoft 365
In SharePoint Server können Sie Datensätze in einem Archiv oder Datensätze im selben Dokumentrepository wie aktive Dokumente verwalten. Wenn Sie mithilfe des SharePoint Server-Ansatzes deklarieren, dass ein Dokument zu einem Datensatz geworden ist, bleibt der Datensatz erhalten, aber SharePoint Server verwaltet ihn jetzt als Datensatz. Beispielsweise kann für ein zu einem Datensatz erklärtes Dokument eine andere Aufbewahrungsrichtlinie gelten, oder das Dokument kann nicht mehr von Benutzern bearbeitet werden.
Ein hybrider Ansatz ist ebenfalls möglich. Sie können beispielsweise Datensätze zwei Jahre am gleichen Speicherort aufbewahren wie aktive Dokumente und dann die Datensätze nach Abschluss eines Projekts in ein Datenarchiv verschieben.
Berücksichtigen Sie bei der Entscheidung für die Verwaltung von Datensätzen in einer separaten Datenarchiv-Website oder auf der gleichen Website für die Zusammenarbeit, auf der die Dokumente erstellt wurden, die folgenden Fragen:
Ist die Steuerung der Website für die Zusammenarbeit für die Verwaltung von Datensätzen geeignet? Gelten für die Branche gesetzliche Bestimmungen, die vorschreiben, dass Datensätze von aktiven Dokumenten getrennt werden müssen? Sollte dem Administrator einer Website für die Zusammenarbeit das Verwalten einer Website mit Datensätzen anvertraut werden? Möglicherweise möchten Sie Datensätze auf einer Website speichern, bei der der Zugriff stärker eingeschränkt ist als bei der Website für die Zusammenarbeit, oder auf einer Website, die nach einem anderen Zeitplan gesichert wird.
Wie lange soll die Website für die Zusammenarbeit verwendet werden? Wenn Datensätze über die Laufzeit des Projekts hinaus aufbewahrt werden müssen und Sie eine direkte Datensatzverwaltungsstrategie auswählen, müssen Sie die Website für die Zusammenarbeit auch dann noch aufrechterhalten, wenn die Website nicht mehr aktiv verwendet wird.
Müssen die Projektmitglieder häufig auf Dokumente zugreifen, nachdem die Dokumente zu Datensätzen geworden sind? Wenn Sie einen direkten Ansatz verwenden, können Projektmitglieder unabhängig davon, ob es sich um aktive Dokumente oder um Datensätze handelt, immer auf die gleiche Weise auf Dokumente zugreifen.
Sind die Datensatzverwalter in der Organisation nur für Datensätze zuständig oder für alle Informationen, unabhängig davon, ob es sich um aktive Informationen oder Datensätze handelt? Wenn Datensatzverwalter nur für offizielle Datensätze zuständig sind, ist es möglicherweise für sie einfacher, eine separate Datenarchiv-Website zu verwenden.
In der folgenden Tabelle werden die Unterschiede zwischen den Aktionen beschrieben, die Sie für Datensätze in einem Datenarchiv und für direkt verwaltete Datensätze auf einer Website für die Zusammenarbeit ausführen können. Die Unterschiede werden dargestellt aus der Sicht von Datensatzverwaltern und von Mitarbeitern, die gemeinsam in einem Projektteam arbeiten.
Unterschiede zwischen einem Datenarchiv und direkten Datensätzen
| Faktor | Datenarchiv | Direkte Datensätze |
|---|---|---|
| Verwalten der Datensatzaufbewahrung |
Durch die Inhaltsorganisation werden neue Datensätze basierend auf Metadaten automatisch im richtigen Ordner im Dateiplan des Archivs platziert. |
Für Datensätze und aktive Dokumente können basierend auf dem aktuellen Inhaltstyp oder Speicherort unterschiedliche Richtlinien gelten. |
| Einschränken, welche Benutzer Datensätze anzeigen können |
Ja. Die Berechtigungen für den Datensatz werden durch das Archiv angegeben. |
Nein. Berechtigungen werden nicht geändert, wenn ein Dokument zu einem Datensatz wird. Sie können jedoch einschränken, welche Benutzer Datensätze bearbeiten und löschen können. |
| Einfaches Suchen von Datensätzen (für Datensatzverwalter) |
Einfacher. Alle Datensätze befinden sich an einem einzigen Speicherort. |
Schwieriger. Die Datensätze sind auf mehrere Websites für die Zusammenarbeit verteilt. |
| Beibehalten aller Dokumentversionen als Datensätze |
Der Benutzer muss jede Version eines Dokuments explizit an das Archiv senden. |
Automatisch, sofern die Versionsverwaltung aktiviert ist. |
| Einfaches Suchen von Informationen (für Teamteilnehmer) |
Schwieriger, obwohl eine Verknüpfung mit dem Dokument der Website für die Zusammenarbeit hinzugefügt werden kann, wenn das Dokument zu einem Datensatz wird. |
Einfacher. |
| Unübersichtlichkeit der Website für die Zusammenarbeit |
Die Website für die Zusammenarbeit enthält nur aktive Dokumente. |
Die Website für die Zusammenarbeit enthält aktive und inaktive Dokumente (Datensätze), obwohl Sie Ansichten erstellen können, in denen nur Datensätze angezeigt werden. |
| Möglichkeit zum Überwachen von Datensätzen |
Ja. |
Abhängig von der Überwachungsrichtlinie der Website für die Zusammenarbeit. |
| Administrative Sicherheit |
Ein Datensatzverwalter kann das Datenarchiv verwalten. |
Administratoren einer Website für die Zusammenarbeit verfügen über die Berechtigung zum Verwalten von Datensätzen und von aktiven Dokumenten. |
In der folgenden Tabelle werden Unterschiede zwischen den beiden Datensatzverwaltungsansätzen beschrieben, die sich darauf auswirken können, wie Sie die IT-Ressourcen verwalten.
Ressourcenunterschiede zwischen einem Datenarchiv und direkten Datensätzen
| Faktor | Datenarchiv | Direkte Datensätze |
|---|---|---|
| Anzahl der zu verwaltenden Websites |
Mehr Websites. Das heißt, es gibt zusätzlich zu den Websites für die Zusammenarbeit ein separates Archiv. |
Weniger Websites. |
| Skalierbarkeit |
Mindert den Druck auf Websites für die Zusammenarbeit durch die Datenbankgröße. |
Die maximale Größe der Websitesammlung wird früher erreicht. |
| Einfachere Verwaltung |
Separate Website oder Farm für Datensätze. |
Kein Aufwand für die Bereitstellung zusätzlicher Websites außer dem bereits anfallenden Aufwand für die Websites mit aktiven Dokumenten. |
| Speicherung |
Datensätze können auf anderen Speichermedien gespeichert werden. |
Aktive Dokumente und Datensätze werden zusammen gespeichert. |