Verwaltete Metadaten (Übersicht)
Gilt für: SharePoint Server 2010
Letztes Änderungsdatum des Themas: 2016-11-30
Verwaltete Metadaten sind eine hierarchische Auflistung zentral verwalteter Ausdrücke, die Sie definieren und anschließend als Attribute für Elemente in Microsoft SharePoint Server 2010 verwenden können.
In diesem Artikel werden wichtige Konzepte zu verwalteten Metadaten vorgestellt. Anschließend wird beschrieben, wie Sie verwaltete Metadaten verwenden. Anhand eines Beispiels werden diese Konzepte im gesamten Artikel veranschaulicht. Im letzten Abschnitt werden mehrere Vorteile der Einbindung verwalteter Metadaten in eine SharePoint Server 2010-Lösung vorgestellt.
Inhalt dieses Artikels:
Grundlegendes zu verwalteten Metadaten
Arbeiten mit verwalteten Metadaten
Vorteile der Verwendung verwalteter Metadaten
Grundlegendes zu verwalteten Metadaten
In diesem Abschnitt werden mehrere wichtige Konzepte im Zusammenhang mit verwalteten Metadaten definiert.
Ausdrücke und Ausdruckssätze
Ein Ausdruck ist ein Wort oder Satz, das bzw. der einem Element in SharePoint Server 2010 zugeordnet werden kann. Ein Ausdruckssatz ist eine Sammlung verwandter Ausdrücke. Sie können angeben, dass eine Microsoft SharePoint Server-Spalte einen Ausdruck aus einem bestimmten Ausdruckssatz enthält. Verwaltete Metadaten verweisen auf die Tatsache, dass Ausdrücke und Ausdruckssätze unabhängig von den Spalten selbst erstellt und verwaltet werden können.
Lokale Ausdruckssätze werden im Kontext einer Websitesammlung erstellt. Wenn Sie z. B. einer Liste in einer Dokumentbibliothek eine Spalte hinzufügen und einen neuen Ausdruckssatz erstellen, der an die Spalte gebunden werden soll, handelt es sich bei dem neuen Ausdruckssatz für die Websitesammlung, die die Dokumentbibliothek enthält, um einen lokalen Ausdruckssatz.
Globale Ausdruckssätze werden außerhalb des Kontexts einer Websitesammlung erstellt. Beispielsweise könnte der Terminologiespeicheradministrator die Ausdruckssatzgruppe "Personalwesen" erstellen und eine Person zur Verwaltung der Ausdruckssatzgruppe festlegen. Der Gruppen-Manager würde Ausdruckssätze im Zusammenhang mit dem Personalwesen erstellen, wie z. B. Positionen und Lohn-/Gehaltsklassen in der Ausdruckssatzgruppe "Personalwesen".
Die Benutzer sehen nur globale Ausdruckssätze und Ausdruckssätze, die lokal in der Websitesammlung des Benutzers vorhanden sind.
Stellen Sie sich vor, Sie müssen eine Konferenz organisieren. Jeder Konferenzsitzung wird ein Raum zugewiesen, und den langen Konferenzsitzungen wird außerdem ein Zusatzraum zugewiesen, in dem Teilnehmer, die keinen Platz im Hauptraum finden, die Sitzung auf Großbildschirmen mitverfolgen können. Sie beschließen, alle Sitzungen und die zugehörigen Details in einer SharePoint Server-Liste nachzuverfolgen.
Für die Nachverfolgung der Sitzungen und der Konferenzräume würden Sie folgende Aktionen ausführen:
Erstellen des Ausdruckssatzes "Konferenzräume" zur Darstellung aller verfügbaren Räume
Hinzufügen eines Ausdrucks zum Ausdruckssatz für jeden Konferenzraum
Erstellen des Inhaltstyps "Sitzung"
Hinzufügen von zwei neuen Spalten zum Inhaltstyp: "Raum" und "Zusatzraum"
Angeben, dass der Wert der einzelnen Spalten aus dem Ausdruckssatz "Konferenzräume" stammen muss
Erstellen einer Sitzungsliste
Wenn Sie in diesem Beispiel der Liste eine Sitzung hinzufügen, geben Sie Werte für "Raum" und "Zusatzraum" an. Sollten Sie später einen zusätzlichen Raum im Konferenzzentrum reservieren, würden Sie dem Ausdruckssatz "Konferenzräume" einen neuen Ausdruck hinzufügen, der zu einem gültigen Wert für die beiden Spalten würde.
Verwaltete Ausdrücke, Unternehmensstichwörter und der Terminologiespeicher
Ausdrücke können in die folgenden beiden Typen unterteilt werden:
Verwaltete Ausdrücke, die gewöhnlich vordefiniert sind, können nur von Benutzern mit den entsprechenden Berechtigungen erstellt werden und sind oft hierarchisch organisiert.
Unternehmensstichwörter, bei denen es sich einfach um Wörter oder Sätze handelt, die SharePoint Server 2010-Elementen hinzugefügt wurden. Alle Unternehmensstichwörter gehören zu einem einzelnen, nicht hierarchischen Ausdruckssatz, der als Stichwortsatz bezeichnet wird.
Verwaltete Ausdrücke und Unternehmensstichwörter werden unterschiedlich verwendet. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt "Verwenden von Ausdrücken" weiter unten in diesem Thema.
Hinweis
Das Wort "verwaltet" wird in Bezug auf verwaltete Ausdrücke oft ausgelassen, wenn die Bedeutung im Kontext klar ist.
Sowohl verwaltete Ausdrücke als auch Unternehmensstichwörter werden in einer Datenbank gespeichert, die als Terminologiespeicher bezeichnet wird.
Arbeiten mit verwalteten Metadaten
In den folgenden Abschnitten wird beschrieben, wie Ausdrücke erstellt und verwendet werden. Das Konferenzraum-Beispiel wird in diesen Abschnitten zur Veranschaulichung der Konzepte verwendet.
Erstellen von Ausdrücken
SharePoint Server 2010 enthält das Terminologiespeicher-Verwaltungstool, mit dem Sie Ausdruckssätze erstellen und verwalten können. Falls Sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen, können Sie mit dem Terminologiespeicher-Verwaltungstool folgende Aufgaben ausführen:
Erstellen oder Löschen eines Ausdruckssatzes
Hinzufügen, Ändern oder Löschen von Ausdrücken
Hierarchisches Anordnen verwalteter Ausdrücke innerhalb eines Ausdruckssatzes
Definieren von Synonymen
Importieren von Ausdrücken
Konvertieren von Unternehmensstichwörtern in verwaltete Ausdrücke durch Verschieben in einen Ausdruckssatz
Beispiel:
Um die Konferenzsitzungen zu organisieren, definieren Sie zunächst mit dem Terminologiespeicher-Verwaltungstool einen Ausdruckssatz zur Repräsentation aller Konferenzräume. Anschließend fügen Sie dem Ausdruckssatz mit demselben Tool einen Ausdruck für jeden Raum hinzu. Sie definieren zunächst den folgenden Ausdruckssatz und die folgenden Ausdrücke:
Konferenzräume (Ausdruckssatz)
La Nouvelle-Festsaal
Raum 256
Raum 270
Mardi Gras-Festsaal
Raum 287
Raum 391
Raum 348b
Saal C
Saal D
Raum 348a
Auditorium C
Auditorium D
Auditorium E
Raum 354
Raum 355
Raum 293
Der Ausdruckssatz ist unhandlich. Sie müssen beim Auswählen eines Konferenzraums eine zu lange Liste durchsuchen. Sie beschließen, den Ausdruckssatz basierend auf dem Flügel des Konferenzzentrums, in dem sich die Räume befinden, neu zu organisieren. Der neue Ausdruckssatz und die Ausdrücke weisen nun folgende Struktur auf:
Konferenzräume (Ausdruckssatz)
Auditorien
Auditorium C
Auditorium D
Auditorium E
Säle
Saal A
Saal B
Saal C
Saal D
Festsäle
La Nouvelle-Festsaal
Mardi Gras-Festsaal
Erster Stock
Raum 256
Raum 270
Raum 287
Raum 293
Zweiter Stock
Raum 348a
Raum 348b
Raum 354
Raum 355
Raum 391
Die Ausdrücke "Auditorien", "Säle", "Erster Stock" und "Zweiter Stock" werden nur zum Gruppieren anderer Ausdrücke verwendet und stellen keine tatsächlichen Räume dar, in denen Konferenzsitzungen abgehalten werden können, weshalb Sie diese Ausdrücke den Benutzern nicht zur Auswahl zur Verfügung stellen.
Verwenden von Ausdrücken
Eine Spalte ist in einer Liste ein Speicherort für Informationen zu einem SharePoint Server-Element. Wenn Sie eine Spalte definieren, geben Sie einen Namen für die Spalte ein, geben den Spaltentyp an und geben zusätzliche Informationen in Abhängigkeit vom Spaltentyp ein.
In SharePoint Server 2010 gibt es den neuen Spaltentyp verwaltete Metadaten. Beim Erstellen einer verwalteten Metadatenspalte geben Sie den Ausdruckssatz an, aus dem der Wert der Spalte stammen muss. Wenn Sie Benutzern Informationen für Listenelemente (einschließlich Dokumenten) liefern möchten und die gültigen Werte für die Informationen in einem Ausdruckssatz enthalten sind, verwenden Sie eine verwaltete Metadatenspalte. Erstellen Sie einen neuen Inhaltstyp, oder ändern Sie einen vorhandenen Inhaltstyp, und fügen Sie die verwaltete Metadatenspalte dem Inhaltstyp hinzu.
Beispiel:
Sie erstellen den neuen Inhaltstyp "Sitzung" für die verschiedenen Konferenzsitzungen. Konferenzsitzungen ist ein Raum und ein Zusatzraum zugeordnet, weshalb Sie für jedes dieser Attribute Spalten hinzufügen. Sie fügen die Spalte "Raum" hinzu, wählen Verwaltete Metadaten als Spaltentyp aus, wählen den Ausdruckssatz "Konferenzräume" aus, um Werte für die Spalte "Räume" bereitzustellen, und legen fest, dass die Spalte nur einen einzigen Werte enthalten darf. Anschließend erstellen Sie die zusätzliche Spalte "Zusatzraum" und ordnen sie demselben Ausdruckssatz zu. Nicht alle Sitzungen verfügen über einen Zusatzraum. Deshalb legen Sie nicht fest, dass diese Spalte Informationen enthalten muss. Sie erlauben mehrere Werte, da mehrere Zusatzräume vorhanden sein können.
In der folgenden Spalte finden Sie eine Übersicht über die Definitionen der beiden Spalten:
| Spaltenname | Ausdruckssatz | Wert erforderlich? | Mehrere Werte zulassen? |
|---|---|---|---|
Raum |
Konferenzräume |
Ja |
Nein |
Zusatzraum |
Konferenzräume |
Nein |
Ja |
Schließlich erstellen Sie eine Sitzungsliste.
Eingeben von Ausdrücken
Wenn Benutzer einen neuen SharePoint Server-Elementtyp mit Spalten erstellt oder hochlädt, die einen Wert erfordern, muss der Benutzer einen Wert eingeben. Falls es sich bei der Spalte um eine verwaltete Metadatenspalte handelt, wird das Steuerelement für verwaltete Metadaten angezeigt, und der Benutzer interagiert mit diesem Steuerelement, um den Wert einzugeben.
Mit dem Steuerelement für verwaltete Metadaten kann der Benutzer entweder einen Wert eingeben oder einen Wert auswählen, indem er hierarchisch im Ausdruckssatz navigiert, der der Spalte zugeordnet ist. Wenn der Benutzer mit der Eingabe eines Werts beginnt, zeigt das Steuerelement alle Ausdrücke im zugehörigen Ausdruckssatz an, die mit den vom Benutzer eingegebenen Zeichen beginnen. Der Name des Ausdruckssatzes und die Position des Ausdrucks in der Hierarchie werden zusammen mit dem Ausdruck selbst angegeben.
Wenn die Spaltendefinition mehrere Werte zulässt, kann der Benutzer mehrere Ausdrücke auswählen. Falls sowohl der Ausdruckssatz als auch die Spaltendefinition das Hinzufügen neuer Ausdrücke zulässt, kann der Benutzer auch einen neuen Ausdruck erstellen und ihn an der entsprechenden Stelle in der Hierarchie des Ausdruckssatzes einfügen.
Beispiel:
Ein Konferenzverwalter fügt eine neue Sitzung hinzu. In SharePoint Server wird ein Formular mit einem Feld für jede Spalte, der der Inhaltstyp Sitzung zugeordnet ist, angezeigt. Wenn der Verwalter die Vortragssitzung erstellt, zeigt er im Feld Raum die Ausdruckshierarchie im Ausdruckssatz Konferenzräume an und wählt dann La Nouvelle-Festsaal aus.
Der Verwalter kann sich nicht erinnern, welches Auditorium als Zusatzraum für die Vortragssitzung verwendet wird, weiß aber, dass es der mittlere Saal ist. Der Verwalter gibt aud ein, und die folgenden Ausdrücke werden als Optionen angezeigt:
Auditorium C [Konferenzräume: Auditorien]
Auditorium D [Konferenzräume: Auditorien]
Auditorium E [Konferenzräume: Auditorien]
Der Verwalter wählt Auditorium D aus.
Eingeben von Unternehmensstichwörtern
SharePoint Server 2010 enthält die vordefinierte Spalte Unternehmensstichwörter. Diese Spalten können Sie Inhaltstypen hinzufügen. Wenn ein Benutzer der Spalte Unternehmensstichwörter einen Wert hinzufügt, wird das Steuerelement für Unternehmensstichwörter angezeigt, und der Benutzer interagiert mit diesem Steuerelement, um den Wert einzugeben. Das Steuerelement für Unternehmensstichwörter verhält sich ähnlich wie das Steuerelement für verwaltete Metadaten, außer dass Benutzer mit dem Steuerelement für Unternehmensstichwörter Unternehmensstichwörter sowie verwaltete Ausdrücke auswählen können.
Wenn der Benutzer mit der Eingabe eines Werts beginnt, zeigt das Steuerelement die Ausdrücke an, die mit den Zeichen beginnen, die der Benutzer für globale Ausdruckssätze und für Ausdrücksätze, die für die Websitesammlung des Benutzers lokal sind, eingegeben hat. Der Ausdruckssatz, in dem der Ausdruck vorhanden ist, sowie die Position des Ausdrucks in der Hierarchie werden ebenfalls angezeigt. Gewöhnlich gibt es auch eine Option zum Eingeben eines neuen Unternehmensstichworts. Falls der Benutzer ein neues Unternehmensstichwort eingibt, wird dieses dem Stichwortsatz hinzugefügt.
Die Spalte Unternehmensstichwörter lässt standardmäßig mehrere Werte zu.
Beispiel:
Ein Konferenzverwalter fügt eine neue Sitzung für die Begrüßung aller Teilnehmer hinzu. Die Begrüßung findet im externen Veranstaltungsort Mardi Gras World statt. Mardi Gras World ist nicht im Ausdruckssatz Konferenzräume enthalten, weshalb Mardi Gras World vom Verwalter nicht als Wert für das Feld Raum ausgewählt werden kann. Der Verwalter möchte jedoch diesen Veranstaltungsort hinzufügen, damit andere Verwalter diese Sitzung finden, wenn sie nach "Mardi Gras World" suchen. Der Verwalter stellt fest, dass der Inhaltstyp Sitzung die Spalte Unternehmensstichwörter enthält, und beschließt, den Veranstaltungsort als Unternehmensstichwort hinzuzufügen.
Der Verwalter beginnt im Feld für Unternehmensstichwörter mit der Eingabe des Namens des Veranstaltungsorts. Wenn der Verwalter Mar eingegeben hat, werden die folgenden Optionen angezeigt:
Mardi Gras-Festsaal [Konferenzräume: Festsäle]
Neu erstellen
Der Verwalter wählt Neu erstellen aus und erstellt das Unternehmensstichwort Mardi Gras World, das nun sowohl der Spalte Unternehmensstichwörter des Listenelements als auch dem Stichwortsatz hinzugefügt wird.
Vorteile der Verwendung verwalteter Metadaten
In diesem Abschnitt werden mehrere Vorteile der Verwendung verwalteter Metadaten beschrieben.
Einheitlichere Verwendung der Terminologie
Verwaltete Metadaten ermöglichen eine einheitlichere Verwendung von Ausdrücken sowie von Unternehmensstichwörtern, die SharePoint Server-Elementen hinzugefügt werden. Sie können Ausdrücke vordefinieren und nur autorisierten Benutzern das Hinzufügen neuer Ausdrücke erlauben. Außerdem können Sie Benutzern das Hinzufügen ihrer eigenen Unternehmensstichwörter zu Elementen verweigern sowie festlegen, dass vorhandene Unternehmensstichwörter verwendet werden. Verwaltete Metadaten bieten darüber hinaus eine größere Genauigkeit, da nur eine Liste korrekter Ausdrücke angezeigt wird, aus denen die Benutzer Werte auswählen können. Da Unternehmensstichwörter auch ein Typ verwalteter Metadaten sind, können sogar die Unternehmensstichwörter, die die Benutzer auf Elemente anwenden, einheitlicher sein.
Durch die einheitlichere Verwendung von Metadaten erhöht sich die Gewissheit, dass sie stimmen. Wenn Sie Metadaten zum Automatisieren von Geschäftsprozessen verwenden (z. B. Platzieren von Dokumenten in verschiedenen Daten im Datenarchiv basierend auf dem Wert ihres Abteilungsattributs), können Sie sich darauf verlassen, dass die Metadaten von autorisierten Benutzern erstellt wurden und dass der Wert des Abteilungsattributs immer einer der gültigen Werte ist.
Bessere Suchergebnisse
Eine einfache Suche kann relevantere Ergebnisse liefern, wenn die Elemente einheitliche Attribute aufweisen.
Wenn die Benutzer verwaltete Ausdrücke und Unternehmensstichwörter auf Elemente anwenden, werden sie auf bereits verwendete Ausdrücke verwiesen. In manchen Fällen kann es sein, dass die Benutzer nicht einmal einen neuen Wert eingeben können. Da das Augenmerk der Benutzer auf bestimmte Ausdruckssätze gelenkt wird, ist es wahrscheinlicher, dass diese Ausdrücke – und nicht Synonyme – auf Elemente angewendet werden. Bei der Suche nach einem verwalteten Ausdruck oder einem Unternehmensstichwort ist es deshalb wahrscheinlich, dass relevantere Ergebnisse abgerufen werden.
Dynamisch
In früheren Versionen von SharePoint Server erstellten Sie zum Einschränken eines Attributwerts auf einen bestimmten Wertesatz eine Spalte vom Typ "Auswahl" und gaben dann eine Liste gültiger Werte ein. Wenn Sie den Auswahlmöglichkeiten einen neuen Wert hinzufügen mussten, mussten Sie jede Spalte ändern, die diesen Wertesatz verwendet.
Durch die Verwendung verwalteter Metadaten in SharePoint Server 2010 können Sie den gültigen Wertesatz von den Spalten trennen, deren Wert einer der gültigen Werte sein muss. Wenn Sie einen neuen Wert hinzufügen müssen, fügen Sie dem Ausdruckssatz einen Ausdruck hinzu, und alle diesem Ausdruckssatz zugeordneten Spalten verwenden dann die aktualisierten Auswahlmöglichkeiten.
Mithilfe von Ausdrücken können Sie dafür sorgen, dass bei Änderungen im Unternehmen SharePoint Server-Elemente mit dem Unternehmen synchronisiert bleiben. Angenommen, ein neues Produkt in Ihrem Unternehmen hatte zu Entwicklungsbeginn einen Codenamen und erhielt kurz vor der Produkteinführung einen offiziellen Namen. Sie haben einen Ausdruck für den Codenamen im Ausdruckssatz "Produkt" eingegeben, und die Benutzer haben alle Dokumente im Zusammenhang mit dem Produkt mithilfe dieses Ausdrucks identifiziert. Wenn der Produktname geändert wird, können Sie den Ausdruck bearbeiten und dessen Namen in den offiziellen Produktnamen ändern. Der Ausdruck wird weiterhin auf dieselben Elemente angewendet, aber dessen Name wird nun aktualisiert.